REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Anonimowe zgłoszenia od sygnalistów – czy warto?

Rafał Barański
CEO braf.tech, ekspert w zakresie bezpieczeństwa danych, bezpieczeństwa systemów informatycznych i tworzenia rozwiązań IT dla biznesu
Anonimowe zgłoszenia od sygnalistów – czy warto?
Anonimowe zgłoszenia od sygnalistów – czy warto?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Firmy i instytucje muszą zdecydować czy przyjmować także zgłoszenia anonimowe, czy tylko te jawne. Która z tych form będzie dla nich korzystniejsza?

Anonimowe zgłoszenia od sygnalistów – czy warto dopuścić ich przesyłanie w organizacji?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nie nakłada obowiązku przyjmowania tego typu zgłoszeń, oddając decyzyjność rządom poszczególnych państw. Z kolei zaprezentowany 12 kwietnia br. projekt polskiej ustawy wprowadzającej przepisy unijne do porządku prawnego wskazuje, iż zgłoszenia anonimowe nie będą podlegały rygorom ustawy. Oznacza to, że w myśl przepisów mogą one pozostać bez rozpoznania, także w przypadku zgłoszeń kierowanych do Rzecznika Praw Obywatelskich. Firmy i instytucje muszą więc zdecydować: czy przyjmować także zgłoszenia anonimowe czy tylko te jawne – która z tych form będzie dla nich korzystniejsza?

Autopromocja

Zapewnienie anonimowości sygnaliście oznacza wprowadzenie takich rozwiązań systemowych, które umożliwią przyjmowanie zgłoszeń bez konieczności podawania danych osobowych przez osobę zgłaszającą nieprawidłowości, ale jednocześnie pozwolą na zachowanie ciągłości kontaktu z osobą obsługującą zgłoszenia po stronie organizacji w celu przekazania informacji zwrotnej czy uzyskaniu dodatkowych informacji bądź dokumentów stanowiących dowody w sprawie. Warto dodać też, że kwestia ta bywa przez wiele osób mylona z ochroną poufności tożsamości sygnalisty, a są to dwie zupełnie różne sytuacje. Ochrona poufności tożsamości oznacza, iż jedynie wyznaczeni pracownicy w organizacji lub osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń w ramach zewnętrznego podmiotu współpracującego w tym zakresie będą posiadały dostęp do treści zgłoszenia oraz wszelkich dokumentów uzyskanych w procesie.

Zgłoszenia jawne czy anonimowe?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937, między innymi w punkcie 34, mówi, iż „Bez uszczerbku dla istniejących na mocy prawa Unii obowiązków w zakresie anonimowego zgłaszania naruszeń, państwa członkowskie powinny mieć możliwość zdecydowania o tym, czy podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym oraz właściwe organy mają obowiązek przyjmowania anonimowych zgłoszeń naru­szeń objętych zakresem stosowania niniejszej dyrektywy i podejmowania w związku z nimi działań następ­czych. Jednakże osoby, które dokonały anonimowego zgłoszenia lub anonimowego ujawnienia publicznego wchodzącego w zakres stosowania niniejszej dyrektywy i które spełniają warunki niniejszej dyrektywy, powinny być objęte ochroną na mocy niniejszej dyrektywy, jeżeli po dokonaniu zgłoszenia lub ujawnienia publicznego zostaną zidentyfikowane i doświadczą działań odwetowych.”

