Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wybrać system kadrowo-płacowy?

Randstad Polska
lider na polskim rynku doradztwa personalnego i pracy tymczasowej, jest częścią holenderskiego Randstad N.V.
Sylwia Krajewska
Jak wybrać system kadrowo-płacowy?
Jak wybrać system kadrowo-płacowy?
shutterstock
System kadrowo-płacowy powinien być dostosowany do działalności firmy. Jak wybrać? Oto garść użytecznych wskazówek.

System kadrowo-płacowy - wybór

Wybór systemu kadrowo-płacowego to niełatwe zadanie. Wykorzystywany jest on nie tylko do naliczania pensji pracownikom. W wielu firmach służy również jako podstawowa baza danych, z której czerpie się informacje do innych narzędzi. To dlatego system kadrowo-płacowy powinien być kompatybilny ze stosowanym w firmie oprogramowaniem. Powinien również generować wiele raportów oraz oferować funkcjonalności dopasowane do specyfiki prowadzonej działalności. To jednak nie wszystko. Na co jeszcze zwrócić uwagę, by wybrać dobry system kadrowo-płacowy?

Przeanalizuj procesy kadrowo-płacowe

W pierwszej kolejności przyjrzyj się procesom kadrowo-płacowym w Twojej firmie. Im dokładniejszą analizę przeprowadzisz, tym lepiej system będzie działał w przyszłości. Sprawdź więc, jak funkcjonuje dział kadrowo-płacowy, w jaki sposób przychodzą do niego niezbędne informacje i jak są one ewidencjonowane. Zastanów się, czy dzięki nowemu oprogramowaniu niektóre z działań da się przyspieszyć.

Przeanalizuj, ile czasu zajmuje pracownikom wprowadzanie danych kadrowych i czy zgromadzone informacje są przekazywane do innych działów. Pozwoli to określić, z jakimi narzędziami nowy system kadrowo-płacowy powinien być kompatybilny.

Analizie poddać należy również dane płacowe. Oprogramowanie powinno uwzględniać premie, bonusy oraz inne składniki wynagrodzenia, co usprawni proces naliczania pensji. Nowe narzędzie powinno także dawać możliwość generowania raportów rozliczeniowych do ZUS-u oraz raportów rozksięgowujących listę płac czy też automatycznego wczytywania zwolnień lekarskich. Ułatwi Ci to kontrolę nad kosztami prowadzenia działalności.

Sylwia Krajewska

Senior Sales Manager w Randstad Payroll Solutions

Zdiagnozuj potrzeby

Analiza procesów firmowych pozwoli Ci zdiagnozować potrzeby firmy. Swoje spostrzeżenia koniecznie skonsultuj nie tylko z działem kadr i płac, ale również z innymi działami, np. produkcją. W ten sposób ustalisz, jaki system kadrowo-płacowy będzie odpowiedni dla całego przedsiębiorstwa. Żeby firma działała efektywnie, proces przekazywania informacji pomiędzy poszczególnymi działami powinien być sprawny. Odpowiednio dopasowane narzędzie zagwarantuje to.

Pozwoli również zautomatyzować procesy, co ułatwia rozliczanie pensji. To szczególnie ważna kwestia w przypadku firm produkcyjnych i działających w systemie premiowym, gdzie ostateczna wysokość wynagrodzenia zależna jest od wielu czynników.

Wybierz odpowiedniego dostawcę systemu

Skoro już wiesz, czego potrzebuje Twoja firma, możesz przejść do analizy dostępnych ofert. Listę potencjalnych dostawców zawęź do 3-4, a następnie skontaktuj się z przedstawicielami każdej z firm i umów na spotkanie.

Przy wyborze dostawcy przyjrzyj się jego referencjom, przeczytaj opinie na temat systemu i wsparcia, jakie oferuje firma. Dowiedz się od przedstawiciela, jak przebiegły poprzednie wdrożenia oraz jaką pomoc zapewnia podmiot po implementacji rozwiązania. Sprawdź również, czy system zapewnia możliwość rozbudowy w przyszłości.

Pamiętaj, że nie zawsze jedno spotkanie wystarcza, by poznać wszystkie tajniki działania narzędzia. Dlatego rzetelnie przygotuj się do rozmowy z przedstawicielem. Zabierz ze sobą listę pytań, a na spotkanie zarezerwuj minimum 4 godziny. Żeby lepiej przyjrzeć się możliwościom systemu, poproś o demo.

