REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Outsourcing usług biurowych

Małgorzata Szafarz

REKLAMA

Outsourcing to jedna z najbardziej efektywnych strategii zarządzania. Pozwala ona przedsiębiorstwu skoncentrować się na zasadniczej sferze działalności, podczas gdy pozostałe zadania wykonują firmy zewnętrzne.

Pierwszą definicją outsourcingu była myśl wypowiedziana w 1923 r. przez Henry''ego Forda: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili. Powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej”.

Po pół wieku cały światowy rynek przyznał rację Fordowi, a outsourcing stale zyskiwał na popularności. Jeszcze 40 lat temu zaledwie 20 proc. firm na świecie korzystało z usług firm zewnętrznych. Obecnie wskaźnik ten wynosi już 90 proc. Dane pokazują, że większość firm z listy „Fortune 500” z powodzeniem korzysta z usług outsourcingowych.

Obce źródła lepsze

Outsourcing (z ang. outside-resource-using) oznacza dosłownie korzystanie ze źródeł zewnętrznych. Jego istotą jest delegowanie, zlecanie realizacji określonych zadań firmie zewnętrznej, specjalizującej się w danej dziedzinie.

W takim przypadku zleceniodawca ma możliwość w pełni zająć się swoją podstawową działalnością. Przy takiej współpracy zakłada się, że firma outsourcingowa wykona zlecone prace lepiej i bardziej profesjonalnie, gdyż wchodzą one w zakres jej podstawowej działalności biznesowej, w której się specjalizuje. Harvard Business Review uznał outsourcing za największe odkrycie ostatnich 75 lat, gdyż powoli wyznacza on nowy trend oraz kierunek światowego rozwoju gospodarczego.

Praktyka pokazuje, że zlecać firmom zewnętrznym można prawie wszystko, najczęściej są to jednak następujące zadania:
- prowadzenie księgowości,
- prowadzenie sekretariatu,
- obsługa korespondencji,
- prowadzenie recepcji,
- sprzątanie wewnątrz budynku,
- utrzymanie czystości przed budynkiem, opieka nad zielenią,
- naprawy, konserwacja,
- administrowanie budynkiem,
- zarządzanie flotą samochodową,
- usługi informatyczne,
- transport,
- catering,
- organizacja szkoleń,
- public relations,
- promocja i marketing,
- organizacja szkoleń,
- usługi doradcze.

Partnerstwo i profesjonalizm

Specjaliści zakładają, że outsourcing w znacznym stopniu przyczyni się do rozwoju rynku usług oraz wzrostu ich jakości i profesjonalizmu. Wąska specjalizacja jest bowiem najlepszym rozwiązaniem w sytuacji, gdy stałe obniżanie kosztów decyduje o sukcesie rynkowym danej firmy.

Pozytywnymi konsekwencjami coraz szerszego wykorzystywania outsourcingu jest właśnie owa specjalizacja pracy oraz stosunkowo szeroki dostęp do najnowszych osiągnięć technologii w danej dziedzinie. Co ważne, outsourcing buduje między zleceniodawcą i zleceniobiorcą relacje o cechach partnerstwa. Obu stronom zależy bowiem na racjonalnym ograniczeniu kosztów oraz na świadczeniu usług nacechowanych maksymalnym stopniem profesjonalizmu.

Celem takiej wzajemnej współpracy jest maksymalizacja zysków obu stron, dlatego umowy na świadczenie usług outsourcingowych są przeważnie kontraktami długoterminowymi - często zawieranymi na okres 3-10 lat. Dają one obu partnerom gwarancję stałości i zaufania oraz profesjonalizmu świadczonych usług.

W zależności od potrzeb wyróżniamy następujące umowy outsourcingowe:
- umowa długookresowa stała,
- jednorazowe wynagrodzenie za przygotowanie koncepcji, doradztwo lub konkretny projekt,
- wynagrodzenie stałe zryczałtowane lub proporcjonalne do zysków, płatności w ratach miesięcznych.

Same korzyści

Specjaliści twierdzą, że outsourcing ma same zalety. Dlaczego?

