Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-akta osobowe alternatywą dla papierowych dokumentów

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Elektroniczne akta osobowe alternatywą dla papierowych dokumentów - jakie są zalety?
Elektroniczne akta osobowe alternatywą dla papierowych dokumentów - jakie są zalety?
Shutterstock
E-akta osobowe cieszą się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorców. Pozwalają ograniczyć ilość dokumentów papierowych oraz zaoszczędzić miejsce konieczne dla ich bezpiecznego przechowywania. Wielu pracodawców zastanawia się, czy digitalizacja akt osobowych ma sens.

E-akta osobowe - czy pracodawca może je prowadzić?

Niezbędne do tego jest posiadanie przez pracodawcę podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej. Należy pamiętać o tym, że podpis kwalifikowany jest równoważny z podpisem odręcznym, a kwalifikowana pieczęć elektroniczna pracodawcy potwierdza autentyczność dokumentu.

Elektroniczne akta bez kwalifikowanego podpisu pracownika?

Pracownicy z reguły podpisują dokumenty ręcznie, ponieważ nie posiadają podpisu kwalifikowanego. Nie stoi to na przeszkodzie prowadzeniu elektronicznych akt osobowych. W takim przypadku należy zeskanować dokumenty papierowe i opatrzyć je podpisem kwalifikowanym pracodawcy lub pieczęcią elektroniczną. Warto pamiętać, że pracodawca nie ma prawa wymagać od pracownika posiadania podpisu kwalifikowanego.

Jak zmienić dokumentację papierową na elektroniczną?

Aby prawidłowo prowadzić e-akta, należy stosować się do §9 i §10 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Obowiązki pracodawcy w przypadku zmiany dokumentacji papierowej na elektroniczną:

  • Odwzorowanie dokumentów papierowych.

Należy to zrobić w formie skanów.

  • Potwierdzenie zgodności dokumentów elektronicznych z papierowymi.

Skany zatwierdza pracodawca lub osoba upoważniona za pomocą podpisu elektronicznego.

W ciągu 30 dni pracownicy mają prawo odebrać papierową wersję swoich dokumentów. Termin ten jest liczony od momentu poinformowania pracownika przez pracodawcę o takiej możliwości.

Elektroniczne akta osobowe - zalety

Bez wątpienia prowadzenie elektronicznych akt osobowych posiada wiele zalet. Wśród nich wyróżnić można:

  • Zmniejszenie kosztów związanych z bezpiecznym przechowywaniem dokumentów i ich obsługą.
  • Oszczędność czasu, poprzez łatwy i szybki dostęp do plików.
  • Bezpieczeństwo, dzięki odpowiednim zabezpieczeniom.
  • Dokumenty w formie elektronicznej to zdecydowanie bardziej ekologiczne rozwiązanie; pozwala oszczędzać na papierze i kosztach druku.

Elektroniczne akta osobowe w systemie kadrowo-płacowym

Przedsiębiorcy, którzy korzystają z programu kadrowo-płacowego, mogą w prosty sposób prowadzić e-akta swoich pracowników. Tworzą się one automatycznie, w momencie dodania pracownika do systemu. Należy zwrócić uwagę, czy system jest zgodny z aktualnymi przepisami odnośnie prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej. W przeciwnym razie pracodawca będzie mógł prowadzić elektroniczną dokumentację pracowniczą, ale równolegle będzie zmuszony przechowywać akta w formie papierowej.

