Dokumentowanie świadczeń pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa - wyjaśnienia ZUS

• 1. Nowe wzory druków stosowanych przy ustalaniu prawa i wypłacie świadczeń
• 2. Dokumenty do zasiłku macierzyńskiego
• 3. Dokumenty do zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego
• 4. Dokumenty do zasiłku opiekuńczego
• 5. Dokumentacja zasiłkowa

Przypominamy, że od 9 maja 2012 r. obowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2012 r. poz. 444). Przepisami tego rozporządzenia wprowadzono nowe wzory druków stanowiących podstawę przyznania i wypłaty świadczeń w razie choroby i macierzyństwa oraz zmieniono niektóre zasady dokumentowania prawa do tych świadczeń.

1. Nowe wzory druków stosowanych przy ustalaniu prawa i wypłacie świadczeń

Przepisy rozporządzenia wprowadziły nowe wzory druków stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków, tj.:

1) zaświadczenie płatnika składek – druk ZUS Z-3 – dotyczący pracowników,

2) zaświadczenie płatnika składek – druk ZUS Z-3a – dotyczący ubezpieczonych niebędących pracownikami, poza ubezpieczonymi, wymienionymi w pkt 3,

3) zaświadczenie płatnika składek – druk ZUS Z-3b (nowy druk) – dotyczący osób prowadzących działalność pozarolniczą, osób z nimi współpracujących i duchownych,

4) oświadczenie w związku z roszczeniem o zasiłek chorobowy lub świadczenie rehabilitacyjne za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego – druk ZUS Z-10,

5) oświadczenie do celów świadczenia rehabilitacyjnego – druk ZUS Np-7,

6) oświadczenie do celów wypłaty zasiłku opiekuńczego – druk ZUS Z-15.

Zmiana wzorów stosowanych dotąd druków wynikała m.in. z konieczności usunięcia ze wzorów druków pola z numerem NIP ubezpieczonego, którego podanie – zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 lipca 2011 r. o zmianie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 171, poz. 1016) – nie może być wymagane w stosunku do osoby ubezpieczonej.

Nowy druk ZUS Z-3b

Wśród wzorów druków wprowadzony został nowy wzór – ZUS Z-3b, będący zaświadczeniem płatnika składek, wystawianym w przypadku, gdy o zasiłek ubiega się:

1) ubezpieczony będący osobą prowadzącą działalność pozarolniczą,

2) osoba współpracująca z osobą prowadzącą działalność pozarolniczą albo

3) duchowny.

Treść tego wzoru została znacznie uproszczona w stosunku do dotychczas stosowanego dla tych ubezpieczonych druku ZUS Z-3a.

Ponadto, we wszystkich wzorach druków wprowadzone zostało pole przeznaczone do wpisania numeru rachunku bankowego ubezpieczonego, przez osobę ubiegającą się o zasiłek, gdy ona wypełnia odpowiedni druk (np. ZUS Np-7, ZUS Z-15) albo przez płatnika składek tej osoby, gdy odpowiedni druk jest wypełniany przez płatnika składek (np. ZUS Z-3, ZUS Z-3a, ZUS Z-3b), a ubezpieczony wyraził wolę otrzymywania zasiłku na rachunek bankowy.

---

UWAGA!

Druki według wzorów obowiązujących przed 9 maja 2012 r. mogą być nadal stosowane, do czasu wyczerpania zapasów. A zatem Zakład Ubezpieczeń Społecznych ustali prawo do zasiłku, zarówno wtedy, gdy zostanie złożony dokument wypełniony na nowym wzorze druku, jak i wtedy, gdy zostanie złożony według wzoru dotychczasowego. Dotyczy to także osób prowadzących działalność pozarolniczą, osób współpracujących z osobami prowadzącymi działalność pozarolniczą oraz duchownych, dla których zaświadczenie płatnika składek może być wystawione na nowym druku ZUS Z-3b albo na dotychczas stosowanym druku ZUS Z-3a.

Wskazane jest, by nowe wersje druków ZUS Z-10 i ZUS Np-7 – ze względu na dodanie w ich treści wielu informacji istotnych przy ustalaniu prawa do świadczeń – były stosowane na bieżąco, bez względu na posiadane zapasy.

Na podstawie art. 74 powołanej ustawy z 29 lipca 2011 r., wzory druków, zawierające NIP, mogą być stosowane wobec osób fizycznych objętych rejestrem PESEL, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2012 r. Nowe wzory druków są dostępne w każdej placówce ZUS oraz na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w części Formularze.

WAŻNE!

Do wypłaty przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych zasiłku chorobowego i świadczenia rehabilitacyjnego przysługujących za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego, oprócz oświadczenia osoby ubiegającej się o świadczenie, składanego na druku ZUS Z-10, wymagane jest zaświadczenie płatnika składek na druku odpowiednio ZUS Z-3, ZUS Z-3a lub ZUS Z-3b.

Wprowadzono także zasadę, że w przypadku nieprzerwanej niezdolności do pracy ubezpieczony będący osobą prowadzącą działalność pozarolniczą, osobą współpracującą z osobą wykonującą pozarolniczą działalność albo duchownym przesyła kolejne zaświadczenie lekarskie do ZUS bez konieczności poświadczania przez płatnika składek, że tytuł ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego trwa nadal.

