REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Pomyłka to nie koniec świata

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Emma Halsen

REKLAMA

W pracy myli się każdy: szef, sekretarka, magazynier, a nawet księgowa. „Errare humanum est” - mylić się jest bowiem rzeczą ludzką. Ale pomyłka to nie koniec świata. Trzeba tylko umieć wyjść z niej z twarzą i naprawić, co się da.
Zaniedbania i niedopatrzenia nie są rzadkim zjawiskiem w biurowej codzienności. Nikt nie lubi być niesolidny, lecz specyfika zawodu sekretarki wymaga skupienia się naraz na tak wielu sprawach, że jeśli coś zakłóci normalny bieg spraw - łatwo traci się sterowność, a wszystko wymyka się spod kontroli. Jakie pomyłki są najczęstsze i jak się zachować w razie wpadki? Oto kilka rad.

Pomylenie nazwiska

REKLAMA

REKLAMA

Zdarza się podczas rozmowy telefonicznej lub osobistej. Sytuacja z pewnością nie jest miła, ale nie warto pogarszać jej dodatkowo zawiłym tłumaczeniem się i wielopiętrowymi przeprosinami. Należy zawsze dostosować rangę wyjaśnień do rangi wpadki. Tu wystarczy powiedzieć: „Najmocniej pana przepraszam, mam kuzyna o podobnym nazwisku i stąd pomyłka”. Nie robią dobrego wrażenia wyjaśnienia typu: „Ma pan takie trudne nazwisko” czy wręcz odwrotnie - „Ma pan takie pospolite nazwisko” - bo wiele osób myli Kalinowskich z Kalińskimi, lecz znacznie bardziej przykre jest pomylenie pana Zająca z panem Dzikiem. Zdecydowanie nie komentujemy więc cudzych nazwisk, choć w takim przypadku warto dodać do słowa przepraszam zwięzłe wyjaśnienie. Inaczej sprawa wygląda, gdy pomyłka nazwiska ma miejsce na piśmie. Osoba taka ma prawo czuć się urażona i zasługuje na solidniejsze przeprosiny. Powinny mieć one również formę pisemną: „Szanowny Panie Dyrektorze, przykro mi z powodu zaistniałej pomyłki, to moje niedopatrzenie. Dołożę wszelkich starań, aby takie sytuacje nie miały miejsca w przyszłości. Z poważaniem”.

Nie bójmy się przyznać do gafy, a zwłaszcza nie udawajmy, że nic się nie stało. Lepiej wydobyć z siebie o jedno przepraszam za dużo niż pozostawić choć jedną osobę bez tego słowa. Nie należy też oceniać swojego postępowania: „Ale się wygłupiłam”, „Ja to zawsze muszę narozrabiać”, „Chyba zrobiłam panu przykrość, ale przecież nic wielkiego się nie stało?”. Ocenę i ewentualny komentarz zostawmy drugiej stronie, jeśli poczuje taką potrzebę.

Jak się zachować, gdy podczas przedstawiania sobie osób zapomnimy jedno z nazwisk? Można problem rozwiązać najprościej: „Poznajcie się panowie, nasz dyrektor - nasz gość z Centrali”, lub „Panie dyrektorze, nasz gość reprezentuje hurtownię X”. Trudne sytuacje wymagają czasem wyboru mniejszego zła, a dzięki takiej prezentacji, po której każdy z panów wymieni swoje nazwisko, unikamy kłopotliwego kajania się.

Osobny problem rozmów telefonicznych to pomylenie głosu pani z panem i na odwrót. Tu wystarczy powiedzieć: „Przepraszam, trochę tu głośno i nie dosłyszałam”.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W każdym przypadku, dotyczącym delikatnej kwestii nazwisk, warto zachować takt i umiar, przeprosić jak najszybciej i jak najkrócej, aby niepotrzebnie nie rozdmuchiwać sprawy.

Nieporozumienia

REKLAMA

Nieporozumienie nie zawsze jest zawinione tylko przez jedną ze stron. Jednak gdy się wydarzy, nie unikaj odpowiedzialności, ale też nie bierz całej winy na siebie! Jeśli współpracujesz z osobą, która lubi winę zrzucać na innych, zamiast dawać się wciągnąć w spór, ustal fakty: „Przyznaję, że nie przygotowałam na czas zestawienia, ale zrozumiałam, że nie jest ono pilne. Zaraz się za nie zabiorę, będzie gotowe jutro”. Ważne, aby zaproponowany termin był realny, bo drugiej stronie łatwiej przyjdzie poczekać dłużej, niż ponownie przyjmować twoje tłumaczenia.

