REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Outsourcing usług biurowych

Małgorzata Szafarz

REKLAMA

Outsourcing to jedna z najbardziej efektywnych strategii zarządzania. Pozwala ona przedsiębiorstwu skoncentrować się na zasadniczej sferze działalności, podczas gdy pozostałe zadania wykonują firmy zewnętrzne.

Pierwszą definicją outsourcingu była myśl wypowiedziana w 1923 r. przez Henry''ego Forda: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili. Powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej”.

Po pół wieku cały światowy rynek przyznał rację Fordowi, a outsourcing stale zyskiwał na popularności. Jeszcze 40 lat temu zaledwie 20 proc. firm na świecie korzystało z usług firm zewnętrznych. Obecnie wskaźnik ten wynosi już 90 proc. Dane pokazują, że większość firm z listy „Fortune 500” z powodzeniem korzysta z usług outsourcingowych.

Obce źródła lepsze

Outsourcing (z ang. outside-resource-using) oznacza dosłownie korzystanie ze źródeł zewnętrznych. Jego istotą jest delegowanie, zlecanie realizacji określonych zadań firmie zewnętrznej, specjalizującej się w danej dziedzinie.

W takim przypadku zleceniodawca ma możliwość w pełni zająć się swoją podstawową działalnością. Przy takiej współpracy zakłada się, że firma outsourcingowa wykona zlecone prace lepiej i bardziej profesjonalnie, gdyż wchodzą one w zakres jej podstawowej działalności biznesowej, w której się specjalizuje. Harvard Business Review uznał outsourcing za największe odkrycie ostatnich 75 lat, gdyż powoli wyznacza on nowy trend oraz kierunek światowego rozwoju gospodarczego.

Praktyka pokazuje, że zlecać firmom zewnętrznym można prawie wszystko, najczęściej są to jednak następujące zadania:
- prowadzenie księgowości,
- prowadzenie sekretariatu,
- obsługa korespondencji,
- prowadzenie recepcji,
- sprzątanie wewnątrz budynku,
- utrzymanie czystości przed budynkiem, opieka nad zielenią,
- naprawy, konserwacja,
- administrowanie budynkiem,
- zarządzanie flotą samochodową,
- usługi informatyczne,
- transport,
- catering,
- organizacja szkoleń,
- public relations,
- promocja i marketing,
- organizacja szkoleń,
- usługi doradcze.

Partnerstwo i profesjonalizm

Specjaliści zakładają, że outsourcing w znacznym stopniu przyczyni się do rozwoju rynku usług oraz wzrostu ich jakości i profesjonalizmu. Wąska specjalizacja jest bowiem najlepszym rozwiązaniem w sytuacji, gdy stałe obniżanie kosztów decyduje o sukcesie rynkowym danej firmy.

Pozytywnymi konsekwencjami coraz szerszego wykorzystywania outsourcingu jest właśnie owa specjalizacja pracy oraz stosunkowo szeroki dostęp do najnowszych osiągnięć technologii w danej dziedzinie. Co ważne, outsourcing buduje między zleceniodawcą i zleceniobiorcą relacje o cechach partnerstwa. Obu stronom zależy bowiem na racjonalnym ograniczeniu kosztów oraz na świadczeniu usług nacechowanych maksymalnym stopniem profesjonalizmu.

Celem takiej wzajemnej współpracy jest maksymalizacja zysków obu stron, dlatego umowy na świadczenie usług outsourcingowych są przeważnie kontraktami długoterminowymi - często zawieranymi na okres 3-10 lat. Dają one obu partnerom gwarancję stałości i zaufania oraz profesjonalizmu świadczonych usług.

W zależności od potrzeb wyróżniamy następujące umowy outsourcingowe:
- umowa długookresowa stała,
- jednorazowe wynagrodzenie za przygotowanie koncepcji, doradztwo lub konkretny projekt,
- wynagrodzenie stałe zryczałtowane lub proporcjonalne do zysków, płatności w ratach miesięcznych.

Same korzyści

Specjaliści twierdzą, że outsourcing ma same zalety. Dlaczego?

Po pierwsze - pozwala na obniżenie kosztów, ponieważ firma nie musi tworzyć i utrzymywać dodatkowych stanowisk pracy, nie musi też ponosić wydatków na ubezpieczenia zdrowotne, emerytalne czy szkolenia pracowników. Także koszty związane chorobami, urlopami wypoczynkowymi oraz wychowawczymi pracowników spadają na firmę outsourcingową.

Po drugie - korzystanie z outsourcingu pozwala w wyraźny sposób podnieść jakość świadczonych usług bez konieczności samodzielnego tworzenia odpowiednich struktur służbowych, wymagających sporych nakładów i obciążania firmy dodatkowymi zadaniami.

Po trzecie - outsourcing umożliwia korzystanie z usług doświadczonych i profesjonalnych specjalistów, których zatrudnienie na etat byłoby dla firmy zbyt kosztowne.

Po czwarte - strategia ta pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy - firma outsourcingowa pracuje bowiem wtedy, gdy pojawia się konkretne zadanie do wykonania. Dzięki temu firma zlecająca może utrzymać optymalną liczbę etatów.

