Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy ciąży na pracodawcy od pierwszego dnia zatrudnienia pracownika. Nie ma przy tym znaczenia, w jakim systemie i rozkładzie czasu pracy jest zatrudniony pracownik. W każdym bowiem z systemów (podstawowym, równoważnym, przerywanym, weekendowym, zadaniowym, skróconego tygodnia pracy, w ruchu ciągłym) taki obowiązek spoczywa na pracodawcy.

Często zdarza się, że pracodawcy błędnie interpretują postanowienia Kodeksu pracy, zgodnie z którymi w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy czy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Zapis ten w żadnym razie nie oznacza, że w stosunku do ww. grup pracowników nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Przesądza on jedynie o braku konieczności ewidencjonowania godzin pracy, a nie możliwości w ogóle nieprowadzenia takiego dokumentu.

Zagrożenie
Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy choćby jednego pracownika, popełnia wykroczenie zagrożone karą grzywny.
Ponadto nieprowadzenie takiej dokumentacji będzie wywierało negatywne konsekwencje dla pracodawcy w przypadku ewentualnego procesu sądowego pracownika o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Wówczas to nie tylko pracownik będzie musiał dowodzić, że w takich godzinach pracował, lecz jednocześnie na pracodawcy będzie spoczywał ciężar udowodnienia, że pracownik nie wykonywał takiej pracy bądź wykonywał, ale w mniejszym wymiarze niż wskazany w pozwie.

Forma ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy poszczególnych pracowników powinna być prowadzona w formie indywidualnych kart czasu pracy. Dla każdego z pracowników zakładu pracodawca powinien zatem prowadzić taką kartę oddzielnie. Nie może być ona prowadzona jako zbiór danych dotyczący kilku pracowników. Dlatego listy obecności, które są bardzo często praktykowane wśród pracodawców, nie spełniają tego warunku, gdyż na jednej liście podpisuje się przeważnie kilku lub kilkunastu pracowników. Nie ma natomiast znaczenia, jaki okres będą obejmowały poszczególne karty ewidencji czasu pracy. Mogą być one tygodniowe, miesięczne lub roczne, jednak najczęściej stosowane ze względów praktycznych są karty miesięczne.

WAŻNE!
Ewidencja czasu pracy może być również prowadzona przez pracodawców w formie elektronicznej.
Najczęściej przybiera to formę elektronicznego rejestrowania wejść i wyjść pracowników z pracy bądź komputerowego ewidencjonowania czasu pracy za pomocą odpowiedniego programu. Nie ma przeszkód, by czas pracy pracowników ewidencjonować w takiej formie, jeżeli ewidencja czasu pracy będzie zawierała wszystkie niezbędne informacje. Ponadto musi istnieć możliwość wydruku z tych programów indywidualnej ewidencji, odrębnie dla każdego z pracowników.

Zakres informacji

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników w taki sposób, aby mógł na jej podstawie ustalić ich wynagrodzenie oraz inne świadczenia związane z pracą. W kartach tych należy ewidencjonować następujące informacje: czas pracy w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Ponadto w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca ma obowiązek uwzględniać w prowadzonej ewidencji również ich czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Najczęściej popełniane błędy
Każdy z pracodawców jest zobowiązany do wskazywania w prowadzonej ewidencji, jaka była aktywność zawodowa pracownika każdego dnia. Czas pracy pracownika w poszczególnych dniach - dobach powinien być zatem szczegółowo ewidencjonowany. W tym bowiem zakresie najczęściej zdarzają się nieprawidłowości. Wpisywanie w ewidencji wyłącznie liczby godzin przepracowanych przez pracownika w danym dniu, np. 8 czy 10, najczęściej nie może być uznane za prawidłowe. Taki sposób ewidencjonowania czasu pracy w poszczególnych dobach może być stosowany wyłącznie w przypadku, gdy pracownicy wykonują pracę na jednej zmianie w ściśle określonych stałych godzinach. W pozostałych przypadkach ewidencjonowanie czasu pracy powinno wskazywać godziny rozpoczynania i kończenia pracy przez pracowników w poszczególnych dobach. Tylko taki sposób ewidencjonowania czasu pracy pozwala ocenić przestrzeganie przez pracodawcę np. obowiązku zapewnienia pracownikom odpoczynków dobowych i tygodniowych.

