Urlop na żądanie – najczęstsze problemy pracodawców

Pracownik, który skorzystał z nieudzielonego urlopu na żądanie, ciężko narusza swoje podstawowe obowiązki. W takiej sytuacji pracodawca może zastosować nie tylko karę porządkową, ale również rozwiązać z pracownikiem umowę bez wypowiedzenia.

Wymiar urlopu na żądanie

W praktyce może powstać wątpliwość, czy urlop na żądanie przysługuje pracownikom w takim samym wymiarze, niezależnie od wymiaru czasu pracy (pełny lub niepełny etat). Uwzględniając fakt, że przepisy nie zawierają wyraźnego wyłączenia w tym zakresie, należy przyjąć, że 4 dni urlopu na żądanie będą przysługiwały również pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy, w przypadku których prawo do urlopu jest ustalane proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy.

Łączny wymiar urlopu na żądanie nie może przekroczyć 4 dni rocznie, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy (art. 167³ Kodeksu pracy, dalej k.p.). Informacja dotycząca liczby dni wykorzystanego urlopu na żądanie powinna znaleźć się w świadectwie pracy.

Zobacz również: Kiedy wziąć urlop w 2014 r.

Kiedy pracownik może zgłosić żądanie udzielenia urlopu

Kwestią budzącą w praktyce wątpliwości, która może mieć dla pracownika negatywne konsekwencje, jest czas, w jakim może on złożyć prawnie skuteczne oświadczenie woli o zamiarze skorzystania z urlopu na żądanie. Pracownik zgłasza żądanie skorzystania z tej formy urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Zwrot ten jest mało precyzyjny, ponieważ nie zawiera określenia ostatecznego terminu złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu na żądanie. Nasuwa się więc pytanie, czy przez pojęcie „dzień” należy rozumieć dzień w znaczeniu kalendarzowym czy chodzi o węższe rozumienie tego słowa, czyli dobę pracowniczą. Ma to szczególnie istotne znaczenie w przypadku pracowników zatrudnionych na zmiany (w tym w porze nocnej), gdzie praca jest świadczona na pograniczu dwóch dni kalendarzowych. Rozstrzygając ten problem należy w pierwszej kolejności zauważyć, że definicja doby pracowniczej nie pokrywa się z pojęciem doby astronomicznej. Przez dobę kodeksową należy rozumieć kolejne 24 godziny poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Zobacz e-Poradnik „Urlopy w różnych systemach czasu pracy” dostępny na www.inforfk.pl

Zobacz e-Poradnik „Czas pracy w 2013 r.” dostępny na www.inforfk.pl

Ponadto definicja doby pracowniczej została ukształtowana do celów rozliczania czasu pracy pracownika, a nie do celów rozliczania jego urlopu. W odniesieniu do wykładni pojęcia „dzień rozpoczęcia urlopu” zarówno w praktyce, jak i w doktrynie prawa pracy ukształtowało się kilka poglądów, tj.:

• pracownik może zgłosić swoje żądanie do końca dnia, w którym będzie korzystał z urlopu lub do końca dnia kalendarzowego (w przypadku pracy mieszczącej się w ramach doby astronomicznej), albo do końca doby pracowniczej w rozumieniu art. 128 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy (w przypadku pracy w rozkładzie czasu pracy przewidującym pracę na przełomie doby astronomicznej),
• zgłoszenie wniosku urlopowego może nastąpić do końca dnia roboczego, rozumianego jako godziny pracy pracownika zgłaszającego wniosek w dniu zgłoszenia tego wniosku,
• wniosek urlopowy powinien być złożony w dniu rozpoczęcia urlopu najpóźniej w tych godzinach, w których pracodawca w ramach obowiązującej u niego organizacji pracy może przez osoby uprawnione przyjąć wniosek o udzielenie urlopu, a następnie go udzielić,
• wniosek o udzielenie urlopu na żądanie może zostać zgłoszony najpóźniej w dniu kalendarzowym, w którym urlop ma się rozpocząć, ale przed godziną, w której pracownik powinien rozpocząć pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Polecamy również serwis: Czas pracy

Próbę zdefiniowania pojęcia „dzień rozpoczęcia urlopu” podjął m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 2006 r. (sygn. akt I PK 128/06, OSNP 2007/23–24/346), w którym stwierdził, że:

(...) wniosek o udzielenie urlopu „na żądanie” powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy (...).

