Jak często i w jakiej wysokości należy wypłacać ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

PROBLEM

RADA

Wysokość ekwiwalentów oraz częstotliwość ich wypłacania pracodawca określa w przepisach wewnątrzzakładowych. Wysokość ekwiwalentów powinna uwzględniać koszty rzeczywiście poniesione przez pracownika na pranie, naprawę oraz konserwację odzieży i obuwia lub na zakup tej odzieży i obuwia w przypadku, gdy pracownicy mogą korzystać z własnych. Natomiast częstotliwość wypłaty ekwiwalentu powinna być ściśle związana z przewidywanymi okresami używalności odzieży i obuwia roboczego. Wypłata ekwiwalentu powinna więc następować przed upływem okresu używalności odzieży lub obuwia roboczego, tak aby pracownik miał możliwość zakupu odzieży (obuwia) i zastąpienia odzieży (obuwia), która utraciła cechy użytkowe.

UZASADNIENIE

 Pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi nieodpłatnie odzieży i obuwia roboczego, spełniającego wymagania określone w Polskich Normach:

● jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu w trakcie wykonywania przez niego pracy,

● ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Oprócz dostarczenia odzieży i obuwia roboczego, do obowiązków pracodawcy należy również pranie tej odzieży i obuwia oraz ich konserwacja, naprawa, odpylanie, odkażanie itp. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić czyszczenia, naprawy i konserwacji odzieży i obuwia roboczego, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika. Jest to jednak dopuszczalne pod warunkiem, że:

● odzież i obuwie robocze nie uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi podczas wykonywania pracy przez pracownika,

● pracownik otrzymuje ekwiwalent pieniężny w wysokości poniesionych kosztów.

W niektórych przypadkach zamiast odzieży i obuwia roboczego pracodawca może ustalić stanowiska pracy, na których możliwe będzie używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Nie dotyczy to jednak pracowników, którzy wykonują:

● prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo

● prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

W sytuacji gdy pracownik używa własnej odzieży i obuwia, pracodawca wypłaca mu ekwiwalent za ich używanie w wysokości uwzględniającej aktualne ceny. Przepisy prawa pracy nie określają szczegółowo wysokości tych ekwiwalentów, a także częstotliwości ich wypłacania pracownikom. Regulacja w tym zakresie należy więc do pracodawcy. Kwestie te mogą zostać unormowane w:

● układzie zbiorowym pracy,

● regulaminie pracy lub

● umowie o pracę – w przypadku pracodawców niezobowiązanych do ustalenia regulaminu pracy oraz tych, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy.

Przepisy te powinny więc ustalać nie tylko wysokość wypłacanych pracownikom ekwiwalentów, ale również częstotliwość ich wypłacania. Zasadniczo ekwiwalent za pranie odzieży i obuwia roboczego stanowi zwrot kosztów, jakie musiał ponieść pracownik. Powinien zatem zostać ustalony w taki sposób, aby faktycznie stanowił równowartość kosztów poniesionych przez pracownika. Ustalając konkretną kwotę ekwiwalentu przysługującą poszczególnym pracownikom pracodawca powinien uwzględnić stopień zabrudzenia tej odzieży i obuwia (a w konsekwencji częstotliwość ich prania) oraz wartość środków niezbędnych do jej wyczyszczenia, naprawienia oraz konserwacji. W zależności od wykonywanej pracy częstotliwość prania odzieży może być różna, np. magazynier pierze ubranie robocze co tydzień, natomiast kucharz musi prać odzież codziennie. Podobnie w zależności od wykonywanej pracy użyte do prania środki mogą być zróżnicowane.

PRZYKŁAD

Pracownikom piekarni przysługuje ekwiwalent za pranie odzieży roboczej i czyszczenie obuwia roboczego. Piekarze otrzymują go w niższej kwocie niż mechanicy. Takie zróżnicowanie wysokości wypłacanego ekwiwalentu jest uzależnione od stopnia zabrudzenia odzieży i obuwia w trakcie wykonywanej pracy. Do czyszczenia odzieży i obuwia mechaników niezbędne są specjalne środki odplamiające, ponieważ często muszą oni dokonywać napraw maszyn w piekarni i ich odzież jest narażona na zabrudzenie smarami, olejem oraz innymi trudno zmywalnymi substancjami. Takie zabrudzenia odzieży i obuwia roboczego nie występują w pracy piekarzy, dlatego otrzymują oni ekwiwalent w niższej kwocie.

Wysokość przysługującego pracownikom ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia powinna być ustalona przy uwzględnieniu:

● rodzaju odzieży i obuwia niezbędnego do wykonywania pracy,

● stopnia zużycia tej odzieży i obuwia w związku z wykonywaną pracą oraz

● aktualnych cen rynkowych tej odzieży i obuwia.

W praktyce ekwiwalent za używanie przez pracowników własnej odzieży i obuwia do pracy stanowi zwrot kosztów ubrań i butów niezbędnych do wykonywania pracy.

WAŻNE!

Używane do pracy odzież i obuwie stanowiące własność pracowników muszą spełniać wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy, a pracodawca ma obowiązek sprawdzić, czy te wymagania są spełnione.

Częstotliwość wypłacania obu ekwiwalentów zależy od ustaleń pracodawcy. W przypadku ekwiwalentu za pranie odzieży i obuwia roboczego dobrą praktyką jest wypłacanie tego ekwiwalentu co miesiąc, co dwa miesiące lub kwartalnie. Wprawdzie w praktyce nic nie stoi na przeszkodzie, aby był on wypłacany nawet rzadziej, np. raz na pół roku lub nawet raz w roku w odpowiednio większej kwocie. W takim przypadku istnieje ryzyko, że pracownicy zarzucą pracodawcy, że muszą „kredytować” jego obowiązki. Z tego powodu to rozwiązanie może również być kwestionowane przez inspektorów pracy kontrolujących zakład pracy.

Natomiast ekwiwalent za używanie własnej odzieży i obuwia w pracy może być wypłacany w dłuższych odstępach czasu, np. kwartalnie, co pół roku czy nawet raz na rok, w zależności od stopnia zużywalności odzieży i obuwia użytkowanych przez pracownika. W przeciwieństwie bowiem do wydatków ponoszonych na pranie odzieży, wydatki na jej zakup są rzadziej ponoszone przez pracownika.

● art. 237⁷, art. 237⁸ § 2, art. 237⁹ § 2 i § 3, art. 237¹⁰ § 2 Kodeksu pracy.