REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Outsourcing usług biurowych

Małgorzata Szafarz

REKLAMA

Outsourcing to jedna z najbardziej efektywnych strategii zarządzania. Pozwala ona przedsiębiorstwu skoncentrować się na zasadniczej sferze działalności, podczas gdy pozostałe zadania wykonują firmy zewnętrzne.

Pierwszą definicją outsourcingu była myśl wypowiedziana w 1923 r. przez Henry''ego Forda: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili. Powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej”.

Po pół wieku cały światowy rynek przyznał rację Fordowi, a outsourcing stale zyskiwał na popularności. Jeszcze 40 lat temu zaledwie 20 proc. firm na świecie korzystało z usług firm zewnętrznych. Obecnie wskaźnik ten wynosi już 90 proc. Dane pokazują, że większość firm z listy „Fortune 500” z powodzeniem korzysta z usług outsourcingowych.

Obce źródła lepsze

Outsourcing (z ang. outside-resource-using) oznacza dosłownie korzystanie ze źródeł zewnętrznych. Jego istotą jest delegowanie, zlecanie realizacji określonych zadań firmie zewnętrznej, specjalizującej się w danej dziedzinie.

W takim przypadku zleceniodawca ma możliwość w pełni zająć się swoją podstawową działalnością. Przy takiej współpracy zakłada się, że firma outsourcingowa wykona zlecone prace lepiej i bardziej profesjonalnie, gdyż wchodzą one w zakres jej podstawowej działalności biznesowej, w której się specjalizuje. Harvard Business Review uznał outsourcing za największe odkrycie ostatnich 75 lat, gdyż powoli wyznacza on nowy trend oraz kierunek światowego rozwoju gospodarczego.

Praktyka pokazuje, że zlecać firmom zewnętrznym można prawie wszystko, najczęściej są to jednak następujące zadania:
- prowadzenie księgowości,
- prowadzenie sekretariatu,
- obsługa korespondencji,
- prowadzenie recepcji,
- sprzątanie wewnątrz budynku,
- utrzymanie czystości przed budynkiem, opieka nad zielenią,
- naprawy, konserwacja,
- administrowanie budynkiem,
- zarządzanie flotą samochodową,
- usługi informatyczne,
- transport,
- catering,
- organizacja szkoleń,
- public relations,
- promocja i marketing,
- organizacja szkoleń,
- usługi doradcze.

Partnerstwo i profesjonalizm

Specjaliści zakładają, że outsourcing w znacznym stopniu przyczyni się do rozwoju rynku usług oraz wzrostu ich jakości i profesjonalizmu. Wąska specjalizacja jest bowiem najlepszym rozwiązaniem w sytuacji, gdy stałe obniżanie kosztów decyduje o sukcesie rynkowym danej firmy.

Pozytywnymi konsekwencjami coraz szerszego wykorzystywania outsourcingu jest właśnie owa specjalizacja pracy oraz stosunkowo szeroki dostęp do najnowszych osiągnięć technologii w danej dziedzinie. Co ważne, outsourcing buduje między zleceniodawcą i zleceniobiorcą relacje o cechach partnerstwa. Obu stronom zależy bowiem na racjonalnym ograniczeniu kosztów oraz na świadczeniu usług nacechowanych maksymalnym stopniem profesjonalizmu.

Celem takiej wzajemnej współpracy jest maksymalizacja zysków obu stron, dlatego umowy na świadczenie usług outsourcingowych są przeważnie kontraktami długoterminowymi - często zawieranymi na okres 3-10 lat. Dają one obu partnerom gwarancję stałości i zaufania oraz profesjonalizmu świadczonych usług.

W zależności od potrzeb wyróżniamy następujące umowy outsourcingowe:
- umowa długookresowa stała,
- jednorazowe wynagrodzenie za przygotowanie koncepcji, doradztwo lub konkretny projekt,
- wynagrodzenie stałe zryczałtowane lub proporcjonalne do zysków, płatności w ratach miesięcznych.

Same korzyści

Specjaliści twierdzą, że outsourcing ma same zalety. Dlaczego?

Po pierwsze - pozwala na obniżenie kosztów, ponieważ firma nie musi tworzyć i utrzymywać dodatkowych stanowisk pracy, nie musi też ponosić wydatków na ubezpieczenia zdrowotne, emerytalne czy szkolenia pracowników. Także koszty związane chorobami, urlopami wypoczynkowymi oraz wychowawczymi pracowników spadają na firmę outsourcingową.

Po drugie - korzystanie z outsourcingu pozwala w wyraźny sposób podnieść jakość świadczonych usług bez konieczności samodzielnego tworzenia odpowiednich struktur służbowych, wymagających sporych nakładów i obciążania firmy dodatkowymi zadaniami.

Po trzecie - outsourcing umożliwia korzystanie z usług doświadczonych i profesjonalnych specjalistów, których zatrudnienie na etat byłoby dla firmy zbyt kosztowne.