W uzasadnieniu SN doprecyzował czas, w jakim pracownik powinien najpóźniej złożyć wniosek o urlop na żądanie, wskazując, że:

(...) powinno to nastąpić w takich godzinach, w których pracodawca przez osoby uprawnione może takiego urlopu udzielić, nawet jeżeli praca wykonywana jest całodobowo, a pracodawca nie zapewnia całodobowej obecności w pracy osób, które mogą podjąć decyzję o udzieleniu urlopu (...).

PRZYKŁAD

Zgodnie z harmonogramem pracy Marcin G. rozpoczyna pracę 7 czerwca 2013 r. o godzinie 7.00. W tym dniu zamierza skorzystać z urlopu na żądanie. Wniosek w tej sprawie powinien zgłosić przed rozpoczęciem pracy. Jeżeli przed godziną 7.00 w zakładzie pracy nie będzie nikogo, kto może udzielić urlopu, należy przyjąć, że wniosek będzie mógł być zgłoszony po tej godzinie. W takiej sytuacji pracownikowi nie będzie można przypisać winy za spóźnione zgłoszenie korzystania z urlopu na żądanie.

Biorąc pod uwagę obowiązek dbałości pracownika o dobro pracodawcy należy uznać, że wniosek w sprawie urlopu na żądanie powinien być zgłoszony przez pracownika tak szybko, jak tylko powstanie potrzeba uzasadniająca skorzystanie z tej formy urlopu. Ma to duże znaczenie dla pracodawcy, który musi mieć czas na podjęcie stosownych działań zmierzających do zapewnienia zastępstwa.

W praktyce może mieć miejsce sytuacja, kiedy z powodów siły wyższej czy nadzwyczajnych okoliczności życiowych pracownik nie będzie miał obiektywnej możliwości zgłoszenia wniosku o udzielenie urlopu na żądanie, zgodnie z przedstawionymi wyżej zasadami. Okoliczności te powinny być przez pracodawcę uwzględnione, ponieważ nie będą one pozwalały na przypisanie pracownikowi winy.

Wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy i praktyka zakładowa

Uwzględniając fakt, że regulacja dotycząca terminu zgłoszenia pracodawcy urlopu na żądanie jest nieprecyzyjna, dobrą praktyką zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika jest doprecyzowanie tego zagadnienia, np. w regulaminie pracy. Należy wówczas pamiętać, że regulacje wewnątrzzakładowe nie powinny być mniej korzystne niż wynikające z Kodeksu pracy. Trzeba uwzględnić interpretację, zgodnie z którą najmniej korzystna dla pracownika jest sytuacja, w której powinien on zgłosić swoje żądanie najpóźniej do momentu rozpoczęcia pracy w dniu, w którym urlop ma być wykorzystany. Dopuszczalnym rozwiązaniem jest zatem np. umieszczenie w regulaminie pracy stosownych zapisów w tym zakresie.

Zadaj pytanie: Forum Kadry - Urlopy

Zapis regulaminu pracy w sprawie zgłaszania przez pracownika urlopu na żądanie

(...) § 5

Pracownik może zgłosić żądanie w sprawie udzielenia urlopu w dniu następnym, w godzinach pracy osób, które będąc upoważnione przez pracodawcę mogą wyrazić zgodę na udzielenie pracownikowi urlopu w tej formie.

