Kategorie

RODO - jakich danych osobowych ma prawo żądać pracodawca po 25 maja 2018 r.

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Łuksza Guza
RODO - jakich danych osobowych ma prawo żądać pracodawca po 25 maja 2018 r.
Fotolia
Za zgodą pracownika będzie można pozyskiwać o nim tylko te informacje, które są dla niego korzystne. Od 25 maja 2018 r. ważne zmiany dla wszystkich pracodawców w związku z nowymi przepisami prawa dotyczących ochrony danych osobowych.

Mimo zgody zatrudnionego pracodawca nie będzie mógł pozyskiwać informacji np. o jego światopoglądzie lub karalności. Niemożliwe będzie też zbieranie danych o kandydatach z portali internetowych.

Za zgodą podwładnego będzie można pozyskiwać o nim tylko te informacje, które są dla niego korzystne. Nawet za jego przyzwoleniem niemożliwe stanie się zdobywanie informacji np. o przekonaniach politycznych, działalności w związkach zawodowych, stanie zdrowia, karalności. Tak wynika z projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (tzw. RODO).

– W praktyce przepisy prawa pracy umożliwiają jednak pozyskiwanie przez firmę także tych danych, które są dla pracownika niekorzystne. Chodzi np. o zdobycie informacji uzasadniających zwolnienie w trybie dyscyplinarnym – tłumaczy dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Nowy model

Reklama

Wspomniany projekt ustawy zakłada odmienną formułę pozyskiwania danych o pracownikach od tej przewidzianej w jego poprzedniej wersji (wówczas był to projekt ustawy – przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych). Wcześniejszy model przewidywał, że za zgodą pracownika lub kandydata do pracy firma będzie mogła zdobywać o nim praktycznie każdą informację, z wyjątkiem tych dotyczących stanu zdrowia, nałogów oraz życia seksualnego i orientacji seksualnej (oczywiście z zastrzeżeniami wynikającymi z przepisów antydyskryminacyjnych).

Nowy projekt nadal umożliwia pozyskiwanie danych za zgodą podwładnego (lub kandydata do zatrudnienia), ale szerzej określa wyjątki od tej reguły. Informacje m.in. o pochodzeniu etnicznym lub rasowym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub światopoglądowych, przynależności do związków zawodowych, zdrowiu, seksualności i orientacji seksualnej oraz wyrokach skazujących i naruszeniach prawa będzie można zdobywać jedynie, gdy jest to konieczne do wykonania przez pracodawcę obowiązku wynikającego z przepisów (czyli gdy ma wyraźną podstawę prawną). Ma to istotne znaczenie praktyczne.

– Wyraźnie zakazane będzie sprawdzanie np., czy na portalach społecznościowych dany kandydat do pracy nie umieszcza obraźliwych lub wulgarnych treści. Stanie się to niedopuszczalne, nawet jeśli sam zainteresowany się na to zgodzi. Teraz w praktyce pracodawcy przeprowadzają taki wywiad, zwłaszcza jeśli rekrutacja dotyczy eksponowanego stanowiska, a zatrudniony ma reprezentować całą firmę. Chodzi oczywiście o kwestie wizerunkowe – tłumaczy mec. Dörre-Kolasa.

Reklama

W praktyce nadal będzie można pozyskiwać niektóre informacje o stanie zdrowia (np. o tym, czy dana osoba przewlekle choruje), jeśli ma to uzasadnienie ze względu na rodzaj pracy, którą ma świadczyć. W takim przypadku podstawą prawną zdobywania informacji będą przepisy bhp (zatrudniający musi zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy wszystkim podwładnym). Spośród pozostałych wyjątków istotne znaczenie dla rynku może mieć ten dotyczący niekaralności. Poprzednia wersja projektu zakładała, że wiedzę na temat tego, czy dana osoba była skazana, będzie można pozyskiwać za zgodą podwładnego.

– To jednak informacja szczególna. Można rozważać, czy jej pozyskiwanie za zgodą pracownika nie powinno być dopuszczalne w sytuacji, gdy uzasadnia to rodzaj stanowiska, o jakie ubiega się kandydat do pracy. Na pewno nie powinno być dozwolone w każdym przypadku. Dlatego ograniczenie możliwości pozyskiwania takich danych w ramach rekrutacji przewidziane w ostatniej wersji projektu jest prawidłowe – tłumaczy Katarzyna Ziółkowska, radca prawny z firmy doradczej C&C Chakowski & Ciszek.

