REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prowadzić akta osobowe pracownika od stycznia 2019 r.?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia
Jak prowadzić akta osobowe pracownika od stycznia 2019 r.? / fot. Shutterstock
Jak prowadzić akta osobowe pracownika od stycznia 2019 r.? / fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z pierwszych zadań jakie dostaje debiutująca kadrowa jest porządkowanie dokumentów pracowniczych, a w szczególności wpinanie dokumentów do akt osobowych, zakładanie teczek albo porządkowanie i wpinanie pozostałej dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracownika. Jest to dobre wprowadzenie do pracy w zawodzie kadrowca.

Akta osobowe pracownika

Na tym etapie możesz zapoznać się z wieloma dokumentami tworzonymi w dziale i uzyskać ogólny obraz zadań, którymi będziesz się zajmować. I choć taka praca może wydawać się żmudna i mało potrzebna, to jest to jedno z istotniejszych zadań. Akta osobowe są częścią dokumentacji pracowniczej i muszą być prowadzone zgodnie z przepisami prawa pracy. Dodatkowo, po zmianach przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji, mogą pojawiać się wątpliwości jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą.

REKLAMA

W niniejszym artykule zajmiemy się aktami osobowymi.

Jak prawidłowo założyć teczkę osobową?

Co do zasady każdy pracownik musi mieć założoną odrębną teczkę akt osobowych, w której gromadzimy dokumenty związane z jego przebiegiem pracy zawodowej. Akta osobowe, od 01.01.2019 r., składają się z czterech części: A, B, C i D.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

W części A wpinamy dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika. Część B przeznaczona jest na dokumenty, które powstają w trakcie zatrudnienia. W część C wpinamy dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, a część D z kolei przeznaczona jest na wpięcie dokumentów związanych z nałożeniem kary porządkowej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

A teraz przejdźmy do szczegółów.

Część A

REKLAMA

W części A powinny znaleźć się oświadczenia lub dokumenty, które dotyczą danych osobowych pozyskanych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W część A wpinasz zatem dokumenty, które uzyskane zostały od kandydata do pracy na etapie rekrutacji.

W część A wpinamy również orzeczenia lekarza profilaktyka przeprowadzającego wstępne badania lekarskie, a także skierowania na te badania, które wystawione zostały pracownikowi mającemu podjąć zatrudnienie na określonym stanowisku.

W pewnych przypadkach nie będzie jednak konieczności kierowania zatrudnianego pracownika na badania wstępne. Będzie bowiem można bazować na orzeczeniu lekarza wydanym dla poprzedniego pracodawcy lub pracodawcy, u którego równolegle zatrudniony jest pracownik. W takim przypadku do akt należy wpiąć, oprócz kopii orzeczenia lekarskiego, również kopię skierowania wydanego przez tego pracodawcę, u którego pracownik wykonywał badania. Jak już wspomniałam uznanie orzeczenia lekarskiego od innego pracodawcy obwarowane jest dodatkowymi warunkami, dlatego więcej informacji o wstępnych badaniach lekarskich znajdziesz w odrębnym artykule, który poświęcony zostanie tematyce badań profilaktycznych i sanepidowskich.

Część B

W części B natomiast przechowuje się oświadczenia lub dokumenty, które dotyczą nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty tworzone w trakcie zatrudnienia, w tym:

  1. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy (np. kwestionariusz pracownika, informacja o numerze konta bankowego, dane dotyczące dzieci, w przypadku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich przewidzianych w prawie pracy),
  2. umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta w formie pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy)
  3. zakres czynności (zakres obowiązków i odpowiedzialności), jeżeli pracodawca stosuje tego typu dokumenty,
  4. dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924),
  5. potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
    1. z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
    2. z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 Kodeksu pracy),
    3. z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
  6. potwierdzenie poinformowania pracownika:
    1. o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy),
    2. o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),
    3. o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),
  7. potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),
  8. dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  9. oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  10. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),
  11. dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
  12. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),
  13. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
  14. dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Kodeksu pracy),
  15. dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Kodeksu pracy),
  16. oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Kodeksu pracy),
  17. dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Kodeksu pracy),
  18. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
    1. wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
    2. okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),
  19. umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Kodeksu pracy),
  20. wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 Kodeksu pracy),
  21. dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
  22. dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Część C

Część C przeznaczona jest na oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

  1. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
  2. wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
  3. dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
  4. kopię wydanego świadectwa pracy,
  5. potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  6. umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 Kodeksu pracy),
  7. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);

Część D

Od 01.01.2019 r. pojawiła się nowość, czyli część D. Do niej wpinamy odpisy zawiadomienia o ukaraniu pracownika, a także wszelkie inne dokumenty, które związane są z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności, która określona jest w odrębnych przepisach, przewidujących zatarcie kary po upływie oznaczonego czasu.

