Audyt personalny w organizacji

Audyt personalny jest jednym z elementów innych audytów przeprowadzanych w przedsiębiorstwie, np. wewnętrznego, jakości, menedżerskiego, organizacyjnego lub samodzielnym narzędziem doskonalącym zarządzanie zasobami ludzkimi. Jest to działanie mające charakter doradczy i monitorujący. Polega na usystematyzowanym, niezależnym, metodycznym badaniu i ocenie zasobów ludzkich oraz systemu funkcji personalnej, który ma na celu ich doskonalenie poprzez sprawdzenie zgodności stanu obecnego z przyjętymi standardami lub wzorcami. Następstwem działań audytu personalnego jest informacja, która pozwala określić możliwości przedsiębiorstwa do tworzenia wartości w obszarze funkcji personalnej. Celem tego audytu jest uzyskanie informacji określających mocne i słabe strony w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, które są podstawą do podejmowania działań korygujących i udoskonalających.

Cechy audytu personalnego

Ważnym aspektem audytu jest przestrzeganie norm etycznych, a mianowicie: poszanowanie prawa, profesjonalność standardów pracy, staranność wykonywania zadań w procesie diagnozowania i oceny, zachowanie bezstronności i niezależności w formułowaniu opinii.

Aby proces audytu personalnego był maksymalnie obiektywny i spełniał swoją funkcję organizacyjną, muszą być udostępnione wszelkie źródła informacji, te pierwotne – analizy stanu obecnego tworzone na potrzeby audytu, jak również te wtórne – strategia personalna, plany pracy i wskaźniki wykonania tych planów, regulaminy, zarządzenia, procedury, opisy stanowisk pracy. Niezwykle istotna jest również akceptacja kierownictwa i pracowników przeprowadzanego audytu.

Rodzaje i zakres audytu funkcji personalnej

Zakres audytu personalnego to diagnoza samego personelu oraz systemu zarządzania zasobami ludzkimi i może się odbywać na poziomie jednostki, grupy lub całej organizacji. W audycie personalnym badaniom podlegają szczególnie:

• kompetencje i motywacja pracowników,
• efektywność i koszty pracy,
• stan oraz struktura zatrudnienia,
• fluktuacja wewnętrzna i zewnętrzna.

Na poziomie jednostki badaniu podlega indywidualny potencjał pracy, wyniki pracy poszczególnych osób i ich zachowania. Na poziomie grupy i całej organizacji badane są interakcje wewnątrz zespołów pracowniczych i grup nieformalnych oraz zachowań zachodzących pomiędzy nimi, a szczególnie przywództwo i cykl życia zespołu pracowniczego. I tu badaniu podlegają również potencjał i efekty pracy oraz osiągane rezultaty pracy grupy.

Można wyróżnić różne formy audytu personalnego. Jedną z nich jest ogólny model zarządzania zasobami ludzkimi, gdzie wyróżnia się następujące obszary działań:

• strategia ZZL,
• podmioty i organizację procesów w obszarze funkcji personalnej,
• metody i techniki ZZL,
• efekty ZZL,
• strategię, strukturę i kulturę organizacji jako czynniki determinujące ZZL,
• otoczenie funkcji personalnej.

Kolejną formą opisywanego audytu jest układ rodzajowy, wykorzystywany przy dokonywaniu audytów cząstkowych systemu funkcji personalnej. Na podstawie tego kryterium można wyróżnić audyty: rekrutacji i derekrutacji, zarządzania efektami, systemu ocen okresowych, wynagrodzeń, rozwoju personelu, obsługi administracyjnej.

---

Inną formą audytu personalnego jest podejście od strony procesów personalnych, czyli analiza i ocena uwarunkowań, przebiegów i efektów procesów personalnych. Audyt uwarunkowań obejmuje swoim zakresem czynniki wewnętrzne i zewnętrzne, które wpływają na przebieg oraz wyniki procesów personalnych. W gronie czynników wewnętrznych istotne znaczenie ma audyt strategii firmy, jej struktury i kultury organizacyjnej. Natomiast celem audytu przebiegu jest wyszczególnienie składników tworzących wartości, oraz tych, które wartości nie tworzą. Audyt efektów to diagnoza i ocena cech, zachowań oraz wyników działań w ramach procesów i subprocesów personalnych.

Aby audyt personalny był skuteczny bez względu na jego cel, rodzaj i zakres, konieczne jest opracowanie i przestrzeganie odpowiedniej procedury uwzględniającej specyfikę i standardy organizacji. Procedura ta powinna określać: cel audytu, jego przedmiot i zakres, standardy badania i oceny, zadania i odpowiedzialność uczestników audytu, identyfikację stanu faktycznego w badanym zakresie, weryfikację i interpretację ustaleń, a także opracowanie raportu, który zawiera ocenę i rekomendacje.

