Refundacja kosztów okularów lub szkieł kontaktowych to Twoje prawo, a nie benefit pracowniczy. Pracodawca za okulary warte np. 900 zł, nie powinien zwracać 140 zł

• Co przysługuje pracownikowi z wadą wzroku?
• Refundacja kosztów okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok – na jaką kwotę można liczyć?
• Refundacja kosztów okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok – jak często można się o nią ubiegać?
• Refundacja kosztów okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok – w jaki sposób należy się o nią ubiegać?
• Co grozi pracodawcy, który nie zapewnia pracownikom refundacji kosztów okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok?

Co przysługuje pracownikowi z wadą wzroku?

Zgodnie z art. 237⁶ kodeksu pracy – pracodawca obowiązany jest dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. W przypadku pracy wykonywanej z użyciem monitorów ekranowych – wymogi w tym zakresie precyzuje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Zgodnie z jego par. 2 pkt 1 i 2 oraz par. 8 ust. 2 – pracownikowi, czyli:

• każdej osobie zatrudnionej przez pracodawcę (w tym również praktykantowi i stażyście), użytkującej w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (czyli przez co najmniej 4 godziny w ciągu jednego dnia pracy, bez względu na to, czy osoba ta jest zatrudniona w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu pracy albo w szczególnym systemie czasu pracy, umożliwiającym wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy), 

• której lekarz medycyny pracy (w wyniku badania okulistycznego przeprowadzonego w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej), zalecił stosowanie okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego,

– pracodawca ma obowiązek zapewnić okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza.

Przez monitor ekranowy, należy przy tym rozumieć – urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu. Monitorem ekranowym jest więc zarówno monitor komputera stacjonarnego, jak i przenośnego (laptopa), ale na okulary lub szkła kontaktowe od pracodawcy, nie można już liczyć z powodu wykonywania pracy w:

• kabinach kierowców oraz kabinach sterowniczych maszyn i pojazdów,

jak również z wykorzystaniem:

• systemów komputerowych na pokładach środków transportu,

• systemów komputerowych przeznaczonych głównie do użytku publicznego,

• systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,

• kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów oraz

• maszyn do pisania z wyświetlaczem ekranowym.

Stosunkowo od niedawna, bo od 17 listopada 2023 r., a w przypadku stanowisk pracy utworzonych przed tą datą – od 17 maja 2024 r. – pracownicy mogą domagać się od pracodawców zapewnienia nie tylko okularów, ale również szkieł kontaktowych (soczewek) korygujących wzrok. Zmiana ta, została wprowadzona rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 2023 r., poz. 2367). 

Co w praktyce oznacza wspomniany w par. 8 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe –  obowiązek „zapewnienia” pracownikom, przez pracodawcę, okularów lub szkieł kontaktowych? Zgodnie z interpretacją ogólną Ministra Finansów z dnia 16.03.2011, sygn. DD3/033/30/CRS/11/95 – z uwagi na fakt, iż przepisy nie określają formy owego „zapewnienia” pracownikowi zaleconych przez lekarza okularów lub szkieł kontaktowych – to pracodawca może określić sposób zaopatrzenia w nie pracownika (doprecyzowując go np. w regulaminie pracy lub innym akcie wewnątrzzakładowym). Może to nastąpić poprzez:

• otrzymanie od pracodawcy zaleconych okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok albo

• dokonanie przez pracownika (w porozumieniu z pracodawcą) zakupu zaleconych okularów lub szkieł kontaktowych i otrzymanie zwrotu poniesionych na ten cel wydatków udokumentowanych wystawioną na niego fakturą.

W tym ostatnim przypadku – w ocenie Ministerstwa Finansów – zasadne jest ustalenie przez pracodawcę (np. w regulaminie pracy lub innym akcie wewnątrzzakładowym) kwoty refundacji, jaką będą mogli otrzymać pracownicy. Pracodawcy powinni jednak mieć przy tym na względzie, że wysokość środków finansowych, jakie zamierzają przeznaczyć na refundację kosztów okularów lub szkieł kontaktowych dla pracownika, zgodnych z zaleceniem lekarza – powinna być w taki sposób skalkulowana, aby rzeczywiście umożliwiała pracownikowi ich zakup.

Refundacja kosztów okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok – na jaką kwotę można liczyć?

