Rozpoczęcie pracy przez cudzoziemca w Polsce - najczęstsze błędy pracodawców

• Zatrudnienie cudzoziemca – jak uniknąć błędów
• Złożenie niekompletnych dokumentów
• Wniosek o oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (wymagane dokumenty)
• Wniosek o zezwolenie na pracę (wymagane dokumenty)
• Wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy (wymagane dokumenty)
• Brak lub niedotrzymanie terminu powiadomienia o podjęciu pracy przez cudzoziemca
• Brak powiadomienia o podjęciu pracy przez obywatela Ukrainy
• Uwolnij głowę, a legalizację zostaw nam

Zatrudnienie cudzoziemca – jak uniknąć błędów

Zatrudnienie cudzoziemców to rozwiązanie, z którego coraz chętniej korzystają polscy przedsiębiorcy. Zagraniczni pracownicy pozwalają szybko wypełnić luki kadrowe oraz zachować ciągłość pracy, co ma szczególnie duże znaczenie w dużych przedsiębiorstwach produkcyjnych. Obywatele Unii Europejskiej mogą pracować w Polsce na tych samych zasadach, co Polacy, a ich zatrudnienie nie wymaga dokonania dodatkowych procedur. Schody zaczynają się w momencie decyzji o zatrudnieniu pracowników spoza UE. Jakie błędy popełniane są najczęściej i jak ich uniknąć? Przedstawiamy najważniejsze informacje.

Złożenie niekompletnych dokumentów

Aby legalnie zatrudnić pracownika spoza Unii Europejskiej, niezbędne jest uzyskanie odpowiednich dokumentów i zgód ze strony organów administracyjnych. Jednym z najczęściej popełnianych błędów na tym etapie są braki w wymaganych dokumentach, które powodują znaczne wydłużenie całej procedury, co może mieć duże znaczenie biznesowe. Dla każdego dokumentu legalizacyjnego obowiązuje uregulowana lista dokumentów, które należy złożyć razem z wnioskiem.

Wniosek o oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (wymagane dokumenty)

1. Prawidłowo wypełniony wniosek;
2. Skan wszystkich wypełnionych stron paszportu cudzoziemca;
3. Dowód uiszczenia opłaty za oświadczenie - 100 zł.

W przypadku występowania w sprawie pełnomocnika:

1. Podpisane oświadczenia o niekaralności pracodawcy;
2. Podpisane pełnomocnictwo.

Wniosek o zezwolenie na pracę (wymagane dokumenty)

1. Prawidłowo wypełniony wniosek;
2. Skan wszystkich wypełnionych stron paszportu cudzoziemca;
3. Potwierdzenie dokonania opłaty administracyjnej w wysokości 100 zł;
4. Informację od starosty i dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków dla zawodów regulowanych.
5. Aktualny wyciąg z KRS.

W przypadku występowania w sprawie pełnomocnika są to dodatkowo:

1. Opłata za pełnomocnictwo 17 zł;
2. Upoważnienie; 
3. Oświadczenie o niekaralności pracodawcy;
4. Aktualny wyciąg z KRS.

Wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy (wymagane dokumenty)

1. Dwa egzemplarze prawidłowo wypełnionych wniosków;
2. 4 kolorowe zdjęcia;
3. Załącznik nr 1;
4. Potwierdzenie opłaty 440 zł;
5. Potwierdzenie ubezpieczenia;
6. Kopia paszportu x 2;
7. Zeznanie podatkowe;
8. Aktualny wyciąg z KRS;
9. Osobiste stawiennictwo do UW w celu złożenia odcisków linii papilarnych w terminie nie krótszym niż 7 dni (pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania).

W przypadku występowania w sprawie pełnomocnika niezbędne będą:

1. Opłata za pełnomocnictwo 17 zł;
2. Upoważnienie;
3. Aktualny wyciąg z KRS.

Lista wymaganych do złożenia wniosków dokumentów może się różnić, w zależności od Województwa. Złożenie niekompletnego wniosku powoduje wydłużenie się sprawy. Zebranie i weryfikacja odpowiedniej dokumentacji jest obowiązkiem podmiotu, który planuje zatrudnić cudzoziemca.

Brak lub niedotrzymanie terminu powiadomienia o podjęciu pracy przez cudzoziemca

Skompletowanie wymaganych pozwoleń to nie wszystko. Po otrzymaniu urzędowego oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy pracodawca musi powiadomić właściwe organy o podjęciu pracy przez cudzoziemca. Jednym z często popełnianych błędów jest brak wystosowania takiego powiadomienia lub przekroczenie określonego przez ustawę terminu. Jak powinna wyglądać procedura?

