Kategorie

Liczby w HRM

Julia Matulewicz
Justyna Prachniak
W dobie spowolnienia gospodarczego w wielu firmach słowem-kluczem stała się ostatnio „optymalizacja”. Pod jej znakiem będzie upływać również 2013 rok. Do tej pory to określenie kojarzyło się raczej z procesami produkcyjnymi, ale optymalizacja powoli rozszerza się na inne dziedziny biznesu. Jedno jest pewne – nie ominie działów HR, które, aby udoskonalać swoje działanie, muszą zbierać i analizować różne dane. W związku z tym raportowanie wskaźników HR-owych to już nie tylko moda, ale wręcz biznesowa konieczność.

Czy optymalizacja jest jedynym powodem, dla którego dział HR zbiera różne dane? Jak wynika z naszych rozmów z klientami, może ona wynikać również z przejmowania standardów pracy od zagranicznej spółki matki, z poszukiwania oszczędności w obszarze pozyskiwania pracowników lub chęci oszacowania zasobów, jakie firma przeznacza na procesy rekrutacyjne.

Blaski i cienie raportowania

Ulepszanie procesów nie jest jedyną zaletą raportowania, przede wszystkim pozwala ono na świadomą alokację budżetu (np. na ogłoszenia rekrutacyjne) oraz uzasadnia przed zarządem wydatki działu HR. Dodatkowo pomaga w zlokalizowaniu „wąskich gardeł” procesu rekrutacji, co jest cenną wskazówką dla kierownika HR przy rozdzielaniu pracy między podległych mu pracowników. Kolejnym plusem jest to, że wyniki raportów mogą stać się obiektywnym narzędziem do przydziału premii i awansów, jeśli np. równolegle wśród kierowników liniowych przeprowadza się ankietę satysfakcji z przebiegu rekrutacji.

Raportowanie ma również swoje cienie. Ponieważ nigdy nie raportuje się tylko jednego wskaźnika, lecz wiele, ich mnogość może okazać się trudna do skoordynowania w licznym zespole HR, zwłaszcza jeśli jest on rozproszony. Aspekt ludzki ma też inny wymiar: raportowanie bywa demotywujące, jeśli pochłania wiele czasu, a wyniki są pobieżnie analizowane i nie wdraża się zarekomendowanych rozwiązań.

W firmach globalnych częstym problemem bywa natomiast odziedziczenie KPI (Key Performance Indicators) z centrali. Wskaźniki bywają wtedy niedopasowane do lokalnych uwarunkowań biznesowych i nie spełniają swojej podstawowej funkcji.

Do biegu, gotowi, raport!

Przygotowania projektu „Raportowanie” warto rozpocząć od uświadomienia zespołowi, że ta inwestycja czasu zwraca się i ma sens. Następnie należy wspólnie zastanowić się, jakie wskaźniki chcemy raportować. Na tym etapie trzeba koniecznie pamiętać, aby wybrane KPI były ze sobą logicznie powiązane, gdyż tylko w ten sposób analiza będzie najbardziej skuteczna. Przykładem logicznie dobranych wskaźników, w których jedno wynika z drugiego, mogą być dane dotyczące długości rekrutacji i współczynnik odejść po okresie próbnym. Jeśli proces doboru pracownika trwa wiele tygodni, jest staranny i przemyślany, wówczas istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że zatrudniona osoba okaże się niedopasowana do zespołu lub firmy i nie dotrwa do końca okresu próbnego.

W gąszczu wskaźników

Najpopularniejsze KPI można skatalogować według pięciu kryteriów:

  • źródła kandydatów,
  • przebieg projektów,
  • skuteczność rekruterów,
  • koszty rekrutacji,
  • jakość kandydatów.

Do pierwszej kategorii chyba nie trzeba nikogo przekonywać – nawet w najmniejszej firmie warto wiedzieć, skąd aplikuje do nas najwięcej kandydatów oraz z jakiego portalu finalnie zatrudniamy pracowników. Przy bardziej zaawansowanych procesach HR-owych można pokusić się o badanie sprawdzające na przykład, jaki procent projektów to wynik rekrutacji wewnętrznej, bądź ile projektów jest zamykanych dzięki agencjom doradztwa personalnego.


Z moich obserwacji wynika, że obecnie w polskich działach personalnych najchętniej monitoruje się wskaźniki dotyczące przebiegu rekrutacji, takie jak: liczba kandydatów w podziale na rekrutacje oraz ilu z nich jest rekomendowanych kierownikom liniowym, a ilu zostało zaproszonych na rozmowy. Istotny jest również czas trwania rekrutacji w podziale na działy, regiony i poszczególnych rekruterów.

Interdyscyplinarne KPI

Niezwykle cennym aspektem wskaźników jest to, że oprócz upraszczania procesów pozwalają też korzystnie wpłynąć na inne aspekty życia firmy. KPI z kategorii „skuteczność rekruterów” mogą być podstawą do oceny okresowej rekrutera. Co konkretnie można tu mierzyć? Standardowo może to być procent rekrutacji zakończonych sukcesem lub średni czas udzielenia kandydatom odpowiedzi zwrotnej. W wielu firmach bada się poziom satysfakcji z rekrutacji wśród kierowników liniowych, czyli końcowych odbiorców projektu rekrutacyjnego, co daje też cenną wiedzę o tym, jakie oczekiwania ma biznes wobec działu HR. Natomiast pewną nowością są ankiety prowadzone wśród nowych pracowników. Takie osoby są świeżo po procesie rekrutacji, a więc mogą szybko zrelacjonować nam, że na przykład zbyt długo czekały na potwierdzenie, że ich CV dotarło do zespołu rekrutacyjnego.

Na wskaźniki HR-owe na pewno uważnym okiem spogląda każdy dyrektor finansowy. Dzięki nim widać bowiem, jaki jest koszt zatrudnienia jednej osoby w podziale na regiony lub działy, można ocenić kosztowność różnych metod rekrutacji bądź przykładowo sprawdzić stosunek kosztu zatrudnienia pracownika do jego późniejszej pensji.

W kilka miesięcy po zakończeniu rekrutacji można badać kolejną większą grupę wskaźników, dotyczącą jakości kandydatów. Istotną informacją dla działu HR może okazać się procent kandydatów, którzy kończą okres próbny, jaka jest rotacja pracowników bądź jaki procent pracowników rezygnuje z pracy przed upływem roku.

Powyższe propozycje nie wyczerpują jednak wszystkich możliwości KPI do raportowania. Początkującemu działowi HR niełatwo będzie odnaleźć się w gąszczu wskaźników, dlatego na początek warto skupić się na tych, które sprawdzą się w każdej firmie, niezależnie od liczby pracowników czy profilu działalności. Są to:

  • liczba kandydatów w podziale na rekrutacje,
  • liczba spotkań,
  • efektywność źródeł pozyskiwania kandydatów,
  • czas trwania rekrutacji,
  • rekrutacje w podziale na działy i regiony.

Raport. I co dalej?

Aby proces raportowania był kompletny, nie można zostawić go zawieszonego w próżni, należy wprowadzić pewne dodatkowe działania. Co więc można zrobić po wybraniu KPI? Podstawą będzie wskazanie jednej osoby odpowiedzialnej za zbieranie tych danych, które następnie można prezentować na tablicy bądź ogłaszać w firmowym intranecie. Analizowanie wyników można na stałe wpisać w agendę cyklicznych spotkań działu HR.

Sporym novum w działach rekrutacji jest wewnętrzny dokument SLA (Service Level Agreement), czyli gwarantowany poziom świadczenia usług działu HR dla klientów wewnętrznych. Przykładowo w SLA może widnieć zapis, że dział HR w ciągu dwóch tygodni od otrzymania wniosku rekrutacyjnego dostarczy wnioskodawcy listę pięciu najlepszych kandydatów. Może to być również utrzymywanie określonego poziomu satysfakcji kierowników liniowych z procesu rekrutacji, który będzie mierzony ankietą po jej zakończeniu.

