Pytania i odpowiedzi: resort pracy wyjaśnia jak nowe przepisy wpływają na uprawnienia pracowników

• Zmiana zasad naliczania stażu pracy
• Urlop wypoczynkowy
• Umowa o pracę
• Nowy staż pracy i jego wpływ na uprawnienia pracownicze
• Nagroda jubileuszowa
• Zaświadczenia z ZUS

Zmiana zasad naliczania stażu pracy

1 stycznia 2026 roku weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która rozszerzyła katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Przepisy wprowadzane są w dwóch etapach:

• dla sektora publicznego zmiany obowiązują od 1 stycznia 2026 roku,
• dla sektora prywatnego będą stosowane od 1 maja 2026 roku.

Po wejściu w życie nowych przepisów staż pracy obejmuje nie tylko umowy o pracę, ale także inne formy aktywności zawodowej. Do stażu wliczane są m.in.:

• okresy wykonywania umów-zleceń lub innych umów o świadczenie usług czy też umów agencyjnych,
• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, współpracy z osobą prowadzącą tę działalność oraz czas jej zawieszenia w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem.

Do stażu pracy wliczane są okresy sprzed wejścia w życie ustawy, pod warunkiem ich właściwego udokumentowania. Na przedstawienie dokumentów swojemu aktualnemu pracodawcy pracownik ma 24 miesiące.

MRPiPS wyjaśnia zasady stosowania znowelizowanych przepisów Kodeksu pracy. Chodzi o uprawnienia pracownicze wynikające z udokumentowania nowych okresów wykonywania pracy, które od 1 stycznia br. można doliczyć do stażu.

Urlop wypoczynkowy

Przez 6 lat pracowałem na umowach zlecenia, potem przez 5 lat prowadziłem własną pozarolniczą działalność, a teraz pierwszy raz zawieram umowę o pracę i jest to sektor publiczny – czy zaczynając pracę z 1 stycznia 2026 r. będę miał prawo do 20 czy do 26 dni urlopu?

Pracownik, który po raz pierwszy podejmuje pracę na podstawie stosunku pracy (np. na umowę o pracę), w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu „z dołu” - z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. W każdym następnym roku kalendarzowym prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa „z góry” – jeżeli jest zatrudniony 1 stycznia, cały należny mu w danym roku urlop z tym dniem. Jeżeli więc pierwszy raz zaczniesz pracę 1 stycznia 2026 r., to urlop w tym roku będziesz nabywał z upływem każdego przepracowanego miesiąca – po 1/12 z przysługującego Ci wymiaru urlopu. Ten wymiar zależy od okresu zatrudnienia i wynosi: 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat; 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat. Jeżeli razem masz już ponad 10 lat tak obliczonego okresu zatrudnienia, będzie Ci przysługiwało 26 dni urlopu. W związku z tym w 2026 r. po przepracowaniu każdego miesiąca nabędziesz prawo do 1/12 z 26 dni urlopu. Jeżeli będziesz pracował na umowie o pracę 1 stycznia 2027 r., nabędziesz z tym dniem cały roczny urlop – 26 dni.

Czy wliczenie dodatkowych lat do stażu pracy wpływa na długość urlopu wypoczynkowego?

Tak, ponieważ długość zatrudnienia ma znaczenie dla wymiaru urlopu. Wymiar urlopu wynosi: 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat; 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat. Przykładowo, jeżeli masz wliczone do okresu zatrudnienia 4 lata z tytułu ukończenia średniej szkoły ogólnokształcącej, a następnie przepracowałeś 4 lata, to masz 20 dni urlopu. Jeżeli poza tym przez rok prowadziłeś działalność gospodarczą, a oprócz tego przez rok wykonywałeś umowę zlecenia i przedstawisz pracodawcy niezbędne dokumenty, to z dniem osiągnięcia dziesięcioletniego okresu zatrudnienia, nabędziesz prawo do 26 dni urlopu (ale nie wcześniej niż z dniem wejścia w życie nowych przepisów – czyli odpowiednio 1 stycznia 2026 r. lub 1 maja 2026 r.). Natomiast jeżeli wykorzystałeś cały urlop wypoczynkowy za dany rok kalendarzowy, a następnie w trakcie tego roku udokumentowałeś dodatkowe okresy zatrudnienia i osiągnąłeś dziesięcioletni okresu zatrudnienia, to będzie Ci przysługiwał urlop uzupełniający. Będzie to różnica między wyższym wymiarem, który nabyłeś, a wymiarem, który miałeś poprzednio – w tym przypadku 6 dni.

Jak nabędę urlop, jeżeli przez 10 lat prowadziłam własną pozarolniczą działalność i po tym czasie po raz pierwszy podejmuję zatrudnienie w ramach stosunku pracy?

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się wszystkie okresy poprzedniego zatrudnienia. Nie ma znaczenia czy w zatrudnieniu wystąpiła przerwa i jak długo trwała ani w jaki sposób zakończył się stosunek pracy. Po wejściu w życie nowych przepisów ten okres zatrudnienia będzie obejmował także okresy prowadzenia pozarolniczej działalności, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi: 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat; 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat. Każdy pracownik, który podejmuje pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Jeżeli pierwszy raz zawierasz umowę o pracę, a wcześniej przez 10 lat prowadziłaś własną pozarolniczą działalność, to w roku kalendarzowym, w którym podjęłaś pracę, nabywasz prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 z wymiaru 26 dni. W kolejnym roku kalendarzowym nabędziesz prawo do urlopu w wymiarze 26 dni z dniem 1 stycznia.

Umowa o pracę

Czy praca na umowie zlecenia będzie się wliczała do limitu umów na czas określony?

Nie, kodeksowe limity umów na czas określony dotyczą tylko umów o pracę. Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech. Nowe przepisy pozwalają na wliczenie do okresu zatrudnienia także okresów wykonywania umowy zlecenia (jeżeli zleceniobiorca podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym), natomiast to nie oznacza, że ww. limitów umowy zlecenia będą traktowane jakby były umowami o pracę.

Czy nowe przepisy oznaczają, że umowy zlecenia będą traktowane jak umowy o pracę?

Tak, ale tylko pod względem wliczania do stażu pracy. Nowe przepisy nie przewidują natomiast utożsamienia umów zlecenia z umowami o pracę, w tym np. nadania zleceniobiorcom uprawnień pracowniczych. Umowa o pracę oraz umowa zlecenia pozostają odrębnymi umowami, z których wynika różny zakres praw i obowiązków dla osób, które je wykonują. Osoby, które pracują na zleceniu nie nabędą na podstawie tych przepisów nowych uprawnień w ramach realizowanej umowy zlecenia.

Czy w związku z tym, że pracowałam wcześniej na umowie zlecenia wydłuży się mój okres wypowiedzenia na umowie o pracę?

Tak, jeżeli pracowałaś na umowie zlecenia u swojego obecnego pracodawcy. Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i umowy o pracę zawartej na czas określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Nowe przepisy pozwalają na wliczenie do okresu zatrudnienia także okresów wykonywania umowy zlecenia (jeżeli zleceniobiorca podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym). Ponieważ jednak przy obliczeniu długości wypowiedzenia liczy się tylko okres pracy u danego pracodawcy, to będzie można uwzględnić tylko umowy zlecenia zawarte z tym pracodawcą. Okresy wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony i umowy o pracę na czas określony wynosi:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Przykładowo, jeżeli pracujesz na pierwszej umowie o pracę z pracodawcą X i przepracowałaś u niego dwa lata, to Twój okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc. Jeżeli jednak wcześniej przez rok wykonywałaś na rzecz X umowę zlecenia, to po wejściu w życie nowych przepisów Twój okres wypowiedzenia będzie wynosił 3 miesiące.

Nowy staż pracy i jego wpływ na uprawnienia pracownicze

Czy okres przebywania na zasiłku np. na chorobowym, opiekuńczym, macierzyńskim oraz okres pobierania świadczenia rehabilitacyjnego powinien zostać przez pracodawcę policzony do stażu pracy?

Zgodnie z przepisami ustawy stażowej do okresu zatrudnienia wliczeniu podlegają okresy, w których osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą lub osoba współpracująca pobierała np. zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy czy świadczenie rehabilitacyjne.

Prowadzę działalność gospodarczą od 01.01.2014. Od 01.01.2020 roku jestem zatrudniony w jednostce samorządowej. Czy okres prowadzenia działalności gospodarczej (niezakończonej) będzie wliczony do stażu pracy?

Tak. Na podstawie ustawy o pracownikach samorządowych do okresów pracy uprawniających do: dodatku za wieloletnią pracę, nagrody jubileuszowej, jednorazowej odprawy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy wlicza się wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Takimi innymi okresami są okresy wymienione w nowym art. 3021 Kodeksu pracy, w tym okresy prowadzenia działalności gospodarczej, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.

Co w sytuacji, gdy prowadząc działalność gospodarczą odprowadzałem składki do KRUS – czy ten okres będzie wliczany do stażu pracy?

