Czy jest potrzebna zgoda na przetwarzanie danych osobowych w CV?

Co do zasady nie. Powiem więcej, żądanie takiej zgody, co do zasady, jest bezpodstawne. Pracodawca przetwarza bowiem dane osobowe kandydata do pracy na podstawie art. 22¹ § 1 i następne kodeksu pracy.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Jakich danych osobowych może żądać pracodawca od kandydata do pracy? 

Zgodnie z Kodeksem Pracy, pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) datę urodzenia;

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4) wykształcenie;

5) kwalifikacje zawodowe;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Przy czym dane o których mowa w pkt. 4-6, może żądać gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Ponadto pracodawca może żądać innych danych gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

W powyższych przypadkach zgoda kandydata nie jest wymagana. A praktykę wymuszania zgód, np. w formie wyżej wspomnianych klauzul należy uznać za błędną.

Czy pracodawca może przetwarzać inne dane osobowe kandydata jeżeli są w CV? 

Jeżeli kandydat zamieścił z własnej inicjatywy inne dane osobowe, nie należące do szczególnej kategorii danych (o których mowa w art. 9 RODO), to według mnie pracodawca może je przetwarzać na podstawie zgody, która przejawia się np. na przesłaniu pracodawcy życiorysu i listu motywacyjnego.

Potwierdza to zresztą treść art. 22^1a kodeksu pracy. Przy czym w artykule tym mamy wskazany wyjątek. Pracodawca może przetwarzać dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO, tj. dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa tylko i wyłącznie wtedy kiedy pozwalają mu na to wyraźnie przepisy.

Kiedy wyraźna zgoda kandydata jest niezbędna? 

Wyraźna zgoda kandydata, np. w formie klauzuli w CV lub osobnego dokumentu, na przetwarzania danych osobowych jest niezbędna w dwóch przypadkach.

Po pierwsze, pracodawca może przetwarzać dane osobowe kandydata szczególnej kategorii (tzw. dane wrażliwe), które kandydat zamieścił z własnej inicjatywy, tylko wtedy gdy kandydat wyraził jednocześnie wyraźną zgodę na ich przetwarzanie. Ponadto, zgodnie z art. 22^1b kodeksu pracy przetwarzanie danych szczególnej kategorii na podstawie zgody jest możliwe wyłącznie gdy ich przekazanie nastąpiło z inicjatywy kandydata.

Po drugie, jeżeli pracodawca ma przetwarzać dane osobowe kandydata w innych, kolejnych rekrutacjach niezbędna jest zgoda na to kandydata wyrażona np. w następujący sposób: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu wykorzystania ich w kolejnych naborach prowadzonych przez firmę ABC SA przez okres najbliższego roku”. Inaczej po zakończeniu rekrutacji, pracodawca powinien usunąć dane osobowe kandydata.

W jakiej formie musi być udzielona zgoda kandydata?

Ostatnio przeczytałem, że zgoda kandydata, na przetwarzanie jego danych osobowych, musi być w formie pisemnej zwykłej lub w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

RODO co do formy zgody się nie wypowiada. Wymaga tylko by administrator był w stanie wykazać, że osoba, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych.

Zgoda to oświadczenie woli. Zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej. Ponieważ przepisy dotyczące udzielenia zgody nie wymagają określonej formy uważam, że zgoda i CV mogą być skutecznie składane nie tylko w formie pisemnej zwykłej lub elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem.