REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Anonimowe zgłoszenia od sygnalistów – czy warto?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Rafał Barański
CEO braf.tech, ekspert w zakresie bezpieczeństwa danych, bezpieczeństwa systemów informatycznych i tworzenia rozwiązań IT dla biznesu
Anonimowe zgłoszenia od sygnalistów – czy warto?
Anonimowe zgłoszenia od sygnalistów – czy warto?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Firmy i instytucje muszą zdecydować czy przyjmować także zgłoszenia anonimowe, czy tylko te jawne. Która z tych form będzie dla nich korzystniejsza?

Anonimowe zgłoszenia od sygnalistów – czy warto dopuścić ich przesyłanie w organizacji?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nie nakłada obowiązku przyjmowania tego typu zgłoszeń, oddając decyzyjność rządom poszczególnych państw. Z kolei zaprezentowany 12 kwietnia br. projekt polskiej ustawy wprowadzającej przepisy unijne do porządku prawnego wskazuje, iż zgłoszenia anonimowe nie będą podlegały rygorom ustawy. Oznacza to, że w myśl przepisów mogą one pozostać bez rozpoznania, także w przypadku zgłoszeń kierowanych do Rzecznika Praw Obywatelskich. Firmy i instytucje muszą więc zdecydować: czy przyjmować także zgłoszenia anonimowe czy tylko te jawne – która z tych form będzie dla nich korzystniejsza?

REKLAMA

Zapewnienie anonimowości sygnaliście oznacza wprowadzenie takich rozwiązań systemowych, które umożliwią przyjmowanie zgłoszeń bez konieczności podawania danych osobowych przez osobę zgłaszającą nieprawidłowości, ale jednocześnie pozwolą na zachowanie ciągłości kontaktu z osobą obsługującą zgłoszenia po stronie organizacji w celu przekazania informacji zwrotnej czy uzyskaniu dodatkowych informacji bądź dokumentów stanowiących dowody w sprawie. Warto dodać też, że kwestia ta bywa przez wiele osób mylona z ochroną poufności tożsamości sygnalisty, a są to dwie zupełnie różne sytuacje. Ochrona poufności tożsamości oznacza, iż jedynie wyznaczeni pracownicy w organizacji lub osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń w ramach zewnętrznego podmiotu współpracującego w tym zakresie będą posiadały dostęp do treści zgłoszenia oraz wszelkich dokumentów uzyskanych w procesie.

Zgłoszenia jawne czy anonimowe?

REKLAMA

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937, między innymi w punkcie 34, mówi, iż „Bez uszczerbku dla istniejących na mocy prawa Unii obowiązków w zakresie anonimowego zgłaszania naruszeń, państwa członkowskie powinny mieć możliwość zdecydowania o tym, czy podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym oraz właściwe organy mają obowiązek przyjmowania anonimowych zgłoszeń naru­szeń objętych zakresem stosowania niniejszej dyrektywy i podejmowania w związku z nimi działań następ­czych. Jednakże osoby, które dokonały anonimowego zgłoszenia lub anonimowego ujawnienia publicznego wchodzącego w zakres stosowania niniejszej dyrektywy i które spełniają warunki niniejszej dyrektywy, powinny być objęte ochroną na mocy niniejszej dyrektywy, jeżeli po dokonaniu zgłoszenia lub ujawnienia publicznego zostaną zidentyfikowane i doświadczą działań odwetowych.”

REKLAMA

Punkt ten dość jasno wskazuje, iż prawo decydowania o formie dokonywania zgłoszeń leży po stronie krajowego ustawodawcy i niezależnie od przyjętej formy sygnalista musi mieć zapewnioną ochronę przed działaniami odwetowymi. Z kolei twórcy polskiej ustawy w najnowszym jej projekcie opublikowanym 12 kwietnia br. zrezygnowali de facto z uwzględnienia anonimowych zgłoszeń w zapisach ustawy, mimo że wersja zaprezentowana w październiku 2021 r. jeszcze takie przewidywała. Oznacza to, że de facto ani organizacje, ani Rzecznik Praw Obywatelskich nie muszą brać pod uwagę zgłoszeń anonimowych, ale jeśli zdecydują się na dopuszczenie tej formy to powinna ona zostać opisana stosowną procedurą. Krajowy ustawodawca decydując się na taki krok motywuje to przede wszystkim obawą przed napływem dużej liczby zgłoszeń przypadkowych, o niskiej wartości z perspektywy rzeczywistego przeciwdziałania naruszeniom czy trudności w uzyskaniu informacji uzupełniających od anonimowego sygnalisty. Innym argumentem jest też niemożność udowodnienia na etapie późniejszych postępowań, że osoba będąca ofiarą działań odwetowych jest rzeczywiście anonimowym informatorem objętym ochroną prawną.

Warto w tym miejscu przytoczyć wyniki badania przeprowadzonego w kwietniu 2021 roku przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie braf.tech wśród pracowników firm objętych przepisami o ochronie sygnalistów. Dla 69 proc. respondentów głównym powodem nieinformowania o nieprawidłowościach w miejscu pracy jest obawa przed konsekwencjami służbowymi wynikającymi ze zgłoszenia – 55 proc. poniosło konsekwencje (np. zwolnienie, pominięcie przy podwyżce lub awansie, pogorszenia warunków pracy) lub słyszało o takim przypadku w swoim otoczeniu. W efekcie, aż 70 proc. badanych uważa, że kluczową cechą kanału komunikacji dla sygnalistów, która zachęci pracowników do dokonywania zgłoszeń, jest właśnie anonimowość. Można więc założyć, że niespełnienie tego oczekiwania spowoduje mniejszą efektywność systemu whistleblowingowego w firmie czy instytucji, w której został wdrożony. Pracownicy albo powstrzymają się od działania, co tylko będzie skutkowało frustracją, spadkiem motywacji i piętrzeniem się wewnętrznych problemów, albo zdecydują się na wykorzystanie kanałów zewnętrznych, np. poinformują media lub zgłoszą sytuację w instytucji państwowej odpowiednej dla danego typu spraw. Nowy projekt ustawy dopuszcza bowiem stosowanie zgłoszeń zewnętrznych niezależnie od tego, czy ścieżka wewnętrzna była wykorzystana w przeszłości a działania następcze nie przyniosły efektu czy sygnalista z obawy przed działaniami odwetowymi zdecydował się na poinformowanie od razu RPO. Konsekwencje dla takiej organizacji mogą być więc naprawdę duże.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kto może zostać sygnalistą?

Tworząc system whistleblowingowy, należy pamiętać, że zgłaszanie nieprawidłowości, bez względu na to, czy sygnalista chce pozostać anonimowy, czy chce się podpisać pod zgłoszeniem, powinno być umożliwione pracownikom oraz osobom spoza organizacji, w szczególności tym, które prowadzą działalność na własny rachunek, akcjonariuszom, wspólnikom, wolontariuszom, stażystom, osobom pracującym pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców, a także byłym pracownikom czy kandydatom do pracy. Ostatni projekt ustawy uzupełnił listę osób objętych jej działaniem o praktykantów, pracowników tymczasowych, a także funkcjonariuszy służb porządku prawnego, m.in. Policji, ABW, CBA, SG, SOP, oraz żołnierzy zawodowych. Ochroną objęte są również osoby pomagające sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia, osoby z nią powiązane i nie ma też wyłączenia dotyczącego sygnalisty zgłaszającego nadużycia w swoim interesie. To oznacza, że w praktyce sygnalistą może zostać praktycznie każdy.

Jak zagwarantować anonimowość sygnaliście?

Projekt ustawy dopuszcza stosowanie różnych kanałów komunikacji służących do zgłaszania nieprawidłowości – mogą mieć one formę ustną, pisemną lub elektroniczną, jednak każde zgłoszenie musi być precyzyjnie udokumentowane. W przypadku spotkań osobistych lub rozmów za pośrednictwem infolinii oznacza to konieczność rejestrowania jej przebiegu w formie nagrania lub sporządzenia tekstowego protokołu rozmowy. Jednak spośród tradycyjnie stosowanych kanałów komunikacji, takich jak infolinie, skrzynki na listy, rozmowy osobiste czy specjalne skrzynki e-mail, żaden nie jest w stanie zagwarantować pełnej anonimowości. Ponadto, w przypadku poczty elektronicznej panuje mylne przekonanie, że to idealne rozwiązanie, ponieważ jest tanie, proste i łatwe we wdrożeniu, a potem w użyciu. To błąd, bowiem wiadomość pochodząca ze skrzynki e-mail zawiera metadane, które mogą wskazać nawet lokalizację osoby zgłaszającej. Innym rozwiązaniem stosowanym do tego celu są specjalnie zaprojektowane aplikacje informatyczne, które dają możliwość składania zgłoszeń, zarówno anonimowych, jak i jawnych, chociaż i one muszą spełnić kilka założeń. Przede wszystkim wykluczona jest konieczność podawania jakichkolwiek danych osobowych w zgłoszeniu. Druga kwestia to zapewnienie ciągłości komunikacji z sygnalistą w celu potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i przekazania informacji o statusie sprawy (co jest wymagane w ramach dyrektywy i projektu ustawy), albo przekazania dodatkowych dokumentów. Aby zapewnić te funkcjonalności przy zachowaniu anonimowości, należy wykluczyć zakładanie konta użytkownika (sygnalisty) na rzecz np. automatycznie generowanych indywidualnych identyfikatorów w aplikacji. Kolejną sprawą jest kwestia przesyłania załączników. Dobrze zaprojektowana aplikacja powinna automatycznie kasować wszelkie metadane zapisane w plikach tekstowych, pdf czy zdjęciowych albo graficznych, czyli dane autora, komputera i oprogramowania użytego do ich tworzenia lub obróbki.

Podsumowanie

Jak już wiadomo, polska ustawa nie obejmuje zgłoszeń anonimowych od sygnalistów, ale też nie zabrania ich stosowania w procedurach wewnętrznych. Biorąc pod uwagę nasze doświadczenie w projektowaniu rozwiązań wspierających procesy compliance, w tym systemów do whistlebowingu, ale i na podstawie dobrych praktyk największych korporacji, sugerujemy, aby dopuścić możliwość składania zarówno zgłoszeń jawnych, jak i anonimowych, a ostateczny wybór pozostawić sygnaliście. W ten sposób niwelujemy wewnętrzną barierę u osób chcących dokonać zgłoszenie i nasz system będzie miał szansę funkcjonować naprawdę efektywnie. W interesie każdej organizacji działającej w dobrej wierze jest przecież, by zgłoszenia były dokonywane wewnętrznie a także na wczesnym etapie, kiedy ryzyka dla organizacji i osób w niej pracujących są małe. System whistleblowingowy to w istocie narzędzie wspierające budowanie zaufania wobec firmy, ale i ograniczanie ryzyka utraty reputacji czy kar finansowych. Stworzenie idealnego systemu to jednak dopiero początek – najważniejsza kwestia to właśnie przekonanie jego późniejszych użytkowników, że warto mówić o problemach i… podejmować wszelkie działania, by je rozwiązywać.

braf.tech
polska spółka IT tworząca rozwiązania dla biznesu wspierające procesy compliance i audytu
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

REKLAMA

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

ZUS zachęca do e-wizyt: porady online bez wychodzenia z domu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozwija usługę e-wizyt, czyli wideorozmów z konsultantami ZUS. Dzięki temu każdy może uzyskać pomoc bez konieczności wizyty w placówce – wystarczy smartfon lub komputer z dostępem do internetu.

Masz świadczenie przedemerytalne i dorabiasz? Do 31 maja musisz rozliczyć się z ZUS

Osoby pobierające świadczenie przedemerytalne lub zasiłek przedemerytalny i jednocześnie dorabiające, muszą do 31 maja złożyć w ZUS-ie zaświadczenie o swoich przychodach. Brak rozliczenia może skutkować zmniejszeniem lub zawieszeniem świadczenia.

Polski rynek pracy przyciąga wykwalifikowanych pracowników z innych krajów

Polska na podium krajów UE przyciągających wykwalifikowanych pracowników. Choć do liderujących Niemiec wciąż nam daleko, Polska wyrasta na kluczowego gracza w regionie, jeśli chodzi o przyciąganie zagranicznych specjalistów.

REKLAMA

Fachowiec na samozatrudnieniu: kontrakt menadżerski z polisami asekurującymi ryzyka, które musi podejmować menadżer

Okazuje się, że odpowiednio dobrane pakiety ochronne nie tylko zwiększają bezpieczeństwo freelancerów i osób zatrudnionych w oparciu o umowę B2B, ale również stanowią atrakcyjny benefit. Może on przyciągać najlepszych specjalistów i budować lojalność wobec firmy.

Wyższe wynagrodzenia młodocianych i nowe stawki wpłat na PFRON od czerwca 2025 r. – sprawdź, ile wyniosą

Od 1 czerwca 2025 roku wzrosną minimalne wynagrodzenia pracowników młodocianych odbywających przygotowanie zawodowe oraz kwoty wpłat na PFRON. To efekt ogłoszenia przez GUS wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w pierwszym kwartale bieżącego roku. Sprawdź aktualne stawki obowiązujące w okresie wakacyjnym.

REKLAMA