Zasady zwrotu kosztów wolontariuszom

Wszystko zależy od zapisów regulaminów obowiązujących w fundacji oraz warunków porozumień o współpracy zawartych z wolontariuszami.

Podstawą współpracy między wolontariuszem a organizacją pozarządową jest porozumienie. Jest ono najważniejszym dokumentem świadczącym o zawarciu umowy, na mocy której wolontariusz wykonuje na rzecz korzystającego świadczenia. Porozumienie nie zawsze musi mieć formę pisemną. Taka forma jest wymagana jedynie wówczas, gdy praca wolontariusza wykonywana jest przez okres dłuższy niż 30 dni. W przypadku krótszej współpracy porozumienie może przyjąć formę ustną – chyba że sam wolontariusz wystąpi z żądaniem potwierdzenia na piśmie jego treści.

Jeżeli wolontariusz wyrazi życzenie, aby zawrzeć z nim porozumienie na piśmie mimo krótszego niż 30 dni czasu współpracy, organizacja ma obowiązek takie porozumienie podpisać, jeśli chce korzystać ze świadczeń wolontariusza.

Korzystanie z pomocy wolontariuszy to również obowiązki. Chociaż nie można wolontariatu porównywać ze stosunkiem pracy i obowiązkami pracodawcy, to jednak podmiot korzystający z pomocy wolontariuszy jest zobowiązany do:

• poinformowania wolontariusza o przysługujących mu prawach i ciążących obowiązkach oraz zapewnienia dostępności tych informacji,
• poinformowania wolontariusza o ryzyku dla zdrowia i bezpieczeństwa związanym z wykonywanymi świadczeniami oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
• zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania przez wolontariusza świadczeń – w tym, w zależności od rodzaju świadczeń i zagrożeń z nimi związanych, zapewnienia odpowiednich środków ochrony indywidualnej,
• pokrycia kosztów podróży służbowych i diet – chyba że wolontariusz zwolni podmiot (organizację) z tego obowiązku (tylko w formie pisemnej),
• pokrycia innych niezbędnych kosztów ponoszonych przez wolontariuszy (na zasadach obowiązujących pracowników) oraz kosztów szkoleń, w zakresie wykonywanych przez nich świadczeń.

Zobacz także: Świadczenia dla wolontariuszy

Korzystający (fundacja) musi pokrywać zatem tylko te koszty poniesione przez wolontariusza, które są niezbędne i związane z wykonywaniem świadczenia, oraz tylko wtedy, gdy obowiązują u niego przepisy prawa pracy określające, że takie koszty ponoszone przez pracowników są im zwracane. W tym miejscu należy podkreślić, że przy rozpatrywaniu zasadności ponoszenia przez korzystających określonych kosztów związanych z wolontariatem należy przede wszystkim mieć na uwadze, że cechą nadrzędną wolontariatu jest jego nieodpłatny charakter.

Fundacja może pokrywać następujące koszty wolontariuszy:

• koszty podróży służbowych i diet,
• koszty szkoleń,
• inne niezbędne koszty związane z wykonaniem świadczeń na rzecz organizacji (np. koszty przejazdów, dojazdów),
• koszty ubezpieczeń (NNW i leczenia za granicą).

Obowiązujące przepisy ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie umożliwiają wolontariuszowi zwrot kosztów, które on ponosi w związku ze swoją aktywnością na rzecz organizacji. Muszą one być jednak zaliczane do tzw. niezbędnych kosztów ponoszonych przez wolontariusza – czyli muszą być związane z wykonywaniem świadczeń na rzecz korzystającego. Do najczęściej spotykanych kosztów tego rodzaju zaliczamy właśnie koszty dojazdu do „pracy” (np. bilety MZK, PKS, PKP) i koszty rozmów telefonicznych, które wolontariusz prowadził ze swojego telefonu w związku z realizacją zadania (np. kontakty ze sponsorami, innymi wolontariuszami, organizatorami akcji).

Polecamy także serwis: Wolontariat

Rozliczenia zwrotów dokonywane są na podstawie przedstawionych rachunków, biletów, billingu rozmów telefonicznych, na podstawie których można precyzyjnie określić wysokość kosztów, jakie wolontariusz poniósł, i dokonać ich zwrotu. Aby korzystający mógł pokryć koszty poniesione przez wolontariusza, muszą zostać spełnione łącznie trzy przesłanki:

• u danego korzystającego, będącego jednocześnie pracodawcą, muszą obowiązywać przepisy prawa pracy (np. układ zbiorowy pracy, regulamin pracy) określające, jakie koszty są pracownikom zwracane przez pracodawcę,
• koszty ponoszone przez wolontariusza muszą być kosztami niezbędnymi,
• koszty te muszą być związane z wykonywaniem świadczeń na rzecz zamawiającego.

Koszty dojazdów wolontariuszy do siedziby fundacji (i z powrotem) są niewątpliwie kosztami niezbędnymi, związanymi z wykonywanymi przez nich świadczeniami na rzecz fundacji. W związku z tym fundacja, która zwraca podobne koszty swoim pracownikom na podstawie obowiązujących regulaminów, powinna w ramach zawartych z „dojeżdżającymi” wolontariuszami porozumień, przewidzieć zwrot takich kosztów. W przypadku fundacji, która nie zwraca takich kosztów swoim pracownikom, zawarte z wolontariuszami porozumienia nie muszą przewidywać zwrotu takich kosztów.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

Dodatkowo, fundacja będzie miała obowiązek pokryć koszty podróży służbowych i diet wolontariuszy (na zasadach określonych w odrębnych przepisach, takich jak dla pracowników) w przypadku, gdy wolontariusze będą odbywać takie podróże służbowe. Chcąc wysłać wolontariusza na szkolenie, które będzie mu pomocne w wykonywaniu świadczeń, organizacja ma obowiązek pokryć koszty podróży i wyżywienia wolontariusza w czasie odbywania podróży.

Wolontariusze mogą na piśmie zrezygnować z diet i zwrotu kosztów podróży służbowych. Zrezygnować można z całości diet lub tylko z części. Decyzja zależy od wolontariusza oraz od korzystającego, dlatego też powinna być ustalona wspólnie. Należy pamiętać, aby rezygnacja była sporządzona na piśmie – w innym przypadku będzie nieważna.

Podstawa prawna:

Ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 232, poz. 1378)