Po pierwsze - pozwala na obniżenie kosztów, ponieważ firma nie musi tworzyć i utrzymywać dodatkowych stanowisk pracy, nie musi też ponosić wydatków na ubezpieczenia zdrowotne, emerytalne czy szkolenia pracowników. Także koszty związane chorobami, urlopami wypoczynkowymi oraz wychowawczymi pracowników spadają na firmę outsourcingową.

Po drugie - korzystanie z outsourcingu pozwala w wyraźny sposób podnieść jakość świadczonych usług bez konieczności samodzielnego tworzenia odpowiednich struktur służbowych, wymagających sporych nakładów i obciążania firmy dodatkowymi zadaniami.

Po trzecie - outsourcing umożliwia korzystanie z usług doświadczonych i profesjonalnych specjalistów, których zatrudnienie na etat byłoby dla firmy zbyt kosztowne.

Po czwarte - strategia ta pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy - firma outsourcingowa pracuje bowiem wtedy, gdy pojawia się konkretne zadanie do wykonania. Dzięki temu firma zlecająca może utrzymać optymalną liczbę etatów.

Po piąte - outsourcing umożliwia dostęp do najnowszych osiągnięć z dziedziny zarządzania i organizacji, a także wyspecjalizowanej, nowoczesnej technologii. Ryzyko związane z jej starzeniem się ponosi firma outsourcingowa, na którą spadają wszelkie koszty, związane z jej modernizacją. Nie bez znaczenia jest również podniesienie bezpieczeństwa firmy, dostęp do specjalistów z wielu dziedzin czy wyższa elastyczność działania.

Krok po kroku

Gdy w firmie zapadła decyzja o konieczności lub zasadności powierzenia części zadań specjalistom z zewnątrz, warto dokładnie zaplanować sobie najpierw samo wdrożenie, a następnie monitorowanie usług outsourcingowych.

Proces wdrożenia outsourcingu można przeprowadzić w pięciu etapach:
- analiza potrzeb i zasadności wprowadzenia usług outsourcingu oraz określenie, które funkcje mają być wydzielone,
- planowanie procesu wdrożenia, w czasie którego przygotowuje się procedury współpracy,
- realizacja,
- monitoring efektywności usługi outsourcingu,
- ewentualna modyfikacja funkcjonowania procesu outsourcingu.

Rynek usług outsourcingowych na pewno będzie się rozwijał. Wielu przedsiębiorców przekonało się bowiem, że jest to jedno z najtańszych, najwygodniejszych i najbardziej skutecznych rozwiązań, podnoszących jednocześnie rynkową konkurencyjność firmy.

Małgorzata Szafarz

Portal Biurowy NoweBiuro.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zatrudnianie cudzoziemców. Zezwolenie na pracę ma aż sześć typów: A, B, C, D, E, S. Który wybrać?

    Zezwolenie na pracę to dokument legalizujący pracę w Polsce cudzoziemca, który nie jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia. Polskie przepisy przewidują zezwolenia sześciu typów. Rodzaj zezwolenia na pracę, który musi posiadać cudzoziemiec zależy od tego, przez jaki okres zamierza pracować w Polsce, jaki charakter ma mieć jego praca, oraz – czy będzie pracował dla podmiotu polskiego, czy zagranicznego.

    Postępowanie karne o umyślnie przestępstwo lub przestępstwo skarbowe w zawodach medycznych

    Postępowanie karne o umyślnie przestępstwo lub przestępstwo skarbowe w zawodach medycznych - to zagadnienie okazało się problematyczne, na etapie ubiegania się o wykonywanie zawodu lekarza, pielęgniarki, położnej czy dentysty. W związku z tym Minister Zdrowia Izabela Leszczyna rozważy propozycję zmiany legislacyjnej w zakresie składanego oświadczenia co do prowadzonego postępowania karnego przeciwko osobom mającym wykonywać zawód medyczny. Być może dojdzie do zmiany w sprawie procedury otrzymywania przez lekarzy, lekarzy dentystów oraz pielęgniarki i położne uprawnień do wykonywania tych zawodów.

    Szukasz dobrej pracy? Pamiętaj o liście motywacyjnym. Musi być profesjonalnie przygotowany!

    List motywacyjny to dokument, w którym składająca go osoba wyjaśnia, z jakich powodów ubiega się np. o zatrudnienie. Chociaż złożenie listu motywacyjnego nie zawsze jest wymagane przez potencjalnego pracodawcę, to warto mu pokazać, że składającemu naprawdę zależy na podjęciu zatrudnienia.

