REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wybrać system kadrowo-płacowy?

Randstad Polska
lider na polskim rynku doradztwa personalnego i pracy tymczasowej, jest częścią holenderskiego Randstad N.V.
Sylwia Krajewska
Jak wybrać system kadrowo-płacowy?
Jak wybrać system kadrowo-płacowy?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

System kadrowo-płacowy powinien być dostosowany do działalności firmy. Jak wybrać? Oto garść użytecznych wskazówek.

System kadrowo-płacowy - wybór

Wybór systemu kadrowo-płacowego to niełatwe zadanie. Wykorzystywany jest on nie tylko do naliczania pensji pracownikom. W wielu firmach służy również jako podstawowa baza danych, z której czerpie się informacje do innych narzędzi. To dlatego system kadrowo-płacowy powinien być kompatybilny ze stosowanym w firmie oprogramowaniem. Powinien również generować wiele raportów oraz oferować funkcjonalności dopasowane do specyfiki prowadzonej działalności. To jednak nie wszystko. Na co jeszcze zwrócić uwagę, by wybrać dobry system kadrowo-płacowy?

Autopromocja

Przeanalizuj procesy kadrowo-płacowe

W pierwszej kolejności przyjrzyj się procesom kadrowo-płacowym w Twojej firmie. Im dokładniejszą analizę przeprowadzisz, tym lepiej system będzie działał w przyszłości. Sprawdź więc, jak funkcjonuje dział kadrowo-płacowy, w jaki sposób przychodzą do niego niezbędne informacje i jak są one ewidencjonowane. Zastanów się, czy dzięki nowemu oprogramowaniu niektóre z działań da się przyspieszyć.

Przeanalizuj, ile czasu zajmuje pracownikom wprowadzanie danych kadrowych i czy zgromadzone informacje są przekazywane do innych działów. Pozwoli to określić, z jakimi narzędziami nowy system kadrowo-płacowy powinien być kompatybilny.

Analizie poddać należy również dane płacowe. Oprogramowanie powinno uwzględniać premie, bonusy oraz inne składniki wynagrodzenia, co usprawni proces naliczania pensji. Nowe narzędzie powinno także dawać możliwość generowania raportów rozliczeniowych do ZUS-u oraz raportów rozksięgowujących listę płac czy też automatycznego wczytywania zwolnień lekarskich. Ułatwi Ci to kontrolę nad kosztami prowadzenia działalności.

Sylwia Krajewska

Sylwia Krajewska

Senior Sales Manager w Randstad Payroll Solutions

Randstad

Zdiagnozuj potrzeby

Analiza procesów firmowych pozwoli Ci zdiagnozować potrzeby firmy. Swoje spostrzeżenia koniecznie skonsultuj nie tylko z działem kadr i płac, ale również z innymi działami, np. produkcją. W ten sposób ustalisz, jaki system kadrowo-płacowy będzie odpowiedni dla całego przedsiębiorstwa. Żeby firma działała efektywnie, proces przekazywania informacji pomiędzy poszczególnymi działami powinien być sprawny. Odpowiednio dopasowane narzędzie zagwarantuje to.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pozwoli również zautomatyzować procesy, co ułatwia rozliczanie pensji. To szczególnie ważna kwestia w przypadku firm produkcyjnych i działających w systemie premiowym, gdzie ostateczna wysokość wynagrodzenia zależna jest od wielu czynników.

Wybierz odpowiedniego dostawcę systemu

Skoro już wiesz, czego potrzebuje Twoja firma, możesz przejść do analizy dostępnych ofert. Listę potencjalnych dostawców zawęź do 3-4, a następnie skontaktuj się z przedstawicielami każdej z firm i umów na spotkanie.

Przy wyborze dostawcy przyjrzyj się jego referencjom, przeczytaj opinie na temat systemu i wsparcia, jakie oferuje firma. Dowiedz się od przedstawiciela, jak przebiegły poprzednie wdrożenia oraz jaką pomoc zapewnia podmiot po implementacji rozwiązania. Sprawdź również, czy system zapewnia możliwość rozbudowy w przyszłości.

Pamiętaj, że nie zawsze jedno spotkanie wystarcza, by poznać wszystkie tajniki działania narzędzia. Dlatego rzetelnie przygotuj się do rozmowy z przedstawicielem. Zabierz ze sobą listę pytań, a na spotkanie zarezerwuj minimum 4 godziny. Żeby lepiej przyjrzeć się możliwościom systemu, poproś o demo.

Zaangażuj pracowników

Nikt nie wie więcej na temat systemów kadrowo-płacowych niż pracownicy działu kadr i płac. Skorzystaj z ich wiedzy i doświadczenia i zaangażuj ich w wybór odpowiedniego narzędzia. Specjaliści ds. kadr i płac powinni być obecni na spotkaniach z przedstawicielami firm dostarczających nowe oprogramowanie. Również i oni powinni przygotować swoją listę pytań. To oni będą bowiem korzystać z narzędzia.

