REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy firmy MŚP powinny stosować procedury whistleblowingowe?

whistleblowing
whistleblowing
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Sygnaliści, czyli osoby zgłaszające nadużycia, nieetyczne praktyki lub przypadki łamania prawa w organizacji, wkrótce doczekają się przepisów zapewniających im ochronę przed działaniami odwetowymi. Chociaż dyrektywa UE i projekt polskiej ustawy poza wyjątkami – przedsiębiorstwami finansowymi – obliguje do wdrażania procedur whistleblowingowych firmy zatrudniające co najmniej 50 osób, to ich stosowanie w pozostałych podmiotach nie jest tylko dobrą praktyką biznesową.

Wdrażanie procedur whistleblowingowych

Zaprezentowana w lipcu 2022 r. trzecia wersja projektu polskiej ustawy transponująca do krajowego porządku prawnego założenia unijnej dyrektywy wydaje się być już tą ostateczną i jest kwestią czasu, kiedy zostanie przegłosowana i trafi do dziennika ustaw. Jak podkreślają eksperci ze środowisk prawniczych, zmiany w ostatnim projekcie są raczej kosmetyczne, ale jedna rzecz pozostaje bez zmian – przepisy w pierwszej kolejności obejmą firmy prywatne zatrudniające co najmniej 250 osób, podmioty działające w szeroko pojętym sektorze finansowym oraz podmioty publiczne lub będące pod kontrolą państwa, z wyjątkiem urzędów gmin zamieszkałych przez mniej niż 10 000 mieszkańców. Zgodnie z wytycznymi wynikającymi z dyrektywy UE, od 17 grudnia 2023 r. przepisy te obejmą również firmy prywatne zatrudniające od 50 do 249 osób. To oznacza, że konieczność implementacji procedur whistleblowingowych obejmie nawet kilkadziesiąt tysięcy firm i instytucji. Obowiązek taki nie spoczywa na barkach mniejszych podmiotów, ale jak przekonuje Ewa Żak-Lisewska, dyrektor ds. rozwoju braf.tech i ekspert z obszaru compliance, współautorka aplikacji whiblo, również firmy z sektora MŚP powinny zdecydować się na taki krok.

Autopromocja

- Występowanie nadużyć nie jest domeną wyłącznie dużych organizacji. Różne badania, np. „Raport to the Nations 2022” opracowany przez ACFE wskazuje, że także mniejsze firmy czy instytucje mogą stać się ofiarami lub inicjatorami przestępstw związanych z prowadzoną działalnością. Prawie ¼ wszystkich zgłoszonych i zbadanych przypadków na świecie dotyczyła firm zatrudniających mniej niż 100 pracowników, z medianą oszustw na poziomie 150k USD. Raport dotyczy przede wszystkim oszustw finansowych, ale do tego należy dodać łamanie także innych przepisów prawa Unii związanych np. z ochroną środowiska, RODO, cyberbezpieczeństwem, zdrowiem publicznym, ochroną żywności czy zamówieniami publicznymi. Do tego dochodzą jeszcze sytuacje nie ujęte w dyrektywie czy projekcie krajowej ustawy, ale również stanowiące pole do nadużyć i niosące ryzyko dla firm – np. łamanie prawa pracy czy przepisów bhp.

Prawne, finansowe i wizerunkowe konsekwencje

Przepisy wymienione w dyrektywie i polskiej ustawie, których złamanie może być przedmiotem zgłoszeń sygnalistów, ale też wskazane przez eksperta kwestie pracownicze, dotyczą niemal wszystkich obszarów działalności gospodarczej. Krajowa ustawa nie nakłada obowiązku stosowania procedur whistleblowingowych przez mniejsze podmioty w niej nie ujęte, ale ich nie zabrania. Co więcej, jeśli zgłoszenie o nadużyciach trafi do Rzecznika Praw Obywatelskich, czyli podmiotu wskazanego w polskiej ustawie do przekierowywania zgłoszeń zewnętrznych do innych organów państwowych, lub zostanie skierowana bezpośrednio do konkretnej instytucji, to taka sprawa będzie procedowana. Z tego względu, wdrożenie własnych procedur jest jak najbardziej na miejscu, bowiem pozwala organizacji na podjęcie wewnętrznych działań wyjaśniających, ograniczając ryzyko poważniejszych konsekwencji prawnych oraz ekonomicznych, np. kary finansowe nakładane przez instytucje państwowe czy utrata koncesji i licencji. Ujawnione przestępstwa czy nadużycia mają również negatywny wpływ reputację przedsiębiorstwa, co może skutkować spadkiem zaufania, a nawet utratą klientów czy partnerów biznesowych. Trzeba także wspomnieć o kwestii oddziaływania na osoby zatrudnione czy wykonujące pracę na rzecz danej organizacji – spadek morale, frustracja i odejścia pracowników.