Standardy stosowane w audycie

Zasadniczą kwestią prawidłowego przeprowadzenia audytu personalnego są właściwe standardy oceny stanu zasobów ludzkich i istniejącego systemu zarządzania nimi. Mogą to być standardy wypracowane wewnątrz organizacji, na potrzeby wewnętrznego audytu personalnego (wymogi strategii firmy, zasady polityki personalnej), jak też zewnętrzne, stosowane przez audytora zewnętrznego.

Właściwe przeprowadzenie audytu funkcji personalnej bądź jej części wymusza szczegółowe rozpisanie stosowanych standardów na wskaźniki, za pomocą których dany standard będzie analizowany, jednocześnie dostarczenie dowodów w formie dokumentów, zaobserwowanych zdarzeń i opinii uczestników audytów, które pozwolą ocenić poziom danego wskaźnika w audytowanej organizacji.

Zadaniem audytora jest ocena adekwatności i wiarygodności dostarczonych dowodów oraz stwierdzenie, czy są one użyteczne i wystarczające do dokonania oceny. Wykonane analizy wraz z oceną powinny być zawarte w raporcie, który ma zwięzłą i przejrzystą formę, zawiera rekomendacje i ewentualne załączniki dokumentujące stwierdzone fakty oraz dokonane oceny.

Korzyści i ryzyko związane z audytem

Przeprowadzenie audytu personalnego w firmie może przynieść wiele korzyści, m.in.:

• określenie wkładu w funkcjonowanie organizacji, jaki wnosi dział personalny,
• profesjonalizacja wizerunku działu personalnego,
• wpływ na podniesienie poziomu odpowiedzialności i profesjonalizmu pracowników działu personalnego,
• określenie zakresu obowiązków i odpowiedzialności działu personalnego,
• stymulowanie spójności polityki i działań w obszarze zasobów ludzkich,
• dookreślenie ewentualnych istotnych problemów personalnych,
• zapewnienie zgodności działań organizacji z wymogami prawa,
• optymalizacja kosztów pracy przez udoskonalenie stosowanych procedur,
• przyczynianie się do akceptacji koniecznych zmian roli i miejsca działu personalnego,
• dokonanie przeglądu systemu informacji personalnej w firmie.

Realizacja audytów personalnych to także ryzyko, które wynika ze specyfiki przedmiotu audytu, interdyscyplinarności funkcji personalnej oraz obiektywnych ograniczeń w zakresie pomiaru, co może prowadzić do niedokładnych, uproszczonych lub błędnych ocen. Ryzykiem mogą być również: czynniki kulturowe, proceduralne oraz kompetencyjne zleceniodawców oraz osób przeprowadzających audyty, a także ewentualne naciski kierownictwa organizacji na zdobycie pozytywnych wyników audytu. Dlatego też bardzo istotne jest przestrzeganie omówionych wyżej zasad i procedur, a tylko wtedy audyt personalny będzie narzędziem skutecznym w doskonaleniu procesu zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji.

---

Cechy audytu personalnego

• obiektywna ocena i usprawnienie
• uproszczenie stosowanych działań
• przyjęcie standardów stanowiących punkt odniesienia w badaniu i ocenie
• współpraca audytora z pracownikami i kierownikami
• usystematyzowany i zgodny z ustaloną procedurą sposób postępowania
• niezależność audytora w prowadzeniu badań i formułowaniu ocen
• przedstawienie raportu, będącego podstawą do stworzenia planu korekt i usprawnień w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi

Rodzaje audytu funkcji personalnej

• planowe i nadzwyczajne
• wewnętrzne i zewnętrzne
• wstępne i pogłębione
• kompleksowe i wycinkowe

Tabela

Przykładowy uproszczony plan audytu personalnego

Przedsięwzięcia	Czas realizacji
Analiza i usprawnienie dokumentacji związanej z zatrudnieniem (stosowanych rozwiązań, wzorów, poprawności formalnej i merytorycznej)	między 1 a 2 tygodniem
Analiza i udoskonalenie regulaminów dotyczących procesu pracy – regulaminu organizacyjnego, pracy, wynagradzania (w tym propozycje ulepszeń lub nowych rozwiązań w zakresie organizacji pracy, czasu pracy, systemów wynagradzania, taryfikatorów itd.)	między 2 a 5 tygodniem
Analiza i doskonalenie (lub przygotowanie nowych) dokumentów dotyczących procedur zatrudniania (rekrutacji i zatrudniania, adaptacji nowych pracowników, szkoleń i rozwoju zawodowego)	między 4 a 8 tygodniem
Dostosowanie organizacji i podziału pracy działu kadr do wymogów przedsiębiorstwa i sytuacji w otoczeniu rynkowym	między 6 a 12 tygodniem

Źródło: J. Marciniak, Audyt funkcji personalnej w przedsiębiorstwie, Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2005