Praca wyłącznie przed laptopem, bez dodatkowego wyposażenia, niezgodna z prawem. Pracodawcy grozi nawet 30 tys. zł kary

• Praca wyłącznie przed laptopem, bez dodatkowego wyposażenia, niezgodna z prawem – dlaczego?
• Jakie jeszcze dodatkowe wyposażenie stanowiska pracy musi zapewnić pracownikom pracodawca?
• A co z pracownikami zdalnymi, wykorzystującymi do pracy własny sprzęt?
• Co grozi pracodawcy, który nie zapewnia pracownikom zatrudnionym przy monitorach ekranowych wyposażenia, o którym mowa w rozporządzeniu?

Praca wyłącznie przed laptopem, bez dodatkowego wyposażenia, niezgodna z prawem – dlaczego?

Wiele pracowników nadal pracuje wyłącznie na laptopach, co świadczy o tym, że nie każdy pracownik i nie każdy pracodawca jest świadomy, że dniu 17 listopada 2023 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18.10.2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 2023 r., poz. 2367), które w stosunku do:

wprowadziło wymóg zapewnienia im:

Wymóg ten, wynika ze zmienionego ww. rozporządzeniem załącznika do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, a dokładnie z jego pkt 1.2.

Rozporządzenie zmieniające ww. rozporządzenie z dnia 1 grudnia 1998 r., weszło w życie w dniu 17 listopada 2023 r. i jego postanowienia mają zastosowanie:

1. od 17 listopada 2023 r. – w odniesieniu do stanowisk pracy utworzonych począwszy od ww. daty (tj. od 17 listopada 2023 r.) lub odpowiednio

2. od 17 maja 2024 r. – w odniesieniu do stanowisk pracy utworzonych przed dniem 17 listopada 2023 r. (zgodnie z rozporządzeniem – pracodawcy mieli bowiem 6 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia, na dostosowanie stanowisk pracy utworzonych przed dniem jego wejścia w życie, do minimalnych wymagań BHP oraz ergonomii wynikających z rozporządzenia). 

Praca przez cały dzień wyłącznie przed laptopem, bez dodatkowego wyposażenia, jest więc już niezgodna z zasadami BHP. 

Jakie jeszcze dodatkowe wyposażenie stanowiska pracy musi zapewnić pracownikom pracodawca?

Zgodnie z par. 2 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – jego postanowienia dotyczą nie tylko pracowników korzystających w czasie pracy z laptopów, ale wszystkich pracowników (w tym praktykantów i stażystów), którzy użytkują w czasie pracy monitor ekranowy przez co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (czyli przez co najmniej 4 godziny w ciągu jednego dnia pracy).

Pracownicy ci (tj. pracujący na komputerach stacjonarnych, jak i pracujący na laptopach, przez co najmniej 4 godziny dziennie), mają ponadto prawo do wyposażenia swojego stanowiska pracy – od 17 listopada 2023 r. lub odpowiednio od 17 maja 2024 r. – w:

• krzesło, które poza spełnieniem dotychczasowych wymogów co do ergonomii, powinno dodatkowo posiadać regulowane podłokietniki oraz

• na życzenie – podnóżek, który dotychczas przysługiwał wyłącznie osobom, którym wysokość krzesła uniemożliwiała płaskie, spoczynkowe ustawienie stóp na podłodze.

A co z pracownikami zdalnymi, wykorzystującymi do pracy własny sprzęt?

W sytuacji, gdy pracownik pracujący zdalnie wykorzystuje do pracy swój własny sprzęt – np. laptop lub tablet – wówczas sprzęt ten, powinien uwzględniać wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego kodeksu pracy, w tym zasady ergonomii, a zatem – w takiej sytuacji, to pracownik powinien dostosować sprzęt prywatny do obowiązujących wymagań w zakresie BHP.wyposa

Wynika to z art. 67²⁴ par. 2 kodeksu pracy, zgodnie z którym – pracownik i pracodawca mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy (m.in. uwzględniających zasady ergonomii). W takim przypadku – pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek wypłaty ww. ekwiwalentu może również zostać zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. 

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu – bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Co grozi pracodawcy, który nie zapewnia pracownikom zatrudnionym przy monitorach ekranowych wyposażenia, o którym mowa w rozporządzeniu?

Pracodawcy, który od 17 listopada 2023 r. lub odpowiednio – od 17 maja 2024 r. – nie zapewnia pracownikom zatrudnionym przy monitorach ekranowych, przez co najmniej 4 godziny dziennie, wyposażenia zgodnego z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, tj.:

1. pracownikom pracującym wyłącznie na laptopach – stacjonarnego monitora ekranowego (lub podstawki zapewniającej ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika) oraz dodatkowej klawiatury i myszy oraz

2. pracownikom pracującym zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i na laptopach – krzesła m.in. z regulowanymi podłokietnikami oraz na życzenie pracownika – podnóżka,

grozi kara. Za nieprzestrzeganie przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy – zgodnie z art. 283 kodeksu pracy – może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1000 do nawet 30 000 zł. Obowiązek zapewnienia ww. wyposażenia przez pracodawcę i ryzyko obciążenia go karą grzywny – odpada jednak w przypadku, gdy pracownik pracuje zdalnie i uzgodni z pracodawcą, że do pracy tej będzie wykorzystywał własny sprzęt, a z tego tytułu pracodawca wypłacać mu będzie odpowiedni ekwiwalent pieniężny lub ryczałt. 

Sprawdź >>> Kodeks pracy 2024. Praktyczny komentarz z przykładami

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 1465)

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 1998 r., nr 148, poz. 973 z późn. zm.)