Whistleblowing w MŚP – jak do tego podejść

Poza przedsiębiorstwami finansowymi, czyli prowadzącymi działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych i podlegających pod ustawę AML, firmy MSP nie są ustawowo zobligowane do implementacji procedur whistleblowingowych. Jednak decydując się na taki krok z własnej woli, powinny wykonać to zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Bezdyskusyjną kwestią będzie przyjmowanie, przetwarzanie i przechowywanie zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z RODO oraz ustawą o ochronie sygnalistów. Oznacza to m.in. ograniczenie dostępu do danych osobowych tylko do osób upoważnionych odpowiedzialnych za obsługę i weryfikację zgłoszeń a także prowadzenia działań następczych, oraz przechowywanie ich zgodnie z opisanymi w ustawie terminami. Kolejna kwestia to wyznaczenie osoby lub osób zajmujących się przyjmowaniem zgłoszeń. W większości przypadków ta odpowiedzialność przypada prawnikom zatrudnionym w firmie lub kancelarii obsługującej MŚP albo działowi HR/kadr. Dostępne analizy prawne dowodzą, że może nią być także Inspektor Ochrony Danych Osobowych (IOD) wyznaczony w ramach przepisów RODO w przedsiębiorstwie. Warunkiem będzie możliwość łączenia obu funkcji i wykonywanie nowych obowiązków z należytą starannością oraz posiadanie odpowiednich kwalifikacji. Również istotne będzie wybór odpowiedniego kanału dla sygnalistów, który umożliwi zachowanie poufności zgłoszeń, czyli dostęp będzie do niego ściśle ograniczony dla wyznaczonych osób. Kanał komunikacji powinien umożliwić także dwustronną komunikację, czyli przekazanie informacji zwrotnej o przyjęciu zgłoszenia, statusie sprawy czy potrzebie przekazania dodatkowych materiałów dowodowych. Zdaniem eksperta braf.tech, najlepszymi rozwiązaniami do tego celu mogą być specjalnie zaprojektowane systemy informatyczne, gwarantujące wysoki poziom bezpieczeństwa ochrony danych oraz usprawnią cały proces przyjmowania i przetwarzania zgłoszeń.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

­- Aplikacje informatyczne mają wiele zalet, które wyróżniają je spośród dotychczas stosowanych w firmach kanałów zbierania zgłoszeń wewnętrznych o nieprawidłowościach. Przede wszystkim jest to ochrona poufności sygnalisty, ponieważ zgłoszenie może być dokonane z dowolnego miejsca dającego największy komfort. Skrzynka na listy umiejscowiona w hali produkcyjnej czy biurze już tego nie gwarantuje. Poza tym dostęp do takiego systemu będą miały tylko osoby wyznaczone w ramach organizacji, a logowanie osób trzecich można uniemożliwić stosując mechanizm dwuskładnikowego uwierzytelnienia. Druga zaleta to znaczne ułatwienie późniejszych prac osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń. Te w formie rozmowy telefonicznej trzeba dokumentować pisemnie, a zgłoszenia papierowe digitalizować. W przypadku aplikacji wszystko mamy w jednym miejscu, a część procesów jest zautomatyzowana – przekazywanie dokumentacji do osób zajmujących się wyjaśnieniem sprawy, archiwizowanie, przypomnienia o terminach i najważniejsze – ciągłość komunikacji z sygnalistą. Do tego dochodzi również kwestia anonimowości zgłoszeń, bo choć nie jest to cecha uwzględniona w polskiej ustawie, to badanie ARC Rynek i Opinia z 2021 r. pokazało, iż 70 prac. pracowników oczekuje takiej funkcjonalności. Wybierając aplikację dla firmy MŚP warto też zwrócić uwagę na dwa elementy – łatwość instalacji i intuicyjność narzędzia. Najlepszym rozwiązaniem będą więc systemy oparte na chmurze obliczeniowej, dostępne w modelu subskrypcyjnym, bo wdrożenie takiego narzędzia nie wymaga praktycznie zaangażowanie po stronie IT firmy, a ich cena ze względu na model sprzedaży będzie bardziej atrakcyjna – powiedział Rafał Barański, ceo braf.tech i współtwórca aplikacji whiblo.