Punkt ten dość jasno wskazuje, iż prawo decydowania o formie dokonywania zgłoszeń leży po stronie krajowego ustawodawcy i niezależnie od przyjętej formy sygnalista musi mieć zapewnioną ochronę przed działaniami odwetowymi. Z kolei twórcy polskiej ustawy w najnowszym jej projekcie opublikowanym 12 kwietnia br. zrezygnowali de facto z uwzględnienia anonimowych zgłoszeń w zapisach ustawy, mimo że wersja zaprezentowana w październiku 2021 r. jeszcze takie przewidywała. Oznacza to, że de facto ani organizacje, ani Rzecznik Praw Obywatelskich nie muszą brać pod uwagę zgłoszeń anonimowych, ale jeśli zdecydują się na dopuszczenie tej formy to powinna ona zostać opisana stosowną procedurą. Krajowy ustawodawca decydując się na taki krok motywuje to przede wszystkim obawą przed napływem dużej liczby zgłoszeń przypadkowych, o niskiej wartości z perspektywy rzeczywistego przeciwdziałania naruszeniom czy trudności w uzyskaniu informacji uzupełniających od anonimowego sygnalisty. Innym argumentem jest też niemożność udowodnienia na etapie późniejszych postępowań, że osoba będąca ofiarą działań odwetowych jest rzeczywiście anonimowym informatorem objętym ochroną prawną.

Warto w tym miejscu przytoczyć wyniki badania przeprowadzonego w kwietniu 2021 roku przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie braf.tech wśród pracowników firm objętych przepisami o ochronie sygnalistów. Dla 69 proc. respondentów głównym powodem nieinformowania o nieprawidłowościach w miejscu pracy jest obawa przed konsekwencjami służbowymi wynikającymi ze zgłoszenia – 55 proc. poniosło konsekwencje (np. zwolnienie, pominięcie przy podwyżce lub awansie, pogorszenia warunków pracy) lub słyszało o takim przypadku w swoim otoczeniu. W efekcie, aż 70 proc. badanych uważa, że kluczową cechą kanału komunikacji dla sygnalistów, która zachęci pracowników do dokonywania zgłoszeń, jest właśnie anonimowość. Można więc założyć, że niespełnienie tego oczekiwania spowoduje mniejszą efektywność systemu whistleblowingowego w firmie czy instytucji, w której został wdrożony. Pracownicy albo powstrzymają się od działania, co tylko będzie skutkowało frustracją, spadkiem motywacji i piętrzeniem się wewnętrznych problemów, albo zdecydują się na wykorzystanie kanałów zewnętrznych, np. poinformują media lub zgłoszą sytuację w instytucji państwowej odpowiednej dla danego typu spraw. Nowy projekt ustawy dopuszcza bowiem stosowanie zgłoszeń zewnętrznych niezależnie od tego, czy ścieżka wewnętrzna była wykorzystana w przeszłości a działania następcze nie przyniosły efektu czy sygnalista z obawy przed działaniami odwetowymi zdecydował się na poinformowanie od razu RPO. Konsekwencje dla takiej organizacji mogą być więc naprawdę duże.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kto może zostać sygnalistą?

Tworząc system whistleblowingowy, należy pamiętać, że zgłaszanie nieprawidłowości, bez względu na to, czy sygnalista chce pozostać anonimowy, czy chce się podpisać pod zgłoszeniem, powinno być umożliwione pracownikom oraz osobom spoza organizacji, w szczególności tym, które prowadzą działalność na własny rachunek, akcjonariuszom, wspólnikom, wolontariuszom, stażystom, osobom pracującym pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców, a także byłym pracownikom czy kandydatom do pracy. Ostatni projekt ustawy uzupełnił listę osób objętych jej działaniem o praktykantów, pracowników tymczasowych, a także funkcjonariuszy służb porządku prawnego, m.in. Policji, ABW, CBA, SG, SOP, oraz żołnierzy zawodowych. Ochroną objęte są również osoby pomagające sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia, osoby z nią powiązane i nie ma też wyłączenia dotyczącego sygnalisty zgłaszającego nadużycia w swoim interesie. To oznacza, że w praktyce sygnalistą może zostać praktycznie każdy.

Jak zagwarantować anonimowość sygnaliście?

Projekt ustawy dopuszcza stosowanie różnych kanałów komunikacji służących do zgłaszania nieprawidłowości – mogą mieć one formę ustną, pisemną lub elektroniczną, jednak każde zgłoszenie musi być precyzyjnie udokumentowane. W przypadku spotkań osobistych lub rozmów za pośrednictwem infolinii oznacza to konieczność rejestrowania jej przebiegu w formie nagrania lub sporządzenia tekstowego protokołu rozmowy. Jednak spośród tradycyjnie stosowanych kanałów komunikacji, takich jak infolinie, skrzynki na listy, rozmowy osobiste czy specjalne skrzynki e-mail, żaden nie jest w stanie zagwarantować pełnej anonimowości. Ponadto, w przypadku poczty elektronicznej panuje mylne przekonanie, że to idealne rozwiązanie, ponieważ jest tanie, proste i łatwe we wdrożeniu, a potem w użyciu. To błąd, bowiem wiadomość pochodząca ze skrzynki e-mail zawiera metadane, które mogą wskazać nawet lokalizację osoby zgłaszającej. Innym rozwiązaniem stosowanym do tego celu są specjalnie zaprojektowane aplikacje informatyczne, które dają możliwość składania zgłoszeń, zarówno anonimowych, jak i jawnych, chociaż i one muszą spełnić kilka założeń. Przede wszystkim wykluczona jest konieczność podawania jakichkolwiek danych osobowych w zgłoszeniu. Druga kwestia to zapewnienie ciągłości komunikacji z sygnalistą w celu potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i przekazania informacji o statusie sprawy (co jest wymagane w ramach dyrektywy i projektu ustawy), albo przekazania dodatkowych dokumentów. Aby zapewnić te funkcjonalności przy zachowaniu anonimowości, należy wykluczyć zakładanie konta użytkownika (sygnalisty) na rzecz np. automatycznie generowanych indywidualnych identyfikatorów w aplikacji. Kolejną sprawą jest kwestia przesyłania załączników. Dobrze zaprojektowana aplikacja powinna automatycznie kasować wszelkie metadane zapisane w plikach tekstowych, pdf czy zdjęciowych albo graficznych, czyli dane autora, komputera i oprogramowania użytego do ich tworzenia lub obróbki.

Podsumowanie

Jak już wiadomo, polska ustawa nie obejmuje zgłoszeń anonimowych od sygnalistów, ale też nie zabrania ich stosowania w procedurach wewnętrznych. Biorąc pod uwagę nasze doświadczenie w projektowaniu rozwiązań wspierających procesy compliance, w tym systemów do whistlebowingu, ale i na podstawie dobrych praktyk największych korporacji, sugerujemy, aby dopuścić możliwość składania zarówno zgłoszeń jawnych, jak i anonimowych, a ostateczny wybór pozostawić sygnaliście. W ten sposób niwelujemy wewnętrzną barierę u osób chcących dokonać zgłoszenie i nasz system będzie miał szansę funkcjonować naprawdę efektywnie. W interesie każdej organizacji działającej w dobrej wierze jest przecież, by zgłoszenia były dokonywane wewnętrznie a także na wczesnym etapie, kiedy ryzyka dla organizacji i osób w niej pracujących są małe. System whistleblowingowy to w istocie narzędzie wspierające budowanie zaufania wobec firmy, ale i ograniczanie ryzyka utraty reputacji czy kar finansowych. Stworzenie idealnego systemu to jednak dopiero początek – najważniejsza kwestia to właśnie przekonanie jego późniejszych użytkowników, że warto mówić o problemach i… podejmować wszelkie działania, by je rozwiązywać.

Autopromocja
braf.tech
polska spółka IT tworząca rozwiązania dla biznesu wspierające procesy compliance i audytu

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    PPK. Po ukończeniu 60 lat można rozpocząć wypłaty środków. Decyzję w sprawie sposobu wypłaty środków z PPK można czasami zmienić

    Kiedy – po ukończeniu 60 lat – rozpocząć wypłatę oszczędności zgromadzonych w PPK zależy od decyzji uczestnika PPK. Osoba oszczędzająca w programie może również wybrać wariant wypłaty. Raz podjęta decyzja co do sposobu wypłaty środków może być później przez niego modyfikowana, ale tylko w ograniczonym zakresie. 