Zaangażuj pracowników

Nikt nie wie więcej na temat systemów kadrowo-płacowych niż pracownicy działu kadr i płac. Skorzystaj z ich wiedzy i doświadczenia i zaangażuj ich w wybór odpowiedniego narzędzia. Specjaliści ds. kadr i płac powinni być obecni na spotkaniach z przedstawicielami firm dostarczających nowe oprogramowanie. Również i oni powinni przygotować swoją listę pytań. To oni będą bowiem korzystać z narzędzia.

Pamiętaj, że wdrożenie nowego systemu kadrowo-płacowego to zawsze duże obciążenie dla działu kadr i płac. Pojawiają się bowiem dodatkowe obowiązki, którym należy sprostać. Implementacja narzędzia może zająć nawet pół roku. Dlatego porozmawiaj ze swoimi pracownikami i sprawdź, jakie są ich oczekiwania. Niewykluczone, że będziesz musiał zatrudnić nowy personel, który wesprze dział kadr i płac, lub rozpisać nadgodziny. Odpowiednio wdrożony system to 99 proc. późniejszego sukcesu. Nie warto więc oszczędzać na tym procesie.

Przeanalizuj warunki współpracy

Zanim wybierzesz konkretną firmę i jej system kadrowo-płacowy, przeanalizuj warunki współpracy. Dowiedz się, jak będzie przebiegać implementacja narzędzia i ile czasu zajmie. Poproś nie tylko o harmonogram wdrożeniowy, ale również powdrożeniowej. Z dokumentów tych dowiesz się, czy podmiot przeprowadza testy i oferuje opiekę po implementacji systemu.

Nie zapomnij zweryfikować szczegółów podpisywanej umowy, takich jak liczba godzin konsultacji. Sprawdź, czy firma udziela gwarancji oraz jakie funkcjonalności wymagają dodatkowej zapłaty. Pamiętaj, że prawo cały czas się zmienia. Dlatego upewnij się, czy podmiot dostarcza aktualizacji systemu wynikających ze zmian legislacyjnych.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa 2021. Zasady prowadzenia i przechowywania

