Co zmieniło się 7 sierpnia 2026 r.? Doręczenia PFR dot. niezawarcia w terminie umowy o zarządzanie PPK

• PPK - co zmieniło się 7 sierpnia 2026 r.?
• Bardzo istotne: kiedy uznaje się wezwanie za doręczone?
• Co dzieje się po doręczeniu?
• PUE ZUS jako miejsce skutecznego doręczenia wezwania

PPK - co zmieniło się 7 sierpnia 2026 r.?

Podstawą jest ustawa z 29 maja 2026 r. o zmianie ustawy o PPK oraz ustawy covidowej, opublikowana w Dzienniku Ustaw 23 lipca 2026 r. pod poz. 989. Ustawa weszła w życie 7 sierpnia 2026 r. Od tego dnia wezwanie PFR: nie jest już wysyłane w formie papierowego listu, tylko PFR przekazuje je elektronicznie do ZUS, który udostępnia wezwanie na profilu informacyjnym podmiotu zatrudniającego w systemie teleinformatycznym ZUS. Co ważne, nie jest to jedynie możliwość wyboru przez PFR. Nowy model jest rozwiązaniem ustawowym i zastępuje dotychczasowy model papierowy.

Bardzo istotne: kiedy uznaje się wezwanie za doręczone?

To najważniejsza konsekwencja wprowadzonych zmian dla pracodawcy, ponieważ wezwanie uznaje się za doręczone w dniu, w którym zostanie odebrane na profilu ZUS lub po upływie 14 dni od dnia jego udostępnienia, nawet jeśli pracodawca go nie otworzy. Przykładowo, jeżeli PFR udostępni wezwanie 10 sierpnia, a pracodawca w ogóle go nie otworzy, po upływie ustawowych 14 dni nastąpi skutek doręczenia. Nie można więc argumentować, że „nie otrzymaliśmy wezwania, bo nikt nie zalogował się do ZUS”.

Co dzieje się po doręczeniu?

Po otrzymaniu wezwania pracodawca ma 30 dni na: zawarcie umowy o zarządzanie PPK z wyznaczoną instytucją finansową albo przekazanie PFR informacji o zawarciu umowy z inną instytucją finansową. Jeżeli natomiast firma uważa, że w ogóle nie podlega obowiązkowi PPK, nie powinna ignorować wezwania. Powinna odpowiedzieć PFR i wskazać przyczynę, dla której umowa nie została zawarta — np. odpowiednie wyłączenie ustawowe. Oficjalny portal PPK wyraźnie wskazuje na obowiązek odpowiedzi na wezwanie. Ważna rzecz: te 30 dni nie „naprawia” wcześniejszego opóźnienia. To jest szczególnie istotne. Jeżeli pracodawca już wcześniej nie zawarł umowy o zarządzanie PPK w ustawowym terminie, to zawarcie jej w ciągu 30 dni od wezwania PFR nie oznacza, że umowa została zawarta terminowo.

Oficjalny portal PPK wyjaśnia wprost, że zawarcie umowy w ciągu 30 dni od otrzymania wezwania jest nadal zawarciem umowy z naruszeniem pierwotnego ustawowego terminu. Może więc powstać odpowiedzialność przewidziana w art. 106 ustawy o PPK. Za niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie ustawa przewiduje grzywnę do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego pracodawcy w poprzednim roku obrotowym. Może to być dotkliwą karą szczególnie dla większych firm.

PUE ZUS jako miejsce skutecznego doręczenia wezwania

Od 7 sierpnia 2026 r. firma powinna traktować profil ZUS jako miejsce, w którym może zostać skutecznie doręczone wezwanie PFR dotyczące PPK. W praktyce warto więc:

• wyznaczyć osobę odpowiedzialną za monitorowanie profilu,
• zapewnić zastępstwo podczas nieobecności,
• regularnie sprawdzać korespondencję w ZUS,
• nie czekać na list polecony od PFR,
• po otrzymaniu wezwania ustalić, czy obowiązek zawarcia umowy rzeczywiście istniał i od kiedy,
• zachować dowody dotyczące statusu PPK i ewentualnej podstawy do niezawarcia umowy.

Szczególnie ważne jest ostatnie zagadnienie, ponieważ samo otrzymanie wezwania PFR nie przesądza jeszcze, że pracodawca rzeczywiście naruszył ustawę. PFR dokonuje weryfikacji na podstawie posiadanych danych, a w konkretnym przypadku mogą istnieć okoliczności powodujące brak obowiązku zawarcia umowy. Weryfikacja firm przez PFR odbywa się na dwa sposoby:

1. ZUS przekazuje PFR dane o płatnikach składek

Co kwartał PFR otrzymuje z ZUS informację o podmiotach, które deklarowały składki na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osoby zatrudnione. Czyli PFR może ustalić m.in., że dana firma:

• zatrudnia osoby,
• jest płatnikiem składek,
• może być podmiotem zobowiązanym do stosowania PPK.

2. PFR ma własną Ewidencję PPK

Instytucja finansowa, z którą firma zawiera umowę o zarządzanie PPK, zgłasza tę umowę do Ewidencji PPK prowadzonej przez PFR.

Jeżeli po wezwaniu firma nadal nie zawrze umowy albo nie wyjaśni sytuacji, PFR może przeprowadzić kolejną weryfikację. Jeżeli nadal okaże się, że obowiązek nie został wykonany, PFR może zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy.