REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Sposób na doskonałą prezentację na zebraniu firmowym

Andrzej Niemczyk

REKLAMA

Raz w tygodniu mamy w firmie zebrania wszystkich zespołów. Trwają one po kilka godzin, czasem ponad pół dnia. Są nudne i męczące, a prawie wszystko, co jest tam omawiane, i tak nie zostaje zapamiętane. Jestem szefem jednego z działów, jak sprawić, aby moja prezentacja została zapamiętana?

Jedną z najważniejszych zasad podczas wystąpienia na zebraniu jest to, że nie ma sensu zasypywać słuchaczy zbyt dużą liczbą informacji, bo wówczas niczego nie zapamiętają. Niedoświadczeni lub zbyt entuzjastyczni mówcy są specjalistami w przytłaczaniu rozmówców informacjami o „ważnych sprawach”, o przetrzymywaniu ich na krzesłach i doprowadzaniu do zdezorientowania i zmęczenia wszystkich obecnych na zebraniu. Są w tym szczególnie skuteczni, gdy wzmocnią swoje zabiegi morderczą bronią – serią skomplikowanych slajdów, pełnych wykresów i licznymi wierszami teksu pisanego małą czcionką. Choć ludzki mózg nie jest w stanie poradzić sobie z takim natłokiem informacji, to i tak w trakcie niejednego zebrania próbuje się udowodnić, że to nieprawda.

Przytłaczające dane

Zbyt dużo informacji przekazanych w krótkim czasie może zniechęcić do prezentowanej treści oraz do mówcy nie tylko z powodu zmęczenia długą prelekcją, zanudzenia lub przytłoczenia zbyt dużą liczbą informacji. Zbyt wiele danych utrudnia słuchaczom selekcję i wybór tych najważniejszych, a tym samym czyni proces decyzyjny frustrującym i męczącym. Przekłada się to na zniechęcenie do prelegenta oraz skutkuje spadkiem zainteresowania prezentowaną przez niego kwestią i zmniejszeniem motywacji do zajęcia się nią. Podobnie dzieje się z klientami w sklepach, gdy stoją przed zbyt dużym wyborem i nadmierną ilością danych*.

Zapadające w pamięć momenty

Ile czasu można poświęcić na prezentację oferty? Jak ten czas wykorzystać najlepiej? Przede wszystkim należy pamiętać o tym, by zmieścić się w granicach wytrzymałości słuchaczy. Prezentowanie oferty będzie efektywne, jeśli będzie trwało nie dłużej niż kilkanaście minut. Przez ten czas rozmówcy będą uważnie słuchać i analizować to, co się do nich mówi. Powinni też w tym czasie zobaczyć jedynie kilka slajdów przygotowanych w czytelny sposób. Optymalny slajd to taki, który zawiera nie więcej niż sześć wierszy składających się z maksymalnie sześciu słów w każdym z nich. Jeśli poruszana sprawa wymaga przedstawienia jej w dłuższym czasie, można inaczej zaplanować sposób mówienia o niej. Podczas prezentacji najbardziej pamiętane jest to, co było mówione na początku oraz na końcu i nazywane jest efektem pierwszeństwa oraz efektem świeżości. W związku z tym najważniejsze informacje powinny być przekazane w tych właśnie momentach. Jeśli prezentujący chce przedstawić kilka spraw, to o najważniejszych z nich powinien mówić na początku i końcu swojej prezentacji. Długą prezentację może podzielić na części oddzielone krótką przerwą. Wystarczą 2, 3 minuty niezobowiązującej rozmowy, przerwy na kawę, zaproponowanie „chwili oddechu”, jakiekolwiek oderwanie się od tematu. Dzięki temu jedno półgodzinne wystąpienie stanie się dwoma kilkunastominutowymi częściami. Każda z tych części będzie miała swój początek i koniec, więc zamiast jednego efektu pierwszeństwa i świeżości pojawią się cztery takie momenty większej zapamiętywalności. To zjawisko zostało odkryte w latach dwudziestych XX wieku przez Blumę Zeigarnick i dlatego jest określane jako efekt Zeigarnick. Poza tym każda z części będzie na tyle krótka, że mózg rozmówcy jeszcze będzie w stanie percepować to, co słyszy od sprzedawcy.


„Wyostrzenie” uważności mózgu

Jest jeszcze jeden sposób, który zwiększy uważność słuchaczy i liczbę informacji, które zapamiętają. Jeśli podczas prezentacji mówca powie coś odkrywczego, co poważnie zastanowi słuchacza lub pozwoli mu zrozumieć coś ciekawego, to takie zdarzenia „wyostrzają” uważność mózgu. Przez kilka kolejnych minut człowiek uważniej słucha i więcej zapamiętuje, ponieważ jego mózg, „w nagrodę” za to, że przed chwilą coś go zainteresowało, zwiększa jego wewnętrzną motywację i wchodzi w stan większej uwagi.

WAŻNE

Informacja relewantna to taka, którą uważamy za ciekawą, przydatną, istotną dla nas. Informacja relewantna musi spełniać przynajmniej jeden z trzech warunków: zwiększać nasze korzyści, zmniejszać uciążliwości lub nas bawić. W ten sposób relewancja wpływa na naszą wewnętrzną motywację.

Takie zdarzenia warto przygotować w środkowych fragmentach każdej części prezentacji. Można skorzystać z jeszcze jednej ciekawej metody. Jeśli niektóre informacje zostaną przekazane w śmieszny, niezwykły, zadziwiający sposób, to zostaną one lepiej zapamiętane, a dodatkowo zwiększą zapamiętywanie treści poprzedzających ten moment oraz treści po nich następujących. Takie działanie wywołuje tak zwany efekt von Restorffa.