Jak układać dokumenty w aktach osobowych?

Oświadczenia i dokumenty należy układać w porządku chronologicznym. Muszą być one również ponumerowane. Każda z części akt osobowych musi zawierać wykaz zawartych w niej oświadczeń pracownika lub dokumentów.

Nowością, która obowiązuje od 01.01.2019 r., jest możliwość przechowywania w aktach osobowych dokumentów pogrupowanych tematycznie. Takie dokumenty grupujemy np.:

  •  w A: tworzymy „podczęści” A1 – świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, A2 – dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, A3 – badania wstępne;
  • w B: B1 – kwestionariusz osobowy i zmiany danych, B2 – umowy o pracę, B3 – szkolenia bhp itp.;
  • w C: C1 – dokumenty związane z rozwiązaniem umowy (np. wypowiedzenie lub porozumienie stron), w C2 – świadectwo pracy i ewentualnie wnioski o jego sprostowanie.

W części D natomiast, w wydzielonych częściach przechowujemy dokumenty związane z nałożeniem kary na pracownika, którym przyporządkowujemy numery D1, D2 itd. Po usunięciu z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu, należy usunąć całą wydzieloną część dotyczącą kary, a pozostałym przyporządkować następujące po sobie numery.

Dla każdej takiej podgrupy tworzymy oddzielny wykaz i w ramach niej numerujemy kolejno dokumenty

I jeszcze jedna bardzo ważna sprawa – w aktach osobowych przechowujemy odpisy albo kopie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Dokumenty powinny być poświadczone przez pracodawcę albo upoważnioną przez pracodawcę osobę (np. pracownika działu kadr) podpisem i dopiskiem „ZA ZGODNOŚĆ Z PRZEDŁOŻONYM DOKUMENTEM”

Cykl artykułów dla początkujących kadrowych >>> KADRY DLA POCZĄTKUJĄCYCH

Podstawa prawna:

§ 2, § 3, § 4, § 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej  (DzU z 2018 r., poz. 2369)

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa płaca minimalna: 4806 zł czy 5015 zł, podwyżka o 140 czy 250 zł. Nie ma zgody co do najniższej krajowej, rząd sam zdecyduje

Na ostateczną wysokość najniższej krajowej jaka będzie obowiązywała od 1 stycznia 2026 roku trzeba poczekać do pierwszej połowy września. Rada Dialogu Społecznego nie wypracowała w sprawie minimalnego wynagrodzenia za pracę wspólnego stanowiska do połowy lipca więc zgodnie z prawem decyzję co do płacy minimalnej arbitralnie podejmie rząd za dwa miesiące.

Będzie łatwiej o ten zasiłek. Skorzystają ubezpieczeni, płatnicy składek, biura księgowo-rachunkowe

Będzie łatwiej o ten zasiłek. Skorzystają ubezpieczeni, płatnicy składek, biura księgowo-rachunkowe. Dlaczego? Bo planowane są spore zmiany w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 501) w zakresie ubiegania się o zasiłek.

Na ile oszacowano miesięczną wartość nieodpłatnej pracy domowej? Wartość „ukrytej” pracy kobiet była znacznie wyższa niż mężczyzn

Ile wynosi średnia miesięczna wartość nieodpłatnej pracy domowej? Kobiety, zwłaszcza matki małych dzieci, wykonują znacząco więcej nieodpłatnej pracy domowej niż mężczyźni. Różnice te są widoczne we wszystkich obszarach codziennych obowiązków. Ocenia Polski Instytut Ekonomiczny, powołując się na badania GUS.

Nowe zawody w klasyfikacji od 2026 roku. MRPiPS opublikowało projekt rozporządzenia [Projekt z 9 lipca 2025 r.]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy. Dokument trafił 14 lipca 2025 r. do konsultacji publicznych i opiniowania. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 roku.

REKLAMA

Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

REKLAMA