Kategorie

W jaki sposób pracodawca może kontrolować pracowników?

Donata Hermann-Marciniak
Specjalistka z zakresu Prawa Pracy. Absolwentka Studiów Podyplomowych Kadry i Płace na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego.
W jaki sposób pracodawca może kontrolować pracowników?/ Fot. Fotolia
W jaki sposób pracodawca może kontrolować pracowników?/ Fot. Fotolia
Fotolia
Pracodawca zatrudniający pracowników często korzysta z możliwości monitorowania ich pracy w celu sprawdzenia ich wydajności, jakości i rezultatów pracy. W jaki sposób pracodawca może monitorować pracowników? Za pomocą jakich urządzeń, środków może dokonywać monitoringu? Czy w każdym przypadku jest dozwolone stosowanie kontroli pracowników?

Monitorowanie to nic innego jak wykonywanie czynności kontrolnych, które można dokonywać na wiele sposobów, z użyciem różnorodnych narzędzi.

Pracodawca ma do wyboru wiele środków umożliwiających mu kontrolowanie/nadzorowanie pracowników, m.in. takich jak:

- wykorzystywanie kamer w miejscu zatrudnienia,

- rejestrowanie rozmów i analiza bilingów,

- sprawdzanie aktywności na komputerze lub monitorowanie poczty elektronicznej,

- stosowanie urządzeń umożliwiających ustalenie lokalizacji, np. poprzez użycie systemu GPS,

- skanowanie linii papilarnych lub tęczówki oka.

Pracodawca może zdecydować o wykorzystaniu różnych form monitorowania pracowników. Pracodawca ma pełne prawo korzystać z dostępnych form monitorowania. Monitoring może być nieustający, permanentny ale również sporadyczny. Może mieć charakter prewencyjny ale również może być stosowany w celu uzyskania informacji o zachowaniu danego pracownika czy grupy pracowników.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Reklama

W przepisach prawa pracy nie została uregulowania kwestia monitorowania pracowników. Ogólne przepisy Kodeksu pracy nakazują pracodawcy poszanowanie godności i innych dóbr osobistych pracownika. Ponadto Konstytucja RP nakłada na pracodawcę obowiązek poszanowania sfery życia prywatnego pracownika, ochrony jego danych osobowych, ochrony tajemnicy komunikowania się oraz gwarancji nienaruszalności mieszkania.

W związku z brakiem szczególnych regulacji w tym zakresie, pracodawca jest zobowiązany do sprecyzowania kwestii użytkowania monitoringu w zakładowym regulaminie pracy lub innym akcie wewnątrzzakładowym, z którym pracownik powinien obowiązkowo się zapoznać. Szczególną uwagę należy zwrócić na kwestie gromadzenia, przetwarzania i przechowywania danych osobowych podczas stosowania monitoringu.

Pracodawca powinien ustalić jakiego rodzaju monitoring stosuje w zakładzie pracy, określić jego granice oraz zasady użytkowania. Wszelkie działania pracodawcy służące monitorowaniu działalności pracowników nie mogą powodować nadużyć ani łamać prawa, w szczególności prawa do prywatności.

Monitoring może być stosowany wyłącznie w celu kontroli procesu pracy. Jeżeli monitoring odbywa się w taki sposób, że pracodawca nie gromadzi danych osobowych, to nie ma konieczności stosowania przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych.


Monitoring wizyjny

Monitoring wizyjny przy użyciu kamer jest jedną z najbardziej rozpowszechnionych metod kontroli. Obraz może być odtwarzany na monitorach w czasie rzeczywistym lub zapisywany i przechowywany.

Przy stosowaniu tego rodzaju monitoringu, pracodawca powinien bezwzględnie poinformować pracowników o stosowaniu tego rodzaju monitorowania obowiązującego na terenie zakładu pracy oraz o celu stosowania monitoringu wizyjnego. Ponadto pracodawca powinien użyć odpowiednich znaków ostrzegawczych przy wejściu na teren monitorowany.

Ukryte monitorowanie jest dozwolone tylko i wyłącznie wyjątkowo, gdy służy realizacji celu niemożliwego do osiągnięcia przy zastosowaniu innych metod.

Oczywiście zabronione jest umieszczanie monitoringu wizyjnego z toaletach, szatniach, w miejscach mogących naruszyć prywatność pracownika.

Monitoring za pomocą kamer nie może być wprowadzony tylko ze względu na subiektywne zapotrzebowanie pracodawcy w celu kontroli pracowników. Stosowanie monitoringu jest jednak uzasadnione ze względu na bezpieczeństwo pracowników.

Jeśli pracodawca rejestruje i archiwizuje nagrania monitoringu powinien liczyć się z dodatkowymi obowiązkami wynikającymi z przepisów o ochronie danych osobowych. Pracodawca powinien w odpowiedni sposób zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieupoważnioną, przetwarzaniem danych oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ponadto administrator danych, którym w tym przypadku jest pracodawca powinien zgłosić zbiór danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi.

Lokalizacja przez GPS, kartę SIM

Geolokalizacja pracowników oznacza możliwość określenia położenia geograficznego danej osoby przy użyciu odbiornika GPS lub za pomocą monitorowania karty SIM w telefonie komórkowym lub innych sprzęcie elektronicznym.

Najczęściej tę metodą monitorowania stosują pracodawcy zatrudniający pracowników mobilnych, np. przedstawicieli handlowych, kierowców.

