Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Outsourcing usług biurowych

Małgorzata Szafarz
Outsourcing to jedna z najbardziej efektywnych strategii zarządzania. Pozwala ona przedsiębiorstwu skoncentrować się na zasadniczej sferze działalności, podczas gdy pozostałe zadania wykonują firmy zewnętrzne.

Pierwszą definicją outsourcingu była myśl wypowiedziana w 1923 r. przez Henry''ego Forda: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili. Powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej”.

Po pół wieku cały światowy rynek przyznał rację Fordowi, a outsourcing stale zyskiwał na popularności. Jeszcze 40 lat temu zaledwie 20 proc. firm na świecie korzystało z usług firm zewnętrznych. Obecnie wskaźnik ten wynosi już 90 proc. Dane pokazują, że większość firm z listy „Fortune 500” z powodzeniem korzysta z usług outsourcingowych.

Obce źródła lepsze

Outsourcing (z ang. outside-resource-using) oznacza dosłownie korzystanie ze źródeł zewnętrznych. Jego istotą jest delegowanie, zlecanie realizacji określonych zadań firmie zewnętrznej, specjalizującej się w danej dziedzinie.

W takim przypadku zleceniodawca ma możliwość w pełni zająć się swoją podstawową działalnością. Przy takiej współpracy zakłada się, że firma outsourcingowa wykona zlecone prace lepiej i bardziej profesjonalnie, gdyż wchodzą one w zakres jej podstawowej działalności biznesowej, w której się specjalizuje. Harvard Business Review uznał outsourcing za największe odkrycie ostatnich 75 lat, gdyż powoli wyznacza on nowy trend oraz kierunek światowego rozwoju gospodarczego.

Praktyka pokazuje, że zlecać firmom zewnętrznym można prawie wszystko, najczęściej są to jednak następujące zadania:
- prowadzenie księgowości,
- prowadzenie sekretariatu,
- obsługa korespondencji,
- prowadzenie recepcji,
- sprzątanie wewnątrz budynku,
- utrzymanie czystości przed budynkiem, opieka nad zielenią,
- naprawy, konserwacja,
- administrowanie budynkiem,
- zarządzanie flotą samochodową,
- usługi informatyczne,
- transport,
- catering,
- organizacja szkoleń,
- public relations,
- promocja i marketing,
- organizacja szkoleń,
- usługi doradcze.

Partnerstwo i profesjonalizm

Specjaliści zakładają, że outsourcing w znacznym stopniu przyczyni się do rozwoju rynku usług oraz wzrostu ich jakości i profesjonalizmu. Wąska specjalizacja jest bowiem najlepszym rozwiązaniem w sytuacji, gdy stałe obniżanie kosztów decyduje o sukcesie rynkowym danej firmy.

Pozytywnymi konsekwencjami coraz szerszego wykorzystywania outsourcingu jest właśnie owa specjalizacja pracy oraz stosunkowo szeroki dostęp do najnowszych osiągnięć technologii w danej dziedzinie. Co ważne, outsourcing buduje między zleceniodawcą i zleceniobiorcą relacje o cechach partnerstwa. Obu stronom zależy bowiem na racjonalnym ograniczeniu kosztów oraz na świadczeniu usług nacechowanych maksymalnym stopniem profesjonalizmu.

Celem takiej wzajemnej współpracy jest maksymalizacja zysków obu stron, dlatego umowy na świadczenie usług outsourcingowych są przeważnie kontraktami długoterminowymi - często zawieranymi na okres 3-10 lat. Dają one obu partnerom gwarancję stałości i zaufania oraz profesjonalizmu świadczonych usług.

W zależności od potrzeb wyróżniamy następujące umowy outsourcingowe:
- umowa długookresowa stała,
- jednorazowe wynagrodzenie za przygotowanie koncepcji, doradztwo lub konkretny projekt,
- wynagrodzenie stałe zryczałtowane lub proporcjonalne do zysków, płatności w ratach miesięcznych.

Same korzyści

Specjaliści twierdzą, że outsourcing ma same zalety. Dlaczego?

Po pierwsze - pozwala na obniżenie kosztów, ponieważ firma nie musi tworzyć i utrzymywać dodatkowych stanowisk pracy, nie musi też ponosić wydatków na ubezpieczenia zdrowotne, emerytalne czy szkolenia pracowników. Także koszty związane chorobami, urlopami wypoczynkowymi oraz wychowawczymi pracowników spadają na firmę outsourcingową.

