REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Outsourcing usług biurowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Małgorzata Szafarz

REKLAMA

Outsourcing to jedna z najbardziej efektywnych strategii zarządzania. Pozwala ona przedsiębiorstwu skoncentrować się na zasadniczej sferze działalności, podczas gdy pozostałe zadania wykonują firmy zewnętrzne.

Pierwszą definicją outsourcingu była myśl wypowiedziana w 1923 r. przez Henry''ego Forda: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili. Powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej”.

Po pół wieku cały światowy rynek przyznał rację Fordowi, a outsourcing stale zyskiwał na popularności. Jeszcze 40 lat temu zaledwie 20 proc. firm na świecie korzystało z usług firm zewnętrznych. Obecnie wskaźnik ten wynosi już 90 proc. Dane pokazują, że większość firm z listy „Fortune 500” z powodzeniem korzysta z usług outsourcingowych.

Obce źródła lepsze

Outsourcing (z ang. outside-resource-using) oznacza dosłownie korzystanie ze źródeł zewnętrznych. Jego istotą jest delegowanie, zlecanie realizacji określonych zadań firmie zewnętrznej, specjalizującej się w danej dziedzinie.

W takim przypadku zleceniodawca ma możliwość w pełni zająć się swoją podstawową działalnością. Przy takiej współpracy zakłada się, że firma outsourcingowa wykona zlecone prace lepiej i bardziej profesjonalnie, gdyż wchodzą one w zakres jej podstawowej działalności biznesowej, w której się specjalizuje. Harvard Business Review uznał outsourcing za największe odkrycie ostatnich 75 lat, gdyż powoli wyznacza on nowy trend oraz kierunek światowego rozwoju gospodarczego.

Praktyka pokazuje, że zlecać firmom zewnętrznym można prawie wszystko, najczęściej są to jednak następujące zadania:
- prowadzenie księgowości,
- prowadzenie sekretariatu,
- obsługa korespondencji,
- prowadzenie recepcji,
- sprzątanie wewnątrz budynku,
- utrzymanie czystości przed budynkiem, opieka nad zielenią,
- naprawy, konserwacja,
- administrowanie budynkiem,
- zarządzanie flotą samochodową,
- usługi informatyczne,
- transport,
- catering,
- organizacja szkoleń,
- public relations,
- promocja i marketing,
- organizacja szkoleń,
- usługi doradcze.

Partnerstwo i profesjonalizm

Specjaliści zakładają, że outsourcing w znacznym stopniu przyczyni się do rozwoju rynku usług oraz wzrostu ich jakości i profesjonalizmu. Wąska specjalizacja jest bowiem najlepszym rozwiązaniem w sytuacji, gdy stałe obniżanie kosztów decyduje o sukcesie rynkowym danej firmy.

Pozytywnymi konsekwencjami coraz szerszego wykorzystywania outsourcingu jest właśnie owa specjalizacja pracy oraz stosunkowo szeroki dostęp do najnowszych osiągnięć technologii w danej dziedzinie. Co ważne, outsourcing buduje między zleceniodawcą i zleceniobiorcą relacje o cechach partnerstwa. Obu stronom zależy bowiem na racjonalnym ograniczeniu kosztów oraz na świadczeniu usług nacechowanych maksymalnym stopniem profesjonalizmu.

Celem takiej wzajemnej współpracy jest maksymalizacja zysków obu stron, dlatego umowy na świadczenie usług outsourcingowych są przeważnie kontraktami długoterminowymi - często zawieranymi na okres 3-10 lat. Dają one obu partnerom gwarancję stałości i zaufania oraz profesjonalizmu świadczonych usług.

W zależności od potrzeb wyróżniamy następujące umowy outsourcingowe:
- umowa długookresowa stała,
- jednorazowe wynagrodzenie za przygotowanie koncepcji, doradztwo lub konkretny projekt,
- wynagrodzenie stałe zryczałtowane lub proporcjonalne do zysków, płatności w ratach miesięcznych.

Same korzyści

Specjaliści twierdzą, że outsourcing ma same zalety. Dlaczego?

Po pierwsze - pozwala na obniżenie kosztów, ponieważ firma nie musi tworzyć i utrzymywać dodatkowych stanowisk pracy, nie musi też ponosić wydatków na ubezpieczenia zdrowotne, emerytalne czy szkolenia pracowników. Także koszty związane chorobami, urlopami wypoczynkowymi oraz wychowawczymi pracowników spadają na firmę outsourcingową.

Po drugie - korzystanie z outsourcingu pozwala w wyraźny sposób podnieść jakość świadczonych usług bez konieczności samodzielnego tworzenia odpowiednich struktur służbowych, wymagających sporych nakładów i obciążania firmy dodatkowymi zadaniami.

Po trzecie - outsourcing umożliwia korzystanie z usług doświadczonych i profesjonalnych specjalistów, których zatrudnienie na etat byłoby dla firmy zbyt kosztowne.

Po czwarte - strategia ta pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy - firma outsourcingowa pracuje bowiem wtedy, gdy pojawia się konkretne zadanie do wykonania. Dzięki temu firma zlecająca może utrzymać optymalną liczbę etatów.

Po piąte - outsourcing umożliwia dostęp do najnowszych osiągnięć z dziedziny zarządzania i organizacji, a także wyspecjalizowanej, nowoczesnej technologii. Ryzyko związane z jej starzeniem się ponosi firma outsourcingowa, na którą spadają wszelkie koszty, związane z jej modernizacją. Nie bez znaczenia jest również podniesienie bezpieczeństwa firmy, dostęp do specjalistów z wielu dziedzin czy wyższa elastyczność działania.

Krok po kroku

Gdy w firmie zapadła decyzja o konieczności lub zasadności powierzenia części zadań specjalistom z zewnątrz, warto dokładnie zaplanować sobie najpierw samo wdrożenie, a następnie monitorowanie usług outsourcingowych.

Proces wdrożenia outsourcingu można przeprowadzić w pięciu etapach:
- analiza potrzeb i zasadności wprowadzenia usług outsourcingu oraz określenie, które funkcje mają być wydzielone,
- planowanie procesu wdrożenia, w czasie którego przygotowuje się procedury współpracy,
- realizacja,
- monitoring efektywności usługi outsourcingu,
- ewentualna modyfikacja funkcjonowania procesu outsourcingu.

Rynek usług outsourcingowych na pewno będzie się rozwijał. Wielu przedsiębiorców przekonało się bowiem, że jest to jedno z najtańszych, najwygodniejszych i najbardziej skutecznych rozwiązań, podnoszących jednocześnie rynkową konkurencyjność firmy.

Małgorzata Szafarz

Portal Biurowy NoweBiuro.pl

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA