Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy firmy MŚP powinny stosować procedury whistleblowingowe?

whistleblowing
whistleblowing
shutterstock
Sygnaliści, czyli osoby zgłaszające nadużycia, nieetyczne praktyki lub przypadki łamania prawa w organizacji, wkrótce doczekają się przepisów zapewniających im ochronę przed działaniami odwetowymi. Chociaż dyrektywa UE i projekt polskiej ustawy poza wyjątkami – przedsiębiorstwami finansowymi – obliguje do wdrażania procedur whistleblowingowych firmy zatrudniające co najmniej 50 osób, to ich stosowanie w pozostałych podmiotach nie jest tylko dobrą praktyką biznesową.

Wdrażanie procedur whistleblowingowych

Zaprezentowana w lipcu 2022 r. trzecia wersja projektu polskiej ustawy transponująca do krajowego porządku prawnego założenia unijnej dyrektywy wydaje się być już tą ostateczną i jest kwestią czasu, kiedy zostanie przegłosowana i trafi do dziennika ustaw. Jak podkreślają eksperci ze środowisk prawniczych, zmiany w ostatnim projekcie są raczej kosmetyczne, ale jedna rzecz pozostaje bez zmian – przepisy w pierwszej kolejności obejmą firmy prywatne zatrudniające co najmniej 250 osób, podmioty działające w szeroko pojętym sektorze finansowym oraz podmioty publiczne lub będące pod kontrolą państwa, z wyjątkiem urzędów gmin zamieszkałych przez mniej niż 10 000 mieszkańców. Zgodnie z wytycznymi wynikającymi z dyrektywy UE, od 17 grudnia 2023 r. przepisy te obejmą również firmy prywatne zatrudniające od 50 do 249 osób. To oznacza, że konieczność implementacji procedur whistleblowingowych obejmie nawet kilkadziesiąt tysięcy firm i instytucji. Obowiązek taki nie spoczywa na barkach mniejszych podmiotów, ale jak przekonuje Ewa Żak-Lisewska, dyrektor ds. rozwoju braf.tech i ekspert z obszaru compliance, współautorka aplikacji whiblo, również firmy z sektora MŚP powinny zdecydować się na taki krok.

- Występowanie nadużyć nie jest domeną wyłącznie dużych organizacji. Różne badania, np. „Raport to the Nations 2022” opracowany przez ACFE wskazuje, że także mniejsze firmy czy instytucje mogą stać się ofiarami lub inicjatorami przestępstw związanych z prowadzoną działalnością. Prawie ¼ wszystkich zgłoszonych i zbadanych przypadków na świecie dotyczyła firm zatrudniających mniej niż 100 pracowników, z medianą oszustw na poziomie 150k USD. Raport dotyczy przede wszystkim oszustw finansowych, ale do tego należy dodać łamanie także innych przepisów prawa Unii związanych np. z ochroną środowiska, RODO, cyberbezpieczeństwem, zdrowiem publicznym, ochroną żywności czy zamówieniami publicznymi. Do tego dochodzą jeszcze sytuacje nie ujęte w dyrektywie czy projekcie krajowej ustawy, ale również stanowiące pole do nadużyć i niosące ryzyko dla firm – np. łamanie prawa pracy czy przepisów bhp.

Prawne, finansowe i wizerunkowe konsekwencje

Przepisy wymienione w dyrektywie i polskiej ustawie, których złamanie może być przedmiotem zgłoszeń sygnalistów, ale też wskazane przez eksperta kwestie pracownicze, dotyczą niemal wszystkich obszarów działalności gospodarczej. Krajowa ustawa nie nakłada obowiązku stosowania procedur whistleblowingowych przez mniejsze podmioty w niej nie ujęte, ale ich nie zabrania. Co więcej, jeśli zgłoszenie o nadużyciach trafi do Rzecznika Praw Obywatelskich, czyli podmiotu wskazanego w polskiej ustawie do przekierowywania zgłoszeń zewnętrznych do innych organów państwowych, lub zostanie skierowana bezpośrednio do konkretnej instytucji, to taka sprawa będzie procedowana. Z tego względu, wdrożenie własnych procedur jest jak najbardziej na miejscu, bowiem pozwala organizacji na podjęcie wewnętrznych działań wyjaśniających, ograniczając ryzyko poważniejszych konsekwencji prawnych oraz ekonomicznych, np. kary finansowe nakładane przez instytucje państwowe czy utrata koncesji i licencji. Ujawnione przestępstwa czy nadużycia mają również negatywny wpływ reputację przedsiębiorstwa, co może skutkować spadkiem zaufania, a nawet utratą klientów czy partnerów biznesowych. Trzeba także wspomnieć o kwestii oddziaływania na osoby zatrudnione czy wykonujące pracę na rzecz danej organizacji – spadek morale, frustracja i odejścia pracowników.