Za niedopuszczalne należy uznać uregulowanie wprowadzające obowiązek zgłoszenia wniosku w sprawie urlopu na żądanie najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień, w którym pracownik chciałby skorzystać z urlopu. Taka praktyka byłaby korzystna z punktu widzenia pracodawcy, który miałby więcej czasu na zorganizowanie zastępstwa pracownika, ale całkowicie niezgodna z przepisami oraz z faktem, że potrzeba skorzystania z urlopu na żądanie często powstaje po zakończeniu dnia roboczego.

UWAGA!

Praktyka zakładowa (np. przy udzielaniu urlopu na żądanie) może być źródłem praw i obowiązków stron stosunków pracy.

Sposób udzielania urlopów na żądanie u danego pracodawcy może wynikać z przyjętego zwyczaju czy praktyki, która przez pewien czas jest stosowana w jednakowym stopniu do wszystkich pracowników. Praktyka zakładowa może być bowiem źródłem praw i obowiązków stron stosunków pracy, na co wyraźnie wskazał SN w wyroku z 15 listopada 2006 r. (sygn. akt I PK 128/06, OSNP 2007/23–24/346).

Forma żądania

Kodeks pracy nie przewiduje żadnej szczególnej formy zawiadomienia pracodawcy o zamiarze skorzystania z urlopu na żądanie. Można zatem przyjąć, że pracownik ma prawo poinformować pracodawcę pisemnie lub ustnie (osobiście lub telefonicznie), a także za pomocą poczty elektronicznej albo wysyłając sms. Jednak używanie elektronicznych form zawiadamiania pracodawcy nie zawsze gwarantuje, że wiadomość zostanie przekazana właściwej osobie. Ważne jest zatem, aby pracownik w swoim interesie zadbał o niebudzącą wątpliwości formę powiadomienia pracodawcy o zamiarze skorzystania z urlopu na żądanie.

Prawo pracy nie wymaga, aby zatrudniony musiał uzasadniać powód, dla którego chce wykorzystać urlop na żądanie. Należy przyjąć, że wystarczy samo zawiadomienie pracodawcy o zamiarze skorzystania z urlopu.

Polecamy również: Urlop okolicznościowy - jak z niego skorzystać

Udzielenie urlopu

O możliwości skorzystania z urlopu w terminie wskazanym przez pracownika nie decyduje wyłącznie fakt zgłoszenia żądania. Niezbędnym elementem jest akceptacja wniosku pracownika, tj. udzielenie urlopu. W wyroku z 16 września 2008 r. (sygn. akt II PK 26/08, OSNP 2010/3–4/36) Sąd Najwyższy wskazał, że:

(...) nie ma żadnych racjonalnych argumentów, aby uznać, że do wykorzystania urlopu na żądanie pracownika wystarczające jest samo złożenie przez niego wniosku w tej sprawie. Pracownik nie może zatem rozpocząć urlopu „na żądanie”, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu. Urlopu wypoczynkowego, co do zasady, udziela pracodawca – odnosi się to również do urlopu na żądanie. Powyższy obowiązek pracodawcy nie ma jednak charakteru bezwzględnego z uwagi na fakt, iż do udzielania urlopu ma zastosowanie zasada wynikająca z art 163 § 11 k.p., zgodnie z którą wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący. Zatem obowiązek udzielenia urlopu przez pracodawcę będzie miał miejsce w sytuacji, gdy nie będzie to kolidowało z zapewnieniem w zakładzie pracy tzw. normalnego toku pracy. Inaczej mówiąc, pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego (w tym urlopu na żądanie) w roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, z tym jednak zastrzeżeniem, że termin jego udzielenia będzie korygowany potrzebami pracodawcy związanymi z obecnością pracownika w pracy (...).

Pracownik jednostronnie zawiadamiając pracodawcę o zamiarze skorzystania z urlopu na żądanie nie może sam go sobie udzielić. Zatem samo zawiadomienie pracodawcy w tym zakresie nie będzie stanowiło podstawy do zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy i uznania nieobecności w pracy za usprawiedliwioną.

UWAGA!

Pracodawca powinien zaakceptować wniosek pracownika o udzielenie urlopu na żądanie.

