Czy harmonogram czasu pracy powinien być uzgadniany ze związkami zawodowymi

Mogą Państwo zaprzestać przeprowadzania ze związkami konsultacji w sprawie grafików czasu pracy pracowników i podawania informacji w tym zakresie na tablicy ogłoszeń. Stosowana przez Państwa praktyka nie ma żadnego uzasadnienia w przepisach prawnych. Związki zawodowe bezpodstawnie domagają się utrzymania dotychczasowego sposobu planowania pracy.

UZASADNIENIE

Mogą Państwo opracowywać harmonogramy (grafiki) pracy dla każdego z pracowników bez potrzeby konsultowania tej sprawy z działającymi u Państwa związkami zawodowymi. Wywieszenie grafiku pracy poszczególnych pracowników stanowi natomiast naruszenie ochrony danych osobowych tych pracowników.

WAŻNE!

Pracodawca nie ma obowiązku ustalać harmonogramu czasu pracy ze związkami zawodowymi.

Zakładowe organizacje związkowe brały zapewne udział przy ustalaniu treści regulaminu pracy (zakładowego układu zbiorowego pracy). W tych dokumentach powinny zostać wprowadzone postanowienia ustalające systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe, obowiązujące w Państwa firmie. Postanowienia regulaminu pracy powinny być zatem znane każdemu pracownikowi i działaczowi związkowemu.

WAŻNE!

Harmonogram pracy konkretyzuje rozkład czasu pracy poszczególnych pracowników i jest skierowany przez pracodawcę bezpośrednio do konkretnych pracowników, z pominięciem związków zawodowych.

PRZYKŁAD

Do regulaminu pracy zostało wprowadzone postanowienie, które dotyczy kierowców komunikacji miejskiej, następującej treści: „Kierowców obowiązuje równoważny system czasu pracy. Czas pracy tych pracowników nie może przekroczyć 10 godzin na dobę w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. Rozkład czasu pracy dla każdego z pracowników, określający dni i godziny pracy, a także dni wolne od pracy, będzie ustalany w grafikach czasu pracy sporządzonych na okres rozliczeniowy, najpóźniej na 14 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Grafiki pracy będą przekazywane przez dyspozytora poszczególnym pracownikom w wersji papierowej”. Takie ustalenie rozkładu czasu pracy oraz planowania pracy jest prawidłowe.

Na podstawie postanowień regulaminu pracy dotyczących czasu pracy można w harmonogramach pracy szczegółowo określić rozkład czasu pracy poszczególnych pracowników na dany okres rozliczeniowy. Obowiązek tworzenia harmonogramu pracy nie wynika z żadnych przepisów prawa pracy. Wynika on z potrzeb danego zakładu pracy, ze względu na specyfikę jego funkcjonowania czy potrzeby organizacyjne. Ma to miejsce wówczas, jeżeli pracownicy w ramach ustalonego systemu czasu pracy pracują w różnych rozkładach czasu pracy, w wydłużonym dobowym wymiarze czasu pracy, na zmiany, w różnych terminach korzystają z dni wolnych. Opracowywanie harmonogramów pracy jest wówczas wręcz konieczne i powinno być podawane do wiadomości poszczególnych pracowników z wyprzedzeniem. Należy pamiętać, że nieprawidłowe ustalenie harmonogramu naruszające przepisy o czasie pracy jest wykroczeniem i podlega karze grzywny.

Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, przetwarzanie danych jest dopuszczalne, jeśli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnień lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby. Przetwarzanie danych osobowych, polegające na umieszczeniu na tablicy ogłoszeń informacji o planie pracy pracownika bez jego zgody, nie jest zgodne z prawem.

Podstawa prawna:

• art. 22¹ § 5, art. 150 Kodeksu pracy,
• art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Orzecznictwo uzupełniające:

• Pracodawca jest zobowiązany nie tylko zatrudniać pracownika zgodnie z ustalonym rodzajem pracy i we właściwym miejscu, ale także w stosownym wymiarze i rozkładzie czasu pracy. (Wyrok Sądu Najwyższego z 2 czerwca 1995 r., I PR 1/95, OSNAP 1996/3/48)
• Samo powoływanie się przez administratora danych na usprawiedliwione cele nie przesądza jeszcze o dopuszczalności udostępnienia danych osobowych bez zgody osoby, której one dotyczą. Konieczne jest dokonanie ustaleń, czy tego rodzaju udostępnienie nie narusza prywatności osoby, której dane dotyczą, czy w istocie spełnione są wszystkie przesłanki pozwalające na zastosowanie art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). (Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 23 kwietnia 2007 r.. II SA/Wa 2287/06)