Jak ograniczyć przeciwproduktywne zachowania pracowników?

Zachowania przeciwproduktywne to intencjonalne, czyli podejmowane z premedytacją, działania pracownika, niezależnie od szczebla w hierarchii organizacyjnej, które łamią normy, zasady lub wartości, obowiązujące w organizacji, stwarzając w ten sposób zagrożenie dla pomyślnej realizacji celów organizacji i/lub dobrostanu współpracowników. Większość zachowań przeciwproduktywnych można zaklasyfikować do trzech głównych typów:

• Typ S – zachowania motywowane osobistymi korzyściami; zaliczamy tu na przykład kradzież własności firmy w celu jej przywłaszczenia lub odsprzedania z zyskiem albo też nielegalne wykorzystywanie własności firmy do realizowania własnych celów biznesowych.
• Typ O – zachowania ukierunkowane na przysporzenie organizacji dodatkowych, lecz nielegalnie zdobytych, korzyści; zaliczamy tu różnego rodzaju „naginanie prawa”, np. „kreatywną księgowość”.
• Typ D – zachowania destrukcyjne, do których należą m.in. sabotaż oraz agresja wobec współpracowników, podwładnych lub przełożonych.

Inny podział zachowań przeciwproduktywnych wskazuje na następujące ich rodzaje:

• Interpersonalne – zachowania agresywne związane z werbalną lub fizyczną przemocą wobec współpracowników, podwładnych lub przełożonych m.in. w postaci grożenia, obrażania, znęcania się (mobbing).
• Organizacyjne – zachowania związane z własnością firmy, w tym jej kradzieżą lub celowym niszczeniem (sabotaż), albo zachowania związane z wykonaniem w pracy, w tym liczne nieusprawiedliwione absencje, notoryczne spóźnianie się do pracy lub nierzetelne, niedbałe wykonywanie obowiązków zawodowych

Różne oblicza przeciwproduktywności

Niezależnie od przyjętych podziałów, wszystkie zachowania przeciwproduktywne łączy jedno – łamią one zasady przyjęte w danej organizacji, zaś w konsekwencji prowadzą, jak sama nazwa wskazuje, do mniejszej produktywności. Ponadto zachowania przeciwproduktywne typu D mają negatywny wpływ na współpracowników. Mogą prowadzić do konfliktów w zespole, zaś w konsekwencji do atmosfery, która nie sprzyja wydajnej pracy i prowadzi do nadmiernej rotacji, zwłaszcza wśród utalentowanych i ambitnych pracowników, którzy w takiej sytuacji są skłonni szukać lepszych warunków pracy. Należy także zaznaczyć, że zachowania przeciwproduktywne związane z własnością firmy lub wykonaniem pracy także nie pozostają obojętne dla współpracowników. Wydajność zespołu zmniejszy się, jeśli nie może on używać potrzebnego sprzętu, gdyż został on celowo uszkodzony. Podobnie produktywność zespołu będzie mniejsza, jeśli część osób z zespołu będzie często się spóźniała do pracy lub niedbale wykonywała swoje obowiązki.

Ważnym celem każdej organizacji powinno być minimalizowanie zachowań przeciwproduktywnych wśród personelu. Realizacja tego celu wymaga zrozumienia przyczyn niepożądanych zachowań.

Lepiej zapobiegać niż...

Zachowania przeciwproduktywne, jak inne zachowania, są konsekwencją jednoczesnego działania przynajmniej dwóch kluczowych czynników: presji osobowości (charakterystycznego dla danej osoby sposobu działania) oraz sposobności sytuacyjnej (okazji do zachowania się w określony sposób). Dążąc do zminimalizowania zachowań przeciwproduktywnych w organizacji, należy kontrolować jeden lub drugi czynnik, a najlepiej oba. Przy czym czynnik związany z presją osobowości może być kontrolowany już na etapie selekcji zawodowej. Osoby, które mają skłonność do zachowywania się w sposób przeciwproduktywny, mogą być identyfikowane i odrzucane podczas badań testowych na etapie „wejścia do organizacji”.

Osobowość funkcjonalna

W przypadku presji osobowości związanej z zachowaniami przeciwproduktywnymi często mówimy o takich cechach, jak uczciwość lub prawość. Osoby uczciwe i prawe nie angażują się w zachowania przeciwproduktywne. Co ciekawe, takie cechy osobowości, jak uczciwość lub prawość można badać odpowiednimi testami, ponieważ w sensie psychologicznym są to tzw. cechy złożone. Innymi słowy, mówiąc o uczciwości lub prawości, mamy na myśli kilka cech, które rozważane razem, w sposób systemowy, pozwalają nam wnioskować o skłonności danej osoby do angażowania się w zachowania przeciwproduktywne. Z tego powodu, kiedy psychologowie mówią o uczciwości lub prawości w pracy, posługują się terminem osobowości funkcjonalnej. To syndrom trzech cech osobowości zaliczanych do kanonu Wielkiej Piątki: sumienności, ugodowości oraz stabilności emocjonalnej. Kandydaci do pracy, którzy cechują się jednocześnie sumiennością, ugodowością oraz stabilnością emocjonalną, posiadają osobowość funkcjonalną, czyli przejawiają niską skłonność do angażowania się w zachowania przeciwproduktywne. Dlaczego właśnie te cechy są ważne?