Pracodawca może stosować monitorowanie pracowników przy pomocy geolokalizacji ale musi bezwzględnie poinformować pracowników o stosowaniu takiej metody monitorowania.

Zgoda pracownika na zainstalowanie systemu GPS nie jest potrzebna w przypadku gdy wynika to z konieczności kontroli obowiązków pracowniczych w godzinach pracy, a przetwarzanie danych nie narusza praw i wolności pracownika. Oczywiście poza godzinami pracy pracownika, stosowanie tej metody monitoringu jest niedozwolone.

Monitorowanie rozmów telefonicznych

Pracodawca często oddaje do dyspozycji pracowników służbowy telefon komórkowy. W takim przypadku pracodawca powinien zastrzec, że użytkowanie telefonu służy wyłącznie do celów służbowych, a pracownik nie może wykorzystywać telefonu służbowego do celów prywatnych.

Pracodawca jest właścicielem służbowego telefonu pracownika dlatego może monitorować użytkowanie telefonu poprzez analizę bilingów telefonicznych.

Pracodawca powinien precyzyjnie określić reguły użytkowania telefonu komórkowego w przepisach wewnątrzzakładowych.

Monitorowanie rozmów prywatnych pracownika jest niedopuszczalne! Podobnie jak podsłuchiwanie rozmów prywatnych nawet jeśli miałyby odbywać się w czasie pracy.


Monitorowanie komputera i poczty elektronicznej

Pracodawca jako właściciel urządzeń użytkowanych przez pracownika, ma prawo ich kontrolowania, np. poprzez stosowanie urządzeń szpiegowskich.

Uzasadnieniem stosowania monitoringu poczty elektronicznej czy przeglądarki internetowej jest potrzeba zapobiegania przekazywaniu ważnych informacji na zewnątrz zakładu pracy osobom nieuprawnionym lub zapobiegania zainfekowaniu komputera w związku z niewłaściwym użytkowaniem Internetu lub przechowania na komputerze treści niezgodnych z prawem.

Pracodawca powinien wyraźnie poinformować pracowników o stosowaniu monitoringu komputerów, czy poczty elektronicznej oraz ustalić zasady ich użytkowania w celach służbowych.

Jeżeli pracodawca wyraźnie nie zakazał użytkowania poczty służbowej do wysyłania prywatnych wiadomości, to musi liczyć się z tym, że w skrzynce mogą znajdować się wiadomości prywatne. Zezwolenie na rozsądne korzystanie z Internetu przez pracowników, powinno być wyraźnie zakomunikowane i precyzyjnie określone. Pracodawca może zezwolić na korzystanie z Internetu w celach prywatnych podczas 20-minutowej przerwy lub w wymiarze nieprzekraczającym 30 minut w ciągu dnia roboczego.

Monitoring biometryczny

Reklama

„Rozszerzenie zakresu zbieranych przez pracodawcę danych o pracownikach o dane biometryczne w postaci charakterystycznych punktów linii papilarnych przetworzonych na kod cyfrowy w celu rejestracji czasu pracy stanowi naruszenie zasady adekwatności. Przetwarzanie danych biometrycznych nie jest niezbędne dla osiągnięcia celu, jakim jest rejestracja czasu pracy. Czas pracy pracownika może być przez pracodawcę kontrolowany za pomocą innych środków, mniej ingerujących w prywatność osoby zatrudnionej zwłaszcza, jeśli dany program informatyczny obsługuje czytnik kart z kodem kreskowym jako alternatywną formę rejestracji czasu pracy” – czytamy w piśmie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Dane biometryczne to wizerunek osoby, zapis linii papilarnych palców, obraz tęczówki czy zapis głosu. Wykorzystanie przez pracodawcy tego rodzaju danych do kontroli musi być szczególnie uzasadnione, np. w przypadku grona pracowników mających dostęp do bardzo ważnych informacji lub np. do skarbca bankowego.

Sankcje dla pracodawcy

Przekroczenie granic monitorowania pracowników wiąże się z odpowiedzialnością cywilnoprawną. Wówczas pracownik, którego prywatność lub tajemnica korespondencji została naruszona może domagać się naprawienia lub usunięcia skutków naruszenia, zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty określony kwoty.

Na pracodawcy może też ciążyć odpowiedzialność karna – grzywna lub kara pozbawienia wolności. Podsłuchiwanie pracowników może być uznane za przestępstwo.

Polecamy serwis: Urlop wychowawczy

Jeśli pracodawca nieprawidłowo pozyskuje lub przetwarza dane osobowe pracownika to grozi mu odpowiedzialność administracyjna lub karna. Pracodawca przetwarzający dane wrażliwe naraża się na karę grzywny, karę ograniczenia lub pozbawienia wolności.

Aby uniknąć odpowiedzialności pracodawca powinien szczegółowo określić w przepisach wewnątrzzakładowych rodzaje stosowanego monitoringu, zasady przeprowadzania monitoringu, wskazać osoby odpowiedzialne za dokonywanie kontroli, konsultować swoje działania ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników a także zapoznać pracownika z zasadami obowiązującymi w tym zakresie w zakładzie pracy.

Podstawa prawna:

- Konstytucja rzeczypospolitej polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r.(dz.u.1997.78.483),

- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2016.922 ),

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dz.u.2014.1502),

- Pismo z dnia 15 grudnia 2009 r. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (DIS/DEC- 1261/46988/09).

Dołącz do nas na Facebooku!

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?