Z przepisów nie wynika ani minimalna, ani maksymalna kwota, którą w ramach refundacji zakupu okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, powinien zagwarantować pracownikowi pracodawca. Ustawodawca jasno określił jednak, że „Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza”. Takim „zapewnieniem”, a więc wypełnieniem powyższego obowiązku ciążącego na pracodawcy, nie będzie więc na pewno wypłata pracownikowi kwoty, która będzie zupełnie nieadekwatna do aktualnie obowiązujących na rynku lokalnym cen zakupu okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok. Zasady, na jakich dokonywana będzie przez pracodawcę refundacja kosztów zakupu przez pracownika okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, powinny zostać doprecyzowane w regulacjach wewnątrzzakładowych (np. w regulaminie pracy lub wydanym w tym przedmiocie, przez pracodawcę, zarządzeniu), a kwota refundacji, jaką zapewnia pracownikom pracodawca, nie powinna być niższa od aktualnie obowiązujących na rynku lokalnym najniższych cen zakupu okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok. Okulary lub szkła kontaktowe, które pracownik powinien móc zakupić za ww. kwotę, muszą być również każdorazowo zgodne z zaleceniami lekarza i to także powinno zostać odpowiednio skalkulowane przez pracodawcę, przy ustalaniu przez niego kwoty refundacji. Co do zasady – zgodnie z brzmieniem zapisu par. 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – pracodawca powinien pokryć cały koszt zakupu okularów lub szkieł kontaktowych pracownika, zgodnych z zaleceniem lekarza medycyny pracy, a nie tylko jego część. Z uwagi na znaczną „rozpiętość” cen okularów (a zwłaszcza ich oprawek) i szkieł kontaktowych na rynku oraz nieprecyzyjność przepisów w tym zakresie – sądy, w orzeczeniach wydawanych w przedmiocie refundacji przez pracodawców kosztów okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok – przyjmują niestety (na niekorzyść pracowników) – że pracodawcy mają możliwość limitowania kwotowo wysokości ww. refundacji (np. do wysokości 90% kosztów oprawek ze szkłami), na co może mieć wpływ m.in. rodzaj i majętność pracodawcy.¹

Na powyższy problem – braku zapewniania przez pracodawców (w praktyce) refundacji całości kosztów okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok – zwróciła uwagę poseł Marta Stożek w interpelacji nr 4813 do ministra rodziny, pracy i polityki społecznej, z dnia 12 września 2024 r. Posłanka wskazała, iż – z informacji, które otrzymała od pracowników z różnych zakładów pracy, wynika, że dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych przysługuje typowo raz na kilka lat i wynosi średnio od 250 zł do 450 zł. W efekcie powyższego – „pracownicy muszą sami ponosić znaczną część kosztów związanych z zakupem nowych okularów. Na przykład jedna z pracownic zapłaciła w ubiegłym roku prawie 900 złotych za nowe okulary, z czego 140 złotych stanowiło dofinansowanie od pracodawcy. Wobec takich kosztów dofinansowanie na poziomie 140 złotych jest niewystarczające i nie odzwierciedla faktycznych wydatków ponoszonych przez pracowników.” W związku z powyższym, zawnioskowała ona do resortu pracy o:

• uregulowanie minimalnej kwoty dofinansowania, która byłaby dostosowana do aktualnych realiów rynkowych, tj. wynosiła co najmniej 50% kosztów zakupu okularów korekcyjnych lub przynajmniej 500 złotych oraz

• zmianę przepisów dotyczących częstotliwości wymiany okularów, z tego względu, że aktualnie pracodawcy „pozwalają sobie” na ograniczanie ww. prawa pracownika, stanowiąc w regulacjach wewnątrzzakładowych, że refundacja jest możliwa np. raz na kilka lat, co w wielu przypadkach jest niewystarczające (szczególnie w przypadku osób, których wada wzroku szybko się pogłębia).

Refundacja kosztów okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok – jak często można się o nią ubiegać?

Podobnie, jak z przepisów nie wynika wprost jaka kwota refundacji za zakup okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, przysługuje pracownikowi od pracodawcy – tak również, nie wynika z nich jaką częstotliwością pracownik może ubiegać się o ww. refundację od pracodawcy. Z uwagi jednak na fakt, iż zgodnie z brzmieniem par. 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – pracodawca obowiązany jest zapewnić pracownikowi okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego – zgodnie z orzecznictwem sądów – należy przyjąć, że ilekroć – wskutek postępującej wady wzroku – konieczna jest zmiana szkieł korekcyjnych (a więc nie tylko wtedy, gdy po raz pierwszy stwierdzono potrzebę korekcji wzroku), tylekroć pracodawca zobowiązany jest do dokonania stosownej refundacji. Pracodawca nie może przy tym ograniczać powyższego prawa pracownika w taki sposób, że w akcie wewnątrzzakładowym ureguluje np., iż pracownikowi przysługuje kolejna refundacja dopiero po upływie np. 2-letniego okresu od poprzedniej, niezależnie od okoliczności stwierdzonych przez lekarza w toku badania medycyny pracy. Sąd Rejonowy we Wrocławiu w wyroku z dnia 9.09.2020 r., o sygn. akt. X P 345/19, uznając wewnątrzzakładowe zarządzenie prezesa zakładu pracy, limitujące częstotliwość refundacji kosztów okularów korekcyjnych, za niezgodne z celem rozporządzenia, które jest źródłem powszechnie obowiązującego prawa, podkreślił ponadto, iż – „nie sposób uznać – biorąc pod uwagę doniosłość dotykanej materii, chodzi tu wszak o zdrowie pracowników – by uprawnienia pracownika mogły ulec tak dalekiemu ograniczeniu.”

