Ukryte składniki wynagrodzenia pracownika zepsują raport o luce płacowej w 2027 r.? Auto służbowe, karta paliwowa i premia uznaniowa

• Raporty o płacach i luce płacowej - wszystkie składniki wynagrodzenia
• Raport płacowy a służbowe auto i karta paliwowa bez limitu
• Wyrównywanie nierówności premią uznaniową?

Raporty o płacach i luce płacowej - wszystkie składniki wynagrodzenia

Zapowiadane przepisy o transparentności wynagrodzeń zmuszą pracodawców do analizy niemal każdej złotówki i każdego benefitu wypłacanego pracownikom. Dla wielu firm to ostatni dzwonek na audyt i uproszczenie zagmatwanych struktur wynagradzania. Skomplikowane i przestarzałe taryfikatory stojące za wypłacanymi pensjami mogą stać się źródłem kłopotów w wielu polskich przedsiębiorstwach, kiedy zaczną obowiązywać przepisy o transparentności wynagrodzeń - firmy (w pierwszej kolejności te zatrudniające ponad 250 pracowników) będą musiały przygotowywać raporty o płacach i obliczać lukę. A to będzie tym trudniejsze, im bardziej skomplikowana struktura wynagrodzeń panuje w danej firmie.

W myśl nowej ustawy do wynagrodzenia uwzględnianego w raportowaniu luki płacowej wliczają się wszystkie jego składniki, wynikające z osobistego zaszeregowania pracownika, określone stawką godzinową lub miesięczną oraz pozostałe składniki uposażenia bez względu na ich nazwę i charakter, a także świadczenia otrzymywane od pracodawcy, pieniężne oraz niepieniężne. Uwzględnione zostaną więc:

• Wynagrodzenie zasadnicze,
• Premie i nagrody, np. zależne od wyników w pracy, bonusy świąteczne,
• Dodatki płacowe: stażowy, funkcyjny, zadaniowy, za pracę w szkodliwych warunkach,
• Prowizje, dotyczące np. handlowców,
• Wynagrodzenie za nadgodziny oraz za pracę w nocy lub w dni wolne,
• Benefity i świadczenia niepieniężne, np. dodatek mieszkaniowy, ryczałt na paliwo, karta lunchowa, pakiet medyczny lub sportowy,
• Świadczenia chorobowe (wypłacane przez pierwsze 33 dni przez pracodawcę),
• Odprawy, rekompensaty wypłacane w przypadku rozwiązania stosunku pracy.

Nie wliczają się:

• Świadczenia z zakładowego funduszu socjalnego
• Zwroty kosztów np. za pranie odzieży, delegacje, kilometrówki
• Ekwiwalenty np. za prąd w przypadku pracy zdalnej, używanie własnego sprzętu i narzędzi
• Zasiłki wypłacane przez ZUS np. macierzyński, opiekuńczy
• Programy emerytalne np. PPK.

Raport płacowy a służbowe auto i karta paliwowa bez limitu

Dokładna analiza poziomów wynagrodzeń w firmie oraz zmiennych wpływających na ich wysokość i zróżnicowanie, może prowadzić do pytania, czy obraz płac nie jest zanadto zagmatwany. Pracodawca staje przed wyzwaniem np. właściwej wyceny wartości świadczeń niepieniężnych. Jest to stosunkowo proste w przypadku świadczeń kupowanych na rynku - karta sportowa czy pakiet medyczny mają określoną wartość, za którą pracodawca je nabywa. Co jednak w przypadku auta służbowego, które może być używane również do celów prywatnych? Można doliczyć do dochodu pracownika zryczałtowaną kwotę - wątpliwości podatkowe pojawią się jednak, gdy mamy do czynienia z flotą pojazdów o bardzo zróżnicowanej wartości. Można wziąć pod uwagę koszty leasingu aut i podzielić je proporcjonalnie - np. przyjąć, że połowa kosztów miesięcznej raty stanowi benefit pracownika. Sprawa dodatkowo komplikuje się, jeśli pracownik ma kartę paliwową bez limitu.

Takie dylematy mogą prowadzić do konkluzji: być może w danej firmie składników wynagrodzenia jest zbyt dużo i zaciemniają one prawdziwy obraz sytuacji. – Składniki wynagrodzenia należy analizować na etapie wartościowania stanowisk - to wtedy tworzymy pełny obraz systemu płacowego w naszej spółce. Analizując strukturę stanowisk, przypisane do nich obowiązki i charakterystykę zadań, porównujemy składniki wynagrodzenia przysługujące na danym stanowisku. Zyskujemy też kompletną listę wszystkich składników wypłacanych przez pracodawcę. Po ich skatalogowaniu możemy się zastanowić, czy faktycznie spełniają one swoją funkcję, czy są np. pozostałością z czasów, kiedy firma pracowała w innych warunkach. Pracodawca ma pewną możliwość modyfikacji składników wynagrodzenia, a nawet eliminowania niektórych z nich, o ile nie są regulowane ustawowo, by dopasować system płacowy do swoich rzeczywistych potrzeb – wskazuje Kinga Żbikowska, starsza menedżer ds. payrollu i obsługi klienta w ADP Polska.

Wyrównywanie nierówności premią uznaniową?

W przypadku wykazania dużych nierówności płacowych w obrębie stanowisk o jednakowej wartości, pojawia się pokusa, by je wyrównać składnikami wynagrodzenia, na których wysokość pracodawca ma wpływ. Takim składnikiem jest premia uznaniowa. Tryb jej przyznawania regulowany jest artykułem 105 Kodeksu pracy, który mówi, że pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Reszta zasad przyznawania nagród znajduje się w wewnętrznych regulaminach firmy - i tu może kryć się potencjalne pole minowe.

– Choć nazwa „premia uznaniowa” sugeruje swobodę w jej przyznawaniu, to w świetle nowych przepisów wynagrodzenie, za którym nie stoją konkretne argumenty, nie ma racji bytu. W przeciwieństwie do premii regulaminowej, która przysługuje w razie spełnienia przez pracownika wymiernych rezultatów, kryteria premii uznaniowej są luźniejsze. Nadal jednak uzasadnienie musi wykazywać zasługi pracownika. Ponieważ ten składnik wynagrodzenia jest wliczany do oficjalnego raportu o luce płacowej, pracodawca nie może zasłaniać się tajemnicą – mówi Kinga Żbikowska.

Nowe przepisy zakładają odwrócony ciężar dowodu. Jeśli pracownik odkryje, że zarabia mniej niż inne osoby świadczące pracę o tej samej wartości i został poszkodowany np. w kontekście nierówno przyznawanych premii, a firma nie będzie dysponować twardymi, mierzalnymi i wolnymi od dyskryminacji dowodami na to, dlaczego przyznała mu niższe świadczenie, sprawa skazana jest na przegraną w sądzie. Wycena wkładu pracownika musi być merytoryczna – w przeciwnym razie każda „uznaniowość” zostanie uznana za ukrytą formę dyskryminacji.

Źródło: ADP