Sposób na doskonałą prezentację na zebraniu firmowym

Jedną z najważniejszych zasad podczas wystąpienia na zebraniu jest to, że nie ma sensu zasypywać słuchaczy zbyt dużą liczbą informacji, bo wówczas niczego nie zapamiętają. Niedoświadczeni lub zbyt entuzjastyczni mówcy są specjalistami w przytłaczaniu rozmówców informacjami o „ważnych sprawach”, o przetrzymywaniu ich na krzesłach i doprowadzaniu do zdezorientowania i zmęczenia wszystkich obecnych na zebraniu. Są w tym szczególnie skuteczni, gdy wzmocnią swoje zabiegi morderczą bronią – serią skomplikowanych slajdów, pełnych wykresów i licznymi wierszami teksu pisanego małą czcionką. Choć ludzki mózg nie jest w stanie poradzić sobie z takim natłokiem informacji, to i tak w trakcie niejednego zebrania próbuje się udowodnić, że to nieprawda.

Przytłaczające dane

Zbyt dużo informacji przekazanych w krótkim czasie może zniechęcić do prezentowanej treści oraz do mówcy nie tylko z powodu zmęczenia długą prelekcją, zanudzenia lub przytłoczenia zbyt dużą liczbą informacji. Zbyt wiele danych utrudnia słuchaczom selekcję i wybór tych najważniejszych, a tym samym czyni proces decyzyjny frustrującym i męczącym. Przekłada się to na zniechęcenie do prelegenta oraz skutkuje spadkiem zainteresowania prezentowaną przez niego kwestią i zmniejszeniem motywacji do zajęcia się nią. Podobnie dzieje się z klientami w sklepach, gdy stoją przed zbyt dużym wyborem i nadmierną ilością danych*.

Zapadające w pamięć momenty

Ile czasu można poświęcić na prezentację oferty? Jak ten czas wykorzystać najlepiej? Przede wszystkim należy pamiętać o tym, by zmieścić się w granicach wytrzymałości słuchaczy. Prezentowanie oferty będzie efektywne, jeśli będzie trwało nie dłużej niż kilkanaście minut. Przez ten czas rozmówcy będą uważnie słuchać i analizować to, co się do nich mówi. Powinni też w tym czasie zobaczyć jedynie kilka slajdów przygotowanych w czytelny sposób. Optymalny slajd to taki, który zawiera nie więcej niż sześć wierszy składających się z maksymalnie sześciu słów w każdym z nich. Jeśli poruszana sprawa wymaga przedstawienia jej w dłuższym czasie, można inaczej zaplanować sposób mówienia o niej. Podczas prezentacji najbardziej pamiętane jest to, co było mówione na początku oraz na końcu i nazywane jest efektem pierwszeństwa oraz efektem świeżości. W związku z tym najważniejsze informacje powinny być przekazane w tych właśnie momentach. Jeśli prezentujący chce przedstawić kilka spraw, to o najważniejszych z nich powinien mówić na początku i końcu swojej prezentacji. Długą prezentację może podzielić na części oddzielone krótką przerwą. Wystarczą 2, 3 minuty niezobowiązującej rozmowy, przerwy na kawę, zaproponowanie „chwili oddechu”, jakiekolwiek oderwanie się od tematu. Dzięki temu jedno półgodzinne wystąpienie stanie się dwoma kilkunastominutowymi częściami. Każda z tych części będzie miała swój początek i koniec, więc zamiast jednego efektu pierwszeństwa i świeżości pojawią się cztery takie momenty większej zapamiętywalności. To zjawisko zostało odkryte w latach dwudziestych XX wieku przez Blumę Zeigarnick i dlatego jest określane jako efekt Zeigarnick. Poza tym każda z części będzie na tyle krótka, że mózg rozmówcy jeszcze będzie w stanie percepować to, co słyszy od sprzedawcy.

„Wyostrzenie” uważności mózgu

Jest jeszcze jeden sposób, który zwiększy uważność słuchaczy i liczbę informacji, które zapamiętają. Jeśli podczas prezentacji mówca powie coś odkrywczego, co poważnie zastanowi słuchacza lub pozwoli mu zrozumieć coś ciekawego, to takie zdarzenia „wyostrzają” uważność mózgu. Przez kilka kolejnych minut człowiek uważniej słucha i więcej zapamiętuje, ponieważ jego mózg, „w nagrodę” za to, że przed chwilą coś go zainteresowało, zwiększa jego wewnętrzną motywację i wchodzi w stan większej uwagi.

Informacja relewantna to taka, którą uważamy za ciekawą, przydatną, istotną dla nas. Informacja relewantna musi spełniać przynajmniej jeden z trzech warunków: zwiększać nasze korzyści, zmniejszać uciążliwości lub nas bawić. W ten sposób relewancja wpływa na naszą wewnętrzną motywację.

Takie zdarzenia warto przygotować w środkowych fragmentach każdej części prezentacji. Można skorzystać z jeszcze jednej ciekawej metody. Jeśli niektóre informacje zostaną przekazane w śmieszny, niezwykły, zadziwiający sposób, to zostaną one lepiej zapamiętane, a dodatkowo zwiększą zapamiętywanie treści poprzedzających ten moment oraz treści po nich następujących. Takie działanie wywołuje tak zwany efekt von Restorffa.

Dialog ze słuchaczami

Przyjęcie formy dialogu ze słuchaczami to kolejna metoda na zwiększenie skuteczności prezentowania ważnych spraw. Niedoświadczeni mówcy boją się przyjęcia takiej konwencji, bo jest ona trudniejsza od zwykłej prezentacji. Nie mogą mówić w wyuczony sposób, dają innym szansę na zadawanie trudnych pytań, nie wiadomo, czy sobie z nimi poradzą i jak potoczy się konwersacja. Ponadto niektóre osoby jest trudno wciągnąć w rozmowę. Mimo wszystko warto zmieniać monolog w dialog, ponieważ jest dużo bardziej angażujący dla wszystkich uczestniczących w zebraniu, pozwala od razu wyjaśnić wiele kwestii i znakomicie zwiększa liczbę faktów, które pozostaną w pamięci odbiorców, także tych cichych, jedynie przysłuchujących się dyskusji. Podczas standardowej prezentacji rozmówca jest w stanie zapamiętać co najwyżej trzy, cztery ważne informacje, o których informuje go mówca. Dialog pozwala zwiększyć tę liczbę o dwie lub trzy kolejne, jeśli będą rzeczywiście przedyskutowane i przedstawione w bardziej dokładny sposób. Tej dokładności nie da się osiągnąć podczas monologu, bo liczba szczegółów byłaby nie do przyjęcia dla biernego słuchacza, poza tym czyni to zebrania ciekawszymi i skuteczniejszymi.

* S. Iyengar, M.R. Lepper, When choice is demotivating: can one desire to much of a good thing?, „Journal of Personality and Social Psychology” 2000, nr 79.