Dlatego, że każda z nich wskazuje na predyspozycje kandydata do zachowywania się w sposób przewidywalny, a zarazem rozsądny, w trzech kluczowych obszarach, mianowicie motywacyjnym, interpersonalnym oraz emocjonalnym.

Właściwie dobrany kandydat

Sumienność odpowiada za przewidywalność w obszarze motywacyjnym. Osoba sumienna jest zazwyczaj wysoce umotywowana i skłonna do rzetelnego wywiązywania się z obowiązków zawodowych. Można więc na nią liczyć. Ugodowość wiąże się z kolei z przewidywalnością w obszarze interpersonalnym. Osoba ugodowa zorientowana jest na współpracę oraz szacunek dla norm zespołowych lub organizacyjnych. W konsekwencji raczej stoi na straży zasad i wartości niż je łamie. Stabilność emocjonalna oznacza zaś przewidywalność w obszarze emocjonalnym. Osoby stabilne emocjonalnie są racjonalne, otwarte na argumenty i dyskusję, a ponadto potrafią kontrolować własne impulsy i zachcianki. W konsekwencji osoba jednocześnie sumienna, ugodowa i stabilna emocjonalnie wykazuje predyspozycje do zachowań, które są przeciwieństwem aktywności przeciwproduktywnej. W praktyce oznacza to, że w trakcie selekcji zawodowej, oprócz badania kwalifikacji i kompetencji kandydata do pracy, warto zbadać jego profil osobowości i sprawdzić, czy cechuje go także osobowość funkcjonalna. Użyteczne w tym kontekście będą wszystkie rzetelne kwestionariusze osobowości, które oparte są na koncepcji Wielkiej Piątki. Należy jednak pamiętać o tym, aby wyżej wymienione cechy rozważać systemowo, przy uwzględnieniu kontekstu, czyli wymagań stanowiska pracy. Nie zawsze optymalnym wyborem będzie kandydat bardzo ugodowy. Na stanowiskach wymagających tzw. odwagi kierowniczej sprawdzi się raczej osoba umiarkowanie ugodowa lub wręcz umiarkowanie nieugodowa. Ważne, aby pozostałe dwie cechy były u takiej osoby na wysokim poziomie.

Sytuacyjna sposobność

Oprócz presji osobowości drugą kluczową przyczyną zachowań przeciwproduktywnych jest sposobność sytuacyjna. Nawet jeśli selekcja zawodowa pozwoli nam dobrać do zespołu wyłącznie współpracowników o osobowości funkcjonalnej, to nadal trzeba czynić starania o minimalizowanie okazji zachęcających lub prowokujących do angażowania się w zachowania przeciwproduktywne. Badania wskazują, że jednym z najsilniejszych bodźców motywujących ludzi do zachowywania się w sposób przeciwproduktywny jest odczuwane przez nich poczucie niesprawiedliwego traktowania przez współpracowników lub przełożonych. Takie odczucia są najbardziej prawdopodobne u osób niestabilnych emocjonalnie. Mogą one mieć niekiedy wrażenie, że są traktowane niesprawiedliwie, nawet jeśli to odczucie nie ma żadnego pokrycia w faktach. Tym niemniej nawet osoby stabilne emocjonalnie mogą mieć takie odczucia, jeśli są rzeczywiście traktowane w sposób niesprawiedliwy.

Ważne, aby menedżerowie zaangażowani w zwiększanie wydajności pracy pamiętali o dbaniu o sposób, w jaki traktują swoich podwładnych, oraz o atmosferę w swoim zespole.

Wskazówki dla menedżera – dbałość o sprawiedliwe traktowanie pracowników

• Jeśli potraktowałeś pracownika w sposób niesprawiedliwy lub grubiański, przeproś go szczerze i możliwie jak najszybciej.
• Okazuj pracownikom szacunek i traktuj ich z godnością, w szczególności, jeśli musisz im przekazać negatywną informację zwrotną, na przykład o niskiej ocenie jakości lub wyników ich pracy.
• Swoim zachowaniem dawaj przykład współpracownikom, na czym polegają etyczne i pożądane zachowania w pracy. W szczególności zachowuj niewzruszony spokój w obliczu prowokacji oraz piętnuj publicznie każdy pomysł, który oznaczałby zachowanie się w sposób nieetyczny lub wręcz niezgodny z prawem – niezależnie od kogo on pochodzi.
• Menedżerom skłonnym do unoszenia się gniewem, którzy często z tego powodu prowokują konflikty w zarządzanych przez nich zespołach, warto zafundować sesje coachingu ukierunkowane na udoskonalenie umiejętności panowania nad własnymi emocjami oraz komunikowania się z innymi.
• W przypadku identyfikacji zachowań agresywnych w zespole, np. znęcania się, należy natychmiast fizycznie odseparować ofiarę i prześladowcę. W praktyce wymaga to przeniesienia prześladowcy do innego działu, niekiedy oddziału lub po prostu jego zwolnienie.
• W sytuacji naruszania przez pracowników regulaminu pracy i zasad obowiązujących w organizacji, związanych na przykład z punktualnością oraz rzetelnością wykonywania obowiązków zawodowych należy odwoływać się do postanowień umownych lub regulaminów oraz w sposób szybki i bezwyjątkowy stosować sankcje przewidziane w umowie lub regulaminie pracy.