Jak być słuchanym

Próbą budowania świadomości dialogu i wzajemnego słuchania się jest zamiana ról. Warto więc przeprowadzić doświadczenie polegające na tym, że oto informatycy stają się finansistami, a finansiści odpowiadają za systemy IT w firmie. Taka zamiana ról odbywa się w trybie studium przypadku – spotkania, które jest nagrywane na wideo. Potem następuje – pod kierunkiem specjalistów ds. komunikacji i działu HR – analiza spotkania. Analiza umiejętności argumentowania własnych racji, ale przede wszystkim – słuchania siebie nawzajem.

Warto także podczas każdego spotkania z pracownikami robić notatki. Jednak nie chodzi tu o notowanie tylko cennych pomysłów, sugestii czy propozycji ze strony podwładnych. Janis Forman podpowiada menedżerowi, aby robił tzw. notatki z przebiegu procesu, czyli zapiski dotyczące emocji, jakie pojawiły się podczas jego wypowiedzi – np. w których momentach zapadała cisza na sali, kiedy pojawiał się śmiech u słuchaczy, w jakiej sytuacji można było usłyszeć nerwowy pomruk, jakie były reakcje na zmiany tempa mówienia, jak odbierane były powtórzenia kluczowych zwrotów.

Takie notatki procesowe pozwalają uchwycić zarówno mocne, jak i słabe strony wystąpienia menedżera, mogą mu podpowiedzieć, co zmienić albo poprawić, aby być lepiej wysłuchanym. I lepiej zrozumianym.

W opinii Janis Forman pozycja osób odpowiedzialnych za komunikację w firmie powinna być silniejsza niż jest to obecnie w większości firm. Dotyczy to zarówno pracowników działu komunikacji wewnętrznej, jak i specjalistów HRM, którzy wspólnie mają trzy bardzo istotne funkcje do spełnienia, a zarazem – trzy wyzwania:

1. Poznać i zrozumieć potrzeby poszczególnych grup docelowych, do których należy dotrzeć z informacją po to, aby zdobyć poparcie dla ważnych inicjatyw podejmowanych na najwyższym szczeblu zarządzania.

2. Uczestniczyć w dialogu i negocjacjach w czasie spotkań działów i podczas przygotowywanych przez nie prezentacji.

3. Prowadzić badania i analizy metod komunikacji wewnętrznej po to, aby poznawać i zastosować najbardziej skuteczne, zrozumiałe i odpowiednie do grup docelowych formy przekazu informacji.

Specjalistę odpowiedzialnego za komunikację w firmie Janis Forman nazywa nawet „dyrektorem ds. słuchania”. Przypisuje mu bardzo duże znaczenie w firmie uważając, że osoba pełniąca taką funkcję powinna być jednocześnie zaufanym doradcą prezesa. Powinna brać udział we wdrażaniu strategii i wprowadzaniu zmian w kulturze organizacyjnej przedsiębiorstwa.

Ponadto jest „tłumaczem” przekładającym informację na język poszczególnych grup odbiorców przekazu, a w konsekwencji bywa też negocjatorem między różnymi grupami pracowników.

Jednak z drugiej strony specjalista odpowiedzialny za komunikację w firmie to osoba, której efektywność trudniej jest wykazać – nawet w porównaniu z podobną oceną w przypadku pracownika działu HR; trudniej jest policzyć np. zwrot z inwestycji poniesionych w związku z uruchomieniem takiej funkcji w firmie. Jednak – jak twierdzi Janis Forman – rola specjalisty ds. komunikacji będzie coraz silniejsza.

Jeżeli on dobrze zrozumie tzw. twarde aspekty prowadzenia biznesu, stanie się ważnym partnerem dla zarządu firmy. Partnerem, od którego zdolności w komunikowaniu się zależy w dużej mierze powodzenie w realizacji założeń strategicznych.