Jak wysyłać pracownika za granicę

W ramach programu „Praca w Skandynawii” firma zapewnia swoim najlepszym pracownikom produkcyjnym możliwość czasowego wyjazdu na projekty realizowane przez inne jednostki Skanska w Skandynawii. Dzięki temu stwarza im szansę zdobycia dodatkowych umiejętności, doświadczeń oraz poznania kultury pracy w ich firmie w Skandynawii. Pracownicy mają również możliwość zarobienia dodatkowych pieniędzy. Jest to więc program motywacyjny, który ma za zadanie docenić i zmotywować najlepszych pracowników firmy.

Wywiad z panem Andrzejem Kulpą, menedżerem projektu odpowiedzialnym w firmie Skanska za program „Praca w Skandynawii”.

• Jakie są główne problemy związane z delegowaniem polskich pracowników za granicę?

- Przystępując do opracowania modelu wyjazdów naszych pracowników do pracy za granicę największym wyzwaniem było określenie sposobu ich delegowania.

Do wyboru mieliśmy: podróż służbową, oddelegowanie, zatrudnienie w zagranicznej jednostce Skanska. Po gruntownej analizie formalnej, prawnej, podatkowej i organizacyjnej doszliśmy do wniosku, że najodpowiedniejszym wariantem będzie zatrudnianie naszych pracowników w zagranicznej jednostce Skanska.

Rozwiązanie to przede wszystkim uwalnia naszą firmę od wielu zbędnych formalności administracyjnoprawnych, które występują zarówno w przypadku koncepcji podróży służbowej, jak i oddelegowania. Poza tym jest to bezpieczne dla naszej firmy i pracowników, przejrzyste i zrozumiałe, a także łatwe we wdrożeniu i w późniejszym funkcjonowaniu.

Polski pracownik wysyłany do pracy za granicę podpisuje umowę o pracę na czas określony z jednostką Skanska w Skandynawii, natomiast Skanska w Polsce udziela pracownikowi urlopu bezpłatnego, który zalicza się do zakładowego stażu pracy. Tym samym stosunek pracy ze Skanska w Polsce ulega zwieszeniu na czas trwania umowy zagranicznej.

Formuła podróży służbowej polega na tym, że pracownicy są nadal zatrudnieni w spółce polskiej i umowa o pracę nie wymaga żadnych zmian.

Zastosowanie konstrukcji podróży służbowej niesie za sobą jednak pewne trudności ze względu na niejasność przepisów prawnych. Przepisy podatkowe nie definiują podróży służbowej. Jedyną definicję zawiera Kodeks pracy. Zgodnie z tą definicją to polski pracodawca musi udowodnić, że pracownik wykonuje pracę na jego rzecz, a nie na rzecz jednostki zagranicznej - w naszym modelu byłoby to trudne.

Z kolei oddelegowanie, w formule którego osoba oddelegowana pozostaje pracownikiem polskiego pracodawcy, mimo że zmienia się miejsce wykonywania pracy, okazało się dla nas zbyt skomplikowane, kosztowne i rodzące wiele problemów natury formalnoprawnej.

• Jakie dokumenty muszą zostać przygotowane przez pracodawcę przed wyjazdem pracownika, a jakie musi przygotować sam zainteresowany?

- Decydując się na wybór modelu: „zatrudnienie w zagranicznej jednostce Skanska”, ograniczyliśmy do minimum liczbę dokumentów niezbędnych do wypełnienia przed wyjazdem. Właściwie jedynym wymaganym dokumentem jest potwierdzenie udzielenia urlopu bezpłatnego na czas pracy na projekcie zagranicznym. Pracodawca, a więc Skanska w Polsce, udziela tego urlopu w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy za granicą. Chcę jednak podkreślić, że tym pracodawcą zawsze jest jedna z zagranicznych jednostek Skanska. Sam pracownik przed wyjazdem nie musi w zasadzie wypełniać żadnych dokumentów. Jedynie w każdym przypadku pracownicy przesyłają do jednostki przyjmującej (np. Skanska w Szwecji) swoje szczegółowe dane personalne wraz z kopią paszportu lub dowodu osobistego. Na bazie tych informacji w lokalnym urzędzie emigracyjnym składany jest wniosek o nadanie numeru identyfikacyjnego, zgłoszenie pracownika do lokalnego urzędu podatkowego i oczywiście przygotowanie umowy o pracę na czas określony.

Poza tym w dużym stopniu pomagamy naszym pracownikom w zorganizowaniu wszelkiego rodzaju ubezpieczeń dodatkowych - choć koszty polisy ponoszą sami, jak również wspieramy ich w logistycznym zorganizowaniu podróży.

---

Dla porównania - zarówno w przypadku podróży służbowej, jak i oddelegowania pracodawca (Skanska w Polsce) i pracownik musieliby przed wyjazdem występować do wielu urzędów i instytucji w celu uzyskania niezbędnych dokumentów i formularzy, np.: druk E 101, Europejska Karta Zdrowia etc.

Wnioski aplikacyjne zgodnie z przepisami wymagają przygotowania wielu innych dodatkowych załączników, co znacznie wydłuża procedurę i wymaga dodatkowych nakładów pracy.

• Które przepisy prawne sprawiają najwięcej problemów?

- Szczerze powiedziawszy w modelu, jaki przyjęliśmy, trudno jest wskazać obszary, w których napotykamy problemy formalne, prawne czy podatkowe.

W związku z tym, że praca wykonywana jest poza granicami naszego kraju i na podstawie zagranicznej umowy o pracę, jedynymi obowiązującymi przepisami są przepisy prawa pracy i przepisy podatkowe obowiązujące na rynku lokalnym, a więc w Szwecji, Danii, Norwegii czy Finlandii. Mam tu na myśli głównie regulacje dotyczące stawek wynagrodzenia, czasu pracy, urlopów, przepisów bhp i wielu innych. Nie zapominamy również o przestrzeganiu zapisów tamtejszych układów zbiorowych pracy, które niejednokrotnie są bardzo rozbudowane i zawiłe. My jednak zawsze możemy liczyć na pełne wsparcie ekspertów z lokalnych jednostek Skanska w Skandynawii.

Oczywiście każdy z pracowników wciąż podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Przy rocznym rozliczeniu podatkowym obowiązują ich więc przepisy polskiej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz umowa z danym krajem o unikaniu podwójnego opodatkowania, których Rzeczpospolita Polska jest stroną.

Odpowiedzialność za prawidłowe roczne rozliczenie podatkowe od całości swoich dochodów leży po stronie pracowników, jednak firma służy wsparciem w prawidłowym wypełnieniu zeznania podatkowego za dany rok.

• W jaki sposób jest obliczane i wypłacane wynagrodzenie delegowanym pracownikom w Pana firmie?

- Przy ustalaniu zasad i reguł wyjazdów pracowników do pracy za granicę ważne było zapewnienie naszym ludziom warunków nie gorszych niż te, które oferowane są pracownikom szwedzkim, duńskim, norweskim czy fińskim. W związku z tym podczas pracy na zagranicznym projekcie nasi pracownicy są wynagradzani według stawek aktualnie obowiązujących na rynku lokalnym. Wszystkie warunki zawarte w umowie o pracę, w tym również wynagrodzenie, konsultowane są z lokalnymi związkami zawodowymi.

Naliczanie wynagrodzeń odbywa się w Departamencie Kadr jednostki Skanska w kraju wykonywania pracy.

Przy zastosowaniu tego rozwiązania wypłata wynagrodzenia oraz wszelkie rozliczenia podatkowe z tytułu wynagrodzenia wypłacanego przez zagraniczną jednostkę Skanska są dokonywane przez tę właśnie jednostkę na zasadach określonych w przepisach obowiązujących w kraju wykonywania pracy. Skanska w Polsce nie jest zobligowana do pełnienia jakichkolwiek obowiązków płatniczych.

Bezpośrednio po przybyciu na projekt pracownicy otwierają sobie w banku konto, na które określonego dnia każdego miesiąca trafia wynagrodzenie za pracę.

• Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiał Tomasz Dróżdż