Kolejną możliwością, którą warto wdrożyć, jest zaktualizowanie celów poszczególnych rekruterów i dodanie do nich utrzymywania wybranych wskaźników na określonym poziomie. Na koniec nie zapominajmy o najważniejszym celu raportowania, czyli przedstawianiu wyników na spotkaniach zarządu.


Inwestycja, która się opłaca

Nie brakuje sceptyków, którzy raportowanie postrzegają jako sztukę dla sztuki, z której niewiele wynika. Część specjalistów HR obawia się raportowania, postrzegając je jako narzędzie, które będzie przekładać ich pracę na cyfry i prowadzić do bezdusznych wniosków. Dlatego trzeba uświadomić pracownikom, że raportowanie jest praktyką, która finalnie wszystkim przynosi korzyści: oszczędza czas, odciąża najbardziej zapracowane osoby i przede wszystkim generuje oszczędności.

 

KOMENTARZ PRAKTYKA

Potrzeba regularnego raportowania w obszarze HR pojawiła się w naszej firmie z dwóch powodów. Po pierwsze, z racji coraz ściślejszej współpracy z centralą, od której przyjmujemy wytyczne co do standaryzacji pewnych procesów. Po drugie, była to potrzeba wewnętrzna, wynikająca z kultury naszej firmy, mocno nastawionej na efektywność i optymalizację.

Wyzwania, jakie napotykamy, to mnogość dostępnych wskaźników i danych, a także tzw. czynnik ludzki, bo choć znaczną część źródeł danych mamy już zautomatyzowanych, to wciąż w niektórych elementach bazujemy na deklaracji pracowników. Do raportowania w obszarze rekrutacji wykorzystujemy system eRecruiter, który daje wiele możliwości, ale wymaga skrupulatnego uzupełniania danych przez każdą osobę z zespołu HR.

Wciąż doskonalimy nasze wskaźniki oraz samo raportowanie, ale widzimy też już pierwsze jego efekty i wartość dodaną. Zauważyliśmy na przykład, że bardzo szybko obsadzamy stanowiska i wykazujemy się na tym polu dużą efektywnością. Po roku raportowania okazało się jednak, że mamy wyższy niż oczekiwany turnover of new hires, czyli procent odejść w okresie pierwszego roku zatrudnienia. To dla rekrutera bardzo przydatna informacja wewnętrzna, która pozwala ocenić, czy kierunek i narzędzia, jakimi się posługuje, są skuteczne, także długoterminowo.


Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?

    PPK: od 2022 r. stan oszczędności na mojeppk.pl

    PPK - od 2022 r. stan oszczędności będzie można sprawdzić na mojeppk.pl. Do jakich danych będzie miał dostęp każdy uczestnik PPK?

    Płaca minimalna 2022 - jest decyzja rządu

    Płaca minimalna w 2022 r. wzrośnie o 210 zł. Ile wyniesie płaca minimalna 2022? Jest już ostateczna decyzja rządu.

    Praca zdalna a migracje zarobkowe

    Jak praca zdalna wpływa na migracje zarobkowe? Czy na pewno jest ich teraz mniej? Oto wyniki badania.

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca to okoliczność uprawniająca pracownika do wolnego od pracy. Ile dni przysługuje? Jaki jest termin ich wykorzystania?

    Praca zdalna a kolejne fale pandemii [RAPORT]

    Praca zdalna zyskiwała na popularności wraz z nastaniem kolejnych fal pandemii COVID-19. Sprawdź, jaki wpływ na pracę miały fale koronawirusa w Polsce i Unii Europejskiej.

    Co pracownicy mówią o pracodawcach w sieci?

    Pracownik i pracodawca - jak wyglądają stosunki z szefem? Co można przeczytać na ten temat w Internecie? Okazuje się, że najważniejsze jest dobre rozstanie.

    Urodzeni w latach 1984-1994 chcą całkowitej pracy zdalnej

    Całkowita praca zdalna najwięcej zwolenników ma wśród pracowników urodzonych w latach 1984-1994.

    Niemcy: odszkodowanie za kwarantannę tylko dla zaszczepionych

    Odszkodowanie za czas kwarantanny będzie przyznawane tylko zaszczepionym pracownikom? Taki projekt nowych przepisów powstał w Niemczech.