    Święta w Niemczech 2024

    Święta w Niemczech – kiedy wypadają w 2024 roku? Niemcy mają od 9 do 13 świąt w roku kalendarzowym w zależności od landu. Kiedy wypadają poszczególne święta w niemieckich landach (np. Bawaria, Berlin, Brandenburgia, Saksonia czy Turyngia). W dwóch miejscach wolny jest nawet Dzień Kobiet.

    Czy doszło do dyskryminacji w PKP Intercity S.A. na tle płci i posiłków regeneracyjnych?

    Posiłki regeneracyjne w PKP Intercity - czy tylko dla kobiet i czy doszło do dyskryminacji? Kiedy przysługuje posiłek regeneracyjny? Czy posiłki regeneracyjne są obowiązkowe? Od jakiej temperatury należy się posiłek regeneracyjny Komu należą się posiłki regeneracyjne w pracy? Jaka kwota na posiłek regeneracyjny 2024?

    Do 29 lutego 2024 r. należy przekazać do ZUS zaświadczenie o przychodach emeryta lub rencisty

    Płatnicy składek, tj. pracodawcy, zleceniodawcy są zobowiązani do przekazania do ZUS do końca lutego 2024 r. zaświadczenia o przychodzie emeryta lub rencisty uzyskanego w 2023 r. Osoby prowadzące działalność składają oświadczenie o uzyskanym przychodzie.

    REKLAMA

    Ważne: dzisiaj protest rolników w Warszawie

    Krajowa Rada Izb Rolniczych ogłosiła: drodzy rolnicy spotykamy się w Warszawie na proteście w dniu 27 lutego 2024 r. pod Flagą Białą-Czerwoną. Czy dojdzie wreszcie do konstruktywnych ustaleń w sprawie sytuacji rolników? Minister Czesław Siekierski zapowiedział rozmowy z rolnikami w ministerstwie. Rozmowy mają się odbyć w najbliższy czwartek – 29 lutego 2024 r.

    Czy 3 marca 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 3 marca 2024 to niedziela handlowa? Czy w marcu 2024 jest niedziela handlowa? Kiedy wypadają niedziele handlowe w 2024 roku? Gdzie nie obowiązuje zakaz handlu? 

    234 zł miesięcznie składki zdrowotnej od 1 kwietnia 2024 - sprawdź dla kogo

    Aż albo tylko: 234 zł miesięcznie składki zdrowotnej od 1 kwietnia 2024 r. Na taką kwotę wpływ ma przeciętne miesięczne wynagrodzenie ogłoszone w sektorze przedsiębiorstw, w czwartym kwartale 2023 r., które wynosiło 7 767,85 zł. Poniżej szczegóły. 

    Chociaż trwają strajki rolników Ukraińcy mogą pracować jako pomocnicy rolników w Polsce do 30 czerwca 2024 r.

    Polscy rolnicy strajkują, a władze przedłużają Ukraińcom legalny pobyt w Polsce, m.in. celem pracy dla polskich rolników. Ukraińcy mogą pracować jako pomocnicy rolników w Polsce do 30 czerwca 2024 r. Dlaczego? Ponieważ wydłużono legalny pobyt obywateli Ukrainy w Polsce do 30 czerwca2024 r. Gdyby nie to kolejne wydłużenie Ukraińcy mogliby legalnie przebywać w Polsce tylko do 4 marca 2024 r.

    REKLAMA

    Dokumentacja pracownicza musi być odpowiednio przechowywana. Za niedopełnienie obowiązków pracodawca zapłaci 30000 zł grzywny

    Dokumentacja pracownicza musi być prowadzona i przechowywana zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację co do zasady przez co najmniej 10 lat po odejściu pracownika z pracy. Za niedopełnienie obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej grozi pracodawcy kara grzywny.

    Służba bhp. Kiedy pracodawca może samodzielnie wykonywać zadania służby bezpieczeństwa i higieny pracy?

    Służba bezpieczeństwa i higieny pracy pełni funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bhp. W niektórych sytuacjach zadania służby bhp może wypełniać sam pracodawca. Dzięki temu nie musi wyznaczać do tego pracownika lub zatrudniać specjalisty spoza zakładu pracy.

    REKLAMA