Kategorie

Jak wybrać system kadrowo-płacowy?

Randstad Polska
lider na polskim rynku doradztwa personalnego i pracy tymczasowej, jest częścią holenderskiego Randstad N.V.
Sylwia Krajewska
Jak wybrać system kadrowo-płacowy?
shutterstock
System kadrowo-płacowy powinien być dostosowany do działalności firmy. Jak wybrać? Oto garść użytecznych wskazówek.

System kadrowo-płacowy - wybór

Wybór systemu kadrowo-płacowego to niełatwe zadanie. Wykorzystywany jest on nie tylko do naliczania pensji pracownikom. W wielu firmach służy również jako podstawowa baza danych, z której czerpie się informacje do innych narzędzi. To dlatego system kadrowo-płacowy powinien być kompatybilny ze stosowanym w firmie oprogramowaniem. Powinien również generować wiele raportów oraz oferować funkcjonalności dopasowane do specyfiki prowadzonej działalności. To jednak nie wszystko. Na co jeszcze zwrócić uwagę, by wybrać dobry system kadrowo-płacowy?

Przeanalizuj procesy kadrowo-płacowe

Reklama

W pierwszej kolejności przyjrzyj się procesom kadrowo-płacowym w Twojej firmie. Im dokładniejszą analizę przeprowadzisz, tym lepiej system będzie działał w przyszłości. Sprawdź więc, jak funkcjonuje dział kadrowo-płacowy, w jaki sposób przychodzą do niego niezbędne informacje i jak są one ewidencjonowane. Zastanów się, czy dzięki nowemu oprogramowaniu niektóre z działań da się przyspieszyć.

Przeanalizuj, ile czasu zajmuje pracownikom wprowadzanie danych kadrowych i czy zgromadzone informacje są przekazywane do innych działów. Pozwoli to określić, z jakimi narzędziami nowy system kadrowo-płacowy powinien być kompatybilny.

Analizie poddać należy również dane płacowe. Oprogramowanie powinno uwzględniać premie, bonusy oraz inne składniki wynagrodzenia, co usprawni proces naliczania pensji. Nowe narzędzie powinno także dawać możliwość generowania raportów rozliczeniowych do ZUS-u oraz raportów rozksięgowujących listę płac czy też automatycznego wczytywania zwolnień lekarskich. Ułatwi Ci to kontrolę nad kosztami prowadzenia działalności.

Sylwia Krajewska

Senior Sales Manager w Randstad Payroll Solutions

Zdiagnozuj potrzeby

Reklama

Analiza procesów firmowych pozwoli Ci zdiagnozować potrzeby firmy. Swoje spostrzeżenia koniecznie skonsultuj nie tylko z działem kadr i płac, ale również z innymi działami, np. produkcją. W ten sposób ustalisz, jaki system kadrowo-płacowy będzie odpowiedni dla całego przedsiębiorstwa. Żeby firma działała efektywnie, proces przekazywania informacji pomiędzy poszczególnymi działami powinien być sprawny. Odpowiednio dopasowane narzędzie zagwarantuje to.

Pozwoli również zautomatyzować procesy, co ułatwia rozliczanie pensji. To szczególnie ważna kwestia w przypadku firm produkcyjnych i działających w systemie premiowym, gdzie ostateczna wysokość wynagrodzenia zależna jest od wielu czynników.

Wybierz odpowiedniego dostawcę systemu

Skoro już wiesz, czego potrzebuje Twoja firma, możesz przejść do analizy dostępnych ofert. Listę potencjalnych dostawców zawęź do 3-4, a następnie skontaktuj się z przedstawicielami każdej z firm i umów na spotkanie.

Przy wyborze dostawcy przyjrzyj się jego referencjom, przeczytaj opinie na temat systemu i wsparcia, jakie oferuje firma. Dowiedz się od przedstawiciela, jak przebiegły poprzednie wdrożenia oraz jaką pomoc zapewnia podmiot po implementacji rozwiązania. Sprawdź również, czy system zapewnia możliwość rozbudowy w przyszłości.

Pamiętaj, że nie zawsze jedno spotkanie wystarcza, by poznać wszystkie tajniki działania narzędzia. Dlatego rzetelnie przygotuj się do rozmowy z przedstawicielem. Zabierz ze sobą listę pytań, a na spotkanie zarezerwuj minimum 4 godziny. Żeby lepiej przyjrzeć się możliwościom systemu, poproś o demo.

Zaangażuj pracowników

Nikt nie wie więcej na temat systemów kadrowo-płacowych niż pracownicy działu kadr i płac. Skorzystaj z ich wiedzy i doświadczenia i zaangażuj ich w wybór odpowiedniego narzędzia. Specjaliści ds. kadr i płac powinni być obecni na spotkaniach z przedstawicielami firm dostarczających nowe oprogramowanie. Również i oni powinni przygotować swoją listę pytań. To oni będą bowiem korzystać z narzędzia.

Pamiętaj, że wdrożenie nowego systemu kadrowo-płacowego to zawsze duże obciążenie dla działu kadr i płac. Pojawiają się bowiem dodatkowe obowiązki, którym należy sprostać. Implementacja narzędzia może zająć nawet pół roku. Dlatego porozmawiaj ze swoimi pracownikami i sprawdź, jakie są ich oczekiwania. Niewykluczone, że będziesz musiał zatrudnić nowy personel, który wesprze dział kadr i płac, lub rozpisać nadgodziny. Odpowiednio wdrożony system to 99 proc. późniejszego sukcesu. Nie warto więc oszczędzać na tym procesie.

Przeanalizuj warunki współpracy

Zanim wybierzesz konkretną firmę i jej system kadrowo-płacowy, przeanalizuj warunki współpracy. Dowiedz się, jak będzie przebiegać implementacja narzędzia i ile czasu zajmie. Poproś nie tylko o harmonogram wdrożeniowy, ale również powdrożeniowej. Z dokumentów tych dowiesz się, czy podmiot przeprowadza testy i oferuje opiekę po implementacji systemu.

Nie zapomnij zweryfikować szczegółów podpisywanej umowy, takich jak liczba godzin konsultacji. Sprawdź, czy firma udziela gwarancji oraz jakie funkcjonalności wymagają dodatkowej zapłaty. Pamiętaj, że prawo cały czas się zmienia. Dlatego upewnij się, czy podmiot dostarcza aktualizacji systemu wynikających ze zmian legislacyjnych.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa 2021. Zasady prowadzenia i przechowywania

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Zasiłek macierzyński i opiekuńczy - będzie okres wyczekiwania?

    Okres wyczekiwania przy zasiłku macierzyńskim i opiekuńczym? To propozycja ZUS mająca zapobiegać nadużyciom.

    Zwolnienie z ZUS - do kiedy wniosek?

    Zwolnienie z ZUS - do kiedy można złożyć wniosek o zwolnienie ze składek za grudzień 2020, styczeń, luty, marzec i kwiecień 2021 r. z tarczy 9.0?

    Pracownik niepełnosprawny – jakie prawa?

    Pracownik niepełnosprawny - jakie prawa przyznaje Kodeks pracy i ustawa o rehabilitacji zawodowej? Jaki jest wymiar czasu pracy i urlopu?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę - jak przechowywać?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę polega na złożeniu oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jak je przechowywać?

    Czas wolny za nadgodziny a odpoczynek tygodniowy

    Czas wolny za nadgodziny może zostać zaliczony do 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. To stanowisko MRPiT z dnia 5 maja 2021 r.

    PIP kontroluje małe budowy

    Kontrole PIP - mała budowa to miejsce, gdzie najczęściej w budownictwie występują wypadki przy pracy. PIP rozpoczęła więc akcję "Kontrole na małych budowach".

    Przeciętne wynagrodzenie 2021

    Przeciętne wynagrodzenie w 2021 r. wzrosło o 10% w stosunku do roku poprzedniego. Ile wynosi?

    Amerykański pracodawca wymarzony dla Polaków

    Amerykański pracodawca jest pracodawcą wymarzonym dla Polaków. Najchętniej pracowaliby dla korporacji z zagranicznym kapitałem, przede wszystkim z USA.

    Praca na magazynie - ile zarabia pracownik i kierownik magazynu

    Praca na magazynie - jakie są zarobki? Ile zarabia pracownik, a ile kierownik magazynu?

    Pandemia lekcją dla HR-owców

    Pandemia jest dla HR-owców lekcją, która wpłynie na przyszłość tego zawodu

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.