Sposoby na ciągłość pracy w okresie wakacyjnym: zatrudnianie pracowników sezonowych i na zastępstwo. Jak przygotować firmę na braki kadrowe?

• Zarządzanie ciągłością pracy w okresie wakacyjnym
• Jak przygotować firmę na braki kadrowe?
• Plan zastępstw wewnętrznych
• Wdrożenie nie może być formalnością
• Dostępność kandydatów
• Wakacyjne zastępstwa - współpraca
• Produkcja i logistyka potrzebują różnych scenariuszy
• Praca sezonowa, zastępstwo i wsparcie tymczasowe

Zarządzanie ciągłością pracy w okresie wakacyjnym

Sezon urlopowy pokazuje, czy firma ma plan na utrzymanie ciągłości pracy. Samo szybkie zatrudnienie dodatkowych osób zwykle nie wystarcza, zwłaszcza gdy trzeba zabezpieczyć kluczowe stanowiska, wdrożyć nowych pracowników i utrzymać tempo realizacji zadań. W praktyce najważniejsze są wcześniejsze przygotowanie planu zastępstw, realna ocena wydajności osób rozpoczynających pracę oraz właściwe wykorzystanie pracy tymczasowej tam, gdzie może ona faktycznie wesprzeć operację.

Jak wskazują eksperci agencji rekrutacyjnej Job Impulse, firmy, które dobrze przechodzą przez wakacyjny okres, nie patrzą na urlopy jak na przewidywalne wyzwanie operacyjne. Z odpowiednim wyprzedzeniem analizują, gdzie pojawią się braki, które stanowiska wymagają zastępstw i ile czasu potrzebują nowe osoby, aby osiągnąć samodzielność.

Jak przygotować firmę na braki kadrowe?

Najczęstszym błędem jest rozpoczęcie rekrutacji dopiero wtedy, gdy pracownicy zaczynają znikać z harmonogramu. Wówczas organizacja szuka osób „na już”, a jednocześnie oczekuje, że od pierwszego dnia będą pracowały w pełnym tempie i bez dodatkowego wsparcia. - Wakacyjne absencje nie są problemem, który pojawia się z dnia na dzień. Pracodawca wie, że w określonym czasie część zespołu będzie korzystać z urlopów, dlatego plan rekrutacji, zastępstw i wdrożenia powinien powstać, zanim braki staną się widoczne w grafikach. To pozwala zachować ciągłość pracy bez działania pod presją – mówi Łukasz Koszczoł, Prezes Job Impulse.

Planowanie obsady wyłącznie według liczby nieobecnych osób może prowadzić do błędnych założeń, ponieważ nowy pracownik nie osiąga od razu wydajności osoby znającej proces. - W praktyce jedna osoba zatrudniona na zastępstwo nie zawsze od razu zastąpi jednego doświadczonego pracownika. Nowy członek zespołu potrzebuje czasu na poznanie procesu i osiągnięcie odpowiedniego tempa pracy. Dlatego planując wakacyjną obsadę, warto uwzględnić nie tylko liczbę wakatów, ale również realną wydajność zespołu – podkreśla Łukasz Koszczoł.

W wielu przypadkach rozsądniejszym rozwiązaniem jest stworzenie niewielkiego buforu kadrowego. Może on oznaczać dodatkową osobę w zespole, wcześniejsze rozpoczęcie wdrożenia lub możliwość czasowego przesunięcia pracowników między podobnymi stanowiskami.

Plan zastępstw wewnętrznych

Innego podejścia wymagają stanowiska operacyjne, a innego role specjalistyczne, kierownicze czy decyzyjne. Pracownik tymczasowy może skutecznie wspierać firmę w produkcji, magazynie, pakowaniu, kompletacji zamówień czy przy innych zadaniach, które można sprawnie wdrożyć. Trudniej jednak zastąpić w ten sposób brygadzistę, specjalistę technicznego, osobę znającą klientów lub pracownika odpowiedzialnego za kluczowy fragment procesu.

W takich sytuacjach podstawą powinien być plan zastępstw wewnętrznych. Firma może przygotować osobę, która czasowo przejmie obowiązki bardziej doświadczonego pracownika, a następnie uzupełnić jej wcześniejsze stanowisko wsparciem zewnętrznym. - W przypadku kluczowych ról najważniejsze jest przekazanie wiedzy i wcześniejsze przygotowanie zastępcy wewnątrz organizacji. Osoba, która zna proces, zespół i specyfikę firmy, może przejąć bardziej odpowiedzialne obowiązki. Praca tymczasowa dobrze w takim przypadku uzupełnia natomiast stanowiska operacyjne, które można wdrożyć szybciej – wskazuje Paulina Maćkowiak, Menedżer ds. rekrutacji w Job Impulse.

