Posiłki pracownicze, dofinansowanie posiłków – obowiązek pracodawcy czy benefit?

• Posiłki profilaktyczne - kiedy pracodawca musi je zapewnić
• Dofinansowanie do posiłków
• Dofinansowanie - nie ekwiwalent
• Nie może być łatwo

Posiłki profilaktyczne - kiedy pracodawca musi je zapewnić

Nie zawsze pracodawca może zaoferować posiłek w formie benefitu. Jeśli jest to uzasadnione względami profilaktycznymi, a także warunki zatrudnienia są szczególnie uciążliwe, to zgodnie z art. 232 Kodeksu pracy jest on do tego zobowiązany. Szczegółowe informacje na ten temat można odnaleźć w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. I tak w myśl §  4.  pracodawca zapewnia napoje pracownikom zatrudnionym: 

1) w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25^oC,

2) w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,

3) przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10^oC lub powyżej 25^oC,

4) przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,

5) na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28^oC.

Pracownikom przysługują napoje – odpowiednio do warunków pracy -  zimne lub gorące, często wzbogacone solami mineralnymi i witaminami. 

Ponadto posiłki regeneracyjne powinni otrzymać również osoby wykonujące prace (§  3. Rozporządzenia):

1) związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,

2) związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10^oC lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25^oC,

3) związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca,

4) pod ziemią.

Dodatkowo, jeśli pracownik zatrudniony jest na stanowisku, którego obowiązki dotyczą usuwania skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń, to także ma prawo do posiłku profilaktycznego.
Biorąc powyższe pod uwagę, do grup pracowników pracujących w uciążliwych warunkach można zaliczyć m.in.: górników, hutników, osoby pracujące w przemyśle czy na budowie. 

Dofinansowanie do posiłków

Niektóre przedsiębiorstwa zdecydowały się zaoferować wiele różnych benefitów. Pośród nich znajduje się nieobowiązkowe dofinansowanie do posiłków pracowniczych. Dodatek ten choć na pierwszy rzut oka wydaje się niepozorny, to w rzeczywistości przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim jest bardzo dobrą formą motywacji pracowników oraz gwarancją większego poczucia bezpieczeństwa. Ma na celu poprawę warunków pracy oraz zapewnienie lepszej efektywności. Ponadto, nie stanowi ukrytych kosztów dla pracodawcy. Jeśli firma zdecyduje się oferować pracownikom np. karty lunchowe do kwoty 450 zł miesięcznie na pracownika, to zgodnie z § 2 ust. 1 pkt. 11 Rozporządzenia, poniżej tej kwoty nie zapłaci składek ZUS.

Należy jednak pamiętać, że możliwość skorzystania ze zwolnienia z ZUS jest zależna od tego, czy dane dofinansowanie jest przychodem pracownika, podlegającym obowiązkowi zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych. 

Dofinansowanie - nie ekwiwalent

Istotnym jest również fakt, że omawiane dofinansowanie nie może mieć formy ekwiwalentu pieniężnego, ponieważ przepisy nie gwarantują ulgi dla takiego rodzaju rekompensaty. Wydawane karty, bony, kupony czy też talony muszą być przeznaczone wyłącznie do nabycia posiłków w placówkach gastronomicznych. Jeśli pracownik dany bon będzie mógł wykorzystać na inne cele niż jedzenie np. inne artykułu spożywcze, to również nie będzie mógł skorzystać z ulgi na ZUS.  

Nie może być łatwo

Jak to bywa, polskie przepisy prawa i ubezpieczeń społecznych nie należą do najłatwiejszych. Specjaliści ds. płac muszą być przygotowani na wiele wyjątków. I tak w kwestii dofinansowania do posiłków, Zakład Ubezpieczeń Społecznych utrudnił rozliczenie tego benefitu. W interpretacji ze stycznia 2024 r. uznał, że opakowania, w których posiłki zostają dostarczane, nie podlegają wyłączeniu składkowemu. Oznacza to, że uwzględniając zdanie ZUS, pracodawca zobowiązany jest do naliczania i odprowadzania składek od opakowań. Rozwiązaniem tej sytuacji może być jednak zaoferowanie pracownikom zakupu posiłku np. w pobliskiej restauracji bez konieczności dowozu. 

Inną kwestią, która nieco komplikuje temat dofinansowania do posiłków jest możliwość uwzględnienia ich wartości w kosztach podatkowych. W interpretacji KIS z roku 2023 r. można wywnioskować, że dofinansowanie do posiłków osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę ma na celu „poprawę warunków pracy, zapewnienie dobrej atmosfery, a w konsekwencji zapewnienie, jak najlepszej efektywności wykonywanej pracy”. W aspekcie prowadzonej przez Spółkę działalności jest to zatem „wydatek celowy, ponoszony w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła”, a to umożliwia zaliczenie tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Inaczej wygląda to w przypadku osób współpracujących na podstawie umowy cywilnoprawnej lub prowadzących działalność gospodarczą, ponieważ wydatek ten wtedy nie stanowi kosztu uzyskania przychodu dla Spółki. 

Justyna Kurbiel, Specjalista ds. kadr i płac, Ekspert Prawa Pracy

Podstawa prawna:
- ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
- ROZPORZĄDZENIERADY MINISTRÓW z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.

Interpretacje:
- Pismo z dnia 29 stycznia 2024 r. Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych DI/200000/43/93/2024Ustalanie podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
- Pismo z dnia 23 czerwca 2023 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej0111-KDIB2-1.4010.116.2023.2.BJZakup posiłków dla pracowników i współpracowników (wykonujących usługi w ramach umów cywilno prawnych) jako koszt uzyskania przychodów.