Whistleblowing w MŚP – jak do tego podejść

Poza przedsiębiorstwami finansowymi, czyli prowadzącymi działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych i podlegających pod ustawę AML, firmy MSP nie są ustawowo zobligowane do implementacji procedur whistleblowingowych. Jednak decydując się na taki krok z własnej woli, powinny wykonać to zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Bezdyskusyjną kwestią będzie przyjmowanie, przetwarzanie i przechowywanie zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z RODO oraz ustawą o ochronie sygnalistów. Oznacza to m.in. ograniczenie dostępu do danych osobowych tylko do osób upoważnionych odpowiedzialnych za obsługę i weryfikację zgłoszeń a także prowadzenia działań następczych, oraz przechowywanie ich zgodnie z opisanymi w ustawie terminami. Kolejna kwestia to wyznaczenie osoby lub osób zajmujących się przyjmowaniem zgłoszeń. W większości przypadków ta odpowiedzialność przypada prawnikom zatrudnionym w firmie lub kancelarii obsługującej MŚP albo działowi HR/kadr. Dostępne analizy prawne dowodzą, że może nią być także Inspektor Ochrony Danych Osobowych (IOD) wyznaczony w ramach przepisów RODO w przedsiębiorstwie. Warunkiem będzie możliwość łączenia obu funkcji i wykonywanie nowych obowiązków z należytą starannością oraz posiadanie odpowiednich kwalifikacji. Również istotne będzie wybór odpowiedniego kanału dla sygnalistów, który umożliwi zachowanie poufności zgłoszeń, czyli dostęp będzie do niego ściśle ograniczony dla wyznaczonych osób. Kanał komunikacji powinien umożliwić także dwustronną komunikację, czyli przekazanie informacji zwrotnej o przyjęciu zgłoszenia, statusie sprawy czy potrzebie przekazania dodatkowych materiałów dowodowych. Zdaniem eksperta braf.tech, najlepszymi rozwiązaniami do tego celu mogą być specjalnie zaprojektowane systemy informatyczne, gwarantujące wysoki poziom bezpieczeństwa ochrony danych oraz usprawnią cały proces przyjmowania i przetwarzania zgłoszeń.

­- Aplikacje informatyczne mają wiele zalet, które wyróżniają je spośród dotychczas stosowanych w firmach kanałów zbierania zgłoszeń wewnętrznych o nieprawidłowościach. Przede wszystkim jest to ochrona poufności sygnalisty, ponieważ zgłoszenie może być dokonane z dowolnego miejsca dającego największy komfort. Skrzynka na listy umiejscowiona w hali produkcyjnej czy biurze już tego nie gwarantuje. Poza tym dostęp do takiego systemu będą miały tylko osoby wyznaczone w ramach organizacji, a logowanie osób trzecich można uniemożliwić stosując mechanizm dwuskładnikowego uwierzytelnienia. Druga zaleta to znaczne ułatwienie późniejszych prac osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń. Te w formie rozmowy telefonicznej trzeba dokumentować pisemnie, a zgłoszenia papierowe digitalizować. W przypadku aplikacji wszystko mamy w jednym miejscu, a część procesów jest zautomatyzowana – przekazywanie dokumentacji do osób zajmujących się wyjaśnieniem sprawy, archiwizowanie, przypomnienia o terminach i najważniejsze – ciągłość komunikacji z sygnalistą. Do tego dochodzi również kwestia anonimowości zgłoszeń, bo choć nie jest to cecha uwzględniona w polskiej ustawie, to badanie ARC Rynek i Opinia z 2021 r. pokazało, iż 70 prac. pracowników oczekuje takiej funkcjonalności. Wybierając aplikację dla firmy MŚP warto też zwrócić uwagę na dwa elementy – łatwość instalacji i intuicyjność narzędzia. Najlepszym rozwiązaniem będą więc systemy oparte na chmurze obliczeniowej, dostępne w modelu subskrypcyjnym, bo wdrożenie takiego narzędzia nie wymaga praktycznie zaangażowanie po stronie IT firmy, a ich cena ze względu na model sprzedaży będzie bardziej atrakcyjna – powiedział Rafał Barański, ceo braf.tech i współtwórca aplikacji whiblo.

