Rekrutacja na odległość. Jak budować relacje z kandydatami w toku rekrutacji online?

• Rekrutacja zdalna (na odległość, online) – wady i zalety
• Budowanie relacji w rekrutacji zdalnej
• Rola rekrutera w budowaniu wizerunku firmy
• Informacja zwrotna w służbie doświadczeń kandydata
• Podsumowanie – sposób na sukces w rekrutacji (nie tylko) online

Rekrutacja zdalna (na odległość, online) – wady i zalety

Rekrutacja na odległość ma wiele zalet. Wśród nich dostęp do szerokiej puli kandydatów (bez ograniczeń geograficznych), czy związana z tym oszczędność czasu. Jednak są i wady. Należy do nich brak bezpośredniego kontaktu i niemożność oceny niuansów takich, jak mowa ciała kandydata. Do tego wystąpienie potencjalnych problemów technicznych, wynikających np. z przerwy w połączeniu internetowym.

Jednak jednym z największych wyzwań rekrutacji online jest stworzenie atmosfery zaufania i zaangażowania mimo braku fizycznego kontaktu. Jak to zrobić?

Budowanie relacji w rekrutacji zdalnej

To wiedza i wynikająca z niej znajomość reguł budują poczucie bezpieczeństwa. Kandydaci mają prawo otrzymać komplet jasnych informacji o procesie rekrutacyjnym, wymaganiach dotyczących roli oraz firmie. Dobre wrażenie pozostawi nawet wstępne przedstawienie firmy i zespołu, i to już na etapie ogłoszenia.

Spersonalizowana, ciągła komunikacja nie jest problemem, kiedy kandydatów jest kilku. A jeśli w procesie jest ich kilkudziesięciu? Wówczas warto zatrudnić do pracy technologię (lub agencję, która ma doświadczenie w prowadzeniu zdalnych rekrutacji). Jeśli rekruterzy korzystają z automatyzacji, dużym ułatwieniem jest, gdy system ATS sam wysyła wiadomość do kandydata po każdej zmianie jego statusu.

W mailu zapraszającym na rozmowę należy wytłumaczyć, w jaki sposób się na nią zalogować. Choć dla rekrutera korzystanie z narzędzia do wideokonferencji jest codziennością, dla kandydata może być źródłem dodatkowego stresu. W wiadomości z zaproszeniem warto udostępnić adres mailowy i telefon do rekrutera, który posłuży do kontaktu w razie problemów z połączeniem.

Istotnym elementem budowania relacji jest indywidualne podejście rekrutera. Rozmowa w formie zdalnej, choć technicznie różni się od spotkania na żywo, nie powinna odbiegać od niego pod względem atmosfery. Rekruter może zadbać o przyjazny ton rozmowy, wprowadzenie „small talku” na początek, aby złagodzić stres, a także wyrażenie zainteresowania doświadczeniem i opiniami kandydata. Nawet proste gesty, takie jak uwzględnienie dostępności („Czy wybrana godzina była dla Pana/Pani wygodna?”), podziękowanie za poświęcony czas i responsywność rekrutera w razie dodatkowych pytań przed lub po rozmowie mają ogromne znaczenie.

Rola rekrutera w budowaniu wizerunku firmy

Rekruter jest zwykle pierwszą (i często ostatnią) osobą w firmie, z którą ma do czynienia kandydat. Dlatego niezwykle ważne jest wrażenie, jakie pozostawia po sobie osoba reprezentująca firmę. Rozmowa kwalifikacyjna działa w dwie strony. Kandydat także ocenia firmę i to, czy chce podjąć z nią współpracę.

Warto, aby rekruter poświęcił chwilę na opowiedzenie o wartościach firmy i o tym, w jaki sposób się manifestują. Istotne są również informacje o stylu pracy i atmosferze w zespole. To wszystko pomaga aplikantowi zrozumieć, czego może się spodziewać i z jaką kulturą organizacyjną ma do czynienia.

Informacja zwrotna w służbie doświadczeń kandydata

Jednym z najczęstszych zarzutów kierowanych wobec pracodawców jest brak informacji zwrotnej po zakończeniu procesu rekrutacyjnego. Kandydat nie wie, na czym stoi – czy firma wybrała kogoś innego? Czy proces decyzyjny nadal trwa? W przypadku rekrutacji online feedback odgrywa jeszcze większą rolę, ponieważ brak kontaktu bezpośredniego może sprawiać, że kandydaci czują się pomijani.

O ile udzielenie rozbudowanej informacji zwrotnej nie zawsze jest możliwe, warto wysłać chociaż krótkie powiadomienie o statusie aplikacji. Nawet jeśli kandydat nie zostanie zatrudniony, taki jasny i konstruktywny komunikat zwiększa szanse na pozytywną ocenę firmy. Organizacje dbające o komunikację są postrzegane jako profesjonalne i troszczące się o kandydatów. Dlatego warto wdrożyć feedback choćby na dalszych etapach procesu, np. w postaci spersonalizowanej wiadomości lub rozmowy telefonicznej do osób, które nie zostały zatrudnione po rozmowie kwalifikacyjnej.

Podsumowanie – sposób na sukces w rekrutacji (nie tylko) online

Zbudowanie pozytywnych doświadczeń kandydata w rekrutacji zdalnej to proces, w którym może wspomóc nas profesjonalny partner. Jeśli firma stoi przed wyzwaniem rekrutacji na kluczowe stanowiska (lub masowej albo executive search), warto rozważyć outsourcing procesu do zewnętrznej agencji, mającej w tym doświadczenie (np. HR Quality). Firma zyska pewność, że brak wprawy nie odbije się na jej wizerunku, a sama rekrutacja przebiegnie sprawnie.

Natomiast jeśli organizacja chce przeprowadzić proces samodzielnie, powinna pamiętać o trzech filarach wpływających na candidate experiece:
- jasnej, przyjaznej komunikacji, w tym – informowaniu kandydatów o postępach procesu,
- o udzieleniu odpowiedzi zwrotnej,
- automatyzowaniu niektórych elementów procesu, zwłaszcza jeśli cieszy się on dużym zainteresowaniem kandydatów.

Te kwestie stanowią dobrą podstawę pod budowę pozytywnych doświadczeń kandydata, które korzystnie wpłyną na postrzeganie firmy.

Autor: Grupa HR Quality