Praca cudzoziemców. Jak zalegalizować pracę obcokrajowca

• Zezwolenie na pracę 
• Powierzenie pracy na podstawie oświadczenia
• Powiadomienie o zatrudnieniu obywatela Ukrainy 

Pracodawca, który chce zatrudnić cudzoziemca z kraju trzeciego powinien sprawdzić jego tytuł pobytowy (m.in. wiza, ruch bezwizowy, zezwolenie na pobyt czasowy) oraz uzyskać zezwolenie na pracę, chyba że cudzoziemiec jest zwolniony z tego obowiązku. Oprócz standardowego zezwolenia na pracę (typu A), a więc zezwolenia wymaganego, jeżeli cudzoziemiec wykonuje pracę na terytorium RP na podstawie umowy z podmiotem, którego siedziba lub miejsce zamieszkania albo oddział, zakład lub inna forma zorganizowanej działalności znajduje się na terytorium RP, pracodawca może dla wybranej grupy cudzoziemców (z określonych krajów) uzyskać oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi lub wysłać powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy. 

Czym różnią się poszczególne formy legalizacji zatrudnienia w Polsce? Zacznijmy od zezwolenia na pracę.

Zezwolenie na pracę 

Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę pracodawca składa do wojewody (urzędu wojewódzkiego) właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu (jeśli jest osobą fizyczną lub prowadzi działalność gospodarczą z wpisem do CEIDG). Procedura uzyskania zezwolenia na pracę trwa około 
30 dni i, co do zasady, poprzedzona jest uzyskaniem informacji starosty (nazywanej też testem rynku pracy lub opinią starosty) z powiatowego urzędu pracy (wydanie tego dokumentu trwa 14 lub 21 dni).

Polecamy: „Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia”

Zezwolenie (typu A) wydawane jest na okres do 3 lat i może być przedłużone na wniosek pracodawcy. Koszt uzyskania tego dokumentu to 50 zł (w przypadku powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi na okres nieprzekraczający trzech miesięcy) lub 100 zł (w przypadku powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi na okres dłuższy niż trzy miesiące). Przedłużenie zezwolenia kosztuje odpowiednio 25 zł i 50 zł. Wniosek o przedłużenie zezwolenia na pracę składa się nie wcześniej niż 90 dni i nie później niż 30 dni przed upływem obecnego zezwolenia na pracę. 

Uzyskanie zezwolenia na pracę wiąże się z wydaniem decyzji administracyjnej, przez co zakres dokumentów niezbędnych do wniosku jest dość szeroki. Listę niezbędnych załączników najlepiej sprawdzić na stronie internetowej urzędu wojewódzkiego, do którego składany będzie wniosek. 

Powierzenie pracy na podstawie oświadczenia

Aby ułatwić polskim pracodawcom zatrudnianie cudzoziemców z wybranych krajów, wprowadzono procedurę „oświadczeniową”, czyli możliwość rejestracji oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Nie wymaga ona wydania decyzji administracyjnej, dzięki czemu znacznie skraca się czas uzyskania takiego „zezwolenia”. Wpisanie oświadczenia do ewidencji następuje 
w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia, chyba że prowadzone jest postępowanie wyjaśniające – wówczas wpisanie następuje do 30 dni. Czyli w odróżnieniu 
od zezwolenia na pracę, na które czeka się 30 dni, a jeżeli wymaga ono załączenia informacji starosty, nawet dwa lub trzy tygodnie dłużej, oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy można uzyskać w ciągu 7 dni. Aby zarejestrować oświadczenie nie potrzebna jest też informacja starosty. 

Wniosek o zarejestrowanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi składa pracodawca do urzędu pracy (nie do urzędu wojewódzkiego, jak ma to miejsce w przypadku zezwolenia na pracę) właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce pobytu stałego – siedziba dotyczy osób prawnych, a pobyt stały osób fizycznych (w tym osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą).

Największym ograniczeniem oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi jest
to, że na jego podstawie można zatrudnić cudzoziemców tylko z 5 krajów: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy. Pierwotnie procedurą „oświadczeniową” byli objęci również obywatele Rosji, ale w trakcie konfliktu zbrojnego na terytorium Ukrainy zostali z niej usunięci. 

Składając oświadczenie do rejestracji, pracodawca przedstawia dowód dokonania wpłaty w wysokości 100 zł, oświadczenie o niekaralności, ważny dokument tożsamości, kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca lub kopię innego ważnego dokumentu tożsamości cudzoziemca, a jeżeli cudzoziemiec nie przebywa na terytorium RP – kopię stron dokumentu podróży z danymi osobowymi cudzoziemca. Ilość wymaganych załączników jest więc znacznie mniejsza niż 
w przypadku zezwolenia na pracę.

Na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi pracodawca może zatrudnić cudzoziemca na 24 miesiące, a więc krócej niż na podstawie zezwolenia na pracę (3 lata). Nie ma też, tak jak w przypadku zezwolenia na pracę, możliwości przedłużenia oświadczenia. 
Po zakończeniu jednego, pracodawca musi po prostu zarejestrować kolejne oświadczenie. 

Powiadomienie o zatrudnieniu obywatela Ukrainy 

Masowy napływ uchodźców wojennych z Ukrainy do Polski sprawił, że wprowadzono przepisy ułatwiające polskim pracodawcom zatrudnianie obywateli Ukrainy. Od momentu wejścia w życie ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym 
na terytorium tego państwa możliwe jest powierzanie im pracy na podstawie powiadomienia. 
To bardzo prosta, bezpłatna procedura, która umożliwia zatrudnienie bez oczekiwania na wydanie dokumentu legalizującego zatrudnienie, takiego jak zezwolenie na pracę czy oświadczenie 
o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Pracodawca może najpierw podpisać umowę 
z cudzoziemcem (obywatelem Ukrainy lub małżonkiem obywatela Ukrainy), cudzoziemiec może rozpocząć pracę i w ciągu 14 dni od podjęcia pracy wystarczy o tym fakcie powiadomić właściwy urząd pracy, wysyłając „Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy” przez serwis praca.gov.pl. Powiadomienie zawsze wysyła pracodawca (podmiot powierzający wykonywanie pracy) do właściwego (ze względu na swoją siedzibę lub miejsce zamieszkania) urzędu pracy (siedziba dotyczy osób prawnych, a miejsce zamieszkania osób fizycznych).

Największymi zaletami powiadomienia są: 

• możliwość zatrudnienia od razu i dopiero po tym, w ciągu 14 dni, powiadamia się urząd pracy,
• opcja bezpłatna,
• nie wymaga żadnych załączników ani dodatkowych formalności.

Największym ograniczeniem tej formy legalizacji pracy cudzoziemców jest to, że na tej podstawie można zatrudnić jedynie obywateli Ukrainy i ich małżonków.