Dialog ze słuchaczami

Przyjęcie formy dialogu ze słuchaczami to kolejna metoda na zwiększenie skuteczności prezentowania ważnych spraw. Niedoświadczeni mówcy boją się przyjęcia takiej konwencji, bo jest ona trudniejsza od zwykłej prezentacji. Nie mogą mówić w wyuczony sposób, dają innym szansę na zadawanie trudnych pytań, nie wiadomo, czy sobie z nimi poradzą i jak potoczy się konwersacja. Ponadto niektóre osoby jest trudno wciągnąć w rozmowę. Mimo wszystko warto zmieniać monolog w dialog, ponieważ jest dużo bardziej angażujący dla wszystkich uczestniczących w zebraniu, pozwala od razu wyjaśnić wiele kwestii i znakomicie zwiększa liczbę faktów, które pozostaną w pamięci odbiorców, także tych cichych, jedynie przysłuchujących się dyskusji. Podczas standardowej prezentacji rozmówca jest w stanie zapamiętać co najwyżej trzy, cztery ważne informacje, o których informuje go mówca. Dialog pozwala zwiększyć tę liczbę o dwie lub trzy kolejne, jeśli będą rzeczywiście przedyskutowane i przedstawione w bardziej dokładny sposób. Tej dokładności nie da się osiągnąć podczas monologu, bo liczba szczegółów byłaby nie do przyjęcia dla biernego słuchacza, poza tym czyni to zebrania ciekawszymi i skuteczniejszymi.

PRZYPIS

* S. Iyengar, M.R. Lepper, When choice is demotivating: can one desire to much of a good thing?, „Journal of Personality and Social Psychology” 2000, nr 79.

Treść jest dostępna bezpłatnie,
wystarczy zarejestrować się w serwisie

Załóż konto aby otrzymać dostęp do pełnej bazy artykułów oraz wszystkich narzędzi

Posiadasz już konto? Zaloguj się.
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Świadczenie urlopowe w szkołach. Czy powinno uwzględniać kryterium socjalne?

Do 31 sierpnia 2024 r. nauczyciele powinni otrzymać świadczenia urlopowe. Świadczenie, wypłacane wszystkim nauczycielom, jest finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Czy powinny uwzględniać kryterium socjalne?

Nauczycielskie świadczenie kompensacyjne. Więcej osób uzyska prawo do świadczenia

1 września 2024 r. więcej osób uzyska prawo do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego. Jakie warunki należy spełniać, żeby nabyć prawo do tego świadczenia?

Wcześniejsze emerytury dla nauczycieli. Kto ma prawo do nowej emerytury? Kiedy można złożyć wniosek?

1 września 2024 r. wejdą w życie zmiany przepisów Karty Nauczyciela. Więcej osób będzie mogło skorzystać z wcześniejszej emerytury dla nauczycieli. Kiedy można złożyć wniosek o wcześniejszą emeryturę?

Czy 14 lipca to niedziela handlowa?

Czy w lipcu jest jakaś niedziela handlowa? Czy w tym miesiącu możemy zaplanować zakupy na niedzielę? 

REKLAMA

Zmiana zasad obliczania stażu pracy. Jak to wpłynie na uprawnienia pracownika [przykłady]

Na podstawie stażu pracy ustalane są przysługujące pracownikowi uprawnienia, takie jak wymiar urlopu wypoczynkowego czy okres wypowiedzenia. Jeżeli do stażu pracy będą wliczane także inne okresy, np. prowadzenia działalności gospodarczej czy świadczenia pracy na podstawie umowy zlecenia, sposób ustalania uprawnień pracowniczych radykalnie się zmieni.

Maksymalna temperatura w pracy – będą nowe przepisy bhp!

Jaka może być maksymalna temperatura w pracy? W związku z występującymi upałami pracownicy pytają o swoje prawa. Będą nowe przepisy bhp chroniące pracowników przed pracą w upale. Dnia 10 lipca 2024 r. odbyło się spotkanie z Głównym Inspektorem Pracy w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Tę informację należało obowiązkowo złożyć pracodawcy do 10 lipca. Jakie konsekwencje grożą w razie jej niezłożenia?

10 lipca 2024 r. minął termin złożenia przez zakładowe organizacje związkowe informacji o liczbie członków. Do tego dnia należało poinformować pracodawcę o liczbie związkowców według stanu na 30 czerwca br. Czy organizacjom, które nie dopełniły tego obowiązku, grożą jakieś sankcje? 

Nowelizacja Kodeksu pracy. Zmiany dotyczą podstawowych uprawnień pracowniczych

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy zakłada zmiany dotyczące podstawowych uprawnień pracowniczych. Do stażu pracy będzie wliczany okres wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia lub świadczenia usług zawartych z obecnym pracodawcą. Wpłynie to m.in. na długość okresu wypowiedzenia oraz wysokość odprawy w przypadku rozwiązania umowy o pracę.

REKLAMA

Urlop wypoczynkowy: wymiar, udzielanie, wynagrodzenie i dofinansowanie

Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych uprawnień pracowniczych. Przepisy prawa pracy dokładnie określają jego wymiar i zasady udzielania. Pracownikom przysługuje wynagrodzenie urlopowe. Pracodawcy często też dofinansowują im wypoczynek.

Jak motywować pracowników, także pokolenie Z? Oto najskuteczniejsze metody

Jak skutecznie motywować pracowników? Co najbardziej docenia pokolenie Z? Jak zbudować motywującą kulturę pracy? Poznaj skuteczne metody motywowania pracowników: klucz do sukcesu Twojego zespołu HR.

REKLAMA