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook za 98 zł
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Święta i dni wolne od pracy w Polsce
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Dniami wolnymi od pracy zgodnie z ustawą z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy są:
    poniedziałki
    środy
    piątki
    niedziele
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Plan urlopów - czy gwarantuje dotrzymanie terminu?
    Czy zatwierdzony przez pracodawcę plan urlopów jest dla pracownika gwarancją jego otrzymania? Co z przesunięciem terminu urlopu?
    Webinarium „Nowe prawo pracy 2022 – przygotuj się do zmian”
    Zapraszamy na praktyczne webinarium „Nowe prawo pracy 2022 – przygotuj się do zmian” z gwarantowanym imiennym certyfikatem, które odbędzie się 4 lipca 2022 roku. Polecamy!
    Ponad ćwierć miliona obywateli Ukrainy zatrudnionych w ramach uproszczonej procedury
    Ponad ćwierć miliona obywateli Ukrainy zatrudniono w ramach uproszczonej procedury. Usprawniło to proces zatrudniania.
    Zasady pracy zdalnej - Sejm nad nimi debatuje
    Sejm debatuje nad zasadami pracy zdalnej. Co nowego w Kodeksie pracy?
    Więcej kobiet z wykształceniem wyższym niż mężczyzn
    Na 52 proc. kobiet z wykształceniem wyższym w wieku 25-35 lat przypada 32 proc. mężczyzn z wyższym wykształceniem - przekłada się na proces tworzenia nowych rodzin.
    Urlop ojcowski ma zostać przedłużony
    Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej pracuje nad przedłużeniem czasu trwania tzw. urlopu ojcowskiego. Na jakim etapie jest projekt ustawy?
    Jaka jest kondycja finansowa FUS?
    Wskaźniki makroekonomiczne okazały się lepsze, niż przewidywali ekonomiści. Pozytywnie wpłynęło to także na kondycję finansową Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (FUS). Poziom pokrycia bieżących wydatków wpływami ze składek pozwala na obiektywną ocenę utrzymania zdolności FUS do wypłaty świadczeń.
    Zmiany w Kodeksie pracy. Kto skorzysta?
    Jakie zmiany przewiduje nowa wersja rządowego projektu nowelizacji Kodeksu pracy?
    Niedziela handlowa – lipiec 2022
    Lipiec 2022 ma 5 niedziel. Czy 3 lipca, 10 lipca, 17 lipca, 24 lipca lub 31 lipca to niedziela handlowa? Kiedy wypada najbliższa niedziela handlowa?
    E-ZLA do kontroli
    Tylko w I kwartale 2022 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych na Dolnym Śląsku skontrolował ponad 9 tys. zwolnień lekarskich, z czego zakwestionowanych zostało prawie 600 e-ZLA na kwotę 407 tys. zł. W analogicznym czasie w całej Polsce przeprowadzonych zostało 100,4 tys. kontroli osób posiadających zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy.
    Polacy rzadziej na L4
    W 2021 r. chorowaliśmy znacznie rzadziej w porównaniu z dwoma wcześniejszymi latami mimo pandemii Covid-19. To dobre wieści dla pracodawców – pisze czwartkowa „Rzeczpospolita”.
    Wprowadzenie elastycznych form zatrudnienia w Kodeksie pracy
    Z badań i rozmów z młodymi ludźmi wynika, że konieczne jest wprowadzenie elastycznych form zatrudnienia – powiedziała w czwartek w TVP 1 szefowa ministerstwa rodziny i pracy Marlena Maląg, odnosząc się do procedowanego w Sejmie projektu noweli Kodeksu pracy.
    Przepisy o pracy zdalnej w Sejmie
    Na obecnym posiedzeniu Sejm zajmuje się m.in. przepisami dotyczącymi pracy zdalnej, a także obywatelskim projektem liberalizującym przepisy dotyczące aborcji. Ponadto przysięgę złożył wybrany na drugą kadencję prezes NBP Adam Glapiński.
    Lipcowe wynagrodzenia a nowelizacja Polskiego Ładu
    Zmiany w Polskim Ładzie wchodzą w życie 1 lipca 2022 roku, a wśród nich oczekiwana obniżka podatku PIT z 17% do 12%. Wielu podatników zastanawia się z tej okazji, czy w lipcowej wypłacie zostanie rozliczona nadwyżka podatku dochodowego opłaconego za okres od 1 stycznia do 30 czerwca bieżącego roku.
    Zatrudnienie osób niepełnosprawnych w Polsce na niskim poziomie - potrzebne zmiany
    Wskaźnik aktywności zawodowej osób niepełnosprawnych wynosi 32 proc. i jest to bardzo słaby wynik jak na Europę - wskazał we wtorek pełnomocnik rządu do spraw osób niepełnosprawnych Paweł Wdówik. Jak dodał, bierność osób niepełnosprawnych na rynku pracy wynika m.in. z "pułapki świadczeniowej".
    Podnoszenie kompetencji i kwalifikacji wśród młodych ludzi, to wyzwania rynku pracy
    Wiceminister rodziny i polityki społecznej Stanisław Szwed na Forum Wizja Rozwoju w Gdyni wskazywał, że największe wyzwania na rynku pracy, to podnoszenie kompetencji i kwalifikacji w przygotowaniu młodych ludzi do pracy. Dodatkowym wyzwaniem jest też brak rąk do pracy w branżach, w których zatrudniano pracowników z Ukrainy.
    Zarobki IT w polskich startupach
    Na co powinien zwrócić uwagę rekruter szukający programistów dla polskich startupów? Jacy specjaliści są poszukiwani w tego rodzaju firmach? Jakie stawki oferować? Odpowiedzi na te pytania znajdziemy w raporcie przygotowany przez fundusz bValue venture capital we współpracy z portalem publikującym oferty pracy dla programistów Just Join IT.
    Jakie dokumenty potwierdzają ważność badania lekarskiego przeprowadzonego u poprzedniego pracodawcy
    Pracownik jest zatrudniany do pracy do nowego pracodawcy i ma ważne aktualne badania okresowe wykonane np. w 2021 roku i czynniki szkodliwe występujące na obecnym jak i przyszłym stanowisku pracy są identyczne (stanowisko jest analogiczne). Natomiast pracownik nie dysponuje oryginałami (bo np. je zagubił) skierowania na badania oraz orzeczenia lekarskiego, a do nowego pracodawcy przedstawia kopie tych dokumentów, kopie te pozyskał od aktualnego pracodawcy. Czy nowy pracodawca może uznać ważność tych badań i nie kierować nowozatrudnianego pracownika na badania wstępne, bazując na otrzymanych od pracownika kopiach w/w dokumentów.? Czy zatem aby uznać ważność badań od poprzedniego pracodawcy, nowy pracodawca musi wymagać oryginałów dokumentów (skierowania oraz orzeczenia lekarskiego), a jeśli takowych pracownik nie posiada to nowy pracodawca powinien go raz jeszcze skierować na badania lekarskie, mimo iż u poprzedniego pracodawcy badania są jeszcze ważne?
    Pracodawcom udaje się zaangażować w pracę tylko połowę Zetek
    Jak wynika z badań Kincentric Polska, tylko 50% pracowników przed 25 rokiem życia czuje się angażowanych przez swojego pracodawcę mimo, że to właśnie Zetki najlepiej poradziły sobie ze zmianami, jakie przyniosła pandemia i praca zdalna. Młodzi przede wszystkim nie czują wpływu na to, co dzieje się w firmie. Od pracodawcy oczekują większego przyzwolenia na eksperymentowanie i uczenie się na błędach oraz swobody w sposobie wykonywania pracy. Bardzo ważna jest dla nich również odpowiedzialność firmy za wpływ na klimat i lokalne społeczności.
    Do 30 czerwca 2022 r. można składać wnioski o zgodę na opłacenie składek na dobrowolne ubezpieczenia po terminie
    Ważna zmiana dla przedsiębiorców i innych płatników składek, którzy korzystają z dobrowolnych ubezpieczeń (chorobowego, emerytalnego i rentowych) i opłacili składki po terminie za listopad 2021 r. Jeżeli chcą zachować ciągłość ubezpieczeń, powinni złożyć do ZUS wniosek o zgodę na opłacenie składek po terminie. Wniosek można złożyć na formularzu US-9 tylko do 30 czerwca 2022 r.
    100 mln elektronicznych zwolnień lekarskich
    Od 2016 roku lekarze wystawili 100 mln elektronicznych zwolnień lekarskich. Ich wdrożenie okazało się wielkim sukcesem. Niewielu krajom UE do tej pory udało się przeprowadzić tak trudną reformę. Z doświadczenia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych korzystają teraz inne kraje Unii.
    ZUS - rozmowy na temat podwyżek
    W najbliższych dniach pracodawca zaprosi do rozmów wszystkie zakładowe organizacje związkowe działające w ZUS w celu uzgodnienia wysokości kwot oraz zasad podziału środków na podwyżki - przekazał rzecznik Zakładu Paweł Żebrowski.
    Mniej pracowników spodziewa się podwyżki
    W kwietniu 41 proc. pracowników spodziewało się podwyżki wynagrodzenia; to nadal dużo, choć w porównaniu ze styczniem widać wyraźny spadek - wynika z badania na zlecenie Gi Group. W dalszym ciągu wyższe zarobki są najczęstszym powodem poszukiwania nowej pracy.
    Kucharze, pomoce kuchenne i pracownicy hotelowi pilnie poszukiwani
    Restauracje, hotele i obiekty handlowe nadal gorączkowo rekrutują pracowników do pracy sezonowej. Ofert jest mnóstwo, a stawki wydają się być atrakcyjne. Eksperci przyznają jednak, że widoczne jest ustabilizowanie propozycji finansowych wobec kandydatów.
    Money, money, money. Wyższe wynagrodzenia i pragnienie samorealizacji głównymi powodami chęci zmiany pracy
    Choć niepewna sytuacja związana z wojną w Ukrainie wpłynęła na zmniejszenie oczekiwań pracowników, w kwietniu br. podwyższenia wynagrodzenia spodziewało się 41 proc. badanych. Wyższe zarobki to nadal najważniejszy powód chęci zmiany miejsca zatrudnienia, coraz istotniejsza jest jednak potrzeba samorealizacji, wynika z XVI Barometru Rynku Pracy zrealizowanego na zlecenie Gi Group. Jak zatrzymać dotychczasową kadrę i przyciągnąć nowych pracowników?