Wyspecjalizowany doradca, czyli outsourcing procesów rekrutacyjnych alternatywą dla działu rekrutacji w firmie

W Polsce mniej niż 30 proc. ofert pracy na głównych serwisach rekrutacyjnych jest zamieszczanych przez agencje doradztwa personalnego. Na bardziej dojrzałych rynkach, takich jak brytyjski czy francuski, około 60 proc. rekrutacji zewnętrznych prowadzi się wyłącznie przy wykorzystaniu know-how specjalistycznych firm rekrutacyjnych. Można zatem założyć, że przedsiębiorstwa w Polsce mogłyby zlecać więcej projektów rekrutacyjnych zewnętrznym agencjom, gdyby były przekonane, że jest to najskuteczniejsza i najbardziej efektywna finansowo metoda wyboru kandydatów.

Pomyślmy o korzyściach

Z usług doradców personalnych korzystają najczęściej firmy międzynarodowe, które przeniosły tę praktykę z rodzimych rynków. Polscy przedsiębiorcy w większości sceptycznie podchodzą do możliwości powierzenia obsługi procesów rekrutacyjnych zewnętrznym podmiotom, oceniając takie rozwiązanie jako zbyteczne i kosztowne. Tymczasem outsourcing procesów rekrutacyjnych stanowi atrakcyjną alternatywę dla utrzymywania zespołu ds. rekrutacji w dziale HR lub też, w przypadku mniejszych firm, oddelegowywania zadań rekrutacyjnych na pracowników realizujących na co dzień obowiązki kadrowo-płacowe. Zatrudnienie firmy doradztwa personalnego jest szczególnie pomocne w przypadku rekrutacji na stanowiska menedżerskie lub wymagające specjalistycznej wiedzy, rekrutacji masowych (np. związanych z uruchomieniem nowego oddziału czy też fabryki) oraz gdy pracodawcy zależy na dyskrecji. Firma specjalizująca się w usługach związanych z pozyskiwaniem pracowników posiada doświadczenie w prowadzeniu różnorodnych projektów rekrutacyjnych oraz własną, szeroką sieć kontaktów do potencjalnych kandydatów. W przeciwieństwie do niej, pracodawca często startuje od „zera”. Bez znajomości rynku pracy w danym sektorze oraz specyfiki danego stanowiska łatwo może popełnić błędy, np. w ocenie kluczowych kompetencji pracownika.

Przede wszystkim specjalizacja

Specjalistyczne firmy świadczące usługi z zakresu rekrutacji mają dużą wiedzę na temat naboru odpowiednich pracowników, a także dysponują sprawdzonymi metodami weryfikacji kompetencji kandydatów oraz ich selekcji. Dobrze, gdy w takiej firmie za procesy rekrutacyjne odpowiadają konsultanci wywodzący się z sektorów, dla których prowadzą rekrutację. Dzięki temu doskonale znają specyfikę wybranego rynku, zarówno od strony potrzeb pracodawców, jak i oczekiwań pracowników. W ciągu roku każdy konsultant może koordynować kilkadziesiąt projektów rekrutacyjnych w obszarze swojej specjalizacji, budując przy tym długotrwałe relacje z kandydatami. Na bieżąco monitoruje rynek, potrafi ocenić doświadczenie oraz umiejętności kandydata, a także doradzić pracodawcy wybór najwłaściwszej osoby na dane stanowisko pracy.

---

Dywersyfikacja metod pozyskiwania kandydatów

Firmy doradztwa personalnego proponują klientom różnorodne, stosowane w zależności od konkretnego przypadku, metody poszukiwań i selekcji kandydatów. Lista możliwych metod jest większa wśród firm międzynarodowych, działających na rynku przez wiele lat. Po pierwsze, korzystają one z doświadczeń z innych krajów, w których usługi rekrutacyjne realizowane są na znacznie większą skalę niż w Polsce. Po drugie, przez lata działalności zbudowały obszerne bazy kontaktów z kandydatami. Mając bieżącą wiedzę na temat tego, czym aktualnie zajmują się kandydaci, firma jest w stanie natychmiast wyłonić grupę osób odpowiadających profilowi i potrzebom klienta, zainteresowanych pracą na danym stanowisku.

