Onboarding sposobem na zmniejszenie kosztów rekrutacji

Onboarding - co to jest?

Podczas wdrożenia pracownik stresuje się nową pracą i otoczeniem, zaś firma zastanawia się, czy zatrudniona osoba będzie poprawnie wykonywać swoje obowiązki. Rozwiązaniem problemów jest przemyślany proces onboardingu. Pozwala on nowej osobie szybko wdrożyć się w pracę, a firmie umożliwia zmniejszenie kosztów rekrutacji.

Onboarding to nic innego jak wdrożenie i adaptacja nowego pracownika w firmowym środowisku. Pod tym terminem kryją się różne procesy i zadania – od typowo rekrutacyjnych, poprzez budowanie relacji, aż po zaprojektowane specjalnie w celu szybszej adaptacji pracowników platformy multimedialne. Dobrze przeprowadzony proces onboardingu powinien dzielić się na cztery etapy, tzw. 4 C – compliance, czyli przekazanie informacji o firmowych procedurach, clarification, wskazanie celów i wyznaczenie zadań, culture, wdrożenie w kulturę organizacyjną firmy oraz connection, zintegrowanie nowego pracownika z zespołem.

Każdej firmie zależy, żeby nowi pracownicy zaczęli wykonywać obowiązki jak najszybciej. Długość i sposób organizacji wdrożenia mają wpływ na podjęcie decyzji o dalszej pracy. Onboarding może być jednym z procesów definiujących misję i wartości firmy, ale przede wszystkim może zapobiegać kosztom i stratom. Z badań przeprowadzonych przez Instytut Gallupa wynika, że tylko 12% badanych przedsiębiorstw uważa, że dobrze prowadzi ten proces[1]. Dobrze rozplanowany i przeprowadzony proces wdrożenia może zmniejszyć rotację – z badań Digitate wynika, że jeśli nowy pracownik nie będzie zadowolony z procesu wdrożeniowego, dwukrotnie rosną szanse, że odejdzie[2].

Jak sprawnie wdrożyć nowego pracownika?

- Wdrożenie nowego pracownika powinno zacząć się jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Już w trakcie rozmowy rekrutacyjnej warto opowiedzieć o misji i wartościach panujących w firmie, powiedzieć jak będzie wyglądał pierwszy dzień, poinformować o badaniach lekarskich i niezbędnej dokumentacji czy zarysować ścieżki rozwoju i awansu. Pozwoli to rekrutowanej osobie oswoić się z perspektywą pracy w nowym środowisku, co przełoży się na zmniejszony stres w pierwszych tygodniach – mówi Przemysław Gorazda, HR Manager w Pilkington Automotive Poland.

Sporym usprawnieniem w procesie onboardingu może być zmiana podejścia – raport HCI donosi, że aż 58% firm przyznaje, że za bardzo koncentruje się na związanej z nim dokumentacji[3]. Tymczasem, należy traktować go jako strategię i proces budowania relacji między pracownikiem i firmą. Nie od dziś wiadomo, że zmotywowany pracownik jest efektywniejszy, a także mniej chętny do zmiany pracy.

Nie oznacza to jednak, że należy całkowicie odrzucić papierowe dokumenty w onboardingu. Mogą być one źródłem wielu przydatnych informacji. Dla przykładu, NSG Group w Polsce w trakcie wdrażania pracowników produkcyjnych, oferuje im glosariusz (słownik pojęć używanych w czasie pracy), książki zawierające wszystkie niezbędne informacje na temat firmy, mapy zakładów, oraz ulotkę z najważniejszymi numerami.

Aplikacje mobilne służą integracji zdalnych pracowników

Pandemia koronawirusa utrudniła rekrutację na wiele stanowisk i upowszechniła pracę zdalną, co stworzyło problem – jak zintegrować osobę z firmą, skoro nie może ona przebywać na jej terenie? Rozwiązaniem okazały się aplikacje na urządzenia mobilne. Są one pomocne również dla pracowników produkcyjnych, którzy nie muszą już logować się do intranetu z firmowych terminali. Aplikacja może służyć też w późniejszych okresach pracy jako miejsce, w którym można sprawdzić np. bieżące wydarzenia, zarządzenia czy dostępne benefity.