Po drugie - korzystanie z outsourcingu pozwala w wyraźny sposób podnieść jakość świadczonych usług bez konieczności samodzielnego tworzenia odpowiednich struktur służbowych, wymagających sporych nakładów i obciążania firmy dodatkowymi zadaniami.

Po trzecie - outsourcing umożliwia korzystanie z usług doświadczonych i profesjonalnych specjalistów, których zatrudnienie na etat byłoby dla firmy zbyt kosztowne.

Po czwarte - strategia ta pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy - firma outsourcingowa pracuje bowiem wtedy, gdy pojawia się konkretne zadanie do wykonania. Dzięki temu firma zlecająca może utrzymać optymalną liczbę etatów.

Po piąte - outsourcing umożliwia dostęp do najnowszych osiągnięć z dziedziny zarządzania i organizacji, a także wyspecjalizowanej, nowoczesnej technologii. Ryzyko związane z jej starzeniem się ponosi firma outsourcingowa, na którą spadają wszelkie koszty, związane z jej modernizacją. Nie bez znaczenia jest również podniesienie bezpieczeństwa firmy, dostęp do specjalistów z wielu dziedzin czy wyższa elastyczność działania.

Krok po kroku

Gdy w firmie zapadła decyzja o konieczności lub zasadności powierzenia części zadań specjalistom z zewnątrz, warto dokładnie zaplanować sobie najpierw samo wdrożenie, a następnie monitorowanie usług outsourcingowych.

Proces wdrożenia outsourcingu można przeprowadzić w pięciu etapach:
- analiza potrzeb i zasadności wprowadzenia usług outsourcingu oraz określenie, które funkcje mają być wydzielone,
- planowanie procesu wdrożenia, w czasie którego przygotowuje się procedury współpracy,
- realizacja,
- monitoring efektywności usługi outsourcingu,
- ewentualna modyfikacja funkcjonowania procesu outsourcingu.

Rynek usług outsourcingowych na pewno będzie się rozwijał. Wielu przedsiębiorców przekonało się bowiem, że jest to jedno z najtańszych, najwygodniejszych i najbardziej skutecznych rozwiązań, podnoszących jednocześnie rynkową konkurencyjność firmy.

Małgorzata Szafarz

Portal Biurowy NoweBiuro.pl

Reklama
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Optymalizacja czasu pracy. Skompresowany tydzień pracy w Deloitte

    Dział Doradztwa Podatkowego firmy doradczej Deloitte został objęty rocznym programem pilotażowym w zakresie optymalizacji czasu pracy. Ma on sprawdzić gotowość firmy na wprowadzenie optymalizacji czasu pracy. Pracownicy testują m.in. skompresowany tydzień pracy.

    Badania okresowe. Co zmieni odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego

    Stan zagrożenia epidemicznego może zostać odwołany już z końcem czerwca. Zakończenie tego stanu będzie wiązało się z obowiązkiem odnowienia badań okresowych pracowników, który był czasowo zawieszony. Nie przegap tych terminów! 

    Legitna praca. Inspekcja pracy troszczy się o młodzież

    Upowszechnienie wiedzy dotyczącej prawa pracy, uświadamianie zagrożeń czyhających na młodych pracowników w ich pierwszej pracy oraz informowanie o możliwości skorzystania z pomocy w zakresie prawa pracy to główne cele kampanii „Legitna praca”. Państwowa Inspekcja Pracy kieruje ją do młodych osób, które właśnie wkraczają na rynek pracy. 

    Wynagrodzenia. Ponad połowa pracowników biurowych w Polsce jest niezadowolona

    Niesatysfakcjonujące wynagrodzenie jest jednym z głównym powodów żalu dzisiejszych pracowników – wynika z badania portalu pracy RocketJobs.pl. Co piąty z nich żałuje, że nie wybrał lepiej płatnego zawodu, a co czwarty, że nie prosił o podwyżkę. Czemu pieniądze wciąż są tematem tabu dla tak dużej liczby zatrudnionych i jakie są bariery w osiągnięciu satysfakcji finansowej?