W przypadku niektórych firm doradztwa personalnego, konsultanci spotykają się z kandydatami niezależnie od prowadzonych projektów rekrutacyjnych. Na bieżąco oceniają zatem sytuację na rynku, a także lepiej poznają aplikujące osoby. W trakcie bezpośredniego spotkania konsultant weryfikuje cele zawodowe i osiągnięcia kandydata, sprawdza jego wiedzę z zakresu branży, w której pracuje, poznaje motywacje towarzyszące zmianie pracy oraz doradza w zakresie dalszego rozwoju zawodowego. Dzięki tak proaktywnemu podejściu konsultanci są w stanie nawet w bardzo krótkim czasie zaproponować właściwą osobę. Klienci otrzymują listę wyselekcjonowanych pod kątem każdego projektu kandydatów w terminie dwch, trzech tygodni.

Na podstawie znajomości rynku pracy, kandydatów i firm, firma doradztwa personalnego może także dotrzeć z propozycją dalszego rozwoju zawodowego do menedżerów wyższego szczebla, którzy w danym momencie nie poszukują aktywnie zatrudnienia, ale ich profil koresponduje idealnie z oferowanym stanowiskiem. Metoda ta wymaga bardzo dobrego rozeznania w realiach rynku i – nade wszystko – stosowania restrykcyjnych norm etycznych.

Optymalizacja kosztów

Każda rekrutacja, także ta prowadzona samodzielnie przez pracodawcę, wiąże się z kosztami. Oprócz kosztów mierzalnych związanych z organizacją i przebiegiem rekrutacji (przygotowanie ogłoszeń i ich emisja, selekcja CV, kontakty z potencjalnymi kandydatami, sprawdzenie referencji) firma może ponosić duże straty ze względu na utratę ciągłości w realizacji zadań związanych z danym stanowiskiem. Przy przedłużającym się procesie rekrutacyjnym koszty związane z rekrutacją wewnętrzną mogą okazać się nawet wyższe niż w przypadku zlecenia tej usługi na zewnątrz. Zwłaszcza w sytuacji, gdy w proces rekrutacyjny obok specjalisty ds. HR jest zaangażowany pracownik merytoryczny. Zlecenie rekrutacji firmie zewnętrznej pozwala zaoszczędzić czas osób zatrudnionych w organizacji. Dzięki temu mogą one skoncentrować się na działaniach związanych z prowadzoną działalnością biznesową lub celach polityki personalnej.

Firmy doradztwa personalnego mogą również świadczyć inne usługi na rzecz klienta, które pozwalają optymalizować koszty. Jedną z nich jest obsługa kadrowo-płacowa (payroll). Korzystając z niej, pracodawca nie musi rozbudowywać zespołu o dodatkowych pracowników, zapewnia sobie również poufność w zakresie polityki płacowej.

---

Inną z usług świadczonych przez firmy rekrutacyjne jest zatrudnianie pracowników na zasadach leasingu pracowniczego. W takiej sytuacji firma doradztwa personalnego podpisuje umowę z pracodawcą użytkownikiem oraz z pracownikiem tymczasowym, a także przejmuje na siebie wszelkie zobowiązania wynikające z Kodeksu pracy. Jest płatnikiem wynagrodzenia oraz składek społecznych, zajmuje się także obsługą kadrowo-płacową. Leasing pracowniczy to zatem relatywnie tani i efektywny sposób sprawdzenia przyszłych pracowników bez konieczności ponoszenia przez pracodawcę zbędnych kosztów (try & hire).

Minimalizacja ryzyka

Niewątpliwą korzyścią dla firmy korzystającej z zewnętrznych usług doradztwa personalnego jest minimalizacja ryzyka. Firma rekrutacyjna gwarantuje nie tylko dyskrecję i profesjonalizm, lecz także znalezienie właściwego kandydata w jak najkrótszym czasie. Podejmuje się ona realizacji usługi w określonym terminie oraz udziela gwarancji – w zależności od rangi stanowiska nawet do kilku miesięcy – na zatrudnionego za swoim pośrednictwem pracownika. Dzięki temu klient ma pewność najwyższej jakości usługi. Gdy kandydat nie sprawdzi się na stanowisku pracy lub sam zrezygnuje ze współpracy, firma doradztwa personalnego w ramach umowy rekrutuje kolejną osobę.

Skuteczność współpracy

Skuteczność procesu rekrutacyjnego zależy od obu stron. Niedopasowanie kandydata do danego stanowiska jest często wynikiem błędnego przedstawienia konsultantowi wymagań w stosunku do nowego pracownika lub nieujawnienia wszystkich warunków oferty pracy. Podstawą współpracy na płaszczyźnie firma rekrutująca – klient jest zatem szczerość i stały przepływ informacji. Niezwykle istotny jest zwłaszcza pierwszy etap pracy firmy doradztwa personalnego związany z określeniem potrzeb rekrutacyjnych klienta oraz ustaleniem profilu poszukiwanego pracownika. Na jego podstawie firma rekrutacyjna planuje bowiem kolejne działania: wybiera metody rekrutacji, ustala harmonogram oraz – co najważniejsze – dokonuje selekcji kandydatów.

Wybór firmy rekrutacyjnej

Obecnie na rynku polskim działa około 3 tys. agencji zatrudnienia. Wybór właściwego usługodawcy może więc nastręczać pewnych trudności. Przedsiębiorstwa decydujące się na outsourcing usług rekrutacyjnych powinny wziąć pod uwagę doświadczenie firmy w realizacji projektów rekrutacyjnych w danym obszarze rynkowym, doświadczenie konsultanta odpowiedzialnego za rekrutację oraz listy referencyjne. Szczególnie istotna w procesie rekrutacyjnym jest rola konsultantów bezpośrednio zaangażowanych w projekt. Dobrze, jeżeli posiadają oni doświadczenie biznesowe w branży, dla której prowadzą rekrutację. Na przykład konsultant, który przez kilka lat pracował w obszarze IT, a następnie przeszedł do firmy doradztwa personalnego, bez problemu zdefiniuje potrzeby rekrutacyjne klienta działającego w branży nowych technologii. Będzie także w stanie trafnie ocenić kompetencje kandydatów. W kontaktach z potencjalnymi pracownikami konsultanci reprezentują firmę, dla której prowadzą rekrutację. Oprócz doskonałej znajomości branży oraz profesjonalizmu, powinni posiadać również kompetencje komunikacyjne, wysoką kulturę osobistą oraz umiejętności prezentacyjne i negocjacyjne.

---

Marek Jurkiewicz

Country Manager Agencji Pracy Start People

Ludzie to najważniejszy zasób każdej firmy, których koszty stanowią często co najmniej 50 proc. wszystkich kosztów funkcjonowania przedsiębiorstw, dlatego agencje pracy stają się coraz poważniejszym partnerem handlowym w nowoczesnej gospodarce.

Firmy prowadzące świadomą politykę zatrudnienia coraz częściej korzystają z usług agencji pracy, która zapewnia im elastyczne podejście do form zatrudnienia ze względu na sezonowość (zróżnicowane natężenie potrzeb), projekty i nagłą potrzebę rekrutacji pracowników na zastępstwa.

Skorzystanie z usług agencji pracy w perspektywie krótkookresowej może być droższe niż koszt pracownika stałego, lecz w perspektywie dłuższej okazuje się, że firmy cenią sobie tę elastyczną formę zatrudnienia. Ponadto firmy korzystają z naszej usługi Try & Hire, która daje możliwość sprawdzenia pracownika podczas okresu próbnego i przejęcia go na stałe przez pracodawcę.

Przedsiębiorstwa zgłaszają nieprzerwane zapotrzebowanie na pracowników produkcyjnych, w działach sprzedaży oraz na stanowiska asystenckie i związane z bezpośrednią obsługą klienta (głównie w sektorze B2B). Pracownikom z branży IT również nie straszne bezrobocie. Coraz częściej poszukiwane są osoby ze znajomością mało popularnych języków obcych (norweski, węgierski, flamandzki, języki azjatyckie).

Dzięki ogólnopolskiej działalności, posiadaniu dużej bazy firm korzystających z naszych usług i zatrudnianiu dużej liczby wykwalifikowanych osób, możemy zapewnić stały dostęp pracowników wszystkim firmom, a odpowiednio wykwalifikowanym pracownikom prace w różnych placówkach. Wśród najbardziej popularnych stanowisk 81 proc. to stanowiska produkcyjne, w takich branżach, jak: samochodowa, elektroniczna, kosmetyczna, spożywcza, przetwórstwo. 12 proc. to stanowiska administracyjno-biurowe i produkcyjne, 6 proc. stanowią stanowiska typowo administracyjne. A z racji tego, że rynek staje się coraz bardziej dojrzały, 1 proc. stanowią osoby na stanowiskach menedżerskich zatrudniane czasowo do prowadzenia projektów.

W roku 2010 z usług agencji pracy skorzystało 11,5 tys. firm, co stanowi 6-proc. wzrost w porównaniu do lat ubiegłych. 440 tys. zatrudnionych pracowników pochodziło z bazy agencji pracy, tym samym wskazując na 16-proc. wzrost tego wskaźnika.