Praca zdalna. Lista najważniejszych zmian!

• Praca zdalna – od kiedy?
• Praca zdalna – kogo?
• Komu pracodawca musi udzielić zgody na pracę zdalną?
• W jakich przypadkach nie jest możliwa praca zdalna?
• Czy pracodawca może nakazać pracę zdalną osobie pracującej w biurze?
• Kontrole pracy zdalnej 
• Okazjonalna praca zdalna
• Zwrot kosztów oraz zapewnienie niezbędnych dla pracy zdalnej urządzeń
• Praca zdalna a praca hybrydowa

Praca zdalna – od kiedy?

Przepisy regulujące pracę zdalną zostały już uchwalone i przeszły całą ścieżkę legislacyjną. Przewidziano jednak długie vacatio legis. Nowe regulacje zaczną obowiązywać 7 kwietnia 2023 r.

Praca zdalna – kogo?

Lista osób, które mogą wnioskować o pracę zdalną jest szeroka jednak wyrażenie zgody na wykonywanie pracy zdalnej to decyzja pracodawcy. Miejscem pracy zdalnej z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania może być nie tylko miejsce zamieszkania ale również inne miejsce uzgodnione z pracodawcą. W kwestii miejsca wykonywania pracy zdalnej przewidziano pewną elastyczność. Wniosek o pracę zdalną może być złożony przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia.

Komu pracodawca musi udzielić zgody na pracę zdalną?

Pracodawca posiada dużą swobodę decyzyjną w kwestii udzielenia lub nieudzielenia zgody na pracę zdalną jednak pewne grupy osób są objęte przywilejem. W takim przypadku zgoda na pracę zdalną jest obligatoryjna, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy. Wspomniany przywilej dotyczy:

• Kobiet w ciąży
• Wychowujących dzieci do ukończenia czterech lat
• Opiekujących się osobą z rodziny lub inną osobą w gospodarstwie domowym 
• Posiadających orzeczenie o niepełnosprawności

Wobec wymienionych grup osób pracodawca może udzielić odpowiedzi odmownej jednak musi podać powód (obiektywna przeszkoda ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy).

Wzór wniosku o pracę zdalną [Zmiany 2023 r. Kodeks pracy]

W jakich przypadkach nie jest możliwa praca zdalna?

Nowe regulacje zabraniają pracy zdalnej wobec określonych kategorii czynności, które potencjalnie mogłyby być wykonywane w miejscu zamieszkania. Wyłączenie ustawowe dotyczy prac:

• szczególnie niebezpiecznych
• powodujących przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych
• powodujących znaczne zabrudzenia
• stwarzających niebezpieczeństwo powstania niebezpiecznych czynników chemicznych lub biologicznych

Czy pracodawca może nakazać pracę zdalną osobie pracującej w biurze?

Nowe przepisy przewidziały możliwość nakazania pracy zdalnej na wypadek zdarzeń typu nowa epidemia. Podstawą do obligatoryjnej pracy zdalnej może być stan nadzwyczajny (w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego nie można się sprzeciwić poleceniu wykonywania pracy zdalnej), stan zagrożenia epidemicznego, stan epidemii (również okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu). Pracodawca może ponadto nakazać pracę zdalną „w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.”

Kontrole pracy zdalnej 

Pracodawca ma możliwość kontrolowania w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika jednak zakres takiej kontroli jest ograniczony. Podstawą kontroli może być sprawdzenie przestrzegania przepisów BHP lub dochowania zasad ochrony danych osobowych.

Kontrola musi być przeprowadzona w porozumieniu z pracującym zdalnie. Zgodnie z treścią przepisu „Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.”

W trakcie kontroli pracy zdalnej pracodawca ma ograniczone pole manewru ze względu na wymóg ochrony prywatności.

Okazjonalna praca zdalna

Nowe przepisy przewidują konstrukcję, którą można określić jako pojedyncze dni pracy zdalnej na żądanie. Zgodnie z treścią przepisu „Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.” Jak już wspomniano, udzielenie zgody na pracę zdalną „na stałe” to decyzja zależąca od pracodawcy.

Wzór wniosku: okazjonalna praca zdalna (OPZ) od 7 kwietnia 2023 r. 24 dni w roku dla każdego

Zwrot kosztów oraz zapewnienie niezbędnych dla pracy zdalnej urządzeń

Pracodawca ma obowiązek zapewnić zestaw niezbędnych narzędzi technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (również serwis i konserwację) oraz pokryć koszty związane z jej wykonywaniem. 

Kwestia ustalenia dokładnej kwoty zwrotu kosztów może jednak powodować trudności w praktyce. Uzasadnione jest rzetelne uregulowanie tego zagadnienia w wewnątrzzakładowych porozumieniach lub regulaminach.

Praca zdalna a praca hybrydowa

Nowe przepisy w zasadzie nie rozróżniają pracy zdalnej od hybrydowej. Wykonywanie obowiązków w systemie „co drugi dzień w domu, co drugi dzień w biurze” byłoby według nowych regulacji uważane za pracę zdalną.