Kategorie

Sposób na doskonałą prezentację na zebraniu firmowym

Andrzej Niemczyk
Raz w tygodniu mamy w firmie zebrania wszystkich zespołów. Trwają one po kilka godzin, czasem ponad pół dnia. Są nudne i męczące, a prawie wszystko, co jest tam omawiane, i tak nie zostaje zapamiętane. Jestem szefem jednego z działów, jak sprawić, aby moja prezentacja została zapamiętana?

Jedną z najważniejszych zasad podczas wystąpienia na zebraniu jest to, że nie ma sensu zasypywać słuchaczy zbyt dużą liczbą informacji, bo wówczas niczego nie zapamiętają. Niedoświadczeni lub zbyt entuzjastyczni mówcy są specjalistami w przytłaczaniu rozmówców informacjami o „ważnych sprawach”, o przetrzymywaniu ich na krzesłach i doprowadzaniu do zdezorientowania i zmęczenia wszystkich obecnych na zebraniu. Są w tym szczególnie skuteczni, gdy wzmocnią swoje zabiegi morderczą bronią – serią skomplikowanych slajdów, pełnych wykresów i licznymi wierszami teksu pisanego małą czcionką. Choć ludzki mózg nie jest w stanie poradzić sobie z takim natłokiem informacji, to i tak w trakcie niejednego zebrania próbuje się udowodnić, że to nieprawda.

Przytłaczające dane

Zbyt dużo informacji przekazanych w krótkim czasie może zniechęcić do prezentowanej treści oraz do mówcy nie tylko z powodu zmęczenia długą prelekcją, zanudzenia lub przytłoczenia zbyt dużą liczbą informacji. Zbyt wiele danych utrudnia słuchaczom selekcję i wybór tych najważniejszych, a tym samym czyni proces decyzyjny frustrującym i męczącym. Przekłada się to na zniechęcenie do prelegenta oraz skutkuje spadkiem zainteresowania prezentowaną przez niego kwestią i zmniejszeniem motywacji do zajęcia się nią. Podobnie dzieje się z klientami w sklepach, gdy stoją przed zbyt dużym wyborem i nadmierną ilością danych*.

Zapadające w pamięć momenty

Ile czasu można poświęcić na prezentację oferty? Jak ten czas wykorzystać najlepiej? Przede wszystkim należy pamiętać o tym, by zmieścić się w granicach wytrzymałości słuchaczy. Prezentowanie oferty będzie efektywne, jeśli będzie trwało nie dłużej niż kilkanaście minut. Przez ten czas rozmówcy będą uważnie słuchać i analizować to, co się do nich mówi. Powinni też w tym czasie zobaczyć jedynie kilka slajdów przygotowanych w czytelny sposób. Optymalny slajd to taki, który zawiera nie więcej niż sześć wierszy składających się z maksymalnie sześciu słów w każdym z nich. Jeśli poruszana sprawa wymaga przedstawienia jej w dłuższym czasie, można inaczej zaplanować sposób mówienia o niej. Podczas prezentacji najbardziej pamiętane jest to, co było mówione na początku oraz na końcu i nazywane jest efektem pierwszeństwa oraz efektem świeżości. W związku z tym najważniejsze informacje powinny być przekazane w tych właśnie momentach. Jeśli prezentujący chce przedstawić kilka spraw, to o najważniejszych z nich powinien mówić na początku i końcu swojej prezentacji. Długą prezentację może podzielić na części oddzielone krótką przerwą. Wystarczą 2, 3 minuty niezobowiązującej rozmowy, przerwy na kawę, zaproponowanie „chwili oddechu”, jakiekolwiek oderwanie się od tematu. Dzięki temu jedno półgodzinne wystąpienie stanie się dwoma kilkunastominutowymi częściami. Każda z tych części będzie miała swój początek i koniec, więc zamiast jednego efektu pierwszeństwa i świeżości pojawią się cztery takie momenty większej zapamiętywalności. To zjawisko zostało odkryte w latach dwudziestych XX wieku przez Blumę Zeigarnick i dlatego jest określane jako efekt Zeigarnick. Poza tym każda z części będzie na tyle krótka, że mózg rozmówcy jeszcze będzie w stanie percepować to, co słyszy od sprzedawcy.


„Wyostrzenie” uważności mózgu

Jest jeszcze jeden sposób, który zwiększy uważność słuchaczy i liczbę informacji, które zapamiętają. Jeśli podczas prezentacji mówca powie coś odkrywczego, co poważnie zastanowi słuchacza lub pozwoli mu zrozumieć coś ciekawego, to takie zdarzenia „wyostrzają” uważność mózgu. Przez kilka kolejnych minut człowiek uważniej słucha i więcej zapamiętuje, ponieważ jego mózg, „w nagrodę” za to, że przed chwilą coś go zainteresowało, zwiększa jego wewnętrzną motywację i wchodzi w stan większej uwagi.

WAŻNE

Informacja relewantna to taka, którą uważamy za ciekawą, przydatną, istotną dla nas. Informacja relewantna musi spełniać przynajmniej jeden z trzech warunków: zwiększać nasze korzyści, zmniejszać uciążliwości lub nas bawić. W ten sposób relewancja wpływa na naszą wewnętrzną motywację.

Takie zdarzenia warto przygotować w środkowych fragmentach każdej części prezentacji. Można skorzystać z jeszcze jednej ciekawej metody. Jeśli niektóre informacje zostaną przekazane w śmieszny, niezwykły, zadziwiający sposób, to zostaną one lepiej zapamiętane, a dodatkowo zwiększą zapamiętywanie treści poprzedzających ten moment oraz treści po nich następujących. Takie działanie wywołuje tak zwany efekt von Restorffa.

Dialog ze słuchaczami

Przyjęcie formy dialogu ze słuchaczami to kolejna metoda na zwiększenie skuteczności prezentowania ważnych spraw. Niedoświadczeni mówcy boją się przyjęcia takiej konwencji, bo jest ona trudniejsza od zwykłej prezentacji. Nie mogą mówić w wyuczony sposób, dają innym szansę na zadawanie trudnych pytań, nie wiadomo, czy sobie z nimi poradzą i jak potoczy się konwersacja. Ponadto niektóre osoby jest trudno wciągnąć w rozmowę. Mimo wszystko warto zmieniać monolog w dialog, ponieważ jest dużo bardziej angażujący dla wszystkich uczestniczących w zebraniu, pozwala od razu wyjaśnić wiele kwestii i znakomicie zwiększa liczbę faktów, które pozostaną w pamięci odbiorców, także tych cichych, jedynie przysłuchujących się dyskusji. Podczas standardowej prezentacji rozmówca jest w stanie zapamiętać co najwyżej trzy, cztery ważne informacje, o których informuje go mówca. Dialog pozwala zwiększyć tę liczbę o dwie lub trzy kolejne, jeśli będą rzeczywiście przedyskutowane i przedstawione w bardziej dokładny sposób. Tej dokładności nie da się osiągnąć podczas monologu, bo liczba szczegółów byłaby nie do przyjęcia dla biernego słuchacza, poza tym czyni to zebrania ciekawszymi i skuteczniejszymi.

PRZYPIS

* S. Iyengar, M.R. Lepper, When choice is demotivating: can one desire to much of a good thing?, „Journal of Personality and Social Psychology” 2000, nr 79.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?