Materiały edukacyjne dla nowych pracowników i grywalizacja

Zróżnicowanie materiałów edukacyjnych dla nowych pracowników przyspiesza ich integrację z firmą i poprawia ich późniejszą skuteczność. Przeplatanie ze sobą wykładów, zajęć praktycznych oraz audiowizualnych i interaktywnych form szkoleń pozwala pracownikowi uniknąć znudzenia i zwiększa zaangażowanie, co przekłada się na lepsze przyswajanie wiedzy. Ciekawym sposobem na poprawę procesu onboardingu jest grywalizacja – przedstawienie firmowych procedur w formie zadań do wykonania w grze może ułatwić ich zapamiętanie.

Job shadowing

W wypadku firm produkcyjnych duże znaczenie odgrywa job shadowing. W pierwszych tygodniach pracy nowej osobie zostaje przydzielony mistrz/lider, czuwający nad nauką i wdrożeniem. Pracownik, obserwując swojego mentora przy pracy, poznaje procedury, obowiązki i integruje się z zespołem. Wiele zależy od wyboru przewodnika – musi być to zajmujący to samo lub podobne stanowisko pracownik o dłuższym stażu, nieposzlakowanej opinii i wysokiej kulturze.

Inną, często stosowaną przez współczesne firmy, taktyką jest przydzielenie nowej osobie kumpla, jednak jego rola różni się od mistrza. Kumpel oferuje wsparcie i doraźną pomoc oraz skupia się na włączeniu nowej osoby w zespół i ukazaniu nieformalnej kultury firmy. Tak samo jak w wypadku mistrza, ważny jest dobór odpowiedniej osoby, ale nie musi ona pracować na tym samym stanowisku.

Rozszerzona rzeczywistość

Powyższe metody można łączyć – coraz więcej firm decyduje się na użycie rozszerzonej rzeczywistości w procesie onboardingu. Specjalistyczne gogle w połączeniu z oprogramowaniem pozwalają np. na stały dostęp do wirtualnej bazy dokumentów, co sprawia, że nie trzeba tracić czasu na przeszukiwanie szafek. Dzięki komendom głosowym, wyświetlanym w czasie rzeczywistym instrukcjami oraz wsparciu ze strony doświadczonego pracownika, który obserwuje wszystko przez wbudowaną kamerkę i na bieżąco przekazuje nowej osobie instrukcje i koryguje jej błędy, wdrożenie przebiega szybciej i sprawniej.

Informacje o dobrostanie pracowników są kluczowe

Z punktu widzenia firmy, onboarding powinien przekładać się na zmniejszenie kosztów rekrutacji. Żeby to osiągnąć, dział HR musi cały czas zbierać informacje o dobrostanie pracowników. W pierwszej kolejności, już w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej, rekruterzy powinni wybadać zainteresowania, aspiracje i oczekiwania przyszłego pracownika. Po pierwszych tygodniach pracy należy wywiad powtórzyć, tym razem pytając o wrażenia z pracy, czy spełniła ona oczekiwania lub co należałoby zmienić.

Rozmowy tego typu warto prowadzić regularnie. Pozwalają one zdobyć informacje o aktualnych potrzebach pracowników. Ich spełnienie zwiększa motywację, a ta przekłada się na zmniejszoną rotację, zgodnie z zasadą, że zmotywowany pracownik to pracownik, który nie szuka nowej pracy. Niska rotacja przekłada się na mniejsze koszty.

Każdy onboarding powinien zakończyć się ewaluacją, ale jej zasady pracownik powinien poznać już pierwszego dnia pracy. Warto również dać pracownikowi do wypełniania ankietę, w której oceni on swoją pracę – uzyskane wyniki mogą posłużyć jako punkt wyjścia do dalszego usprawniania procesu wdrożenia.

[1] https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx

[2] https://www.hrdive.com/news/new-hires-are-twice-as-likely-to-leave-employers-that-mishandle-the-onboard/522384/

[3] https://www.hci.org/system/files/2019-11/Onboarding-Retention-Whitepaper%20%282%29.pdf

Źródło: Royal Brand