Staże i praktyki wakacyjne: czy wynagrodzenie jest konieczne? Obowiązki pracodawcy i nadchodzące zmiany

• Projekt ustawy regulującej staże
• Dla kogo są staże i praktyki?
• Praktyki - obowiązki pracodawcy
• Staże i praktyki - zmiany
• Na jakim etapie jest projekt ustawy o stażach?
• Staż jako proces HR, nie wakacyjna improwizacja
• Młodzi patrzą nie tylko na wynagrodzenie
• Co pracodawca powinien zrobić już teraz?

Projekt ustawy regulującej staże

Obecnie trwają prace nad projektem nowej ustawy regulującej staże, wpisanym do wykazu prac legislacyjnych pod numerem UD307. Celem projektu jest uregulowanie staży oferowanych na otwartym rynku pracy, zapewnienie im faktycznego komponentu edukacyjnego i przygotowania zawodowego, ochrona praw stażystów oraz ograniczenie ryzyka zastępowania stosunku pracy stażem.

Dla kogo są staże i praktyki?

Staże i praktyki z założenia kierowane są do uczniów, studentów, absolwentów oraz osób rozpoczynających karierę lub zmieniających ścieżkę zawodową. Ich sensem nie powinno jednak być wyłącznie uzyskanie kolejnego wpisu do CV. Dobrze zaprojektowany staż powinien pomagać uczestnikowi zdobyć konkretne kompetencje, poznać realne środowisko pracy i sprawdzić, czy dana rola, branża lub specjalizacja rzeczywiście mu odpowiada.

Z perspektywy pracodawcy staż może być elementem strategii pozyskiwania nowych talentów. Pozwala ocenić nie tylko wiedzę, ale też organizację pracy, komunikację, samodzielność i gotowość do dalszego rozwoju. Warunek jest jeden: firma musi wiedzieć, czego chce nauczyć stażystę i jak oceni efekty współpracy.

Praktyki - obowiązki pracodawcy

Najważniejszą podstawą dla firm organizujących praktyki poza systemem edukacji jest obecnie ustawa o praktykach absolwenckich. Zgodnie z jej wytycznymi praktyka ma ułatwiać absolwentom uzyskiwanie doświadczenia i nabywanie umiejętności praktycznych potrzebnych do wykonywania pracy. Praktykantem może być osoba, która ukończyła co najmniej gimnazjum lub ośmioletnią szkołę podstawową i w dniu rozpoczęcia praktyki nie ukończyła 30 lat.

Obecne przepisy dopuszczają, aby praktyka absolwencka była odpłatna albo nieodpłatna. Jeżeli jest odpłatna, miesięczne świadczenie pieniężne nie może przekraczać dwukrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę. Praktyka odbywa się na podstawie pisemnej umowy, która powinna określać m.in. rodzaj pracy, okres praktyki, tygodniowy wymiar czasu pracy oraz wysokość świadczenia, jeżeli praktyka jest płatna. Umowa co do zasady nie może być zawarta na okres dłuższy niż 3 miesiące. Ustawa nie traktuje praktykanta jak pracownika w pełnym rozumieniu Kodeksu pracy, ale odsyła do jego wybranych przepisów, m.in. dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Podmiot przyjmujący na praktykę ma też obowiązek na wniosek praktykanta wystawić zaświadczenie o rodzaju wykonywanej pracy i nabytych umiejętnościach.

Osobną kategorią są praktyki studenckie i uczniowskie, które wynikają z programu kształcenia. Pozostają one poza planowanym zakresem nowej ustawy, ponieważ są integralną częścią edukacji i odbywają się przy udziale szkoły lub uczelni. Wyłączone mają być również staże organizowane przez urzędy pracy oraz staże i praktyki niezbędne do uzyskania dostępu do zawodu regulowanego.

Staże i praktyki - zmiany

Największą zmianą przewidzianą w projekcie jest odejście od bezpłatnych staży na otwartym rynku pracy. Jak informuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, nowe regulacje mają zastąpić obecną ustawę o praktykach absolwenckich i wprowadzić nowe zasady organizowania staży.

Projekt zakłada m.in. obowiązek zawarcia pisemnej umowy stażu, określenia jego programu, wskazania opiekuna, wydania zaświadczenia po zakończeniu współpracy oraz wypłaty wynagrodzenia w wysokości co najmniej 35 proc. przeciętnego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału (przy obecnych stawkach byłoby to ok. 3,3 tys. zł brutto miesięcznie). Stażysta miałby także prawo do określonej liczby dni wolnych w zależności od przepracowanego okresu, a staż w jednej organizacji mógłby trwać maksymalnie 6 miesięcy.

Na jakim etapie jest projekt ustawy o stażach?