    Pracownicy naukowi dostaną podwyżki o 30%. Profesor zarobi co najmniej 9370 zł miesięcznie, profesor uczelni – 7777,10 zł, adiunkt – 6840,10 zł, inny nauczyciel akademicki – 4685 zł [Wyrównanie od 1 stycznia 2024 r.]

    Wynagrodzenia pracowników naukowych pójdą w górę. Minister nauki Dariusz Wieczorek podpisał rozporządzenie, dzięki któremu podwyżki otrzymają pracownicy naukowi zatrudnieni na uczelniach publicznych oraz w Polskiej Akademii Nauk. Wynagrodzenie zasadnicze profesora wzrośnie z 7210 zł do 9370 zł. Naukowcy dostaną podwyżki z wyrównaniem od 1 stycznia 2024 r.

    REKLAMA

    Urząd do spraw kombatantów ma nowego szefa. Został nim Lech Parell

    Urząd do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych ma nowego szefa. Po odwołaniu Jana Józefa Kasprzyka premier Donald Tusk powołał na to stanowisko Lecha Parella. Akt powołania wręczyła mu minister rodziny, pracy i polityki społecznej.

    Asystencja osobista. Ustawa wyczekiwana przez osoby z niepełnosprawnościami

    W Polsce jest ponad 3 mln osób z niepełnosprawnościami, które mają prawne potwierdzenie niepełnosprawności. Poziom zatrudnienia tych osób odbiega od innych państw europejskich. Brakuje też dla nich i ich rodzin systemowego wsparcia w środowisku lokalnym. Z tego względu tak bardzo wyczekiwane jest wprowadzenie ustawy o asystencji osobistej.

    Ruchomy czas pracy – rozkład czasu pracy wygodny dla pracodawcy i pracownika

    Rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy. Dzięki wprowadzeniu ruchomego czasu pracy pracownicy mogą – przy zachowaniu 8-godzinnej normy dobowej – rozpoczynać i kończyć pracę o różnych porach w poszczególnych dniach.

    Zakwaterowanie dla pracowników delegowanych do pracy za granicę bez podatku – wyrok NSA

    Zapewnienie pracownikowi delegowanemu, zwłaszcza na krótki czas, nieodpłatnego zakwaterowania i pokrycia kosztów podróży nie powoduje powstania po jego stronie przychodu opodatkowanego podatkiem dochodowym od osób fizycznych – wyrok NSA z 1 sierpnia 2023 r. (II FSK 270/21).

    REKLAMA

    Jak pracodawca może zareagować na przyprowadzanie przez pracownika dziecka do pracy

    Pracownica zatrudniona w sklepie kolejny raz przyprowadziła do pracy 5-letniego syna. Tłumaczyła to tym, że syn ma katar i nie mógł iść do przedszkola, a pracownica nie ma już urlopu na żądanie. W sklepie 5-latek siedzi sam na zapleczu, kiedy pracownica pracuje, co budzi nasze duże obawy o bezpieczeństwo takiego rozwiązania. Ponadto pracownica nie skupia się w pełni na pracy, tylko co chwilę oddala się ze stanowiska pracy na zaplecze, żeby sprawdzić, co z dzieckiem. Co możemy zrobić w tej sytuacji? Czy możemy ukarać ją upomnieniem lub naganą albo zwolnić, żeby w jej miejsce zatrudnić w pełni efektywnego pracownika? Czy możemy wprowadzić w regulaminie pracy regulację zakazującą przychodzenia do pracy z dzieckiem?

    Jest źle, będzie lepiej? Młodzi nadzieją na poprawę profilaktyki zdrowotnej w Polsce

    W ostatnich latach Polska stanęła w obliczu nie tylko wyzwań związanych z gospodarką czy polityką, ale także ze zdrowiem publicznym. Badania profilaktyczne, kluczowe dla wczesnego wykrywania chorób, stanowią istotny element dbałości o zdrowie. Niestety, statystyki wskazują, że Polacy nie korzystają z nich w wystarczającym stopniu. Jednak nadzieję na poprawę tych wskaźników niesie ze sobą zaangażowanie młodszych pokoleń, zwłaszcza pokolenia Z i milenialsów. 

    REKLAMA