W niektórych sytuacjach nie ma co dyskutować, należy przeprosić za niedopatrzenie i jak najszybciej je naprawić. Jednak gdy ktoś ze współpracowników usiłuje całą odpowiedzialnością obarczyć ciebie, krótko określ istotę nieporozumienia i skup się na tym, co możesz teraz zrobić: „Mniejsza o to, kto zawinił. Zastanówmy się, jak uratować sytuację. Proponuję, żebyś zadzwoniła do zainteresowanych i zawiadomiła ich o nowym terminie spotkania, a ja natychmiast skończę opracowanie”. A najlepiej zawsze podsumować krótko rozmowę - ustnie podczas rozmowy lub pisemnie e-mailem natychmiast po niej: „Podsumowując naszą dzisiejszą rozmowę rozumiem, że materiały otrzymam do wtorku do 11.00. Plan prezentacji przygotuję na środę do 9.30. W środę otrzymam ewentualne poprawki. Gotowa prezentacja będzie na czwartek do 15.30. Będzie to dowód, a zarazem przypomnienie ustaleń. Jeśli twój rozmówca nie skoryguje zaleceń, potraktuj je jako obowiązujące.

W rozwiązywaniu nieporozumień ważne jest unikanie zażartej dyskusji i udowadniania, po czyjej stronie jest racja. Najpierw trzeba rozwiązać problem, a na rozrachunki przyjdzie czas potem.

Zaniedbania i niedopatrzenia

Nie ma powodu, aby osobie, która ucierpiała przez nasze zaniedbanie, pozwalać na siebie krzyczeć. Każdy ma prawo do błędu, a większość z nich da się naprawić lub osłabić ich skutki. Dlatego nie wolno dać się sprowokować i doprowadzić do konfliktu. Należy okazać zrozumienie rozmówcy, przeprosić go, wyjaśnić przyczynę pomyłki, a następnie poszukać rozwiązań. Można powiedzieć: „Rozumiem, że jest pan zdenerwowany, nasz pracownik nieprawidłowo zaadresował przelew. Już łączę pana z Adamem Kwiatkowskim z działu księgowości, aby się panem zajął”.

W rozmowie z osobą agresywną i poirytowaną, bez względu na to, czy jest to szef czy interesant, zawsze staraj się oddzielić fakty od emocji. Fakty to: twój rozmówca został bez środków na koncie, bo jego pieniądze skierowano gdzie indziej. Ma rację, wina jest po stronie waszej firmy. Emocje: facet krzyczy, wymyśla mi, co on sobie myśli? Ja mu pokażę! Właściwe zachowanie polega na tym, aby nie dać się obrażać, lecz wysłuchać, w czym rzecz. Zamiast wpadać w ton rozmówcy: „Jak pan śmie! Nie tym tonem proszę”, lepiej spokojnie dociec, o co mu chodzi, a następnie zaproponować rozwiązanie, np. skierować go do kompetentnej osoby. Bo klient miał prawo się zdenerwować, a że zrobił to w sposób niegrzeczny, to kwestia jego kultury osobistej. Sekretarka nie ma jednak ludzi wychowywać, lecz rozwiązywać ich problemy.

Wpadki telefoniczne i mailowe

Czasem zdarza się wysłać odpowiedź na maila zamiast do nadawcy - do wszystkich odbiorców. Dlatego w korespondencji e-mailowej, z założenia szybkiej, warto kontrolować swoje wypowiedzi. Wtedy unikniemy sytuacji, w której szef, rozesławszy do 30 pracowników zaproszenie na piknik rodzinny, zamiast podziękowania, otrzymuje odpowiedź: „Jasne, że będę, ale połowa ludzi przywlecze ze sobą swoje koszmarne bachory, a my będziemy musieli udawać, że jesteśmy zachwyceni!”. Można sobie wyobrazić potem atmosferę w biurze. Dlatego unikajmy komentarzy i uwag, które mogą kogoś dotknąć. Bo nawet gdyby tego maila zaadresowano prawidłowo, przypadkowy współpracownik mógłby go odczytać na ekranie odbiorcy. Takie spostrzeżenia lepiej zostawić na prywatne spotkanie przy kawie.

Podobne zasady powinny dotyczyć rozmów telefonicznych. Nie tylko możemy być słyszani przez osoby niepowołane będące na linii czy za drzwiami, ale też nie wszyscy rozmówcy pamiętają o poinformowaniu drugiej strony, że przełączają aparat na tryb głośnomówiący. Wówczas zdania typu „Wiesz, mój stary chciał się spotkać z tym twoim yeti” słyszane przez osoby niepowołane, wystawiają nam jak najgorsze świadectwo. Podobna wpadka może się też przydarzyć, jeśli w emocjach komentujemy rozmowę telefoniczną natychmiast po jej zakończeniu, lecz zanim słuchawka opadła na widełki: „Akurat! Jeszcze czego!”. Lepiej zatrzymać komentarz dla siebie, niż potem głowić się, co zrobić: zadzwonić powtórnie i przepraszać? A jeśli rozmówca wcześniej odłożył słuchawkę i nic nie słyszał, to po co mu tłumaczyć całą sytuację? Ale może słyszał i wypada załagodzić? To jedna z trudnych sytuacji, z których brak jest dobrego wyjścia.

