Praca zdalna. Co należy się pracownikowi, który pracuje zdalnie

• Koszty pracy zdalnej
• Koszty korzystania ze sprzętu pracownika
• Ryczałt zamiast zwrotu kosztów pracy zdalnej

Praca zdalna to praca, którą pracownik wykonuje całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika. W tym ostatnim przypadku mówimy o „pracy hybrydowej”. Miejsce, w którym wykonywana jest praca zdalna musi być każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. W szczególności praca zdalna może być (i zazwyczaj jest) wykonywana pod adresem zamieszkania pracownika. 

Koszty pracy zdalnej

Koszty pracy zdalnej obejmują przede wszystkim koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją wszelkiego rodzaju narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. 

Drugą kategorią kosztów pracy zdalnej są koszty zużycia energii elektrycznej oraz korzystania usług telekomunikacyjnych (zwłaszcza telefonicznych i internetowych) niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Kodeksu pracy stanowi, że wskazane powyżej koszty pracy zdalnej ma obowiązek pokryć pracodawca. Ponadto obowiązkiem pracodawcy jest pokrycie innych niż wymienione powyżej kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Przepisy nie określają, jakie koszty należą do kategorii „innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej”. Ustawodawca pozostawił tu pracodawcom i pracownikom swobodę w ustaleniu – przy uwzględnieniu konkretnych okoliczności – jakie koszty będą pokrywane przez pracodawcę.

Koszty korzystania ze sprzętu pracownika

W przypadku, gdy pracownik wykonujący pracę zdalną korzysta w tym celu z własnych materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, należy mu się ekwiwalent pieniężny. Wysokość ekwiwalentu pieniężnego określają pracodawca i pracownik.

Ryczałt zamiast zwrotu kosztów pracy zdalnej

Pracodawca może pokrywać koszty pracy zdalnej w ich rzeczywistej wysokości, a także wypłacać ekwiwalent z tytułu korzystania ze materiałów lub sprzętu pracownika. Alternatywnym rozwiązaniem jest wypłacanie pracownikowi ryczałtu. 

Ryczałt powinien być ustalony w wysokości odpowiadającej przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.