Szczególnie ważne jest to w przypadku pracowników wykonujących pracę na zmiany. Gdyby bowiem pracownik wykonywał pracę na drugą zmianę w godz. od 14.00 do 22.00 i następnie w tej samej dobie pracowniczej ponownie rozpoczął pracę o godz. 6.00 dnia następnego, po jedynie 8 godzinach nieprzerwanego odpoczynku, a w ewidencji wpisano by mu pracę w obu tych dniach jako 8 godzin, to z takiej ewidencji nie wynikałaby zarówno praca bez należnego odpoczynku dobowego pracownika, jak również konieczność wypłaty mu odpowiedniego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Również częstym błędem popełnianym przez pracodawców przy ewidencjonowaniu czasu pracy jest mylenie doby astronomicznej z dobą pracowniczą zdefiniowaną w Kodeksie pracy. Jeżeli pracownik rozpoczął pracę w porze nocnej np. 3 września br. o godz. 22.00 i pracował do godz. 6.00 4 września, to w prowadzonej dokumentacji powinno mu być zaewidencjonowane 3 września, kiedy to rozpoczęła się jego doba pracownicza. W przeciwnym razie pracodawca może się narazić na zarzut nierzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy. Ponadto ewidencjonowanie takiej pracy w kolejnym dniu, czyli zgodnie z powyższym przykładem 4 września br., powodowałoby np., że pracownik, który rozpoczął pracę w niedzielę o godz. 22.00 i pracował do godz. 6.00 w poniedziałek, nie miałby w ogóle wykazanej pracy w niedzielę (za pracę w niedzielę lub święto uważa się pracę wykonywaną między godz. 6.00 w tym dniu a godz. 6.00 w następnym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina).

W przypadku gdy pracownik wykonywał pracę w niedzielę, święto lub inny dzień wolny wynikający z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia czasu pracy i za pracę w tym dniu otrzymuje inny dzień wolny, należy w prowadzonej ewidencji wskazać konkretnie, za który dzień pracy otrzymał dany dzień wolny. Można to uczynić wpisując w pustej kratce ewidencji, oznaczającej dzień wolny pracownika, datę dnia, za który pracownik ten wolny dzień otrzymał. W przypadku udzielania pracownikowi na jego wniosek czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych, do kart ewidencji czasu pracy muszą być dołączone wnioski pracownika w tym zakresie.

Niezwykle ważną kwestią w prowadzeniu ewidencji czasu pracy jest jej rzetelność. Jeżeli pracownik na polecenie pracodawcy wykonywał w jednym dniu pracę dłużej np. o 2 godziny (łącznie przepracował 10 godzin), a następnego dnia na wniosek pracownika został mu udzielony w zamian czas wolny i przepracował on tylko 6 godzin, to właśnie taki wymiar czasu pracy powinien być mu w każdym z tych dni wskazany w ewidencji (10 godzin jednego dnia i 6 godzin drugiego). Nie jest natomiast dopuszczalne wpisanie pracownikowi w obu tych dniach po 8 godzin, co jest często praktykowane wśród pracodawców. Podobnie należy postępować w przypadku, gdy np. pracownik wykonywał pracę w niedzielę, za którą miał wolny poniedziałek, a w ewidencji czasu pracy zaznacza się pracę w poniedziałek, natomiast w niedzielę już nie.


Podstawa prawna:
- art. 128 § 3 pkt 1, art. 149, art. 151⁹ § 2 Kodeksu pracy,
- § 8 pkt 1, § 8a rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).