Jak się zachować, gdy kilka niepotrzebnych słów komentarza „poszło w świat”? Natychmiast przyznać się do winy i przeprosić i nie bagatelizować sprawy! Można do tych samych osób rozesłać maile: „Zachowałam się źle, naprawdę mi przykro. Ogromnie was przepraszam, to się więcej nie powtórzy”. Albo: „To było z mojej strony głupie, wybaczcie. Nie chciałam wam zrobić przykrości. W ramach rekompensaty upiekę wam sernik”.

Cudzy błąd

Biurowa rzeczywistość pokazuje, że czasem błąd jest cudzy, ale wina - sekretarki! Najważniejsze, aby w takiej sytuacji zachować spokój. Zawsze należy pamiętać, aby najpierw zadbać o naprawienie pomyłki i rozwiązanie problemu, a dopiero potem usprawiedliwiać się i szukać sprawcy. Nie zawsze warto kryć za wszelką cenę cudze przewinienia, bo otoczenie będzie je odbierać jako twoje porażki. Nie chodzi o to, aby być niekoleżeńskim, lecz aby nie dać sobą manipulować i robić z siebie kozła ofiarnego. Tym bardziej że wprowadzony w błąd szef, gdy sprawa się wyda, może stracić do ciebie zaufanie, które jest podstawą dobrej współpracy tandemu szef - sekretarka.

Jeśli ktoś obarcza cię swoją winą, zamiast wpadać w oburzenie lub rozpacz, zbierz rzeczowe argumenty na swoją obronę. Gdy to w pierwszym momencie jest dla ciebie trudne, powiedz po prostu: „Jestem zaskoczona zarzutami, bo nie poczuwam się do winy. Proszę o chwilę, żebym mogła zebrać myśli i przypomnieć sobie dokładnie, jak to było”. Możesz poprosić o wodę lub oddalić się do swojego biurka, aby poszukać dowodów w komputerze czy kalendarzu. Agresja i protest rozładują co prawda twoje emocje, ale nie wyjaśnią sprawy.

Emma Halsen

Pomyłka, i co dalej

• Pomyłkom lepiej zapobiegać, niż je wyjaśniać. Bardzo pomocne jest usystematyzowanie pracy, szczegółowe przygotowywanie się do rozmów, także telefonicznych, robienie notatek podczas spotkań i pamiętanie o tym, aby na koniec upewnić się, że obie strony tak samo rozumieją poczynione ustalenia.

• Pamiętaj, aby mimo natłoku zajęć poświęcać uwagę czynności, którą wykonujesz w danej chwili, unikniesz wtedy błędów roztargnienia.

• Nie daj sobie wejść na głowę, okazuj szacunek innym, ale miej też szacunek dla siebie samej i poszanowanie dla twojej godności.

• Przeprosiny dostosowuj zawsze do sytuacji i do osoby rozmówcy. Równie źle o tobie świadczy lekceważenie, okazane mało znaczącemu interesantowi jak i uniżoność czy płaszczenie się przed przełożonymi.

• Wybaczasz innym w pracy ich omyłki i potknięcia? Pozwól więc, by inni wybaczali je tobie, a zwłaszcza nie rób dramatu i wielkiej tragedii ze zdarzeń, które oni traktują mniej surowo.

• Wysłuchaj nieprzyjemnych uwag, jeśli na nie zasłużyłaś; okaż, że rozumiesz, w czym problem i powiedz, jak chcesz go rozwiązać, lecz nie obrażaj się nawet gdy ktoś potraktuje cię niesprawiedliwie. Dochodzić swoich praw powinnaś zawsze, lecz sposób, w jaki to uczynisz, może cię przybliżyć do sukcesu lub od niego oddalić.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samotni wśród ludzi

Rozmowa z dr Sylwią Hałas-Dej, dziekanem Kozminski Executive Business School w Akademii Leona Koźmińskiego, o tym, jak radzić sobie z izolacją na wysokim stanowisku.

Praca zdalna, zadaniowy czas pracy. Nie, teraz zupełnie inna forma zatrudnienia jest na absolutnym topie rynku pracy, jaka

80 proc. pracowników tymczasowych i kontraktorów odczuwa satysfakcję z pracy projektowej. Wielu specjalistów, kiedy pozna zalety takich form współpracy z firmami, to nie chce już wracać na etat. Dlatego praca projektowa szybko zyskuje zwolenników.

Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

REKLAMA

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania z PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

REKLAMA

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA