Dokumentowanie wypoczynku dzieci pracowników

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof) z podatku zwolnione zostały dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk (w tym również wypoczynku połączonego z nauką), pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:

• z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,
• z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.

Dopłaty do wypoczynku dzieci pracowników podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:

1. wypoczynek jest zorganizowany,
2. organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie – przy czym przepisy nie precyzują, czy ma być to podmiot, który świadczy usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (np. biuro turystyczne), czy podmiot zajmujący się statutowo tego typu działalnością,
3. forma wypoczynku nie odbiega swoim charakterem od wymienionych w przepisie form wypoczynku, takich jak wczasy (wypoczynek poza miejscem zamieszkania, którego organizatorzy za opłatą zapewniają noclegi, całodzienne wyżywienie, a niekiedy także rozrywki sportowe i kulturalne), kolonie (zorganizowany pobyt dzieci i młodzieży poza miejscem zamieszkania, dla wypoczynku w czasie wakacji), obozy (zorganizowany wypoczynek grupy ludzi, często połączony z uprawianiem sportu, doskonaleniem zawodowym, nauką języków obcych) lub zimowiska – przy czym może to być również wypoczynek połączony z nauką, pobyt na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych, leczniczo-opiekuńczych,
4. dopłata dotyczy dzieci i młodzieży uczestniczących w wypoczynku, które nie ukończyły 18 roku życia.

Do wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 78 updof form wypoczynku nie kwalifikuje się wycieczka. Celem wypoczynku jest bowiem regeneracja sił i pozbycie się zmęczenia, natomiast celem wycieczki jest zapewnienie rozrywki uczestnikom. Forma wycieczki nie odpowiada żadnej z form wymienionych w tym przepisie.

Przykład:

Czy dopłata z zfśs do wypoczynku dorosłego dziecka jest dochodem rodzica i czy pracodawca powinien doliczyć takie świadczenie do dochodu pracownika?

Zobacz także: Podstawa wymiaru zasiłku a składnik wynagrodzenia wypłacany zaliczkowo

Tak – co do zasady takie świadczenie stanowi przychód pracownika (rodzica) ze stosunku pracy w miesiącu otrzymania i podlega opodatkowaniu łącznie z jego wynagrodzeniem za pracę za ten miesiąc (art. 12 ust. 1 updof). Zwolnienie z podatku, określone w art. 21 ust. 1 pkt 78 updof, dotyczy bowiem jedynie dopłat do wypoczynku dzieci i młodzieży do ukończenia 18. roku życia.

Pełnoletniemu dziecku pracownika może zostać przyznane dofinansowanie z funduszu socjalnego do wypoczynku, jeżeli takie postanowienia zawiera obowiązujący w organizacji non profit regulamin zfśs. W takiej sytuacji dofinansowanie z zfśs do wypoczynku pełnoletniego dziecka przysługuje ze względu na łączący pracownika z zakładem pracy stosunek pracy.

Świadczenie takie nie korzysta jednak ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 updof, gdyż otrzymuje je dziecko dorosłe. Natomiast organy podatkowe skłonne są przyjmować, że będzie ono zwolnione na mocy i w granicach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 67 updof – tj. do kwoty 380 zł w skali roku. Nadwyżkę powyżej tej kwoty należy zaliczyć do podlegającego opodatkowaniu przychodu pracownika (zob. np. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 15 stycznia 2010 r., nr ILPB2/415-1028/09-3/ES).

Organizacja, jako płatnik, ma obowiązek pobrać od takiej dopłaty zaliczkę na podatek (art. 31 i art. 38 ust. 1 updof). Świadczenie to należy uwzględnić w przekazywanej pracownikowi po zakończeniu roku podatkowego imiennej informacji o uzyskanych dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od wypłaconych wynagrodzeń (PIT-11) lub rozliczyć w PIT-40.

Tylko wypoczynek zorganizowany

Obowiązek zorganizowania wypoczynku przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie oznacza, że podstawowe znaczenie ma formalnoprawne umocowanie danego podmiotu do wykonywania czynności związanych z organizowaniem wypoczynku, określone w dokumentach stanowiących podstawę funkcjonowania danego podmiotu.

Istotne jest przy tym, czy podmiot świadczący tego typu usługi wypoczynkowe czyni to zgodnie ze specjalnymi regulacjami, dotyczącymi organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży.

Stosownie do § 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (dalej: rozporządzenie), organizatorami wypoczynku mogą być szkoły i placówki, osoby prawne i fizyczne, a także jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Wymienione przez ustawodawcę w art. 21 ust. 1 pkt 78 updof formy wypoczynku (w postaci wczasów, kolonii, obozów czy zimowisk) mają na celu podkreślenie warunku uczestniczenia w formach wypoczynku zorganizowanego przez uprawnione podmioty na zasadach określonych w rozporządzeniu. Intencją ustawodawcy jest bowiem wyłączenie z zakresu zwolnienia dopłat do niezorganizowanych form wypoczynku – takich jak np. popularne „wczasy pod gruszą”.

Z tego względu dopłaty do tzw. wczasów pod gruszą dla dziecka pracownika podlegają opodatkowaniu w całości – i to niezależnie od wysokości i źródła ich finansowania, a także niezależnie od wieku dziecka. Taka forma wypoczynku nie stanowi bowiem formy „zorganizowanej”, uprawniającej do skorzystania ze zwolnienia od podatku.