Pamiętaj, że wdrożenie nowego systemu kadrowo-płacowego to zawsze duże obciążenie dla działu kadr i płac. Pojawiają się bowiem dodatkowe obowiązki, którym należy sprostać. Implementacja narzędzia może zająć nawet pół roku. Dlatego porozmawiaj ze swoimi pracownikami i sprawdź, jakie są ich oczekiwania. Niewykluczone, że będziesz musiał zatrudnić nowy personel, który wesprze dział kadr i płac, lub rozpisać nadgodziny. Odpowiednio wdrożony system to 99 proc. późniejszego sukcesu. Nie warto więc oszczędzać na tym procesie.

Przeanalizuj warunki współpracy

Zanim wybierzesz konkretną firmę i jej system kadrowo-płacowy, przeanalizuj warunki współpracy. Dowiedz się, jak będzie przebiegać implementacja narzędzia i ile czasu zajmie. Poproś nie tylko o harmonogram wdrożeniowy, ale również powdrożeniowej. Z dokumentów tych dowiesz się, czy podmiot przeprowadza testy i oferuje opiekę po implementacji systemu.

Nie zapomnij zweryfikować szczegółów podpisywanej umowy, takich jak liczba godzin konsultacji. Sprawdź, czy firma udziela gwarancji oraz jakie funkcjonalności wymagają dodatkowej zapłaty. Pamiętaj, że prawo cały czas się zmienia. Dlatego upewnij się, czy podmiot dostarcza aktualizacji systemu wynikających ze zmian legislacyjnych.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa 2021. Zasady prowadzenia i przechowywania

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Minister pracy: Będą składki ZUS od umów o dzieło i zlecenia, będzie godna emerytura

Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, minister rodziny, pracy i polityki społecznej, poinformowała, że wkrótce do konsultacji społecznych trafi projekt ustawy reformującej oskładkowanie umów o dzieło i zlecenie. Zmiany mają zapewnić godną emeryturę osobom pracującym w oparciu o umowę zlecenie albo umowę o dzieło.

Czy 2 maja jest dniem wolnym od pracy?

2 maja 2024 r. wypada w czwartek pomiędzy wolną środą 1 maja (Święto Pracy) i wolnym piątkiem (Narodowe Święto 3 Maja). Czy wypadające 2 maja Święto Flagi to dzień wolny od pracy? Czy trzeba wziąć na ten dzień urlop?

Zaliczka czy zadatek - co będzie lepsze przy współpracy z freelancerem?

Zaliczka czy zadatek? Jaka jest różnica? Co jest zwrotne, a co przepada? Podpowiadamy, co wybrać przy współpracy z freelancerem.

Minister pracy: Zwolnień grupowych jest sporo, ale są monitorowane przez resort pracy

Firmy działające w naszym kraju coraz częściej przeprowadzają zwolnienia grupowe. Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, minister rodziny, pracy i polityki społecznej, przyznaje, że faktycznie tych zwolnień jest sporo.

REKLAMA

Majówka 2024: weź 3 dni urlopu a będziesz miał 9 dni wolnych

Majówka w 2024 zapowiada się wspaniale. Wypoczynek może być naprawdę długi. Wystarczy wziąć 3 dni urlopu a można mieć 9 dni wolnych (wliczając weekendy). Co ciekawe Boże Ciało w 2024 r. wypada 30 maja (czwartek) oznacza to, że biorąc wolne w dniu 31 maja (piątek) - łącznie z weekendem można mieć 4 dni wolnego. Jak wypada majówka 2024? Czy w majówkę jest wolne od szkoły?

Zwolnienie grupowe: kto może zwolnić, z jakich przyczyn, kogo nie można zwolnić, jaka wysokość odprawy pieniężnej

Zwolnienie grupowe to rozwiązanie umów o pracę z pracownikami z przyczyn niedotyczących pracowników. Nie każdy pracodawca może przeprowadzić takie zwolnienie i nie każdy pracownik może być nim objęty.

Poszedł po zaległe wynagrodzenie a spotkała go śmierć. Zabójstwo w Gdańsku, są zarzuty Prokuratury!

47-letni mężczyzna, pracodawca usłyszał od Gdańskiej Prokuratury zarzut popełnienia przestępstwa zabójstwa w zamiarze ewentualnym i trafił do tymczasowego aresztu. Potrącił pracownika wózkiem widłowym. 37-letni obywatel Gruzji zmarł  wyniku wstrząsu urazowego. Co grozi pracodawcy?

Co to są kompetencje przyszłości i dlaczego są tak ważne na rynku pracy?

Czasy pracy przez całe życie w jednej firmie już minęły. Teraz pracownicy zmieniają stanowiska, branże, kształcą się w nowych kierunkach. Bardzo ważna staje się zdolność do adaptacji i rozwijania nowych umiejętności. Czym są kompetencje przyszłości? I które z nich mogą okazać się kluczowe na przyszłym rynku pracy?

REKLAMA

Od 300 zł do 1200 zł: tyle wyniesie bon energetyczny. Od czego będzie zależeć jego wysokość?

Od 300 zł do 1200 zł – taką wartość ma mieć bon energetyczny wypłacany gospodarstwom domowym w drugim półroczu 2024 r. Cena prądu dla gospodarstw domowych wyniesie 500 zł za MWh.

Wczasy pod gruszą 2024 r.: Ile w budżetówce, firmach prywatnych. Jak u nauczycieli? Ile u mundurowych?

REKLAMA