Masz pytania o Polski Ład? Teraz możesz je zdać
e-Poradnia
e-Poradnia
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Omikron powoduje ogromne braki pracowników
    Omikron powoduje ogromne braki pracowników - nawet 2 mln pracowników może przebywać na izolacji i kwarantannie w lutym 2022 roku. Jak ochronić firmę przed kryzysem?
    Praca zdalna wymaga pilnej regulacji w Kodeksie pracy
    Praca zdalna wymaga pilnej regulacji w Kodeksie pracy - przedsiębiorcy apelują o uchwalenie szczegółowych przepisów dotyczących pracy zdalnej. Pandemia trwa już dwa lata, a przepisów kodeksowych nadal brak.
    Pracownicy na kwarantannie - paraliż firm
    Coraz więcej pracowników przebywa na kwarantannie. Omikron dziesiątkuje kadry. Firmom grozi paraliż. Przedsiębiorcy apelują o pilne wdrożenie weryfikacji covidowej i innego wsparcia dla polskich firm.
    Przyszłość pracy - odmienne wizje pracodawców i pracowników
    Jak będzie wyglądała przyszłość pracy? Okazuje się, że pracodawcy i pracownicy mają odmienne wizje. Z czym muszą zmierzyć się pracodawcy? Czym jest Wielka Rezygnacja?
    Weryfikacja covidowa - drugi projekt ustawy
    Weryfikacja covidowa - w środę 26 stycznia 2022 r. do Sejmu wpłynął drugi projekt ustawy. Stanowi uzupełnienie "lex Hoc". Pracodawca będzie mógł sprawdzić szczepienia pracowników, wyniki testów na COVID-19 lub uzyskać informację o przebytej infekcji. Kto zapłaci za testy pracowników?
    Rekordowy wzrost wynagrodzeń w grudniu 2021 r.
    W grudniu 2021 r. odnotowano rekordowy wzrost wynagrodzeń w sektorze przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 9 osób. Inflacja wpływa na podwyżki wynagrodzeń. Jak wygląda przeciętne zatrudnienie?
    Ile wynosi składka zdrowotna dla pracownika?
    Ile wynosi składka zdrowotna dla pracownika w 2022 roku? Jak obliczyć podstawę wymiaru składki zdrowotnej?
    Dni wolne na opiekę nad dzieckiem (urlop opiekuńczy) - zasady, przepisy
    Pracownicy, tj. osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 Kodeksu pracy, „kp”), mają prawo do korzystania z dni wolnych na opiekę nad dzieckiem z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, zwanych potocznie urlopem opiekuńczym.
    Dzień wolny na szczepienie dla pracowników PGG
    Dzień wolny na szczepienie dla pracowników PGG, którzy zdecydują się zaszczepić do 11 marca 2022 roku.
    Okres rozliczeniowy - wydłużenie do 12 miesięcy
    Wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy może rozwiązać problem nadgodzin. Kiedy można wydłużyć okres rozliczeniowy do roku? Jak wprowadzić 12-miesięczny okres rozliczeniowy?
    Wypłata wynagrodzenia - termin
    Wypłata wynagrodzenia za pracę - w jakim terminie powinna się odbywać? Co z wypłatą wynagrodzenia po terminie? Czy zawsze wypłaty wynagrodzenia dokonuje się na konto? Co na to Kodeks pracy?
    Wypłata części wynagrodzenia w gotówce
    Wypłata części wynagrodzenia w gotówce - czy jest możliwa? Czy pracownik może złożyć wniosek o wypłatę na konto i w gotówce? Gdzie przechowywać taki wniosek?
    Jak zwiększyć aktywność zawodową Polek?
    Jak zwiększyć aktywność zawodową Polek? Co należy zmienić w opiece i edukacji dzieci? Ważne jest wyższe subsydiowanie zatrudnienia dodatkowej opieki dla dziecka do 3 lat oraz zmiany w modelu rodziny. Jak zmodyfikować program 500+?
    Jak zachęcić pracowników IT do przyjęcia oferty pracy?
    Jak zmotywować pracowników IT do przyjęcia oferty pracy? Pracodawcy zachęcają kandydatów wysokimi zarobkami i coraz nowszymi benefitami. Czym jest premia za podpis?
    Emerytura dla stulatków czyli świadczenie honorowe z ZUS
    Emerytura dla stulatków czyli świadczenie honorowe z ZUS to dodatkowe świadczenie, które przysługuje co miesiąc od setnych urodzin. Ile wynosi w 2022 roku?
    Pandemia a obowiązki i rozwój pracowników
    Jak pandemia wpłynęła na obowiązki i rozwój pracowników? Niektórzy musieli wziąć na siebie dodatkowe obowiązki po pracownikach, którzy byli zwalniani lub ich stanowiska pracy były likwidowane. Przejście na pracę zdalną mogło wiązać się z nabyciem nowych umiejętności cyfrowych. Pracodawcy postawili też na nowe benefity.
    Sektor nowoczesnych usług dla biznesu 2022 - rekrutacje
    Sektor nowoczesnych usług dla biznesu w 2022 roku prowadzi rekrutacje na szeroką skalę. Osoby z odpowiednimi kompetencjami mogą liczyć na wysokie podwyżki wynagrodzeń. Jakie specjalizacje są najbardziej poszukiwane?
    Rośnie popyt na pracowników sektora SSC i BPO
    Wciąż rośnie popyt na pracowników sektora SSC i BPO, a liczba kandydatów jest zbyt mała. Otrzymują nawet kilka ofert pracy tygodniowo i mogą stawiać warunki. Pracodawcy przekonują ich wyższym wynagrodzeniem, premiami i praca zdalną.
    Czas pracy pracownika dojeżdżającego
    W przeważającej ilości przypadków pojęcie czasu pracy nie budzi wątpliwości. Występują jednak sytuacje nietypowe. Można do nich zaliczyć pracę, która zasadniczo odbywa się poza stałym wyznaczonym miejscem,
    Automatyzacja kadr i płac a zmiany wynikające z Polskiego Ładu
    Jak automatyzacja kadr i płac pomoże przejść przez zmiany Polskiego Ładu? Wiele zagadnień pozostaje niejasnych. Pracownicy nie wiedzą, jakie oświadczenia złożyć. Dużo osób otrzymało niższe wynagrodzenia za styczeń 2022 roku.
    Jak koronawirus wpłynął na prawa pracownika?
    Jak koronawirus wpłynął na prawa pracownika? Co należy pilnie uregulować w Kodeksie pracy? Na jakie wsparcie mogą liczyć pracodawcy w związku z koronawirusem?
    Urlop wypoczynkowy 2022
    Urlop wypoczynkowy w 2022 roku przysługuje na dotychczasowych zasadach. Ile dni urlopu przyznaje Kodeks pracy? Do kiedy można wykorzystać urlop? Ile wynosi wynagrodzenie netto za czas urlopu?
    Co to jest higiena cyfrowa?
    Higiena cyfrowa - co to jest? Niektórzy mogą przeznaczyć na używanie smartfona prawie 9 lat swojego życia. Jakie negatywne skutki wywołuje nadmierne korzystanie z narzędzi cyfrowych?
    Świadczenie aktywizacyjne 2022
    Świadczenie aktywizacyjne dla pracodawców z PUP - czym jest? Ile wynosi w 2022 roku? Ile czasu można je otrzymywać?
    Składka zdrowotna 2022 - jak działa kalkulator ZUS?
    Składka zdrowotna 2022 - ZUS udostępnia bezpłatny kalkulator dla przedsiębiorców. Jak działa kalkulator składki zdrowotnej?