Należy więc przyjąć, że pracownikowi przysługuje od pracodawcy refundacja kosztów okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok w każdym przypadku stwierdzenia takiej potrzeby (tj. ich stosowania przez pracownika podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego) przez lekarza medycyny pracy w ramach badań profilaktycznych, tj. podczas:

• wstępnego badania lekarskiego,

• badania okresowego lub

• badania kontrolnego.

Należy również podkreślić, że, w przypadku podejrzenia przez pracownika, że jego wzrok mógł ulec pogorszeniu i może być konieczne stosowanie przez niego okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych – może on zawnioskować do pracodawcy o skierowanie go na okresowe badania profilaktyczne, nawet jeżeli okres ważności aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, jeszcze nie upłynął. Z zakupem po raz pierwszy okularów lub wymianą szkieł na nowe (jeżeli zaistnieje taka potrzeba) – pracownik zatem wcale nie musi czekać do upływu terminu ważności aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy. Zgodnie z orzecznictwem sądów – orzeczenie lekarskie, może bowiem stać się nieaktualne również wskutek zaistnienia zdarzeń, które mogą wskazywać na pogorszenie się stanu zdrowia pracownika.² W sytuacji poinformowania pracodawcy przez pracownika o takim zdarzeniu – pracodawca zobowiązany jest wówczas do skierowania pracownika na ponowne badania, niezależnie od terminu ważności dotychczasowego orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy. Podczas takiego ponownego badania – lekarz może zalecić pracownikowi stosowanie okularów lub szkieł kontaktowych, a pracodawca zobowiązany będzie do refundacji kosztów ich zakupu przez pracownika. 

Refundacja kosztów okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok – w jaki sposób należy się o nią ubiegać?

Celem otrzymania zwrotu kosztów zakupu okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, pracownik powinien przedstawić pracodawcy:

1. zaświadczenie od lekarza medycyny pracy (wystawione po przeprowadzeniu badania okulistycznego w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej), z którego będzie wynikała konieczność stosowania przez niego okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego oraz

2. fakturę za zakup okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, uwzględniającą informacje sprecyzowane zazwyczaj w akcie wewnątrzzakładowym (np. w regulaminie pracy lub w zarządzeniu wydanym, w tym przedmiocie, przez pracodawcę) – pracodawcy wymagają zazwyczaj, aby faktura taka była wystawiona imiennie na danego pracownika, aby nie było wątpliwości, iż jest to rzeczywiście poniesiony przez niego koszt oraz

3. w zależności od wewnętrznych regulacji obowiązujących u danego pracodawcy – wniosek o zwrot kosztów zakupu okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok.

W tym kontekście, warto jedynie zwrócić uwagę, że podstawę do refundacji – zgodnie z przepisami – stanowić będzie wyłącznie zaświadczenie wystawione przez lekarza medycyny pracy, po przeprowadzeniu badania okulistycznego w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, a nie przez dowolnego okulistę, do którego pracownik uda się, w celu uzyskania ww. zaświadczenia, np. w ramach wizyty prywatnej.

Sprawdź >>> Kodeks pracy 2024. Praktyczny komentarz z przykładami

Co grozi pracodawcy, który nie zapewnia pracownikom refundacji kosztów okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok?

Pracodawca, który nie zapewnia pracownikom zatrudnionym przy monitorach ekranowych okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, którym ich stosowanie – w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotne –  zalecił lekarz – podlega karze. Za nieprzestrzeganie przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy – zgodnie z art. 283 kodeksu pracy – grozi mu grzywna w wysokości od 1000 do nawet 30 000 zł.

¹ zob. wyrok Sądu Rejonowego we Wrocławiu z dnia 9.09.2020 r., sygn. akt. X P 345/19 

² wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 grudnia 2002 r., sygn. akt I PK 44/02

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 1465)

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 1998 r., nr 148, poz. 973 z późn. zm.)