REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wybrać system kadrowo-płacowy?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Randstad Polska
lider na polskim rynku doradztwa personalnego i pracy tymczasowej, jest częścią holenderskiego Randstad N.V.
Sylwia Krajewska
Jak wybrać system kadrowo-płacowy?
Jak wybrać system kadrowo-płacowy?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

System kadrowo-płacowy powinien być dostosowany do działalności firmy. Jak wybrać? Oto garść użytecznych wskazówek.

System kadrowo-płacowy - wybór

Wybór systemu kadrowo-płacowego to niełatwe zadanie. Wykorzystywany jest on nie tylko do naliczania pensji pracownikom. W wielu firmach służy również jako podstawowa baza danych, z której czerpie się informacje do innych narzędzi. To dlatego system kadrowo-płacowy powinien być kompatybilny ze stosowanym w firmie oprogramowaniem. Powinien również generować wiele raportów oraz oferować funkcjonalności dopasowane do specyfiki prowadzonej działalności. To jednak nie wszystko. Na co jeszcze zwrócić uwagę, by wybrać dobry system kadrowo-płacowy?

REKLAMA

Przeanalizuj procesy kadrowo-płacowe

REKLAMA

W pierwszej kolejności przyjrzyj się procesom kadrowo-płacowym w Twojej firmie. Im dokładniejszą analizę przeprowadzisz, tym lepiej system będzie działał w przyszłości. Sprawdź więc, jak funkcjonuje dział kadrowo-płacowy, w jaki sposób przychodzą do niego niezbędne informacje i jak są one ewidencjonowane. Zastanów się, czy dzięki nowemu oprogramowaniu niektóre z działań da się przyspieszyć.

Przeanalizuj, ile czasu zajmuje pracownikom wprowadzanie danych kadrowych i czy zgromadzone informacje są przekazywane do innych działów. Pozwoli to określić, z jakimi narzędziami nowy system kadrowo-płacowy powinien być kompatybilny.

Analizie poddać należy również dane płacowe. Oprogramowanie powinno uwzględniać premie, bonusy oraz inne składniki wynagrodzenia, co usprawni proces naliczania pensji. Nowe narzędzie powinno także dawać możliwość generowania raportów rozliczeniowych do ZUS-u oraz raportów rozksięgowujących listę płac czy też automatycznego wczytywania zwolnień lekarskich. Ułatwi Ci to kontrolę nad kosztami prowadzenia działalności.

Sylwia Krajewska

Sylwia Krajewska

Senior Sales Manager w Randstad Payroll Solutions

Randstad

Zdiagnozuj potrzeby

REKLAMA

Analiza procesów firmowych pozwoli Ci zdiagnozować potrzeby firmy. Swoje spostrzeżenia koniecznie skonsultuj nie tylko z działem kadr i płac, ale również z innymi działami, np. produkcją. W ten sposób ustalisz, jaki system kadrowo-płacowy będzie odpowiedni dla całego przedsiębiorstwa. Żeby firma działała efektywnie, proces przekazywania informacji pomiędzy poszczególnymi działami powinien być sprawny. Odpowiednio dopasowane narzędzie zagwarantuje to.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pozwoli również zautomatyzować procesy, co ułatwia rozliczanie pensji. To szczególnie ważna kwestia w przypadku firm produkcyjnych i działających w systemie premiowym, gdzie ostateczna wysokość wynagrodzenia zależna jest od wielu czynników.

Wybierz odpowiedniego dostawcę systemu

Skoro już wiesz, czego potrzebuje Twoja firma, możesz przejść do analizy dostępnych ofert. Listę potencjalnych dostawców zawęź do 3-4, a następnie skontaktuj się z przedstawicielami każdej z firm i umów na spotkanie.

Przy wyborze dostawcy przyjrzyj się jego referencjom, przeczytaj opinie na temat systemu i wsparcia, jakie oferuje firma. Dowiedz się od przedstawiciela, jak przebiegły poprzednie wdrożenia oraz jaką pomoc zapewnia podmiot po implementacji rozwiązania. Sprawdź również, czy system zapewnia możliwość rozbudowy w przyszłości.

Pamiętaj, że nie zawsze jedno spotkanie wystarcza, by poznać wszystkie tajniki działania narzędzia. Dlatego rzetelnie przygotuj się do rozmowy z przedstawicielem. Zabierz ze sobą listę pytań, a na spotkanie zarezerwuj minimum 4 godziny. Żeby lepiej przyjrzeć się możliwościom systemu, poproś o demo.

Zaangażuj pracowników

Nikt nie wie więcej na temat systemów kadrowo-płacowych niż pracownicy działu kadr i płac. Skorzystaj z ich wiedzy i doświadczenia i zaangażuj ich w wybór odpowiedniego narzędzia. Specjaliści ds. kadr i płac powinni być obecni na spotkaniach z przedstawicielami firm dostarczających nowe oprogramowanie. Również i oni powinni przygotować swoją listę pytań. To oni będą bowiem korzystać z narzędzia.

Pamiętaj, że wdrożenie nowego systemu kadrowo-płacowego to zawsze duże obciążenie dla działu kadr i płac. Pojawiają się bowiem dodatkowe obowiązki, którym należy sprostać. Implementacja narzędzia może zająć nawet pół roku. Dlatego porozmawiaj ze swoimi pracownikami i sprawdź, jakie są ich oczekiwania. Niewykluczone, że będziesz musiał zatrudnić nowy personel, który wesprze dział kadr i płac, lub rozpisać nadgodziny. Odpowiednio wdrożony system to 99 proc. późniejszego sukcesu. Nie warto więc oszczędzać na tym procesie.

Przeanalizuj warunki współpracy

Zanim wybierzesz konkretną firmę i jej system kadrowo-płacowy, przeanalizuj warunki współpracy. Dowiedz się, jak będzie przebiegać implementacja narzędzia i ile czasu zajmie. Poproś nie tylko o harmonogram wdrożeniowy, ale również powdrożeniowej. Z dokumentów tych dowiesz się, czy podmiot przeprowadza testy i oferuje opiekę po implementacji systemu.

Nie zapomnij zweryfikować szczegółów podpisywanej umowy, takich jak liczba godzin konsultacji. Sprawdź, czy firma udziela gwarancji oraz jakie funkcjonalności wymagają dodatkowej zapłaty. Pamiętaj, że prawo cały czas się zmienia. Dlatego upewnij się, czy podmiot dostarcza aktualizacji systemu wynikających ze zmian legislacyjnych.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa 2021. Zasady prowadzenia i przechowywania

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

REKLAMA

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

REKLAMA