Tak. Zgodnie z art. 302¹ ustawy stażowej, który odsyła do definicji zawartej w art. 8 ust 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych fakt prowadzenia działalności gospodarczej będzie traktowany jako okres wliczany do stażu pracy, niezależnie od tego czy składki odprowadzane były do KRUS czy do ZUS. WAŻNE! Warunkiem będzie opłacenie za ten okres składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Nagroda jubileuszowa

Jestem pracownikiem samorządowym i mam staż pracy 16 lat. W przeszłości prowadziłam działalność gospodarczą, z której opłacałam pełne składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe przez 5 lat. Gdyby zsumować powyższe okresy, to na dzień 01.01.2026 r. miałabym staż pracy wynoszący dokładnie 21 lat. Czy w tej sytuacji pracodawca powinien wypłacić mi nagrodę jubileuszową za 20 lat pracy w styczniu 2026 r.?

Nagroda jubileuszowa nie jest uregulowana przez Kodeks pracy, przysługuje pracownikom w zależności od zasad określonych dla danej kategorii pracowników. Pracownicy samorządowi mają prawo do nagrody jubileuszowej na warunkach określonych przepisami ustawy o pracownikach samorządowych oraz rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. W tym przypadku pracodawca będzie miał obowiązek wypłacić nagrodę jubileuszową za 20 lat pracy po wejściu w życie przepisów zaliczających nowe okresy, tj. w styczniu 2026 r. pod warunkiem, że właściwie udokumentujesz ten okres prowadzenia działalności gospodarczej.

Jestem członkiem korpusu służby cywilnej. Mój staż pracy wynosił 16 lat, a po doliczeniu innych okresów zatrudnienia wyniesie 22 lata. Czy należy mi się nagroda jubileuszowa za 20 lat pracy?

Tak, jeżeli po doliczeniu innych okresów zatrudnienia osiągniesz lub przekroczysz staż pracy uprawniający Cię do nagrody jubileuszowej, to pracodawca musi Ci ją wypłacić. Pracodawca ma obowiązek wypłacić Ci nagrodę jubileuszową niezwłocznie po tym jak udokumentujesz swój staż pracy. Zasady wypłacania nagród jubileuszowych członkom korpusu służby cywilnej reguluje art. 91 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służby cywilnej oraz § 5–6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 stycznia 2016 r.

Jestem członkiem korpusu służby cywilnej. Mój staż pracy wynosił 16 lat, a po doliczeniu innych okresów zatrudnienia wyniesie 26 lat. Jaka nagroda jubileuszowa mi się należy?

Należy Ci się jedna, wyższa nagroda. Jeżeli po doliczeniu innych okresów zatrudnienia okaże się, że masz staż pracy, który by uprawniał Cię do dwóch (lub więcej) nagród jubileuszowych, to pracodawca musi wypłacić Ci jedną nagrodę – najwyższą, do której masz prawo. W tym przykładzie Twój staż pracy rośnie z 16 lat do 26 lat. Czyli upływają dwa jubileusze: 20 lat i 25 lat pracy. Pracodawca wypłaca Ci jedną nagrodę odpowiadającą nagrodzie za 25 lat pracy (100% wynagrodzenia miesięcznego).

Zaświadczenia z ZUS

Od kiedy można składać wniosek do ZUS o wydanie zaświadczenia?

ZUS przygotowuje dedykowany wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy. Wniosek ten będzie dostępny na profilu informacyjnym utworzonym na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (dalej: PUE/eZUS) w dacie wejścia w życie przepisów.

Co będą potwierdzały zaświadczenia wydane przez ZUS?

Nowy wniosek opracowany przez Zakład będzie pozwalał na zawnioskowanie o wydanie zaświadczeń: w zakresie wszystkich tytułów do ubezpieczeń wymienionych w art. 302¹ Kodeksu pracy (dla których przepisy przewidują wydawanie przez ZUS zaświadczeń) w całym okresie aktywności ubezpieczeniowej wnioskodawcy poprzez zaznaczenie jednego check box’a; w zakresie wybranego tytułu do ubezpieczeń z opcją wskazania okresu, którego ma dotyczyć zaświadczenie oraz płatnika składek (poprzez podanie identyfikatora NIP).

Czy zaświadczenia ZUS wydane w roku 2025 mogą być podstawą do naliczenia stażu wg nowych zasad czy powinny to być zaświadczenia z roku 2026?

Podstawą naliczenia stażu mogą być zaświadczenia wydane przed 1 stycznia 2026 roku.