Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy

P. Kuźniar Aleksander
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika. Każdy pracodawca, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, musi założyć i prowadzić taką ewidencję w zakresie przewidzianym przepisami prawa pracy.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy ciąży na pracodawcy od pierwszego dnia zatrudnienia pracownika. Nie ma przy tym znaczenia, w jakim systemie i rozkładzie czasu pracy jest zatrudniony pracownik. W każdym bowiem z systemów (podstawowym, równoważnym, przerywanym, weekendowym, zadaniowym, skróconego tygodnia pracy, w ruchu ciągłym) taki obowiązek spoczywa na pracodawcy.

Często zdarza się, że pracodawcy błędnie interpretują postanowienia Kodeksu pracy, zgodnie z którymi w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy czy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Zapis ten w żadnym razie nie oznacza, że w stosunku do ww. grup pracowników nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Przesądza on jedynie o braku konieczności ewidencjonowania godzin pracy, a nie możliwości w ogóle nieprowadzenia takiego dokumentu.

Zagrożenie
Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy choćby jednego pracownika, popełnia wykroczenie zagrożone karą grzywny.

Ponadto nieprowadzenie takiej dokumentacji będzie wywierało negatywne konsekwencje dla pracodawcy w przypadku ewentualnego procesu sądowego pracownika o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Wówczas to nie tylko pracownik będzie musiał dowodzić, że w takich godzinach pracował, lecz jednocześnie na pracodawcy będzie spoczywał ciężar udowodnienia, że pracownik nie wykonywał takiej pracy bądź wykonywał, ale w mniejszym wymiarze niż wskazany w pozwie.

Forma ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy poszczególnych pracowników powinna być prowadzona w formie indywidualnych kart czasu pracy. Dla każdego z pracowników zakładu pracodawca powinien zatem prowadzić taką kartę oddzielnie. Nie może być ona prowadzona jako zbiór danych dotyczący kilku pracowników. Dlatego listy obecności, które są bardzo często praktykowane wśród pracodawców, nie spełniają tego warunku, gdyż na jednej liście podpisuje się przeważnie kilku lub kilkunastu pracowników. Nie ma natomiast znaczenia, jaki okres będą obejmowały poszczególne karty ewidencji czasu pracy. Mogą być one tygodniowe, miesięczne lub roczne, jednak najczęściej stosowane ze względów praktycznych są karty miesięczne.

WAŻNE!
Ewidencja czasu pracy może być również prowadzona przez pracodawców w formie elektronicznej.

Najczęściej przybiera to formę elektronicznego rejestrowania wejść i wyjść pracowników z pracy bądź komputerowego ewidencjonowania czasu pracy za pomocą odpowiedniego programu. Nie ma przeszkód, by czas pracy pracowników ewidencjonować w takiej formie, jeżeli ewidencja czasu pracy będzie zawierała wszystkie niezbędne informacje. Ponadto musi istnieć możliwość wydruku z tych programów indywidualnej ewidencji, odrębnie dla każdego z pracowników.

Zakres informacji

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników w taki sposób, aby mógł na jej podstawie ustalić ich wynagrodzenie oraz inne świadczenia związane z pracą. W kartach tych należy ewidencjonować następujące informacje: czas pracy w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Ponadto w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca ma obowiązek uwzględniać w prowadzonej ewidencji również ich czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Najczęściej popełniane błędy
Każdy z pracodawców jest zobowiązany do wskazywania w prowadzonej ewidencji, jaka była aktywność zawodowa pracownika każdego dnia. Czas pracy pracownika w poszczególnych dniach - dobach powinien być zatem szczegółowo ewidencjonowany. W tym bowiem zakresie najczęściej zdarzają się nieprawidłowości. Wpisywanie w ewidencji wyłącznie liczby godzin przepracowanych przez pracownika w danym dniu, np. 8 czy 10, najczęściej nie może być uznane za prawidłowe. Taki sposób ewidencjonowania czasu pracy w poszczególnych dobach może być stosowany wyłącznie w przypadku, gdy pracownicy wykonują pracę na jednej zmianie w ściśle określonych stałych godzinach. W pozostałych przypadkach ewidencjonowanie czasu pracy powinno wskazywać godziny rozpoczynania i kończenia pracy przez pracowników w poszczególnych dobach. Tylko taki sposób ewidencjonowania czasu pracy pozwala ocenić przestrzeganie przez pracodawcę np. obowiązku zapewnienia pracownikom odpoczynków dobowych i tygodniowych.