Wdrożenie nie może być formalnością

Firma może pozyskać odpowiednią liczbę kandydatów, ale bez sprawnego wdrożenia nadal nie odzyska pełnej stabilności operacyjnej. Nowe osoby powinny wiedzieć nie tylko, jakie zadania mają wykonywać, lecz także do kogo zwrócić się w razie problemu, jakie są priorytety na zmianie i jak wygląda współpraca w zespole. W okresie wakacyjnym szczególnie przydatne są krótkie instrukcje stanowiskowe, checklisty, wyznaczenie opiekuna oraz jasny plan pierwszych dni pracy. Dzięki temu pracownik szybciej zdobywa samodzielność, a bardziej doświadczeni członkowie zespołu nie muszą stale odrywać się od własnych zadań.

Dostępność kandydatów

Wakacje są atrakcyjnym czasem zarówno dla pracowników etatowych, jak i osób poszukających dodatkowego zatrudnienia. Jednocześnie osoby podejmujące pracę sezonową również mają swoje plany, wyjazdy i ograniczenia czasowe. Dlatego już podczas rekrutacji warto rozmawiać nie tylko o możliwym terminie rozpoczęcia pracy, ale także o dostępności w całym okresie, w którym firma potrzebuje wsparcia. Pracodawca powinien wiedzieć, czy kandydat może pracować w systemie zmianowym, w jakich tygodniach będzie dostępny oraz czy możliwa jest kontynuacja współpracy po zakończeniu pierwszego okresu zatrudnienia.

Wakacyjne zastępstwa - współpraca

Skuteczne zarządzanie wakacyjnymi zastępstwami wymaga współpracy HR z operacją. Bezpośredni przełożeni, brygadziści i liderzy zmian jako pierwsi widzą, gdzie pojawiają się luki, które zadania wymagają dodatkowej obsady oraz kto w zespole może czasowo przejąć część obowiązków. Ich zadaniem jest więc nie tylko zgłoszenie potrzeby rekrutacyjnej, lecz także wskazanie kompetencji potrzebnych na danej zmianie i momentu, w którym nowa osoba może zostać samodzielnie włączona do pracy.

Produkcja i logistyka potrzebują różnych scenariuszy

W części zakładów produkcyjnych wakacyjny okres może zostać wykorzystany na planowane postoje technologiczne, konserwację maszyn czy działania serwisowe. Pozwala to skumulować część urlopów i ograniczyć skalę problemów kadrowych. Inaczej wygląda sytuacja w logistyce, magazynach czy obsłudze zamówień, gdzie proces musi działać nieprzerwanie, a wakacje często nie oznaczają mniejszego obciążenia. W takich firmach szczególnego znaczenia nabierają wcześniejsza rekrutacja, elastyczne planowanie zmian i możliwość szybkiego wdrażania osób na stanowiska operacyjne. - W zarządzaniu wakacyjną obsadą nie ma magii. Niezależnie od branży punkt wyjścia powinien być podobny: najpierw analiza procesu i przewidywanych absencji, później dobór narzędzi kadrowych – podsumowuje Prezes Job Impulse.

Praca sezonowa, zastępstwo i wsparcie tymczasowe

Praca sezonowa jest odpowiedzią na okresowy wzrost zapotrzebowania na pracowników. Firma potrzebuje wtedy większej obsady, ponieważ rośnie liczba zamówień, produkcja przyspiesza, magazyn pracuje intensywniej lub zwiększa się liczba zmian do obsadzenia.

Zatrudnienie na zastępstwo służy z kolei zabezpieczeniu czasowej nieobecności pracownika. W okresie wakacyjnym najczęściej wiąże się z planowanymi urlopami, ale może dotyczyć również dłuższych absencji. W tym przypadku kluczowe jest określenie, które zadania muszą zostać przejęte, kto może je wykonywać oraz czy potrzebne będzie przesunięcie osób wewnątrz zespołu.

W obu sytuacjach firmy mogą korzystać z modelu pracy tymczasowej. Agencje pracy pomagają kompleksowo w takim procesie – od określenia potrzeb kadrowych, przez rekrutację i selekcję kandydatów, po obsługę formalności i wsparcie we wdrożeniu pracowników. To rozwiązanie pozwala sprawniej pozyskać osoby do zadań operacyjnych, uzupełnić obsadę na określony czas i odciążyć wewnętrzny dział HR.