Projekt nowych przepisów jest dopiero na etapie opiniowania i nie wiadomo, czy i kiedy miałyby one wejść w życie. Firmy powinny jednak potraktować go jako wyraźny sygnał kierunku zmian: staż ma być procesem zaplanowanym, udokumentowanym i możliwym do rozliczenia, a nie luźnym porozumieniem między firmą a młodą osobą, nie przynoszącym żadnej ze stron realnej wartości.

Staż jako proces HR, nie wakacyjna improwizacja

Dla wielu organizacji największym wyzwaniem może okazać się nie sama konieczność wynagrodzenia stażystów, lecz uporządkowanie całego procesu. Jeśli firma chce przyjąć stażystę, powinna odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań: jaki jest cel stażu, jakie zadania będą powierzone uczestnikowi, kto będzie jego opiekunem, jakie kompetencje ma zdobyć, jak będzie wyglądać informacja zwrotna i według jakich kryteriów zapadnie decyzja o ewentualnej dalszej współpracy.

Temat staży staje się więc sprawdzianem dojrzałości organizacyjnej, a przygotowany prowizorycznie może szybko zamienić się w rozczarowanie po obu stronach. Stażysta nie wie, czego w zasadzie się uczy i czego się od niego oczekuje. Manager nie ma narzędzi, aby ocenić postępy. HR musi pilnować dokumentów, harmonogramu, obecności, zgód i zaświadczeń. W efekcie program, który miał pomagać w pozyskiwaniu talentów, staje się kolejnym administracyjnym obciążeniem.

To ryzyko może ograniczyć digitalizacja procesów HR. Elektroniczny obieg dokumentów, uporządkowana ewidencja czasu, centralne przechowywanie umów i zaświadczeń, harmonogram onboardingu, przypomnienia dla opiekunów czy możliwość zapisania celów i oceny efektów stażu sprawiają, że firma nie musi budować procesu od zera przy każdej kolejnej rekrutacji. To szczególnie ważne, jeżeli nowe przepisy rzeczywiście zwiększą obowiązki dokumentacyjne pracodawców.

Młodzi patrzą nie tylko na wynagrodzenie

Dla 51 proc. polskich studentów wynagrodzenie jest decydującym czynnikiem wyboru pracodawcy, a 44 proc. zwraca uwagę na jawność widełek płacowych. Kwestie finansowe nie wyczerpują jednak oczekiwań młodych osób – nie mniej istotna jest reputacja pracodawcy. Już 60 proc. studentów rozglądających się za możliwościami pracy lub stażu szuka niezależnych informacji o jakości pracy w danej firmie, np. w mediach społecznościowych, artykułach lub na forach. 54 proc. zwraca uwagę na możliwości rozwoju i ofertę szkoleniową, 40 proc. na przykłady konkretnych projektów, a jedna trzecia bierze pod uwagę możliwości dalszej kariery w danym miejscu pracy.

To oznacza, że firmy nie konkurują już wyłącznie stawką. Konkurują także przejrzystością zasad, jakością opieki, realnymi projektami i tym, czy po kilku miesiącach stażysta może powiedzieć, czego się nauczył. W tym sensie planowane przepisy mogą uporządkować kwestie, które dla pracodawców i tak powinny być standardem.

Co pracodawca powinien zrobić już teraz?

Nawet jeśli projekt UD307 nie jest jeszcze obowiązującym prawem, warto wykorzystać najbliższy sezon stażowy do audytu obecnych praktyk. Firma powinna sprawdzić, na jakiej podstawie przyjmuje stażystów i praktykantów, czy umowy są kompletne, kto odpowiada za opiekę nad uczestnikami, jak ewidencjonowany jest czas, czy wydawane są zaświadczenia i czy program stażu ma realny wymiar edukacyjny.

Dobrym krokiem jest też przygotowanie jednego standardu dla całej organizacji: wzoru umowy, opisu programu, zasad onboardingu, formularza oceny, ścieżki akceptacji dokumentów i listy obowiązków opiekuna. Im więcej tych elementów zostanie uporządkowanych cyfrowo, tym mniejsze ryzyko chaosu przy większej liczbie stażystów, kontroli dokumentacji albo zmianie przepisów.

Staże i praktyki wakacyjne mogą być dla firm wartościowym narzędziem budowania przyszłych zespołów. Nie powinny być jednak traktowane jako sezonowy dodatek do codziennej pracy. Rynek i ustawodawca coraz mocniej oczekują, że staż będzie uczciwą, przejrzystą i dobrze zarządzaną formą zdobywania doświadczenia. Dla młodych osób to często pierwszy kontakt z pracodawcą. Dla firm – pierwsza okazja, aby pokazać, jak naprawdę działają.

Autor: Tomasz Wykowski, Country Manager Polska w Factorial