Szczególnie ważne jest to w przypadku pracowników wykonujących pracę na zmiany. Gdyby bowiem pracownik wykonywał pracę na drugą zmianę w godz. od 14.00 do 22.00 i następnie w tej samej dobie pracowniczej ponownie rozpoczął pracę o godz. 6.00 dnia następnego, po jedynie 8 godzinach nieprzerwanego odpoczynku, a w ewidencji wpisano by mu pracę w obu tych dniach jako 8 godzin, to z takiej ewidencji nie wynikałaby zarówno praca bez należnego odpoczynku dobowego pracownika, jak również konieczność wypłaty mu odpowiedniego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Również częstym błędem popełnianym przez pracodawców przy ewidencjonowaniu czasu pracy jest mylenie doby astronomicznej z dobą pracowniczą zdefiniowaną w Kodeksie pracy. Jeżeli pracownik rozpoczął pracę w porze nocnej np. 3 września br. o godz. 22.00 i pracował do godz. 6.00 4 września, to w prowadzonej dokumentacji powinno mu być zaewidencjonowane 3 września, kiedy to rozpoczęła się jego doba pracownicza. W przeciwnym razie pracodawca może się narazić na zarzut nierzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy. Ponadto ewidencjonowanie takiej pracy w kolejnym dniu, czyli zgodnie z powyższym przykładem 4 września br., powodowałoby np., że pracownik, który rozpoczął pracę w niedzielę o godz. 22.00 i pracował do godz. 6.00 w poniedziałek, nie miałby w ogóle wykazanej pracy w niedzielę (za pracę w niedzielę lub święto uważa się pracę wykonywaną między godz. 6.00 w tym dniu a godz. 6.00 w następnym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina).

W przypadku gdy pracownik wykonywał pracę w niedzielę, święto lub inny dzień wolny wynikający z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia czasu pracy i za pracę w tym dniu otrzymuje inny dzień wolny, należy w prowadzonej ewidencji wskazać konkretnie, za który dzień pracy otrzymał dany dzień wolny. Można to uczynić wpisując w pustej kratce ewidencji, oznaczającej dzień wolny pracownika, datę dnia, za który pracownik ten wolny dzień otrzymał. W przypadku udzielania pracownikowi na jego wniosek czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych, do kart ewidencji czasu pracy muszą być dołączone wnioski pracownika w tym zakresie.

Niezwykle ważną kwestią w prowadzeniu ewidencji czasu pracy jest jej rzetelność. Jeżeli pracownik na polecenie pracodawcy wykonywał w jednym dniu pracę dłużej np. o 2 godziny (łącznie przepracował 10 godzin), a następnego dnia na wniosek pracownika został mu udzielony w zamian czas wolny i przepracował on tylko 6 godzin, to właśnie taki wymiar czasu pracy powinien być mu w każdym z tych dni wskazany w ewidencji (10 godzin jednego dnia i 6 godzin drugiego). Nie jest natomiast dopuszczalne wpisanie pracownikowi w obu tych dniach po 8 godzin, co jest często praktykowane wśród pracodawców. Podobnie należy postępować w przypadku, gdy np. pracownik wykonywał pracę w niedzielę, za którą miał wolny poniedziałek, a w ewidencji czasu pracy zaznacza się pracę w poniedziałek, natomiast w niedzielę już nie.


Podstawa prawna:
- art. 128 § 3 pkt 1, art. 149, art. 1519 § 2 Kodeksu pracy,
- § 8 pkt 1, § 8a rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Treść jest dostępna bezpłatnie,
wystarczy zarejestrować się w serwisie

Załóż konto aby otrzymać dostęp do pełnej bazy artykułów oraz wszystkich narzędzi

Posiadasz już konto? Zaloguj się.
Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »
Komplet: Kodeks pracy, Czas Pracy, Wynagrodzenia 2022
Komplet: Kodeks pracy, Czas Pracy, Wynagrodzenia 2022
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Święta i dni wolne od pracy w Polsce
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Dniami wolnymi od pracy zgodnie z ustawą z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy są:
    poniedziałki
    środy
    piątki
    niedziele
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    44 proc. Polaków myśli o zmianie pracy na lepiej płatną
    44 proc. Polaków jest obecnie bardziej skłonnych do zmiany pracy na lepiej płatną ze względu na inflację; podobny odsetek ankietowanych starał się w ciągu ostatniego roku o podwyżkę z powodu wzrostu cen.
    Odpływ obywateli Ukrainy z regionalnego rynku pracy?
    Odpływ obywateli Ukrainy z regionalnego rynku pracy po 24 lutego br. jest zauważalny; napływ uchodźców z pewnością go nie uzupełni - stwierdził dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie Andrzej Pruszkowski.
    Zniesienie stanu epidemii a postojowe
    Jeszcze tylko do 16 sierpnia przedsiębiorcy i osoby wykonujące umowy cywilnoprawne, którzy odczuli negatywne skutki występowania w Polsce Covid-19, mają czas na złożenie wniosku o wypłatę tzw. postojowego.
    Niedziela handlowa – czerwiec 2022
    Niedziela handlowa — czerwiec 2022 ma 4 niedziele. Czy 5 czerwca, 12 czerwca, 19 czerwca lub 26 czerwca to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?
    Boże Ciało 2022 - czy jest wolne od pracy?
    Czy Boże Ciało jest dniem wolnym od pracy? Kiedy wypada? Czy można wtedy załatwić sprawy urzędowe albo zrobić zakupy?
    Europejskie Dni Pracodawców 2022
    W dniach 16 – 20 maja 2022 r. odbywa się Europejski Tydzień Umiejętności Zawodowych, w ramach którego sieć Europejskich Publicznych Służb Zatrudnienia organizuje Europejskie Dni Pracodawców 2022.
    1/3 uchodźców zamierza zostać w Polsce przez co najmniej trzy lata
    – Około 30 proc. wszystkich uchodźców wstępnie deklaruje chęć pozostania w Polsce na najbliższe trzy lata. Niektórzy po prostu nie mają dokąd wracać – mówi Artem Zozulia, prezes zarządu Fundacji Ukraina. Podkreśla, że organizacje pozarządowe nie są w stanie dalej same dźwigać ciężaru, jaki wiąże się z pomocą ukraińskim uchodźcom. Potrzebne im są wsparcie i długofalowe plany działań pomocowych, m.in. w zakresie integracji w Polsce, rozpoczęciu pracy zarobkowej czy znalezieniu pomocy psychologicznej.
    KRUS - nowa obowiązująca stawka odsetek za zwłokę
    Ustalono nową stawkę odsetek za zwłokę. Ile wynosi?
    Więcej płatników składek i ubezpieczonych
    Pod koniec kwietnia 2022 r. zarejestrowanych w ZUS płatników składek było 2,8 mln, a ubezpieczonych - 16,1 mln, w tym cudzoziemców - 970 tys. Liczby te rosną z miesiąca na miesiąc i są znacznie wyższe niż przed wybuchem epidemii.
    Pracownice handlu w miejscowościach turystycznych alarmują: będziemy pracować ponad siły
    Pracownicy dyskontów pracujący nad morzem obawiają się nadchodzącego sezonu letniego. Do stowarzyszenia STOP Nieuczciwym Pracodawcom trafia duża ilość wiadomości, że ruch rośnie z dnia na dzień, a pracowników zamiast przybywać… ubywa.
    Barometr Ofert Pracy spadł o 5 pkt.
    Barometr Ofert Pracy spadł do 413,5 pkt. w kwietniu z 418,5 pkt. w marcu br. Napięcie geopolityczne, a także inflacja negatywnie wpłyną na zapotrzebowanie na pracę.
    Zniesienie stanu epidemii a przepisy prawa pracy
    Zakończenie stanu epidemii w Polsce nie wprowadza zmian w przepisach prawa pracy - obowiązujący od poniedziałku stan zagrożenia epidemicznego podtrzymuje dotychczasowe regulacje dotyczące m.in. wykonywania pracy zdalnej, kierowania pracowników na zaległy urlop oraz na okresowe badania lekarskie.
