Przekaz bez zakłóceń

Badanie stanu komunikacji wewnętrznej

Ostatnie 15 lat uznawane jest przez wielu ekspertów za czas rewolucji w komunikacji wewnętrznej. W tym czasie komunikacja przeszła w wielu organizacjach długą drogę, od scentralizowanego i kontrolowanego przekazu informacji z góry na dół do rzeczywistości wielokierunkowej wymiany informacji za pomocą wielu kanałów i narzędzi komunikacji. Zmianom uległy również oczekiwania w stosunku do działów i osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną, które z dawnych redaktorów firmowej gazetki stać się mieli menedżerami strategicznie zarządzającymi procesami komunikacji.

Zmiany te dotyczą również Polski, chociaż wciąż obok firm, w których funkcjonują całe departamenty ds. komunikacji wewnętrznej, istnieją organizacje, w których komunikacja nie jest ujęta w żadne formalne ramy.

RR Communication Consulting zrealizowało badanie, które miało na celu poznanie stanu komunikacji wewnętrznej w polskich firmach oraz uchwycenie najważniejszych trendów i wyzwań w tym obszarze. W badaniu udział wzięło 159 osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną w firmach działających w Polsce.

Pozytywne wizje

W ocenie osób biorących udział w badaniu perspektywy dla komunikacji wewnętrznej w następnym roku wyglądają bardzo optymistycznie (zobacz wykres 1). Znaczna większość respondentów (aż 80 proc.) przewiduje wzrost znaczenia komunikacji w swojej firmie w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Tylko według co piątego respondenta znaczenie komunikacji wewnętrznej pozostanie na tym samym poziomie. Respondenci z tej drugiej grupy bardzo często zwracali również uwagę na fakt, iż brak wzrostu znaczenia i utrzymania komunikacji na dotychczasowym poziomie wynika z powodu już wysokiego zaangażowania firmy w komunikację z pracownikami. O dużym optymizmie polskich specjalistów odpowiadających za komunikację świadczy również fakt, że nikt z nich nie zakłada zmniejszenia ważności komunikacji wewnętrznej.

Większość badanych firm przewiduje wzrost inwestycji w tym obszarze, a co czwarta - wzrost liczby etatów w zespołach odpowiadających za komunikację wewnętrzną. Prawie nikt nie zakłada pogorszenia sytuacji w którymkolwiek z tych trzech obszarów. Optymistyczna ocena perspektyw wzrasta wraz z wielkością firmy, jest także nieznacznie większa w przypadku firm krajowych.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Po amerykańsku lub europejsku

Ciekawe wnioski wynikają z analizy pytania o umiejscowienie organizacyjne komunikacji wewnętrznej. Wyniki wskazują na brak jednolitego wzorca organizacyjnego dla komunikacji wewnętrznej w polskich firmach. Najwięcej respondentów (23 proc.) wskazywało na szefa działu Human Resources jako tego, do którego raportuje specjalista bądź zespół odpowiedzialny za komunikację wewnętrzną. Znacznie częściej dotyczy to polskich oddziałów międzynarodowych korporacji. Duża liczba firm, w których komunikacja wewnętrzna funkcjonalnie podlega pionowi zarządzania personelem, wskazuje na bardziej europejskie niż amerykańskie podejście (w Stanach Zjednoczonych komunikacja wewnętrzna najczęściej jest w strukturach PR).

W 19 proc. osobą nadzorującą był prezes zarządu, a w 7 proc. przypadków inny członek zarządu. Pozostałymi nadrzędnymi stanowiskami dla specjalistów odpowiedzialnych za komunikację był szef działu Public Relations (14 proc.), szef działu Marketingu (9 proc.) oraz szef działu Komunikacji Korporacyjnej (6 proc.).

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zmiana komunikowana

Polskie firmy stoją przed bardzo zróżnicowanymi wyzwaniami w obszarze komunikacji wewnętrznej (zobacz wykres 2). Zależne są one w dużej mierze od wielkości firmy oraz struktury kapitału. Największa liczba firm kładzie nacisk na ogólne zwiększenie efektywności komunikacji wewnętrznej. Respondenci zwracali uwagę w tym kontekście na konieczność realizacji takich działań, jak „dotarcie do jak największej liczby pracowników” czy „radzenie sobie z nadmiarem komunikacji”. Dla wielu firm wyzwaniem jest również „odpowiednie dopasowanie komunikatów do określonych grup docelowych mających różne potrzeby informacyjne”.

Firmy powoli zaczynają sobie zdawać sprawę z istotnej roli komunikacji wewnętrznej we wspieraniu nadchodzących zmian, dlatego też dla 20 proc. ankietowanych to właśnie komunikacja w zmianach jest jednym z największych wyzwań. Dla tych firm efektywna komunikacja z pracownikami to warunek konieczny w przypadku np. „zmian organizacyjnych wynikających z integracji z inną firmą” bądź „zmian strukturalnych lub wynikających z wprowadzenia nowego zbioru wartości firmowych”.

Respondenci biorący udział w badaniu bardzo często zwracali też uwagę na brak odpowiednich umiejętności komunikacyjnych kadry kierowniczej. Według nich w bardzo małym stopniu przykłada wagę do potrzeb komunikacyjnych swoich podwładnych oraz jakości przekazywanych komunikatów. Na wyzwanie związane z doskonaleniem umiejętności komunikacyjnych kierowników wskazywało 15 proc. badanych, zwracając uwagę m.in. na: „brak zaangażowania kadry kierowniczej w otwartą komunikację z pracownikami” czy „uświadomienie kierownictwu wagi komunikacji wewnętrznej - doprowadzenie to tego, aby nie komunikowali oni wyłącznie informacji operacyjnych, ale zwłaszcza informacje na temat strategii, misji firmy, wyjaśniali przyczyny podejmowanych decyzji itp.”. Na brak takich umiejętności wskazywały głównie osoby reprezentujące oddziały międzynarodowych korporacji.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Oporni i zapracowani

Okazuje się, że dla co czwartej firmy czynnikiem, który w największym stopniu ogranicza efektywną komunikację wewnętrzną, jest zbyt złożona struktura firmy, czyli m.in.: „zbyt duża liczba szczebli organizacyjnych” czy „zbyt duża liczba oddziałów rozsianych po całej Polsce”. Respondenci zwracali uwagę na utrudnienia związane z komunikacją z najniższymi szczeblami oraz komunikacją pomiędzy centralą a terenem.

Kolejnym wymienianym czynnikiem jest podejście pracowników do komunikacji wewnętrznej. Co czwarty respondent uważa, że opór pracowników znacząco wpływa na nieefektywny przepływ informacji, a 16 proc. badanych twierdzi, że problem ten tkwi przede wszystkim w podejściu i umiejętnościach komunikacyjnych kadry kierowniczej. Wielokrotnie pojawiały się również wypowiedzi wskazujące na brak przekazywania przez pracowników informacji zwrotnych swoim przełożonym.

Co ciekawe, dla największych firm (powyżej 5 tys. pracowników) większym problemem niż skomplikowane struktury organizacyjne jest nastawienie pracowników do komunikacji. Natomiast w najmniejszych firmach (do 200 pracowników) znaczącą trudnością dla osób odpowiedzialnych za komunikację jest zbyt wiele obowiązków.

Słowo pisane kontra technologia

W obecnych czasach osoby odpowiadające za komunikację z pracownikami mają do wyboru zróżnicowane narzędzia komunikacji wewnętrznej. Wśród trzech najważniejszych wymieniane były spotkania bezpośrednie, e-mail, intranet oraz wydawnictwo wewnętrzne. Analizując otrzymane wyniki, można zauważyć, że znaczenie poszczególnych narzędzi zmienia się wraz z liczbą pracowników. Komunikacja bezpośrednia jest najważniejsza przede wszystkim w najmniejszych firmach o wielkości do 200 pracowników (86 proc.). Drukowane wydawnictwo wewnętrzne jest najistotniejsze dla największych firm (84 proc.), gdzie biuletyn jest najefektywniejszym sposobem dotarcia do licznych odbiorców.

Coraz większy wpływ nowych technologii na komunikację wewnętrzną w badanych firmach odzwierciedla wysoka pozycja narzędzi elektronicznych, takich jak intranet (64 proc.), którego znaczenie rośnie wraz z wielkością firmy. Wyniki badania wskazały kolejną interesującą zależność. Firmy krajowe znacznie mniej cenią sobie elektroniczny newsletter (7 proc.), podczas gdy krajowe oddziały firm międzynarodowych wskazywały to narzędzie ponad dwa razy częściej (16 proc.).

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Cenna inwestycja

W ocenie respondentów znaczenie komunikacji w badanych firmach w dalszym ciągu będzie rosło. Na tak optymistyczne postrzeganie perspektyw ma zapewne wpływ nie tylko wzrost gospodarczy, ale w dużej mierze rosnąca świadomość osób zarządzających dotycząca kluczowej roli komunikacji wewnętrznej. Zmiany na rynku pracy powodują wzrost oczekiwań pracowników co do jakości miejsca pracy, a co za tym idzie - co do jakości komunikacji wewnętrznej. Dobrzy pracownicy nie będą chcieli pracować w firmach ze złą komunikacją. Wielu zarządzających już się o tym przekonało i dlatego wie, że inwestowanie w poprawę jakości komunikacji wewnętrznej to inwestowanie w poprawę efektywności lepiej doinformowanych pracowników.

Większe znaczenie komunikacji oznacza nowe projekty oraz więcej działań w tym obszarze, dlatego w wielu firmach oznacza to konieczność zwiększenia zatrudnienia w zespołach zajmujących się komunikacją wewnętrzną. Osoby te zasilą najczęściej działy personalne. Struktury te, podobnie jak na zachodzie Europy, już nie tylko odpowiadają za rekrutację oraz rozwój pracowników, ale również za budowanie marki wewnątrz organizacji, której nieodzownym elementem jest sprawna komunikacja z własnymi pracownikami.

Badanie „Stan komunikacji wewnętrznej 2007” przeprowadzono w okresie od września do listopada 2007 r. Jako metodę badawczą zastosowano zestandaryzowany wywiad kwestionariuszowy przeprowadzany drogą telefoniczną. W badaniu udział wzięło 159 osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną w firmach działających w Polsce.

Respondenci

• Liczba respondentów ze względu na własność firmy:

- firmy krajowe - 68

- oddziały międzynarodowych korporacji - 91

• Liczba respondentów ze względu na wielkość zatrudnienia

- do 200 - 29

- od 201 do 1000 - 51

- od 1001 do 5000 - 54

- powyżej 5001 - 25

Kamil Borowiak

Mohamed Kenawy

Autorzy są konsultantami w firmie doradczej RR Communication Consulting specjalizującej się w strategicznym zarządzaniu komunikacją wewnętrzną oraz w budowaniu zaangażowania pracowników.

Kontakt:

kamil.borowiak@rrcc.pl

mohamed.kenawy@rrcc.pl