Kategorie

Przekaz bez zakłóceń

Mohamed Kenawy
Ostatnie 15 lat uznawane jest przez wielu ekspertów za czas rewolucji w komunikacji wewnętrznej. W tym czasie komunikacja przeszła w wielu organizacjach długą drogę, od scentralizowanego i kontrolowanego przekazu informacji z góry na dół do rzeczywistości wielokierunkowej wymiany informacji za pomocą wielu kanałów i narzędzi komunikacji. Zmianom uległy również oczekiwania w stosunku do działów i osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną, które z dawnych redaktorów firmowej gazetki stać się mieli menedżerami strategicznie zarządzającymi procesami komunikacji.

Badanie stanu komunikacji wewnętrznej

Ostatnie 15 lat uznawane jest przez wielu ekspertów za czas rewolucji w komunikacji wewnętrznej. W tym czasie komunikacja przeszła w wielu organizacjach długą drogę, od scentralizowanego i kontrolowanego przekazu informacji z góry na dół do rzeczywistości wielokierunkowej wymiany informacji za pomocą wielu kanałów i narzędzi komunikacji. Zmianom uległy również oczekiwania w stosunku do działów i osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną, które z dawnych redaktorów firmowej gazetki stać się mieli menedżerami strategicznie zarządzającymi procesami komunikacji.

Zmiany te dotyczą również Polski, chociaż wciąż obok firm, w których funkcjonują całe departamenty ds. komunikacji wewnętrznej, istnieją organizacje, w których komunikacja nie jest ujęta w żadne formalne ramy.

RR Communication Consulting zrealizowało badanie, które miało na celu poznanie stanu komunikacji wewnętrznej w polskich firmach oraz uchwycenie najważniejszych trendów i wyzwań w tym obszarze. W badaniu udział wzięło 159 osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną w firmach działających w Polsce.

Pozytywne wizje

W ocenie osób biorących udział w badaniu perspektywy dla komunikacji wewnętrznej w następnym roku wyglądają bardzo optymistycznie (zobacz wykres 1). Znaczna większość respondentów (aż 80 proc.) przewiduje wzrost znaczenia komunikacji w swojej firmie w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Tylko według co piątego respondenta znaczenie komunikacji wewnętrznej pozostanie na tym samym poziomie. Respondenci z tej drugiej grupy bardzo często zwracali również uwagę na fakt, iż brak wzrostu znaczenia i utrzymania komunikacji na dotychczasowym poziomie wynika z powodu już wysokiego zaangażowania firmy w komunikację z pracownikami. O dużym optymizmie polskich specjalistów odpowiadających za komunikację świadczy również fakt, że nikt z nich nie zakłada zmniejszenia ważności komunikacji wewnętrznej.

Większość badanych firm przewiduje wzrost inwestycji w tym obszarze, a co czwarta - wzrost liczby etatów w zespołach odpowiadających za komunikację wewnętrzną. Prawie nikt nie zakłada pogorszenia sytuacji w którymkolwiek z tych trzech obszarów. Optymistyczna ocena perspektyw wzrasta wraz z wielkością firmy, jest także nieznacznie większa w przypadku firm krajowych.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Po amerykańsku lub europejsku

Ciekawe wnioski wynikają z analizy pytania o umiejscowienie organizacyjne komunikacji wewnętrznej. Wyniki wskazują na brak jednolitego wzorca organizacyjnego dla komunikacji wewnętrznej w polskich firmach. Najwięcej respondentów (23 proc.) wskazywało na szefa działu Human Resources jako tego, do którego raportuje specjalista bądź zespół odpowiedzialny za komunikację wewnętrzną. Znacznie częściej dotyczy to polskich oddziałów międzynarodowych korporacji. Duża liczba firm, w których komunikacja wewnętrzna funkcjonalnie podlega pionowi zarządzania personelem, wskazuje na bardziej europejskie niż amerykańskie podejście (w Stanach Zjednoczonych komunikacja wewnętrzna najczęściej jest w strukturach PR).

W 19 proc. osobą nadzorującą był prezes zarządu, a w 7 proc. przypadków inny członek zarządu. Pozostałymi nadrzędnymi stanowiskami dla specjalistów odpowiedzialnych za komunikację był szef działu Public Relations (14 proc.), szef działu Marketingu (9 proc.) oraz szef działu Komunikacji Korporacyjnej (6 proc.).

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zmiana komunikowana

Polskie firmy stoją przed bardzo zróżnicowanymi wyzwaniami w obszarze komunikacji wewnętrznej (zobacz wykres 2). Zależne są one w dużej mierze od wielkości firmy oraz struktury kapitału. Największa liczba firm kładzie nacisk na ogólne zwiększenie efektywności komunikacji wewnętrznej. Respondenci zwracali uwagę w tym kontekście na konieczność realizacji takich działań, jak „dotarcie do jak największej liczby pracowników” czy „radzenie sobie z nadmiarem komunikacji”. Dla wielu firm wyzwaniem jest również „odpowiednie dopasowanie komunikatów do określonych grup docelowych mających różne potrzeby informacyjne”.

Firmy powoli zaczynają sobie zdawać sprawę z istotnej roli komunikacji wewnętrznej we wspieraniu nadchodzących zmian, dlatego też dla 20 proc. ankietowanych to właśnie komunikacja w zmianach jest jednym z największych wyzwań. Dla tych firm efektywna komunikacja z pracownikami to warunek konieczny w przypadku np. „zmian organizacyjnych wynikających z integracji z inną firmą” bądź „zmian strukturalnych lub wynikających z wprowadzenia nowego zbioru wartości firmowych”.

Respondenci biorący udział w badaniu bardzo często zwracali też uwagę na brak odpowiednich umiejętności komunikacyjnych kadry kierowniczej. Według nich w bardzo małym stopniu przykłada wagę do potrzeb komunikacyjnych swoich podwładnych oraz jakości przekazywanych komunikatów. Na wyzwanie związane z doskonaleniem umiejętności komunikacyjnych kierowników wskazywało 15 proc. badanych, zwracając uwagę m.in. na: „brak zaangażowania kadry kierowniczej w otwartą komunikację z pracownikami” czy „uświadomienie kierownictwu wagi komunikacji wewnętrznej - doprowadzenie to tego, aby nie komunikowali oni wyłącznie informacji operacyjnych, ale zwłaszcza informacje na temat strategii, misji firmy, wyjaśniali przyczyny podejmowanych decyzji itp.”. Na brak takich umiejętności wskazywały głównie osoby reprezentujące oddziały międzynarodowych korporacji.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Oporni i zapracowani

Okazuje się, że dla co czwartej firmy czynnikiem, który w największym stopniu ogranicza efektywną komunikację wewnętrzną, jest zbyt złożona struktura firmy, czyli m.in.: „zbyt duża liczba szczebli organizacyjnych” czy „zbyt duża liczba oddziałów rozsianych po całej Polsce”. Respondenci zwracali uwagę na utrudnienia związane z komunikacją z najniższymi szczeblami oraz komunikacją pomiędzy centralą a terenem.

Kolejnym wymienianym czynnikiem jest podejście pracowników do komunikacji wewnętrznej. Co czwarty respondent uważa, że opór pracowników znacząco wpływa na nieefektywny przepływ informacji, a 16 proc. badanych twierdzi, że problem ten tkwi przede wszystkim w podejściu i umiejętnościach komunikacyjnych kadry kierowniczej. Wielokrotnie pojawiały się również wypowiedzi wskazujące na brak przekazywania przez pracowników informacji zwrotnych swoim przełożonym.

Co ciekawe, dla największych firm (powyżej 5 tys. pracowników) większym problemem niż skomplikowane struktury organizacyjne jest nastawienie pracowników do komunikacji. Natomiast w najmniejszych firmach (do 200 pracowników) znaczącą trudnością dla osób odpowiedzialnych za komunikację jest zbyt wiele obowiązków.

Słowo pisane kontra technologia

W obecnych czasach osoby odpowiadające za komunikację z pracownikami mają do wyboru zróżnicowane narzędzia komunikacji wewnętrznej. Wśród trzech najważniejszych wymieniane były spotkania bezpośrednie, e-mail, intranet oraz wydawnictwo wewnętrzne. Analizując otrzymane wyniki, można zauważyć, że znaczenie poszczególnych narzędzi zmienia się wraz z liczbą pracowników. Komunikacja bezpośrednia jest najważniejsza przede wszystkim w najmniejszych firmach o wielkości do 200 pracowników (86 proc.). Drukowane wydawnictwo wewnętrzne jest najistotniejsze dla największych firm (84 proc.), gdzie biuletyn jest najefektywniejszym sposobem dotarcia do licznych odbiorców.

Coraz większy wpływ nowych technologii na komunikację wewnętrzną w badanych firmach odzwierciedla wysoka pozycja narzędzi elektronicznych, takich jak intranet (64 proc.), którego znaczenie rośnie wraz z wielkością firmy. Wyniki badania wskazały kolejną interesującą zależność. Firmy krajowe znacznie mniej cenią sobie elektroniczny newsletter (7 proc.), podczas gdy krajowe oddziały firm międzynarodowych wskazywały to narzędzie ponad dwa razy częściej (16 proc.).

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Cenna inwestycja

W ocenie respondentów znaczenie komunikacji w badanych firmach w dalszym ciągu będzie rosło. Na tak optymistyczne postrzeganie perspektyw ma zapewne wpływ nie tylko wzrost gospodarczy, ale w dużej mierze rosnąca świadomość osób zarządzających dotycząca kluczowej roli komunikacji wewnętrznej. Zmiany na rynku pracy powodują wzrost oczekiwań pracowników co do jakości miejsca pracy, a co za tym idzie - co do jakości komunikacji wewnętrznej. Dobrzy pracownicy nie będą chcieli pracować w firmach ze złą komunikacją. Wielu zarządzających już się o tym przekonało i dlatego wie, że inwestowanie w poprawę jakości komunikacji wewnętrznej to inwestowanie w poprawę efektywności lepiej doinformowanych pracowników.

Większe znaczenie komunikacji oznacza nowe projekty oraz więcej działań w tym obszarze, dlatego w wielu firmach oznacza to konieczność zwiększenia zatrudnienia w zespołach zajmujących się komunikacją wewnętrzną. Osoby te zasilą najczęściej działy personalne. Struktury te, podobnie jak na zachodzie Europy, już nie tylko odpowiadają za rekrutację oraz rozwój pracowników, ale również za budowanie marki wewnątrz organizacji, której nieodzownym elementem jest sprawna komunikacja z własnymi pracownikami.

Badanie „Stan komunikacji wewnętrznej 2007” przeprowadzono w okresie od września do listopada 2007 r. Jako metodę badawczą zastosowano zestandaryzowany wywiad kwestionariuszowy przeprowadzany drogą telefoniczną. W badaniu udział wzięło 159 osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną w firmach działających w Polsce.

Respondenci

• Liczba respondentów ze względu na własność firmy:

- firmy krajowe - 68

- oddziały międzynarodowych korporacji - 91

• Liczba respondentów ze względu na wielkość zatrudnienia

- do 200 - 29

- od 201 do 1000 - 51

- od 1001 do 5000 - 54

- powyżej 5001 - 25

Kamil Borowiak

Mohamed Kenawy

Autorzy są konsultantami w firmie doradczej RR Communication Consulting specjalizującej się w strategicznym zarządzaniu komunikacją wewnętrzną oraz w budowaniu zaangażowania pracowników.

Kontakt:

kamil.borowiak@rrcc.pl

mohamed.kenawy@rrcc.pl

 

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Delegowanie pracowników – po zmianach. Poradnik Gazety Prawnej 5/2021
Delegowanie pracowników – po zmianach. Poradnik Gazety Prawnej 5/2021
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.

    Jak można podzielić urlop ojcowski?

    Urlop ojcowski przysługuje w wymiarze 2 tygodni. Jak można go podzielić? Do kiedy należy go wykorzystać?

    Skrócenie izolacji i dopuszczenie pracownika do pracy

    Skrócenie izolacji i dopuszczenie pracownika do pracy - czy jest możliwe? Co na to prawo? Jakie świadczenia przysługują za czas izolacji?

    Składki KRUS - IV kwartał 2021 r.

    Składki KRUS w IV kwartale 2021 r. - ile wynosi miesięczna składka na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie?

    Dyscyplinarka za brak szkolenia BHP

    Czy brak szkolenia BHP może być podstawą dyscyplinarki? Czy można uznać to za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracownika?

    Dzień Pracownika Służby BHP

    Dzień Pracownika Służby BHP przypada na 19 września każdego roku. Z tej okazji Minister Rodziny i Polityki Społecznej przygotowała list z podziękowaniami i życzeniami dla pracowników służb BHP.