Bezstresowe spotkania oko w oko z szefem. Jak skutecznie rozmawiać 1:1?

Rozmowa z przełożonym - jak to robić

Zespół z Harvard Business Review przeprowadził badania dotyczące spotkań 1:1 między kierownikami a ich podwładnymi. Z badań wynika, że spotkania często sprowadzają się do skupienia na tym, co jest ważne dla samego menedżera, a nie dla pracownika. Dzieje się tak, ponieważ menedżerowie nie otrzymują szkoleń w zakresie prowadzenia tych spotkań, więc często po prostu powielają dysfunkcyjne praktyki, których sami doświadczyli.

Steven G. Rogelberg w swojej książce “Glad We Met: The Art and Science of 1:1 Meetings” wskazuje, że dobre spotkanie 1:1 powinno uwzględniać zarówno praktyczne, jak i osobiste potrzeby pracownika. Praktyczne: informacje, instrukcje, wytyczne. Osobiste: potrzeba traktowania z szacunkiem, zaufania i wsparcia. Takie spotkania są kluczowym źródłem wzrostu i wsparcia dla pracownika oraz sprzyjają sukcesowi zespołów oraz organizacji jako całości.

Jak skutecznie komunikować się z przełożonym i jakie pytania warto zadawać, aby spotkania przynosiły realne korzyści pracownikowi?

Znajdź wspólną płaszczyznę na początek spotkania

Rozpoczęcie rozmowy z szefem od łagodnego pytania, np. "Jak się dzisiaj czujesz?" lub "Czy wszystko w porządku?", może pomóc w złagodzeniu napięcia i stworzeniu przyjaznej atmosfery. Nawiązanie do czegoś pozytywnego, co działo się niedawno, może również pomóc w budowaniu relacji.

Wyrażaj swoje oczekiwania i potrzeby

Nie bój się wyrazić swoich oczekiwań i potrzeb. Przygotuj listę pytań związanych z Twoimi celami zawodowymi, projektem, którym się zajmujesz, lub współpracą z zespołem. Zadawaj pytania, które pomogą Ci lepiej zrozumieć swoje zadania i cele, np. "Czy moglibyśmy omówić, jakie priorytety powinienem teraz mieć?" lub "Czy możesz mi pomóc zastanowić się, jak skutecznie rozwiązać ten problem?". Pamiętaj, że Twoje zaangażowanie w rozmowę będzie kluczem do uzyskania odpowiedzi, które Cię interesują.

Zapytaj o wsparcie i feedback

Nie wahaj się poprosić o wsparcie, jeśli czujesz, że potrzebujesz dodatkowych zasobów, pomocy lub opinii. Zapytaj szefa o jego zdanie na temat Twoich pomysłów lub postępów w danym projekcie. Pytania w stylu "Co myślisz o moim pomyśle X? Czy masz jakieś sugestie, jak go poprawić?" pomogą Ci zyskać cenne wskazówki od osoby, która ma wiedzę i doświadczenie w Twojej dziedzinie.

Wysłuchaj i dopytuj o więcej informacji

Uważne słuchanie szefa jest równie ważne, jak wyrażanie swoich potrzeb. Nie obawiaj się dopytywać, aby uzyskać więcej informacji na temat konkretnych zadań lub oczekiwań. Pytania takie jak "Czy mógłbyś mi powiedzieć więcej o tym projekcie i jego znaczeniu dla firmy?" lub "Czy jest coś, co powinienem wiedzieć o naszych strategicznych celach jako firmy?" pomogą Ci lepiej zrozumieć kontekst Twojej pracy.

Znajdź wspólne cele i plan działania

Skup się na znalezieniu wspólnego gruntu z szefem. Jeśli masz własne cele i aspiracje, postaraj się je zakomunikować i zobacz, czy możesz znaleźć wspólny plan działania, który je uwzględni. Wspólna wizja i planowanie mogą zwiększyć zaangażowanie zarówno z Twojej strony, jak i ze strony szefa.

Pozytywnie zakończ spotkanie

Upewnij się, że spotkanie kończy się pozytywnie. Podziękuj szefowi za poświęcony czas i wrażliwość na Twoje potrzeby. Jeśli omówiliście konkretne kroki do podjęcia, upewnij się, że masz jasność co do ich wykonania i terminów realizacji.

Podsumowanie

Rozmowa z szefem nie musi być stresująca, a spotkania 1:1 stanowią doskonałą okazję do budowania pozytywnej relacji z przełożonym. Pamiętaj, że Twój szef to też człowiek i na pewno zależy mu na Twoim sukcesie. Wyrażaj swoje oczekiwania, zadawaj mądre pytania i słuchaj uważnie, aby wykorzystać te spotkania do poprawy swoich wyników, rozwoju zawodowego i pozytywnego wpływu na zespół i całą firmę. Skuteczna komunikacja z szefem może przyczynić się do budowania Twojej kariery.

Roksana Szczepaniak, Business Development Manager WCDF I Sp. z o.o.

- na podstawie: “28 Questions to Ask Your Boss in Your One-on-Ones” by Steven G. Rogelberg, Liana Kreamer, Cydnei Meredith