Kategorie

Wyartykułowana funkcjonalność czyli rola komunikacji podczas wdrażania oprogramowania

Aleksy Kerner
System kadrowo-płacowy jest przykładem największego poziomu komplikacji i koniecznej pracy przy wdrażaniu modułu oprogramowania. O ile moduł rachunkowość można w miarę szybko zainstalować i skonfigurować, wydobywszy od księgowej informacje o planie kont, rodzajach (typach) dokumentów księgowych i sposobach ich ujęcia, o tyle przy wdrażaniu systemu płacowego na pytania o szczegóły nie da się odpowiedzieć w kilka dni – wdrożenie trwa czasem i rok.

Trzeba też się nauczyć obu typów postrzegania świata – własnego i użytkownika. Często bowiem dochodzi do braku właściwej komunikacji wynikającej z różnego rozumienia terminów. Dla księgowych czym innym jest na przykład zamknięcie roku (wyksięgowanie przychodów i kosztów na wynik finansowy), a czym innym dla informatyka – zamknięcie okresu w programie.

Otwarte słowniki

Reklama

Dla użytkownika pierwszym trudnym zadaniem jest zrozumienie, że funkcjonowanie oprogramowania w jego firmie nie zależy tylko od najnowszej wersji samego programu, ale także (a może nawet przede wszystkim) od wyartykułowania przez niego potrzeb i prób spełnienia ich poprzez poprawne wdrożenie. Niektóre z systemów zbudowane są na zasadzie otwartych słowników danych do tabel używanych w konkretnym module. Dzięki zbudowaniu właściwych składników systemu, np. kadry–płace można osiągnąć cel – zgodnie z zasadami wyrażonymi przez osobę odpowiedzialną w dziale płac. Sposób obliczania każdego składnika będzie taki, jaki wdrożeniowiec i pani z rachuby uznają za poprawny.

Przy zmianach przepisów (dość częstych w Polsce) niezbędna jest modyfikacja – czasem rozbudowa – istniejącego słownika składników kadrowo-płacowych, a przede wszystkim aktualizacja algorytmów obliczeniowych dotyczących sposobu naliczania danych na liście płac. Często dostawca oprogramowania słyszy od księgowych: „za co ja płacę; przecież mam aktualną wersję programu, a program (tego i tego) sam nie liczy” – co jest wynikiem następującego skrótu myślowego: mam program, więc wszystko powinno być w nim zaszyte.

Taki sposób postrzegania oprogramowania jest pewnie wynikiem doświadczeń z prostymi programami z minimalną możliwością konfiguracji systemu, a nie z oprogramowaniem otwartym, w którym oba elementy (program + poprawne wdrożenie) dają dopiero zadowolenie z użytkowania systemu.

Niespełnione oczekiwania

Podobny sposób rozumowania u niektórych użytkowników daje też efekt niespełnionych (ale niewyrażonych na początku) oczekiwań. Pewne założenia domyślne (mam program, więc powinien być: a) elastyczny i umożliwiać dowolne modyfikacje swojego funkcjonowania i b) jednocześnie od razu skuteczny w mechanizmach działania danej firmy). Trzeba podkreślić, że nie powinno być dwóch identycznych instalacji kadrowo-płacowych, gdyż różne są firmy, z innymi przyjętymi przez siebie regulaminami wynagradzania, z najróżniejszymi sposobami nazewnictwa składników płacowych, z innymi wcześniejszymi doświadczeniami, z najróżniejszymi sposobami rozumienia przepisów. Dla pewnych użytkowników w kwocie brutto powinno się zawierać wszystko, co podlega opodatkowaniu, dla innych w kwocie brutto nie powinny się sumować na przykład zasiłki ZUS. Takich przykładów jest mnóstwo.


W praktyce powinno się więc stosować metodę dociekania i znajdowania coraz bliższego do zadowalającego efektu sposobu funkcjonowania systemu. Polega to na stosowaniu metody kolejnych przybliżeń, aż wreszcie wszystkie możliwe przypadki i konfiguracje będą uwzględnione w algorytmach obliczeniowych. Czasem trudno jest od razu wszystko przewidzieć, więc dobrze jest sobie zostawić jakąś furtkę na modyfikację danej w awaryjnej sytuacji „z ręki”. Niemniej jednak i tu czasem może kryć się niebezpieczeństwo braku porozumienia z użytkownikiem (zobacz przykład).

PRZYKŁAD

Zdarzyło mi się niedawno usłyszeć zdanie od pani z rachuby: „proszę o dokonanie zmiany w sposobie obliczania składki zdrowotnej, aby była tylko do wysokości zaliczki na podatek”. Jak usłyszałem, tak zrobiłem. Dopiero dwa dni potem okazało się, że, owszem, ale tylko od umów o pracę, a nie od umów zlecenia. Tego pani już nie dopowiedziała, bo myślała, że sam na to wpadnę. Niestety, telepatycznych zdolności nie wykształciłem. Tak więc oprócz przełożenia życzeń użytkownika na sposób działania programu należy ustalić zasady wzajemnego komunikowania się o swoich oczekiwaniach.

Zrozumienie systemu

Reklama

Często zdarza się, że do pracy w jakiejś firmie przychodzi osoba, która miała kontakt z innym oprogramowaniem. Dla takiego użytkownika największym zadaniem (trudnym) jest zrozumienie zasady działania systemu. A zasadą jest precyzyjne wyartykułowanie jakiejś funkcjonalności. Dla pewnych użytkowników niektóre funkcjonalności są „oczywistą oczywistością”, ale tylko na tej zasadzie, że w tamtym programie to było.

Wbrew obiegowym opiniom nie istnieje żaden standard. W każdej instalacji co innego jest potrzebne i konfigurowane. Po ustaleniu wspólnego języka dotyczącego detali jakiejś funkcjonalności (np. obliczanie podstawy do zasiłku chorobowego) przychodzi etap mozolnych prób. Dopiero po wyczerpaniu wszelkich możliwych przypadków (choroba osoby poniżej i powyżej 50. roku życia, część choroby na wynagrodzeniu będącym kosztem pracodawcy, część na zasiłki ZUS, cały miesiąc choroby itp.) i sprawdzeniu, że algorytmy obliczeniowe poprawnie reagują na dany przypadek. można uznać temat za rozwiązany.

W niektórych instytucjach (najczęściej w takich, które mają preliminarz kosztów) proces wdrożenia opiera się na pisemnych zleceniach, na które dopiero wdrożeniowcy reagują wizytą i jakimiś działaniami. Niestety, bardzo rzadko można spotkać klienta, który w dokładny i precyzyjny sposób wyłuszczy istotę problemu. Dlatego załatwienie sprawy, której opis jest na bardzo dużym poziomie ogólności, jest trudne. Jest trudne, bo nie są dokładnie zapisane wszelkie mechanizmy obliczania składników płacowych w powiązaniu z istniejącymi. Dla precyzyjnego opisania zasad obliczania np. dodatku stażowego w wypadku choroby należałoby napisać jakiś elaborat.

Dlatego praca oparta na zasadzie – „mam pisemne zamówienie – działam” sprawdza się jedynie przy bardzo prostych albo bardzo dokładnie opisanych poprawkach. Najlepszą metodą na dłuższą metę jest dogadywanie się z użytkownikiem – czasem dogadywanie się trwa dłużej niż sama robota. Niemniej jednak taki system pracy daje większą elastyczność przy dochodzeniu do satysfakcjonującego obie strony efektu.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?