W jaki sposób z klasą rozstać się z pracownikiem

• Ustalenie etatów do redukcji
• Wsparcie dla zwalnianych
• Komunikacja przede wszystkim

Pierwszym i najważniejszym zadaniem jest przeanalizowanie obecnego stanu zatrudnienia, opisów stanowisk pracy, produktywności personelu, historii nieobecności, zwolnień lekarskich, liczby nadgodzin itp. Te dane pozwolą nam ustalić, czy mamy wystarczająco, czy też za dużo pracowników, jak możemy bardziej efektywnie zaplanować pracę oraz które stanowiska są potencjalnie zbędne. Taka analiza przydaje się także od czasu do czasu w dobrej koniunkturze, bo pozwala nam na precyzyjny ogląd sytuacji i spokojne podjęcie ewentualnych działań prewencyjnych.

Ustalenie etatów do redukcji

Trudność wyboru pracowników do zwolnienia zależy m.in. od branży, w jakiej działa nasze przedsiębiorstwo, od jego wielkości, obecności i liczby aktywnych związków zawodowych. W dużych przedsiębiorstwach zdarza się, że wybór nasuwa się sam. Być może właśnie teraz nadszedł czas, aby zlikwidować dział, który od dawna nie przynosił wymiernych zysków, ale jakoś nikt nie miał czasu zająć się jego likwidacją. W mniejszych przedsiębiorstwach wybór pracowników do zwolnienia może okazać się dużo trudniejszy. Pod uwagę powinny być brane następujące czynniki:

• długość stażu,
• liczba nieobecności,
• umiejętności, kompetencje i kwalifikacje zawodowe,
• doświadczenie zawodowe,
• wyniki okresowych ocen pracowniczych.

Jak najwięcej zainteresowanych stron powinno brać udział w dyskusjach dotyczących wyboru pracowników do zwolnienia - bezpośredni przełożeni, przedstawiciele działów, które najbardziej odczują zwolnienia i będzie to miało wpływ na ich codzienną pracę, np. dział marketingu, rozwoju, personalny, prawny, PR. Grupa ta powinna być jednak na tyle mała, aby łatwo nią było zarządzać i, co za tym idzie, łatwiej podejmować wiążące decyzje.

Bardzo ważnym elementem podejmowania decyzji jest upewnienie się, że przynajmniej w krótkim terminie nie będziemy musieli całego procesu powtórzyć. Ustalając ostateczną liczbę osób do zwolnienia, nie kierujmy się sentymentami i filozofią „może jakoś to będzie”. Jeżeli z naszych analiz wynika, że musimy zwolnić 5 proc. personelu - zróbmy to.

Najgorsze dla morale pozostających z nami pracowników jest obserwowanie, jak co miesiąc odchodzi jedna czy dwie osoby, i nie wiadomo, ile jeszcze zostanie zwolnionych ani kiedy to nastąpi. Taka sytuacja zwiększa niepewność, obniża produktywność i dramatycznie zwiększa szanse odejścia naszych najlepszych pracowników. Dlatego gdy już wiemy, kogo i kiedy poprosimy o odejście z firmy, zróbmy to szybko i sprawnie. W idealnej sytuacji wszyscy zwalniani pracownicy są o tym fakcie informowani przez swoich bezpośrednich przełożonych w tym samym czasie, w trakcie indywidualnych spotkań. Jeżeli nie jest to możliwe, a dysponujemy budżetem, przekażmy to zadanie ekspertom z zewnątrz.

---

Wsparcie dla zwalnianych

Nikt nie chce być tym, który zostanie zwolniony. Nie jest to także przyjemne dla osoby, która musi przekazać tę złą wiadomość pracownikowi. Zazwyczaj zwalniającym jest bezpośredni przełożony, który prawdopodobnie jeszcze nigdy nie znalazł się w sytuacji, w której musiał tego samego dnia zwolnić kilka osób. Upewnijmy się, że wszystkie osoby zwalniające są do tego odpowiednio przygotowane. Wiedzą, co mają zakomunikować, w jaki sposób, jak się zachować w tej niecodziennej sytuacji oraz jak postąpić z pracownikiem, który zareaguje bardzo emocjonalnie na otrzymane wiadomości. Dobrym pomysłem jest przygotowanie standardowych pytań i odpowiedzi, aby przekazywana wiadomość była spójna.

To, w jaki sposób traktujemy odchodzących pracowników, ma olbrzymi wpływ na tych, którzy zostają. Każdy z nich stawia się na miejscu osób zwalnianych, uświadamia sobie, czego może ewentualnie oczekiwać od pracodawcy i jak zostanie potraktowany. A my chcemy, aby ci, którzy z nami zostają, byli zmotywowani, zaangażowani i produktywni.

Komunikacja przede wszystkim

Jak najszybciej po dokonaniu zwolnień, przedstawiciele zarządu powinni przekazać informacje o tym wydarzeniu pracownikom pozostającym w przedsiębiorstwie. Informacja powinna być krótka, konkretna, przejrzysta, bez niedomówień. Powinna także zawierać wyjaśnienia, dlaczego podjęto decyzję o zwolnieniach, kto musiał odejść, jakie inne zmiany nastąpią w przedsiębiorstwie i kiedy. Ważne jest, aby potem dotrzymać wskazanych terminów, zatem dobrze zaplanujmy nasz przekaz. Jeżeli nie dotrzymamy którejkolwiek z naszych publicznie wygłoszonych obietnic, niezmiernie trudno będzie nam odzyskać zaufanie pracowników. Trzeba liczyć się z tym, że koniunktura kiedyś się zmieni, a my może będziemy chcieli ponownie zatrudnić osoby, które teraz, ze względu na sytuację ekonomiczną, musimy zwolnić. Nigdy nie wiemy, czy i kiedy będziemy ich ponownie potrzebowali. Im bardziej dbamy o zwalnianych pracowników w tym trudnym dla nich okresie, tym wyższe prawdopodobieństwo, że informacja o tym zostanie przekazana innym, kreując nasz obraz na rynku jako pracodawcy, który dba o swoich pracowników. Nawet tych, którzy odchodzą.

Jak pomóc pracownikom odchodzącym?

Jest wiele sposobów pomocy zwalnianym osobom. Oto niektóre z nich:

• pozostawienie do dyspozycji osób zwalnianych zewnętrznych, obiektywnych doradców, którzy pomogą im odbudować wiarę w swoje możliwości i zaplanować dalszą karierę zawodową i znaleźć nową satysfakcjonującą pracę (career coaching);
• szkolenia - jak dobrze przygotować życiorys, jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej, dobrze ją przeprowadzić i co robić po jej odbyciu;
• porady - jak najlepiej szukać pracy, przez jakie źródła, jak skutecznie nawiązać kontakty z osobami o podobnych kwalifikacjach (networking), jak rozpocząć własną działalność gospodarczą;
• kursy - jak zarządzać finansami, czasem, relacjami interpersonalnymi, projektami itp.