    Zmiany w ścieżce awansu zawodowego nauczycieli
    Projekt nowelizacji Karty Nauczyciela zakłada likwidację stopni nauczyciela stażysty i nauczyciela kontraktowego. Po czterech latach pracy w szkole nauczyciel będzie mógł zdać egzamin na nauczyciela mianowanego. Zmiany mają obowiązywać od 1 września 2022 r.
    Do kogo właściwie mówisz?
    Z punktu widzenia sukcesu opowieści bardzo ważne jest to, aby dopasować ją do publiczności. Historia, która przypadnie do gustu grupie dwudziestoparolatków po kilku piwach, niekoniecznie spodoba się rekruterowi podczas rozmowy kwalifikacyjnej, klientowi podczas spotkania biznesowego czy twoim ultrakonserwatywnym teściom. Od czego zatem zacząć?
    Google pomoże zdobyć kompetencje cyfrowe młodym ludziom
    „Umiejętności Jutra” czy „Kompetencje Jutra” to programy, dzięki którym młodzi ludzie będą mogli zdobyć kompetencje cyfrowe i budować karierę w branży marketingu internetowego. Eksperci w tej dziedzini będą mogli liczyć nie tylko na pewne zatrudnienie, ale i niezwykle atrakcyjne zarobki.
    2022: zmiany w wynagrodzeniach i modyfikacje Polskiego Ładu
    Polski Ład nadal podlega zmianom — w lipcu 2022 pojawią się nowe. Jakie będą zmiany w wynagrodzeniach od lipca 2022?
    Praca pielęgniarek i położnych: kwalifikacje, ale także wrażliwość
    Praca pielęgniarek i położnych wymaga nie tylko wysokich kwalifikacji, ale także wrażliwości, empatii, poświęcenia i umiejętności zrozumienia człowieka w jego cierpieniu – z okazji Międzynarodowego Dnia Pielęgniarki i Położnej przekazało PPOZ.
    Prawa pracowników firm objętych sankcjami
    Umieszczenie firmy wspierającej agresję Rosji na Ukrainę na liście sankcyjnej MSWiA oznacza dla jej pracowników w Polsce natychmiastowe odebranie źródła utrzymania. Rzecznik Praw Obywatelskich w piśmie do ministerstwa rodziny wyjaśnia, że przepisy powinny przewidywać ochronę ich praw.
    Efektywność pracowników wzrosła po pandemii
    Przed wprowadzeniem innowacji należy dobrze zastanowić się, które z nich będą najkorzystniejsze dla naszej firmy – mówiła Erin Meyer, profesor w INSEAD, międzynarodowej szkole biznesu, podczas kongresu Impact’22, który odbył się w dniach 11-12 maja w Poznaniu.
    Kij, czy marchewka? Prawne możliwości zmniejszania poziomu nieplanowanych absencji
    Kilkanaście lat temu w Stanach Zjednoczonych przeprowadzono badania, z których wynikało, że tylko jeden na pięć powodów nieplanowanej nieobecności pracownika to choroba. Pozostałe cztery to sprawy rodzinne, stres, powody osobiste i brak wyraźnej przyczyny. Można założyć, że mimo upływu czasu sytuacja w polskich zakładach pracy wygląda podobnie. Czy pracodawcy są w takim razie bezsilni?
    Ukraińcy powinni zgłosić w ZUS wyjazd z Polski
    Obywatele Ukrainy, którym ZUS wypłaci pieniądze z programów 500+ i rodzinnego kapitału opiekuńczego muszą poinformować Zakład o wyjeździe z Polski. Pobieranie pieniędzy pomimo utraty prawa do ich otrzymywania skutkować będzie koniecznością ich zwrotu wraz z odsetkami.
    Rola psychiki w osiąganiu sukcesów biznesowych
    Rola psychiki w osiąganiu sukcesów biznesowych jest ogromna. Jakie predyspozycje są więc potrzebne do założenia firmy? Kto sprawdzi się jako lider, a kto jako szeregowy pracownik?
    Upadki z wysokości zmorą polskiego budownictwa
    40 proc. ofiar wypadków na placach budowy zginęło z powodu braku sprzętu ochronnego – powiedział zastępca Głównego Inspektora Pracy Jarosław Leśniewski.
    Zatrudnianie młodocianych podczas wakacji
    Wakacje to dla młodzieży czas wypoczynku. Są jednak tacy, którzy w tym okresie decydują się na podjęcie pracy. Przepisy Kodeksu pracy umożliwiają zatrudnienie osoby młodocianej, jednak są pewne warunki. Jakie?
    Czy składki ZUS ulegają przedawnieniu?
    Co się stanie, jeśli składki ZUS nie zostaną opłacone w terminie lub należytej wysokości? Czy nastąpi ich przedawnienie?