Tworząc procedury wewnętrzne nie można zapomnieć również o komunikacji i edukacji pracowników – muszą oni zrozumieć jaki jest cel wdrażania systemu whistleblowingowego i zaufać w dobre intencje firmy. Bez tego system jest skazany na porażkę, bo ewentualne zgłoszenia nie będą wpływać lub pracownik skieruje je do zewnętrznego podmiotu, zamiast skorzystać z kanału wyznaczonego przez firmę.

Whistleblowing, nawet w małych organizacjach ma podstawy do stosowania już teraz, bowiem nie jesteśmy w stanie przewidzieć jakie problemy w firmie wystąpią, a konsekwencje wynikające z poinformowania organów państwowych mogą być znacznie poważniejsze. Warto też wziąć pod uwagę fakt, że z czasem organizacja rośnie, także pod względem zatrudnienia, a wtedy prowadzenie procesów zbierania informacji o nadużyciach i rozwiązywania spraw staje się nie dobrą praktyką biznesową, a prawnym obowiązkiem. Bądźmy na to przygotowani!

Źródło: braf.tech:

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Świadczenia emerytalno-rentowe
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
    1 stycznia
    1 marca
    1 czerwca
    1 września
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Stabilizacja na rynku pracy – aktualne trendy i wyniki badań w zakresie kompetencji i rynku pracy
    Badania przeprowadzone wśród pracodawców i pracowników pokazują stabilizację na rynku pracy. W czerwcu 2022 r. stopa bezrobocia była niższa niż w maju, a w urzędach pracy było zarejestrowanych mniej bezrobotnych w stosunku do poprzedniego miesiąca.
    Zatrudnianie cudzoziemców - jakie nieprawidłowości?
    W Polsce legalnie pracuje ponad milion cudzoziemców. Czy kontrole Państwowej Inspekcji Pracy wykazują nieprawidłowości?
    2/3 pracowników ma symptomy wypalenia zawodowego
    W ciągu ostatniego roku objawy wypalenia zawodowego zauważyło u siebie dwie trzecie pracowników - wynika z badania Nationale-Nederlanden. Zjawisko to dotyczy coraz częściej także młodszych pracowników - wskazano.
    Brak kompetencji blokuje innowacyjność firm
    Przełomowe pomysły to tylko jeden z czynników innowacyjności w firmach. Drugim, równie istotnym, jest odpowiednie zarządzanie tymi pomysłami i ich wdrażanie. Do tego jednak potrzebny jest szereg kompetencji, których dziś w firmach brakuje i same to przyznają. Dwie na trzy twierdzą, że przeszkodą w podejmowaniu przez nie innowacji jest problem z pozyskaniem odpowiednich pracowników. Akademia Menadżera Innowacji – prowadzona przez PARP – ma tę lukę kompetencyjną zasypywać. Uczestniczący w niej menadżerowie przechodzą szereg szkoleń podnoszących ich umiejętności zarządzania w tym obszarze, ale także pracują z doradcami, którzy od lat zajmują się wdrażaniem innowacji.
    Prawie połowa Polaków jest skłonna usprawiedliwić pracę na czarno
    Od czterech lat obserwowany jest wysoki poziom akceptacji nieetycznych zachowań i nadużyć finansowych – pokazują badania Związku Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce. Dziś takie praktyki jest skłonna usprawiedliwić prawie połowa Polaków. Najczęściej przymykają oko na pracę na czarno w celu unikania ściągania długów z pensji. Zrozumienie dla takich praktyk deklaruje ponad 61 proc. społeczeństwa. Z kolei najbardziej rygorystycznie Polacy odnoszą się do wyłudzania pieniędzy z wykorzystaniem cudzych lub fałszywych dokumentów.
    Profil zaufany - jak go założyć?
    Profil zaufany powstał po to, aby umożliwić załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Dla przedsiębiorców, jak i osób prywatnych, które często kontaktują się z instytucjami publicznymi, profil zaufany to idealne narzędzie. W jaki sposób się go zakłada? Jak długo jest ważny? Podpowiadamy.
    Praca przy komputerze. Jak zadbać o zdrowie?
    Wielogodzinna praca przed komputerem może negatywnie odbijać się na naszym zdrowiu fizycznym. Ból ramion, nadgarstków, ud i pleców są częstymi dolegliwościami pracowników biurowych. Dlatego tak ważne są przerwy od pracy. Podpowiadamy, w jaki sposób można je efektywnie wykorzystać, wykonując kilka prostych ćwiczeń korzystnych dla naszego ciała.
    Szukasz pracownika? Samo ogłoszenie to nie wszystko!
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Ale czy rola dobrego jobboardu ogranicza się tylko do publikowania ogłoszeń? Zadbanie o atrakcyjność oferty to jedno, sztuką jest także dotarcie do właściwego odbiorcy. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Praca zdalna wymaga doprecyzowania
    Praca zdalna zostanie uregulowana w kodeksie pracy. Wątpliwości może wywoływać m.in. forma, w jakiej ustala się miejsce świadczenia pracy poza siedzibą zatrudniającego. Niektóre przepisy może poprawić jeszcze Sejm, który nie spieszy się z uchwaleniem nowelizacji kodeksu pracy.
    Rekrutacja od strony pracodawcy – jak zwiększyć szanse na sukces
    Rynek pracy staje się coraz bardziej konkurencyjny, firmy rywalizują ze sobą o najlepsze talenty, ale aż 75% z nich spodziewa się w tym roku trudności w znalezieniu pracownika . Poszukujący mają za to do dyspozycji kilka różnych portali pracy, na których co chwila pojawiają się nowe oferty. Co wpływa na efektywność procesu rekrutacyjnego i jak zwiększyć szansę na trafienie do najbardziej wartościowych kandydatów?
    Ostatnie dni rekrutacji w szkołach. Dla nauczycieli ofert na pęczki
    Napływ uchodźców z Ukrainy to wielkie wyzwanie przed polskimi szkołami. Niestety wygląda na to, że powstanie sporo wakatów, a kuratorzy oświaty pozostaną z trudnymi zadaniami.
    Odzież ochronna i robocza chroniąca przed promieniowaniem UV
    Stale rośnie liczba dni, w których temperatury osiągają wysokie wartości, a promieniowanie UV jest niebezpieczne – szczególnie dla tych, którzy swoją pracę wykonują na świeżym powietrzu. Ochrona przed skutkami promieniowania to nie tylko filtry UV czy przebywanie w cieniu. To także kwestia odzieży ochronnej – w której funkcjonalności nastąpił duży postęp.
    Połowa Polaków ocenia polskich szefów gorzej niż zagranicznych, a 28% potwierdza, że ich przełożony krzyczy na pracowników
    Badanie przeprowadzone przez serwis InterviewMe wykazało, że 73% Polaków ma szacunek dla swojego przełożonego, chociaż aż 28% przyznało, że szef krzyczy, a 21%, że źle traktuje swoich pracowników
    Prawie 6 godzin tygodniowo darmowych nadgodzin. 12 sierpnia Światowy Dzień Pracoholików
    Polacy coraz częściej zostają w pracy po godzinach; badania wykazują, że pracownicy tygodniowo wykonują średnio 5 h 48 minut dodatkowej pracy za darmo - wynika z najnowszego raportu ADP „People at Work 2022: A Global Workforce View”.
    Pozyskiwanie pracowników lokalnych - 10 sposobów
    Jak informuje Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, stopa bezrobocia rejestrowanego w lipcu 2022 r. wyniosła 4,9%. To o 0,2 punktu procentowego mniej niż w maju br. I jak każda informacja, ta również ma dwie strony medalu. Znalezienie pracowników staje się bowiem większym wyzwaniem, zwłaszcza dla firm lokalnych, rekrutujących wśród miejscowych społeczności. W jaki sposób można mu podołać? Odpowiadamy.
    Polski Ład 2.0 - problemy z wyliczeniem podstawy składki zdrowotnej
    Nowelizacja Polskiego Ładu, która zaczęła obowiązywać od 1 lipca 2022 roku, daje podatnikom rozliczającym się na ryczałcie możliwość zmiany formy opodatkowania na zasady ogólne już od połowy tego roku. Odpowiedniego wpisu do CEIDG należy dokonać do 22 sierpnia. W tym przypadku pojawia się jednak ważne pytanie: jak obliczyć składkę zdrowotną za pierwsze półrocze.
    Cofnięcie wypowiedzenia umowy o pracę
    Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, każda ze stron umowy o pracę może ją rozwiązać za wypowiedzeniem. Rozwiązanie umowy następuje wówczas z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia w zależności od długości zatrudnienia pracownika. Podpowiadamy, w jakich sytuacjach możliwe jest cofnięcie wypowiedzenia umowy o pracę.
    Ponaglenie w sprawie urzędowej
    Jeśli sprawa urzędowa nie została załatwiona w terminie lub postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne, masz prawo wnieść ponaglenie. Jeśli natomiast procedura dotyczy urzędu pracy lub urzędu wojewódzkiego, upewnij się wcześniej, że ponaglenie będzie skuteczne.
    Uprawnienia niepełnosprawnego pracownika
    Osobie legitymującej się orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności przysługują dodatkowe uprawnienia pracownicze. Wynikają one z przepisów o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Dotyczą one przede wszystkim czasu pracy, przerw w pracy i wymiaru urlopu. Oto one.
    Ponad 770 tys. obywateli Ukrainy zatrudnionych w Polsce
    Już ponad 770 tys. obywateli Ukrainy jest zatrudnionych legalnie w naszym kraju - powiedział we wtorek wiceminister rodziny i polityki społecznej Stanisław Szwed.
    Ponad połowa pracowników preferuje zdalny i hybrydowy model pracy
    Hybrydowy model pracy, który coraz chętniej wybierany jest przez samych pracowników, wymaga dużych zmian w modelu operacyjnym wielu firm. Zanim jednak pracownicy przejdą na pożądany przez nich system pracy, powinni posiąść niezbędne kompetencje. Zyskają jednak na tym też organizacje, które będą mogły łowić talenty na znacznie większym obszarze. Sukcesy widać już dziś. Nawet w firmach z sektora przemysłu ciężkiego, które w ”hybrydowym” świecie mogli zdobyć pracowników wcześniej niedostępnych.
    Czy to koniec sprzedaży bezpośredniej? Przedstawiciele handlowi powinni się zmienić!
    Jesteś przedstawicielem handlowym? Zadbaj o nowe kompetencje. Raport firmy Showpad mówi jasno - detaliści powoli, acz skutecznie, zmieniają swoje preferencje. Coraz częściej od tradycyjnych spotkań z przedstawicielem handlowym, wolą kupować towary online. Zdecydowana większość, bo aż 86 proc. osób odpowiedzialnych za zakupy w dużych firmach, od spotkań twarzą w twarz woli transakcje zawierane w sposób wirtualny. Im młodszy pytany, tym chętniej wybiera internet. Tylko 8 proc. milenialsów oraz osób z pokolenia Z preferuje spotkanie z handlowcem.
    W II kw. 2022 r. rynek utrzymał dynamikę zatrudnienia
    Uwarunkowania makro- i mikroekonomicznie równomiernie oddziałują na ogół rynku i innowacyjne przedsiębiorstwa – wynika z raportu ADP Polska „Zatrudnienie w Nowoczesnej Gospodarce Q2 2022 r.”. W II kw. 2022 r. utrzymał się dystans pod względem dynamiki zatrudnienia między rynkiem (+2,3 proc. vs II kw. 2021 r. wg danych Głównego Urzędu Statystycznego) a firmami należącymi do Nowoczesnej Gospodarki (+3,46 proc. vs II kw. 2021 r.) i wyniósł 1,16 p.p.
    ZUS: Coraz więcej cudzoziemców objętych ubezpieczeniem społecznym
    Liczba cudzoziemców pracujących legalnie w Polsce i podlegających ubezpieczeniom społecznym przekroczyła już milion. Największą grupę stanowią obywatele Ukrainy. Na koniec lipca do ubezpieczenia emerytalnego zgłoszonych było niemal 1 mln 25 tys. cudzoziemców.
    Komplet: Zmiany w Kodeksie pracy 2022
    Zapraszamy do udziału w webinariach na temat zmian w Kodeksie pracy. Przy zakupie dwóch webinariów drugie 50% taniej. Komplet składa się z 2 webinariów: „Nieobecności pracownicze po nowelizacjach Kodeksu pracy” oraz „Kontrola trzeźwości pracowników w miejscu pracy”. Szkolenia poprowadzą Aleksander Kuźniar i Paweł Ziółkowski. Każdy z uczestników webinariów otrzyma imienny certyfikat. Polecamy!