Od lat pracodawcy postulowali jednak rozszerzenie prawa do zdobywania wiedzy o niekaralności.

– Uzyskają je pracodawcy z branży finansowej i instytucje publiczne zajmujące się tym rynkiem. W przypadku pozostałych sektorów trudno jest racjonalnie uzasadnić żądanie takiej informacji. Ona nie jest dla nich przydatna. Wielokrotnie pytałam zatrudniających, po co chcą zdobywać takie dane, i w przypadku grup kapitałowych najczęściej słyszałam odpowiedź: bo tak chce centrala. Tymczasem dla zatrudnionych to spory stres, bo przecież w rejestrach zdarzają się np. pomyłki, a od tego może zależeć kariera zawodowa – wskazuje mec. Dörre-Kolasa.

Podkreśla, że prawo pracy już teraz umożliwia pracodawcy pozyskanie informacji o skazaniu.

– Wyrok może być przyczyną rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. W uzasadnionych przypadkach pracodawca ma więc prawo pozyskiwać wiedzę o tym, czy jego podwładny nie został skazany – dodaje.

Korzystne, czyli jakie?

Dodatkowo aktualna wersja projektu przewiduje, że za zgodą pracownika lub kandydata do zatrudnienia będzie można przekazywać tylko te dane, które są dla nich korzystne. W pewnym sensie cel takiej zmiany jest zrozumiały. Pracownik będzie mógł przekazać firmie informacje o nałogach (np. paleniu papierosów), jeśli wiąże się to z możliwością uczestnictwa w prowadzonym przez firmę programie profilaktycznym (np. przewidującymi bonusy dla zatrudnionych, którzy rzucą palenie).


– W takiej sytuacji pracodawca będzie jednak balansował na granicy prawa, bo informacja o nałogach (np. problemach z alkoholem) może być zakwalifikowana jako ta dotycząca stanu zdrowia, której pozyskiwać nie wolno, dopóki nie przewiduje tego przepis prawa – zauważa mec. Katarzyna Ziółkowska.

Dodatkowo trudno będzie obiektywnie określić, czy przekazanie konkretnych danych działa na korzyść pracownika. Kandydaci do pracy często sami wskazują np. w CV dodatkowe umiejętności lub kwalifikacje, bo ogłoszenia o pracę są często tak sprofilowane, że bez spełnienia konkretnych wymagań (np. prawo jazdy określonej kategorii) nie mają szansy na zatrudnienie. O zgodę na przekazanie konkretnych danych będzie mógł jednak wystąpić także sam pracodawca (np. o informację o posiadanym prawie jazdy). Prowokuje to pytanie o to, czy np. zatrudniony będzie w ogóle w stanie ocenić, czy przekazanie konkretnych danych poprawia, czy też pogarsza jego sytuację.

– To nieczytelna norma. Do tej pory organy odpowiedzialne za nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych starały się ograniczać zakres informacji, jakie można pozyskiwać. A omawiany przepis dopuszcza możliwość przetwarzania nieokreślonych informacji. Mam nadzieję, że zostanie on zmieniony w trakcie dalszych prac legislacyjnych nad projektem – uważa mec. Katarzyna Ziółkowska.

Jednocześnie odmowa udzielenia pewnych danych nie będzie mogła wywoływać żadnych negatywnych konsekwencji dla podwładnego (w szczególności nie będzie mogła być podstawą do odmowy zatrudnienia kandydata albo zwolnienia pracownika). Trudno wyobrazić sobie, jak firmy i zatrudnieni mają stosować tak nieostre przepisy.

– Trzeba też pamiętać, że prawo pracy zezwala w praktyce na pozyskiwanie informacji o pracowniku, które nie działają na jego korzyść. Jeśli np. w firmie dokonano kradzieży, to pracodawca może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające i uzyskać informacje o zachowaniu lub działaniu konkretnych zatrudnionych – tłumaczy mec. Dörre-Kolasa.

Podkreśla, że w kontekście zgody pracodawcy powinni też pamiętać o konieczności jej udokumentowania.

– Samo przekazanie np. CV z informacjami o kandydacie wykraczającymi poza katalog danych, których może żądać pracodawca, nie jest wystarczające. W praktyce oznacza ono, że zainteresowany etatem zgodził się w ten sposób na ich pozyskanie, ale pracodawca nie będzie mógł tej zgody udokumentować. A to jego obowiązek – dodaje.

Etap legislacyjny: Czeka na przyjęcie przez rząd

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?