Po piąte - outsourcing umożliwia dostęp do najnowszych osiągnięć z dziedziny zarządzania i organizacji, a także wyspecjalizowanej, nowoczesnej technologii. Ryzyko związane z jej starzeniem się ponosi firma outsourcingowa, na którą spadają wszelkie koszty, związane z jej modernizacją. Nie bez znaczenia jest również podniesienie bezpieczeństwa firmy, dostęp do specjalistów z wielu dziedzin czy wyższa elastyczność działania.

Krok po kroku

Gdy w firmie zapadła decyzja o konieczności lub zasadności powierzenia części zadań specjalistom z zewnątrz, warto dokładnie zaplanować sobie najpierw samo wdrożenie, a następnie monitorowanie usług outsourcingowych.

Proces wdrożenia outsourcingu można przeprowadzić w pięciu etapach:
- analiza potrzeb i zasadności wprowadzenia usług outsourcingu oraz określenie, które funkcje mają być wydzielone,
- planowanie procesu wdrożenia, w czasie którego przygotowuje się procedury współpracy,
- realizacja,
- monitoring efektywności usługi outsourcingu,
- ewentualna modyfikacja funkcjonowania procesu outsourcingu.

Rynek usług outsourcingowych na pewno będzie się rozwijał. Wielu przedsiębiorców przekonało się bowiem, że jest to jedno z najtańszych, najwygodniejszych i najbardziej skutecznych rozwiązań, podnoszących jednocześnie rynkową konkurencyjność firmy.

Małgorzata Szafarz

Portal Biurowy NoweBiuro.pl

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jakie są ograniczenia pracy w godzinach nadliczbowych?

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna, chociaż podlega pewnym ograniczeniom. Przede wszystkim nie można jej wykonywać w nieograniczonym zakresie. Ponadto nie wszyscy pracownicy mogą świadczyć pracę w nadgodzinach.

Kiedy pracownik powinien otrzymać bezpłatny posiłek profilaktyczny?

Ze względu na warunki atmosferyczne występujące zimą, pracodawca ma szczególne obowiązki związane z bezpieczeństwem i higieną pracy. Niektórym pracownikom musi zapewnić ciepłe posiłki. Nie ma możliwości, żeby pracodawca zwolnił się z obowiązku zapewnienia posiłku profilaktycznego.

LinkedIn, Pracuj.pl, własna baza, OLX, Just Join IT - które sposoby rekrutacji są najskuteczniejsze? [ANALIZA]

Przeanalizowano 4 miliony materiałów aplikacyjnych dla 14 branż wysyłanych na różnych kanałach rekrutacyjnych. LinkedIn, Pracuj.pl, własna baza, OLX, Just Join IT - które sposoby rekrutacji okazały się najskuteczniejsze? To wartościowe dane dla rekruterów.

Kto z menedżerów się wypali? Jak zauważać i jak przeciwdziałać wypaleniu [STRATEGIE]

40% menedżerów czuje się przemęczonych i przeciążonych obowiązkami. Dodatkowo aż 62% menedżerów pracuje średnio 2 godziny dłużej dziennie niż przed pandemią. Są oni w sposób szczególny narażeni na wypalenie zawodowe, które niesie wiele negatywnych skutków dla pracowników i pracodawców. Oto kilka sprawdzonych strategii dla menedżerów i organizacji przeciwdziałających wypaleniu.

REKLAMA

Podwyżki dla nauczycieli 2025 [Najnowsze wiadomości]

Jakie są najnowsze informacje w przedmiocie podwyżek dla nauczycieli w 2025 roku? Projekt rozporządzenia Ministra Edukacji w sprawie wynagrodzeń dla nauczycieli przewiduje 5% podwyżkę. Co na to ZNP? Dnia 17 lutego 2025 r. przedstawiciele ZNP spotkali się w MEN w celu przedstawienia własnych postulatów.

ZUS waloryzuje świadczenia. 1 marca rusza pierwsza transza wypłat emerytur i rent, ale pieniądze na koncie będą wcześniej

1 marca 2025 r. to ustawowy termin wypłaty przez ZUS zwaloryzowanych świadczeń emerytalno-rentowych. Coroczna waloryzacja jest przeprowadzana z urzędu. Oznacza to, że świadczeniobiorcy nie muszą składać wniosków o podwyższenie świadczenia.

Co grozi pracodawcy za zbyt niską temperaturę w miejscu pracy?

Przepisy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy określają minimalne temperatury, w których praca może być wykonywana. Z tego powodu pracodawcy powinni zapewnić odpowiednie temperatury w pomieszczeniach pracy. W razie niezachowania odpowiedniej temperatury pracownik może odmówić wykonywania pracy.

Rabat na usługi telekomunikacyjne z tym stopniem niepełnosprawności

Rabat na usługi telekomunikacyjne z tym stopniem niepełnosprawności. Czy osoby niepełnosprawne mogą liczyć na rabat na usługi telekomunikacyjne? A co z dofinansowaniem do zakupu telefonu lub sprzętu elektronicznego?

REKLAMA

Wskaźnik waloryzacji emerytur 2025

Wskaźnik waloryzacji emerytur 2025 podano w Komunikacie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 lutego 2025 r. w sprawie wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2025 r. Jest niższy niż zakładano. O ile wzrosną emerytury od 1 marca 2025 r.?

Dofinansowanie kosztów kształcenia pracowników młodocianych w 2025 r.

Średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w 2024 r. w stosunku do 2023 r. wyniósł 103,6. Oznacza to, że w 2025 r. nie zmieniły się kwoty dofinansowania pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników.

REKLAMA