Po czwarte - strategia ta pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy - firma outsourcingowa pracuje bowiem wtedy, gdy pojawia się konkretne zadanie do wykonania. Dzięki temu firma zlecająca może utrzymać optymalną liczbę etatów.

Po piąte - outsourcing umożliwia dostęp do najnowszych osiągnięć z dziedziny zarządzania i organizacji, a także wyspecjalizowanej, nowoczesnej technologii. Ryzyko związane z jej starzeniem się ponosi firma outsourcingowa, na którą spadają wszelkie koszty, związane z jej modernizacją. Nie bez znaczenia jest również podniesienie bezpieczeństwa firmy, dostęp do specjalistów z wielu dziedzin czy wyższa elastyczność działania.

Krok po kroku

Gdy w firmie zapadła decyzja o konieczności lub zasadności powierzenia części zadań specjalistom z zewnątrz, warto dokładnie zaplanować sobie najpierw samo wdrożenie, a następnie monitorowanie usług outsourcingowych.

Proces wdrożenia outsourcingu można przeprowadzić w pięciu etapach:
- analiza potrzeb i zasadności wprowadzenia usług outsourcingu oraz określenie, które funkcje mają być wydzielone,
- planowanie procesu wdrożenia, w czasie którego przygotowuje się procedury współpracy,
- realizacja,
- monitoring efektywności usługi outsourcingu,
- ewentualna modyfikacja funkcjonowania procesu outsourcingu.

Rynek usług outsourcingowych na pewno będzie się rozwijał. Wielu przedsiębiorców przekonało się bowiem, że jest to jedno z najtańszych, najwygodniejszych i najbardziej skutecznych rozwiązań, podnoszących jednocześnie rynkową konkurencyjność firmy.

Małgorzata Szafarz

Portal Biurowy NoweBiuro.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Praca w Święta Wielkanocne

    Kiedy wypadają Święta Wielkanocne 2024? Praca w Poniedziałek Wielkanocny i Niedzielę Wielkanocną - czy przysługuje za to dodatek? Czy za pracę w Wielkanoc (w niedzielę oraz święto) przysługuje rekompensata?

    Światowy Dzień Świadomości Autyzmu

    Dzień 2 kwietnia to Światowy Dzień Świadomości Autyzmu. Został on ustanowiony w 2008 r. Jego celem jest propagowanie wiedzy na temat autyzmu i budowanie wrażliwości społecznej w tym zakresie. Wiele osób neuroróżnorodnych wciąż spotyka się z trudnościami w znalezieniu odpowiedniego dla siebie miejsca pracy. Kiedy dojdzie już do zatrudnienia ważne jest to jak pracodawcy i współpracownicy traktują osoby z autyzmem. 

    Komunikat ZUS: 29 marca 2024 r. kontakt z ZUS będzie możliwy tylko przez Platformę Usług Elektronicznych - PUE ZUS

    W Wielki Piątek, 29 marca 2024 r., wszystkie placówki ZUS będą zamknięte. W tym dniu czynna będzie jedynie Platforma Usług Elektronicznych (PUE ZUS).

    BHP: Bony, talony, kupony zamiast posiłku profilaktycznego. Kiedy i komu przysługują, kto wydaje

    Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych mają prawo do posiłków profilaktycznych. Zamiast posiłku w formie dania gorącego pracodawca może im przekazać bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do otrzymania produktów spożywczych lub posiłku.

    REKLAMA

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią?

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią? Profilaktyk będzie się zajmował oceną sytuacji zdrowotnej i społecznej populacji, jej potrzeb, określaniem priorytetów jak i opracowywaniem danych epidemiologicznych. Trzeba wiedzieć, że od dnia 26 marca obowiązują nowe zawody medyczne, takie jak: profilaktyk, asystentka stomatologiczna, elektroradiolog, higienistka stomatologiczna, instruktor terapii uzależnień, opiekun medyczny, optometrysta, ortoptystka, podiatra, protetyk słuchu, technik farmaceutyczny, technik masażysta, technik ortopeda, technik sterylizacji medycznej, terapeuta zajęciowy.

    Terapeuta zajęciowy - nowość, szczególnie dla niepełnosprawnych

    Terapeuta zajęciowy, często pracuje z osobami wykluczonymi społecznie (chorymi, niepełnosprawnymi, starszymi, bezrobotnymi). Często wykorzystuje różnorodne metody aktywności życiowej pacjentów, stara się przeciwdziałać powstawaniu przewlekłego stanu chorobowego lub trwałego kalectwa oraz wspierać podopiecznego w przystosowaniu do życia w społeczności szpitalnej i pozaszpitalnej. Głównymi zadaniem terapeuty zajęciowego jest dobór odpowiednich form terapii, dostosowanych do stanu zdrowia, potrzeb, zainteresowań i możliwości podopiecznego. Trzeba wiedzieć, że to nowy zawód medyczny.

    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    REKLAMA

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    REKLAMA