ZUS: Czy wartość posiłków sfinansowanych pracownikom wchodzi do podstawy wymiaru składek. Ważne, czy przekracza 450 zł miesięcznie. Co z kartami lunchowymi?

• Podstawa wymiaru składek – czego się nie wlicza
• Placówka handlowa – co to znaczy?
• Posiłki – jak je definiują przepisy
• Karta lunchowa – do czego może służyć
• Pracownicy muszą zbierać paragony

Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł. To wynik zmiany od 1 września 2023 r.  rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad  ustalania podstawy wymiaru składek  na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Podstawa wymiaru składek – czego się nie wlicza

Do podstawy wymiaru składek nie wlicza się wartości otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, które (technicznie) umożliwiają zakup nie tylko gotowych posiłków czy przetworzonych produktów żywnościowych. Warunkiem jest jednak aby opłata wydatkowana z nich została przeznaczona tylko i wyłącznie na zakup posiłków albo przetworzonych produktów żywnościowych. W celu zastosowania zwolnienia z opłacania składek, płatnik i ubezpieczony muszą dysponować dowodami (udokumentowanie wydatkowania środków (wartości) bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych) wskazującymi że środki z karty zostały wydatkowane wyłącznie na posiłki albo przetworzone produkty żywnościowe.

Placówka handlowa – co to znaczy?

Pojęcie „placówki handlowej” należy stosować zgodnie z jej literalnym brzmieniem, tj. jako obiekt, w którym jest prowadzony handel oraz są wykonywane czynności związane z handlem. Najważniejsze jest  to (bez względu na formę organizacyjną  danej placówki, sklepu czy punktu), aby była to placówka honorująca bony, talony, kupony i karty przedpłacone jako środek płatniczy i oferująca za  nie klientom posiłki.

Posiłki – jak je definiują przepisy

Przez „posiłki” nadal należy rozumieć:

• posiłki gotowe lub
• przetworzone produkty  żywnościowe, które nadają się do bezpośredniego spożycia.

Nie ma wymogu nabycia bądź spożycia nabytych posiłków w czasie pracy obowiązującym pracownika.

Karta lunchowa – do czego może służyć

Zgodnie z ww. zasadami:

• karta lunchowa uprawnia do nabycia tyko i wyłącznie gotowych do spożycia posiłków,
• kartą nie można w szczególności nabywać: artykułów chemicznych, odzieży, alkoholu, tytoniu, paliwa,
• karta nie podlega wymianie na gotówkę – z jej wykorzystaniem nie można dokonywać wypłat z bankomatów, banków itp.

Pracownicy muszą zbierać paragony

Dodatkowo pracodawca zobowiązuje pracowników do gromadzenia i ewidencjonowania oraz przekazywania paragonów za dokonane za pomocą karty lunchowej zakupy celem weryfikacji prawidłowości korzystania z karty.

W tym przypadku zabezpieczeniem prawidłowości stosowania przepisu zwalniającego z opłacania składek nie są techniczne cechy karty (dedykowane karty wydane przez placówkę gastronomiczną uprawniające do zakupy tylko w jej placówkach), tylko spisane zasady i ręczna weryfikacja ich stosowania.

Wartość opisanych kart lunchowych nie stanowi podstawy wymiaru składek.