Tworząc procedury wewnętrzne nie można zapomnieć również o komunikacji i edukacji pracowników – muszą oni zrozumieć jaki jest cel wdrażania systemu whistleblowingowego i zaufać w dobre intencje firmy. Bez tego system jest skazany na porażkę, bo ewentualne zgłoszenia nie będą wpływać lub pracownik skieruje je do zewnętrznego podmiotu, zamiast skorzystać z kanału wyznaczonego przez firmę.

Whistleblowing, nawet w małych organizacjach ma podstawy do stosowania już teraz, bowiem nie jesteśmy w stanie przewidzieć jakie problemy w firmie wystąpią, a konsekwencje wynikające z poinformowania organów państwowych mogą być znacznie poważniejsze. Warto też wziąć pod uwagę fakt, że z czasem organizacja rośnie, także pod względem zatrudnienia, a wtedy prowadzenie procesów zbierania informacji o nadużyciach i rozwiązywania spraw staje się nie dobrą praktyką biznesową, a prawnym obowiązkiem. Bądźmy na to przygotowani!

Źródło: braf.tech:

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
336,36 zł dodatku do emerytury dla sołtysów już po 7 latach

336,36 zł to kwota dodatku do emerytury dla sołtysów, do której prawo nabędą już po 7 latach pełnienia funkcji.

Gaslighting - jak się bronić i radzić sobie z manipulacją emocjonalną?

Czym jest gaslighting? Jak go rozpoznać, bronić się i radzić sobie z manipulacją emocjonalną? Oto 6 strategii na zdemaskowanie gaslightingu: rozpoznanie i przezwyciężanie manipulacji emocjonalnej.

Nastolatek też może mieć konto na PUE ZUS. Przyda się np. do ubezpieczenia zdrowotnego lub renty rodzinnej

ZUS informuje, że nie tylko osoby pełnoletnie mogą mieć swój profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Takie konto może też mieć nastolatek, który ukończył 13 lat. Aby je założyć musi mieć swój dokument tożsamości - dowód osobisty lub paszport. Do czego nastolatkowi może się przydać konto na PUE ZUS?

Zwolnienie ze świadczenia pracy, wypowiedzenie zmieniające lub rozwiązanie umowy o pracę? To może dotknąć tę grupę pracowników

Stwierdzenie przez lekarza medycyny pracy przeciwskazań do wykonywania dotychczasowej pracy przez pracownika powoduje brak możliwości jej wykonywania. Co powinien wówczas zrobić pracodawca?

REKLAMA

Kilometrówka 2024 – ile wynosi stawka za kilometr?

Kilometrówka w 2024 roku wynosi 1,15 zł . Czy jest to stawka kilometrówki dla wszystkich pojazdów? Jaki jest wzór na wyliczenie, ile należy się pracownikowi za podróż prywatnym samochodem w celach służbowych w 2024 roku?

Ryczałt samochodowy 2024 – kalkulator

Kalkulator ryczałtu samochodowego 2024 pozwala na szybkie wyliczenie należności pracownika za używanie samochodu prywatnego w celach służbowych. Jakie są stawki? Ile wynosi limit kilometrów na miesiąc?

ZUS: Konto na PUE ZUS może założyć także nastolatek

Założenie profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS jest proste. Własny profil daje dostęp do wielu istotnych informacji, które znajdują się na koncie w ZUS. Niewiele osób wie, że konto na PUE ZUS może mieć nie tylko dorosły, ale też nastolatek, który ukończył 13. rok życia.

Emerytura matczyna a praca - czy można dorobić?

Emerytura matczyna - czy praca podczas pobierania rodzicielskiego świadczenia uzupełniającego jest dozwolona? Czy można dorabiać na emeryturze matczynej?

REKLAMA

Sejm: Koniec tradycyjnych umów o pracę? Będzie ułatwienie dla pracowników nie pracujących w siedzibie firmy?

Do tej pory profil zaufany był ograniczony do kontaktów obywateli z urzędami. W Sejmie pojawił się postulat, aby można było przy jego pomocy podpisywać cyfrowo dokumenty między pracodawcą a pracownikiem. I wysyłać je zwykłym emailem

Jaka będzie cena truskawki w tym roku? Wysoka, bo brakuje rąk do pracy

Jaka będzie cena truskawki w tym roku? Wysoka, bo brakuje rąk do pracy. Poszukiwani są pracownicy sezonowi. Dosłownie brakuje osób, które miałyby pracować przy zbiorach truskawek. Skąd to wynika? Z tego pracownicy sezonowi się cenią a ponadto wiele pracowników ze wschodu nie przyjedzie już na polskie plantacje. 

REKLAMA