    Dni wolne od pracy. Kiedy trzeba pracować w niedziele i święta

    Dni wolne od pracy to niedziele oraz święta. W niektórych przypadkach dozwolona jest jednak praca w dni, które co do zasady są od pracy wolne. Pracownikom, którzy muszą wtedy pracować przysługują z tego tytułu szczególne uprawnienia. Kiedy można, a nawet trzeba pracować w niedziele lub święta? Jaka rekompensata należy się pracownikowi pracującemu w te dni?

    Rynek pracy 2023 (II kwartał). 62 proc. pracowników oczekuje podwyżki

    Pracownicy coraz bardziej odczuwają słabnącą siłę nabywczą swoich wynagrodzeń i wyraźnie oczekują, że ich pensje będą nadążać za rosnącymi cenami. 28 proc. zamierza w nadchodzącym czasie starać się o podwyżkę, a wzrostu wynagrodzenia oczekuje aż 62 proc. – wynika z badania „Barometr rynku pracy” Gi Group Holding. 

    Długi weekend w czerwcu: Co zrobić, żeby w tym tygodniu pracować tylko trzy dni

    Długi weekend czerwcowy z okazji święta Bożego Ciała będzie mógł potrwać tradycyjnie cztery dni. Co zrobić, żeby skorzystać z długiego weekendu?

    Mama w pracy. Kiedy należy się przerwa na karmienie

    Jakie przerwy w pracy przysługują kobiecie karmiącej piersią? Co w przypadku pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy? Czy pracodawca może nie wyrazić zgody na udzielenie przerwy na karmienie piersią? Na te i inne pytania znajdziesz odpowiedź w naszym artykule. 

    Podwyżki dla budżetówki i emerytów. „Solidarność” godzi się na porozumienie z rządem

    Podwyżki dla budżetówki i emerytur stażowych będą przedmiotem porozumienia pomiędzy NSZZ „Solidarność” a rządem. Komisja Krajowa związku zgodziła się na podpisanie dokumentu. 

    500 plus. Nowy okres świadczeniowy rozpoczął się

    Nowy okres świadczeniowy w programie „Rodzina 500 plus” rozpoczyna się 1 czerwca. Potrwa do 31 maja 2024 r. Jeśli wniosek o 500 plus zostanie złożony w czerwcu – ZUS wypłaci świadczenie do 31 sierpnia wraz z wyrównaniem kwoty świadczenia od czerwca.

    Szczyt UE w sprawie BHP

    W dniach 15-16 maja 2023 r. w Sztokholmie odbył się szczyt UE w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy, którego celem było wyznaczenie perspektyw i celów do 2027 r. Co jest priorytetem dla UE w zakresie BHP i jakie akry prawne obowiązują w tym obszarze? 

    Mały ZUS plus wydłużony o rok

    Pracowaliśmy nad rozwiązaniami, aby tzw. Mały ZUS był wydłużony o rok - powiedziała minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg.

    O prawach dziecka - po dziecięcemu

    Dzieci powinny znać swoje prawa! Rodzice, władze państwowe i społeczeństwo powinni respektować wartości, które są ważne dla rozwoju dziecka. Jednym z najważniejszych dokumentów, w którym spisane są prawa dziecka jest Konwencja o Prawach Dziecka. Polska podpisała Konwencję o Prawach Dziecka 7 czerwca 1991 r. Co wynika z Konwencji i z Deklaracji Praw Dziecka?

    Niedziela handlowa – czerwiec 2023

    W czerwcu 2023 r. są cztery niedziele. Czy w którąś z nich zakaz handlu w niedziele i święta nie obowiązuje. Czy w czerwcu przypada więc niedziela handlowa? Wyjaśniamy.

    Poradnictwo zawodowe. Urzędy pracy robią to zawodowo

    Urzędy pracy świadczą usługi poradnictwa zawodowego, z których mogą korzystać zarówno osoby bezrobotne oraz poszukujące pracy, jak i pracodawcy. Na czym dokładnie polega ta usługa? W jakich formach może być realizowana? Wyjaśniamy. 

    Praca dzieci na roli - wykaz czynności szczególnie niebezpiecznych

    W dniu 1 czerwca przypada Dzień Dziecka. W tym szczególnym czasie, ale i każdego dnia, warto pamiętać o ochronie pracy dzieci. Dzieci mogą bowiem pracować na roli, w ramach pomocy rodzicom w gospodarstwie. Należy jednak bezwzględnie przestrzegać pewnych zasad BHP. Szczególnie ważny jest wykaz czynności szczególnie niebezpiecznych, związanych z prowadzeniem gospodarstwa rolnego, których nie wolno powierzać dzieciom poniżej 16 lat. Jakie to czynności? Poniżej wykaz wraz z omówieniem.