Ważne!

Zorganizowanym wypoczynkiem nie są: „wczasy podgruszą”, pobyt u rodziny oraz wypoczynek organizowany na własną rękę przez rodziców (pracowników) i związany z tym pobyt dzieci w hotelach, pensjonatach, domach wczasowych czy wynajmowanych pokojach.

Przykład:

Czy zwolnienie z podatku określone w art. 21 ust. 1 pkt 78 updof ma zastosowanie w przypadku uczestnictwa dzieci w wypoczynku w ramach wczasów rodzinnych?

Tak – zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 78 updof ma zastosowanie również w przypadku, gdy wypoczynek organizowany jest równocześnie dla dzieci i rodziców. Jednak zwolnieniu z podatku podlega tylko ta część wydatku, która dotyczy dzieci i młodzieży do lat 18. W sytuacji gdy organizacja non profit dopłaca ze środków zfśs do wypoczynku dzieci i młodzieży w wieku do lat 18, zorganizowanego w formie wczasów rodzinnych, na zasadach określonych w rozporządzeniu, dopłaty te będą korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego niezależnie od ich wysokości.

Polecamy serwis: Składki na ubezpieczenie społeczne

Co istotne – od świadczeń finansowanych z zfśs (niezależnie od ich wysokości), nie odprowadza się składek na ubezpieczenia społeczne (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Wniosek o przyznanie dopłaty

Jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, wniosek o przyznanie dopłaty do wypoczynku dziecka (dzieci) pracownik organizacji składa po dokonaniu opłaty lub przedpłaty za pobyt uprawnionego dziecka (dzieci) na zorganizowanym wypoczynku. Zasady te powinny być uregulowane w przepisach wewnętrznych pracodawcy (np. w regulaminie zfśs). Pracodawca ma obowiązek zastosować zwolnienie z podatku z art. 21 ust. 1 pkt 78 updof tylko wtedy, gdy wydatek na zorganizowany wypoczynek dziecka (dzieci) do lat 18 został rzeczywiście poniesiony i odpowiednio udokumentowany.

Dowód poniesienia wydatku

Przepisy updof nie zawierają regulacji określającej, jaki dowód powinien przedstawić pracownik, który poniósł wydatek z tytułu wypoczynku dziecka (dzieci) do lat 18. To na pracowniku ciąży obowiązek przedłożenia stosownych dowodów i udowodnienia prawa do zwolnienia (zob. m.in. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 20 listopada 2012 r., nr ITPB2/415-799/12/IL).

Aby zatem dofinansowanie do wypoczynku dziecka (dzieci) pracownika mogło być zwolnione z podatku, należy przyjąć, że ma tu zastosowanie ogólna reguła, według której dowodem może być wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej – szerzej zob. wyrok WSA w Gliwicach z 1 sierpnia 2012 r., sygn. akt I SA/Gl 1143/11). W takiej sytuacji stosuje się dokumenty zwyczajowo przyjęte, jakimi są wszelkie dowody wpłaty.

Słowniczek:

Dowód wpłaty – pojęcie rozumiane szeroko, obejmuje swym zakresem zarówno rachunek lub fakturę VAT, przelew bankowy, przekaz pocztowy, dokument wpłaty w kasie podmiotu prowadzącego działalność, jak również dokumenty w języku obcym (zob. np. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 9 grudnia 2009 r., nr IBPBII/1/415-712/09/BD).

Do zastosowania zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 78 updof niezbędne jest zatem przedłożenie przez pracownika dokumentu określającego co najmniej:

• nazwę i adres podmiotu prowadzącego usługi wypoczynkowe, na rzecz którego została dokonana wpłata,
• formę wypoczynku (wczasy, w tym wczasy rodzinne, kolonie, obóz lub zimowisko),
• nazwisko i imię dziecka korzystającego ze zorganizowanej formy wypoczynku,
• nazwisko i imię osoby dokonującej zapłaty,
•  kwotę i datę dokonania zapłaty.

Ważne!

Z dowodu wpłaty powinno jednoznacznie wynikać, kto jest organizatorem wypoczynku, w jakiej formie wypoczynek był zorganizowany i w jakim okresie, kto korzystał z tego wypoczynku, oraz kto wniósł opłatę za ten wypoczynek i w jakiej wysokości.

Przykład:

Trzynastoletnia córka pracownika fundacji zachorowała i nie wyjechała na obóz ZHP. Co w sytuacji, gdy organizator obozu zwróci rodzicom opłatę za pobyt?

W praktyce może się zdarzyć, że dziecko pracownika zrezygnuje z pobytu w zorganizowanej formie wypoczynku i nastąpi zwrot dokonanych przez pracownika przedpłat. W takiej sytuacji dopłaty do wypoczynku, otrzymane z zakładu pracy, od których nie pobrano zaliczek na podatek dochodowy, będą stanowiły dla pracownika przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 updof).

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Podstawy prawne:

• ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 21
• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 749; ost.zm. Dz.U. poz. 1529
• ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 747
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 31, poz. 167
• rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania – Dz.U. Nr 12, poz. 67; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 218, poz. 1696