Rozpoczęcie korzystania z urlopu przez pracownika z pominięciem pracodawcy będzie stanowiło naruszenie obowiązków pracowniczych, w szczególności obowiązku przestrzegania czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy (art. 100 § 2 pkt 1 k.p.). Z charakteru urlopu na żądanie (uwzględniając fakt, że potrzeba z jego skorzystania ma często charakter nagły) wynika jednak, że pracodawca nie powinien zwlekać z podjęciem decyzji w kwestii jego udzielenia bądź odmowy.

Odmowa udzielenia urlopu i odwołanie z urlopu

Z idei urlopu na żądanie oraz z przepisów go regulujących wynika, że pracodawca, co do zasady, ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu na żądanie. Nie jest to jednak obowiązek, który zatrudniający musi zrealizować bezwzględnie w każdych okolicznościach. W praktyce po stronie pracodawcy mogą bowiem wystąpić czynniki, które będą usprawiedliwiały decyzję odmawiającą udzielenia pracownikowi urlopu. W wyroku z 28 października 2009 r. (sygn. akt II PK 123/09, OSNP 2011/11–12/148), Sąd Najwyższy podkreślił, że:

(...) obowiązek udzielenia urlopu „na żądanie” nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy (...).

PRZYKŁAD

Duża część pracowników zatrudnionych przy pracy skooperowanej wystąpiła do pracodawcy z wnioskami o udzielenie urlopu na żądanie na ten sam dzień. W takim przypadku pracodawca, uwzględniając fakt, że taka sytuacja spowodowałaby uniemożliwienie pracy pozostałym pracownikom i w rezultacie zaprzestanie działalności zakładu, odmówił udzielenia urlopów. Postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

UWAGA!

Pracodawca ma prawo rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, jeżeli pracownik skorzystał z urlopu na żądanie bez udzielenia go przez zatrudniającego.

W praktyce może powstać wątpliwość, czy do urlopu na żądanie należy stosować przepisy umożliwiające pracodawcy odwołanie pracownika z urlopu. Kodeks pracy nie zawiera bezpośrednich uregulowań w tym zakresie. Nie można jednak wykluczyć sytuacji, kiedy w pierwszej kolejności pracodawca udzieli pracownikowi urlopu, a następnie podejmie decyzję o jego odwołaniu. Może to nastąpić tylko w przypadku, gdy zaistnieją okoliczności nadzwyczajne, które nie miały miejsca (lub nie były pracodawcy znane) w chwili udzielania urlopu na żądanie.

PRZYKŁAD

Adam P., który rozpoczyna pracę o godzinie 8.00, zadzwonił do pracodawcy 10 czerwca 2013 r. o godzinie 7.00 z informacją, że zamierza skorzystać w tym dniu oraz w dniu następnym z urlopu na żądanie. Pracodawca udzielił pracownikowi urlopu mając świadomość, że Adama P. zastąpi kolega z działu. O godzinie 7.30 do pracodawcy dotarła wiadomość, że drugi pracownik uległ wypadkowi w drodze do pracy. W takim przypadku, uwzględniając konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, pracodawca odwołał Adama P. z udzielonego urlopu na żądanie. Postępowanie pracodawcy było prawidłowe.

Zobacz również: Zgoda pracodawcy na urlop bezpłatny

Skutki skorzystania z nieudzielonego urlopu

Pracownik nie może jednostronnie zwolnić się ze świadczenia pracy i udzielić sobie urlopu na żądanie. Gdyby takie zdarzenie miało miejsce, pracodawca ma prawo wyciągnąć w stosunku do pracownika określone konsekwencje. W przypadkach naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych mniejszej wagi pracodawca może pociągnąć pracownika do odpowiedzialności porządkowej. Takie postępowanie pracodawcy będzie uzasadnione w przypadku nagłej sytuacji losowej, kiedy pracownik prawidłowo zawiadomił (lub usiłował zawiadomić pracodawcę), uzasadniając jednocześnie potrzebę skorzystania z tej formy urlopu, ale nie otrzymał od pracodawcy informacji o udzieleniu lub odmowie udzielenia urlopu. Może się jednak zdarzyć, że skorzystanie z urlopu na żądanie bez uprzedniego udzielenia go przez pracodawcę będzie nosiło znamiona ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.

PRZYKŁAD

W spółce Feniks będzie przeprowadzana kontrola z urzędu skarbowego. W związku z tym pracodawca zobowiązał Krzysztofa E. do przygotowania niezbędnej dokumentacji oraz reprezentowania go przed organem, udzielając mu w tym celu stosownego pełnomocnictwa. W pierwszym dniu kontroli pracownik zdecydował się na skorzystanie z urlopu na żądanie, mimo jego nieudzielenia przez pracodawcę. Po powrocie do pracy następnego dnia pracodawca przeprowadził z Krzysztofem E. rozmowę, w trakcie której odmówił on podania powodu nieobecności w pracy, twierdząc, że nie ma takiego obowiązku. Pracodawca, uznając, że przy uwzględnieniu okoliczności sprawy działanie pracownika miało znamiona ciężkiego naruszenia jego podstawowych obowiązków, rozwiązał z nim umowę bez wypowiedzenia. W przedstawionych okolicznościach pracodawca miał prawo tak postąpić.

Odnosząc się do kwestii skorzystania przez pracownika z nieudzielonego urlopu na żądanie w kontekście ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, w wyroku z 16 września 2008 r. (sygn. akt II PK 26/08, OSNP 2010/3–4/36), Sąd Najwyższy podkreślił, że:

(...) mimo faktu, iż pracownik nie ma obowiązku wskazywania przyczyn, dla których żąda w konkretnym dniu (dniach) udzielenia urlopu na podstawie art. 1672 k.p., to istnienie szczególnych okoliczności, np. zdrowotnych czy spowodowanych innymi zdarzeniami losowymi, które obiektywnie wymuszają nieobecność pracownika w miejscu pracy, mogłoby przeciwstawić się interesowi pracodawcy, nawet usprawiedliwiającemu odmowę udzielenia zgody na wykorzystanie urlopu. W każdym razie można by uznać, uwzględniając funkcję, jaką pełni instytucja urlopu na żądanie, że nieobecność pracownika w pracy w nadzwyczajnych okolicznościach – nawet przy uzasadnionym sprzeciwie pracodawcy, nie powinna być kwalifikowana w kategoriach ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych (...).

W praktyce może zdarzyć się sytuacja, kiedy pracownik będzie chciał skorzystać z urlopu na żądanie w dniu, w którym już rozpoczął pracę. Wówczas nie można uznać jednak, że samo zgłoszenie żądania w sprawie urlopu będzie usprawiedliwiało późniejszą nieobecność pracownika w pracy. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 7 lutego 2008 r. (sygn. akt II PK 162/07, OSNP 2009/7–8/98), w którym stanął na stanowisku, że:

(...) zachowanie pracownika polegające na opuszczeniu miejsca pracy, po wystosowaniu żądania urlopu po kilku godzinach świadczenia pracy w tym właśnie dniu, należy traktować jako bezprawne, tj. naruszające podstawowy obowiązek pracowniczy w postaci konieczności przestrzegania ustalonego u pracodawcy czasu pracy (...).

Podstawa prawna:

• art. 52, art. 100 § 2 pkt 1, art. 128 § 3 pkt 1, art. 154, art. 1542, art. 161, art. 167, art. 1672, art. 1673 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 2

Autor:

absolwent Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii (Zakład Prawa Pracy) Uniwersytetu Wrocławskiego, od ponad 10 lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz w wybranych zagadnieniach prawa cywilnego i administracyjnego, autor wielu artykułów i komentarzy z tej dziedziny, współpracuje m.in. z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej oraz z Dolnośląską Komisją Ochrony Pracy