Ustawowy obowiązek informacyjny o podjęciu pracy przez cudzoziemca  powinien być spełniony w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń. Taki sam termin obowiązuje w przypadku, gdy cudzoziemiec dla którego wydane zostało oświadczenie, jednak nie podejmie pracy. Informacje należy składać:

• za pośrednictwem platformy praca.gov.pl;
• za pośrednictwem poczty;
• osobiście w Kancelarii Urzędu Pracy.

Brak wystosowania odpowiedniej informacji do starosty, jest równoznaczny z nielegalnym zatrudnieniem cudzoziemca i podlega karze grzywny.

Niepoinformowanie starosty o podjęciu/niepodjęciu pracy na oświadczeniu jest równoznaczne nielegalnemu zatrudnieniu i niedopełnienie obowiązku informowania przez cudzoziemca podlega karze grzywny. Maksymalny wymiar kary to nawet 30 000 zł.

Brak powiadomienia o podjęciu pracy przez obywatela Ukrainy

Obywatele Ukrainy należą do najczęściej zatrudnionej mniejszości narodowej w Polsce. W świetle obowiązującej Ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa przy zatrudnieniu pracowników z Ukrainy nie ma konieczności uzyskiwania pozwolenia na pracę jak w przypadku innych cudzoziemców. Aby jednak zatrudnienie było legalne, konieczne jest wysłanie powiadomienia o podjęciu pracy przez obywatela Ukrainy w terminie 14 dni od daty rozpoczęcia pracy.

Rozporządzenie dotyczy obywateli Ukrainy, którzy przebywają w Polsce legalnie i mają ważny tytuł pobytowy lub przybyli na terytorium Polski legalnie w okresie od 24 lutego 2022 roku z terenu Ukrainy i deklaruje zamiar pozostania w Polsce. Postanowienia ustawy dotyczą także małżonka obywatela Ukrainy, który nie ma obywatelstwa ukraińskiego, o ile przybył na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa. Obywatela Ukrainy można zatrudnić na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia.

Legalny pobyt lub przybycie na terytorium Polski w określonym przez ustawę terminie, poświadczają określone dokumenty, których weryfikacja jest zadaniem pracodawcy. Wśród nich znajdują się:

1. Dokumenty pobytowe (wydłużone na mocy prawa):

• Wiza krajowa do 31.12.2022r;
• Zezwolenie na pobyt czasowy do 31.12.2022;
• Ruch bezwizowy - 18 miesięcy licząc od 24 lutego 2022 roku, niezależnie od daty rzeczywistego przekroczenia granicy.

2. Stempel ze wskazaniem daty, umieszczony przez polską Straż Graniczną w dokumencie podróży.
3. Wniosek o nadanie numeru PESEL, w przypadku wjazdu na terytorium Polski w okresie od 24 lutego 2022, który nie został zarejestrowany przez komendanta placówki Straży Granicznej. Wniosek powinien być złożony nie później niż 90 dni od dnia przekroczenia granicy.

Dodatkowo, aby legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy lub jego małżonka o innym obywatelstwie, pracodawca powinien w ciągu 14 dni od daty podjęcia, powiadomić właściwy powiatowy Urząd Pracy właściwy ze względu na adres firmy lub miejsce zamieszkania pracodawcy. Należy to zrobić elektronicznie na portalu praca.gov.pl lub w siedzibie Urzędu.

Uwolnij głowę, a legalizację zostaw nam

Jak widać lista formalności jest długa, a niedopełnienie któregoś z punktów może skutkować znacznym wydłużeniem procesu zatrudnienia lub wysoką karą, w przypadku stwierdzenia nielegalnego zatrudnienia cudzoziemca. Na szczęście istnieją rozwiązania, dzięki którym pracodawca może zaoszczędzić czas oraz zyskać pewność, że cały proces został przeprowadzony poprawnie. Na czym to polega?
EWL dostarcza usługę legalizacji zatrudnienia cudzoziemca, dzięki której obsługą procesu i kompletowaniem dokumentacji nie musi zajmować się przedsiębiorca lub dedykowane przez niego osoby. Outsoursing legalizacji zatrudnienia jest dużym ułatwieniem oraz pozwala zaoszczędzić czas. Dodatkowym atutem jest po prostu wolna głowa i możliwość skoncentrowania się na bieżącym prowadzeniu biznesu. 

Mariya Kuzenko, kierowniczka Działu Legalizacji EWL Group