RODO - jakich danych osobowych ma prawo żądać pracodawca po 25 maja 2018 r.

Mimo zgody zatrudnionego pracodawca nie będzie mógł pozyskiwać informacji np. o jego światopoglądzie lub karalności. Niemożliwe będzie też zbieranie danych o kandydatach z portali internetowych.

Za zgodą podwładnego będzie można pozyskiwać o nim tylko te informacje, które są dla niego korzystne. Nawet za jego przyzwoleniem niemożliwe stanie się zdobywanie informacji np. o przekonaniach politycznych, działalności w związkach zawodowych, stanie zdrowia, karalności. Tak wynika z projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (tzw. RODO).

– W praktyce przepisy prawa pracy umożliwiają jednak pozyskiwanie przez firmę także tych danych, które są dla pracownika niekorzystne. Chodzi np. o zdobycie informacji uzasadniających zwolnienie w trybie dyscyplinarnym – tłumaczy dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Nowy model

Wspomniany projekt ustawy zakłada odmienną formułę pozyskiwania danych o pracownikach od tej przewidzianej w jego poprzedniej wersji (wówczas był to projekt ustawy – przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych). Wcześniejszy model przewidywał, że za zgodą pracownika lub kandydata do pracy firma będzie mogła zdobywać o nim praktycznie każdą informację, z wyjątkiem tych dotyczących stanu zdrowia, nałogów oraz życia seksualnego i orientacji seksualnej (oczywiście z zastrzeżeniami wynikającymi z przepisów antydyskryminacyjnych).

Nowy projekt nadal umożliwia pozyskiwanie danych za zgodą podwładnego (lub kandydata do zatrudnienia), ale szerzej określa wyjątki od tej reguły. Informacje m.in. o pochodzeniu etnicznym lub rasowym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub światopoglądowych, przynależności do związków zawodowych, zdrowiu, seksualności i orientacji seksualnej oraz wyrokach skazujących i naruszeniach prawa będzie można zdobywać jedynie, gdy jest to konieczne do wykonania przez pracodawcę obowiązku wynikającego z przepisów (czyli gdy ma wyraźną podstawę prawną). Ma to istotne znaczenie praktyczne.

– Wyraźnie zakazane będzie sprawdzanie np., czy na portalach społecznościowych dany kandydat do pracy nie umieszcza obraźliwych lub wulgarnych treści. Stanie się to niedopuszczalne, nawet jeśli sam zainteresowany się na to zgodzi. Teraz w praktyce pracodawcy przeprowadzają taki wywiad, zwłaszcza jeśli rekrutacja dotyczy eksponowanego stanowiska, a zatrudniony ma reprezentować całą firmę. Chodzi oczywiście o kwestie wizerunkowe – tłumaczy mec. Dörre-Kolasa.

W praktyce nadal będzie można pozyskiwać niektóre informacje o stanie zdrowia (np. o tym, czy dana osoba przewlekle choruje), jeśli ma to uzasadnienie ze względu na rodzaj pracy, którą ma świadczyć. W takim przypadku podstawą prawną zdobywania informacji będą przepisy bhp (zatrudniający musi zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy wszystkim podwładnym). Spośród pozostałych wyjątków istotne znaczenie dla rynku może mieć ten dotyczący niekaralności. Poprzednia wersja projektu zakładała, że wiedzę na temat tego, czy dana osoba była skazana, będzie można pozyskiwać za zgodą podwładnego.

– To jednak informacja szczególna. Można rozważać, czy jej pozyskiwanie za zgodą pracownika nie powinno być dopuszczalne w sytuacji, gdy uzasadnia to rodzaj stanowiska, o jakie ubiega się kandydat do pracy. Na pewno nie powinno być dozwolone w każdym przypadku. Dlatego ograniczenie możliwości pozyskiwania takich danych w ramach rekrutacji przewidziane w ostatniej wersji projektu jest prawidłowe – tłumaczy Katarzyna Ziółkowska, radca prawny z firmy doradczej C&C Chakowski & Ciszek.

Od lat pracodawcy postulowali jednak rozszerzenie prawa do zdobywania wiedzy o niekaralności.

– Uzyskają je pracodawcy z branży finansowej i instytucje publiczne zajmujące się tym rynkiem. W przypadku pozostałych sektorów trudno jest racjonalnie uzasadnić żądanie takiej informacji. Ona nie jest dla nich przydatna. Wielokrotnie pytałam zatrudniających, po co chcą zdobywać takie dane, i w przypadku grup kapitałowych najczęściej słyszałam odpowiedź: bo tak chce centrala. Tymczasem dla zatrudnionych to spory stres, bo przecież w rejestrach zdarzają się np. pomyłki, a od tego może zależeć kariera zawodowa – wskazuje mec. Dörre-Kolasa.

Podkreśla, że prawo pracy już teraz umożliwia pracodawcy pozyskanie informacji o skazaniu.

– Wyrok może być przyczyną rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. W uzasadnionych przypadkach pracodawca ma więc prawo pozyskiwać wiedzę o tym, czy jego podwładny nie został skazany – dodaje.

Korzystne, czyli jakie?

Dodatkowo aktualna wersja projektu przewiduje, że za zgodą pracownika lub kandydata do zatrudnienia będzie można przekazywać tylko te dane, które są dla nich korzystne. W pewnym sensie cel takiej zmiany jest zrozumiały. Pracownik będzie mógł przekazać firmie informacje o nałogach (np. paleniu papierosów), jeśli wiąże się to z możliwością uczestnictwa w prowadzonym przez firmę programie profilaktycznym (np. przewidującymi bonusy dla zatrudnionych, którzy rzucą palenie).