    ZUS online: elektroniczne wiadomości i umawianie wizyt

    Komunikat ZUS: Dostępna jest już aktualizacja aplikacji mobilnej mZUS. W nowej wersji zmieniliśmy wygląd aplikacji i rozbudowaliśmy ją o kolejne funkcje.

    Świadczenie wspierające - prace Sejmu trwają

    Trwa procedowanie świadczenia wspierającego, odbyło się już drugie czytanie w Sejmie. W dniu 24 maja 2023 r. przygotowano dodatkowe sprawozdanie Komisji Społecznej i Rodziny. Czym jest świadczenie wspierające? Kto będzie uprawniony do świadczenia wspierającego? W jakiej wysokości będzie przyznawane świadczenie wspierające?

    Być bliżej siebie w miejscu pracy, czyli o znaczeniu empatycznego przywództwa

    Empatia to obecnie jedna z kluczowych kompetencji przywódczych, uważana za niezbędną do osiągnięcia sukcesu w zarządzaniu. Niezwykle istotne jest empatyczne podejście lidera do pracownika w zakresie jego kondycji psychicznej i samopoczucia. To wątek, na który zwraca uwagę kampania „Bliżej Siebie”, podkreślająca, jak istotna jest komunikacja i właśnie empatia w miejscu pracy. 

    Jak uzyskać świadczenie rehabilitacyjne?

    Jak uzyskać świadczenie rehabilitacyjne? Kiedy należy się świadczenie rehabilitacyjne? Ile wynosi świadczenie rehabilitacyjne? Jak długo może trwać świadczenie rehabilitacyjne? Jak ZUS płaci świadczenie rehabilitacyjne?

    Renta socjalna 2023
    Co to jest renta socjalna? Co trzeba zrobić żeby dostać rentę socjalną? Komu przysługuje prawo do renty socjalnej? Ile wynosi renta socjalna w 2023 roku? Czy od decyzji lekarza w sprawie renty socjalnej można się odwołać?
    Dzień Dziecka - czy dzieci mogą pracować?

    W dniu 1 czerwca przypada Dzień Dziecka. Wielu zastanawia się czy dzieci mogą pracować. Często widzi się dzieci w reklamie czy w serialu telewizyjnym. Czy taka działalność dziecka ma charakter pracy zarobkowej? Czy na pracę dziecka potrzebna jest zgoda rodzica i inspektora pracy? Poniżej najważniejsze warunki formalne, aby móc legalnie zatrudniać dziecko i szanować jego prawa. 

    Rynek IT w Polsce - specjaliści poszukiwani

    Badania pokazują, że polski rynek IT nadal charakteryzuje duża dynamika – po spadku zapotrzebowania na specjalistów IT w drugiej połowie 2022 r. popyt na ich pracę wzrasta. W jakich obszarach poszukiwania się specjaliści IT? Okazuje się, że m.in. co do wiedzy z zakresu: BI, Big Data, Data Science. 

    KRUS - do 31 maja 2023 r. termin na złożenie oświadczenia o podatku

    Jak podaje Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (dalej: KRUS) w dniu 31 maja 2023 r. upływa termin złożenia zaświadczenia lub oświadczenia dotyczącego rocznej kwoty granicznej podatku dochodowego od przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej za 2022 r. To ważny termin, należy o nim pamiętać, ponieważ konsekwencją może być ustanie ubezpieczenia społecznego rolników z dniem, do którego rolnik/domownik był zobowiązany złożyć takie zaświadczenie/oświadczenie w KRUS.

    Kryzys gospodarczy i niskie płace

    Zakończyć kryzys rosnących kosztów utrzymania: podnieść płace, opodatkować zyski! Takie hasło przewodnie towarzyszy kampanii, którą prowadzi Europejska Konfederacja Związków Zawodowych, czyli Europejska Konfederacja Związków Zawodowych (dalej: ETUC). Związki podkreślają konieczność wyrównania płacy pomiędzy kobietami i mężczyznami jak i ogólnie zagwarantowanie wyższych wynagrodzeń.