2. Dokumenty do zasiłku macierzyńskiego

Zwrot skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka

Rozporządzenie wprowadziło możliwość zwrotu osobie ubezpieczonej skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka, wprowadzając regulację, że prawo do zasiłku macierzyńskiego może być ustalone także na podstawie kopii skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez płatnika zasiłku.

Urodzenie dziecka za granicą

W przypadku urodzenia dziecka podczas pobytu za granicą, dokumentem do wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres przed porodem może być także zaświadczenie o przewidywanej dacie porodu wystawione przez zagranicznego lekarza lub zagraniczny zakład leczniczy, albo zagraniczny akt urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika zasiłku za zgodność z oryginałem – za okres od dnia porodu.

Umowa o pracę przedłużona do dnia porodu

W przypadku gdy umowa o pracę zawarta na czas określony lub na czas wykonywania określonej pracy została przedłużona do dnia porodu, dokumentem do wypłaty zasiłku macierzyńskiego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest skrócony odpis aktu urodzenia dziecka; nie jest już wymagane składanie świadectwa pracy lub innego dokumentu stwierdzającego rodzaj zawartej umowy o pracę i datę rozwiązania stosunku pracy.

---

Zaświadczenie o udzielonym urlopie

Jeżeli wypłata zasiłku macierzyńskiego przysługującego pracownicy lub pracownikowi jest dokonywana przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych i pracodawca wystawia zaświadczenie płatnika składek na druku ZUS Z-3, nie jest wymagane składanie odrębnego zaświadczenia o okresie udzielonego urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego. Informacja o udzielonym urlopie znajduje się bowiem w treści zaświadczenia płatnika składek ZUS Z-3 (pkt 10).

Odrębne zaświadczenie o okresie udzielonego urlopu jest wymagane w przypadkach, gdy zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3 nie jest składane, np. do wypłaty przez ZUS zasiłku macierzyńskiego pracownicy za okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego albo dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.

Przyjęcie dziecka na wychowanie w ramach rodziny zastępczej

Dokumentem do wypłaty zasiłku macierzyńskiego w przypadku przyjęcia dziecka na wychowanie w ramach rodziny zastępczej jest prawomocne orzeczenie sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej albo umowa cywilnoprawna zawarta pomiędzy rodziną zastępczą a starostą oraz dokument potwierdzający wiek dziecka.

Zasiłek macierzyński dla ubezpieczonych niebędących pracownikami

Wprowadzono nowe zasady dokumentowania prawa do zasiłku macierzyńskiego dla ubezpieczonych niebędących pracownikami w przypadku m.in. skrócenia okresu pobierania zasiłku macierzyńskiego przez ubezpieczoną matkę dziecka, pobytu ubezpieczonej matki dziecka w szpitalu oraz za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu ojcowskiego, tj. nie jest wymagane dokumentowanie przez ojca dziecka przerwania działalności zarobkowej w celu zaopiekowania się dzieckiem. W tych przypadkach ubezpieczona składa oświadczenie, od kiedy ubezpieczony ojciec dziecka będzie korzystał z uprawnień do zasiłku macierzyńskiego.

Przed 9 maja 2012 r. składane było w tej sprawie zaświadczenie pracodawcy ojca dziecka o okresie udzielonego ojcu dziecka urlopu macierzyńskiego, oświadczenie ojca dziecka prowadzącego działalność pozarolniczą o przerwaniu działalności w celu zaopiekowania się dzieckiem albo zaświadczenie płatnika składek – w przypadku pozostałych ubezpieczonych.

UWAGA!

Do wypłaty przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych zasiłku macierzyńskiego pracownicy lub pracownikowi za okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, zaświadczenie o okresie i wymiarze czasu pracy wykonywanej w czasie dodatkowego urlopu powinno być składane, tylko jeżeli praca jest wykonywana. Nie składa się zaświadczenia, jeżeli praca nie jest wykonywana.

---

3. Dokumenty do zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego

Kolejną istotną zmianą jest zmiana w zakresie dokumentowania niemożności zapewnienia innego zatrudnienia w przypadku rozwiązania umowy o pracę z pracownicą w okresie ciąży z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy w celu ustalenia prawa do zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Przed 9 maja 2012 r. jednym z dowodów było zaświadczenie powiatowego urzędu pracy o braku propozycji innego zatrudnienia. Zaświadczenie zostało zastąpione oświadczeniem zainteresowanej w tej sprawie.

4. Dokumenty do zasiłku opiekuńczego

Przepisy rozporządzenia określiły dane, które powinno zawierać zaświadczenie lekarskie o konieczności sprawowania opieki nad dzieckiem w wieku do ukończenia 8 lat w przypadku porodu, choroby lub pobytu w stacjonarnym zakładzie opieki zdrowotnej małżonka stale opiekującego się dzieckiem. Zaświadczenie powinno zawierać: imię i nazwisko małżonka stale opiekującego się dzieckiem, okres i przyczynę konieczności sprawowania opieki nad dzieckiem, imię i nazwisko dziecka, nad którym ma być sprawowana opieka, oraz pieczątkę i podpis wystawiającego zaświadczenie.

5. Dokumentacja zasiłkowa

Rozporządzenie nie nakłada obowiązku stosowania przez płatników zasiłków zastępczej asygnaty zasiłkowej, karty zasiłkowej i listy płatniczej.

źródło: www.zus.pl