REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy firmy MŚP powinny stosować procedury whistleblowingowe?

Subskrybuj nas na Youtube
whistleblowing
whistleblowing
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Sygnaliści, czyli osoby zgłaszające nadużycia, nieetyczne praktyki lub przypadki łamania prawa w organizacji, wkrótce doczekają się przepisów zapewniających im ochronę przed działaniami odwetowymi. Chociaż dyrektywa UE i projekt polskiej ustawy poza wyjątkami – przedsiębiorstwami finansowymi – obliguje do wdrażania procedur whistleblowingowych firmy zatrudniające co najmniej 50 osób, to ich stosowanie w pozostałych podmiotach nie jest tylko dobrą praktyką biznesową.

Wdrażanie procedur whistleblowingowych

Zaprezentowana w lipcu 2022 r. trzecia wersja projektu polskiej ustawy transponująca do krajowego porządku prawnego założenia unijnej dyrektywy wydaje się być już tą ostateczną i jest kwestią czasu, kiedy zostanie przegłosowana i trafi do dziennika ustaw. Jak podkreślają eksperci ze środowisk prawniczych, zmiany w ostatnim projekcie są raczej kosmetyczne, ale jedna rzecz pozostaje bez zmian – przepisy w pierwszej kolejności obejmą firmy prywatne zatrudniające co najmniej 250 osób, podmioty działające w szeroko pojętym sektorze finansowym oraz podmioty publiczne lub będące pod kontrolą państwa, z wyjątkiem urzędów gmin zamieszkałych przez mniej niż 10 000 mieszkańców. Zgodnie z wytycznymi wynikającymi z dyrektywy UE, od 17 grudnia 2023 r. przepisy te obejmą również firmy prywatne zatrudniające od 50 do 249 osób. To oznacza, że konieczność implementacji procedur whistleblowingowych obejmie nawet kilkadziesiąt tysięcy firm i instytucji. Obowiązek taki nie spoczywa na barkach mniejszych podmiotów, ale jak przekonuje Ewa Żak-Lisewska, dyrektor ds. rozwoju braf.tech i ekspert z obszaru compliance, współautorka aplikacji whiblo, również firmy z sektora MŚP powinny zdecydować się na taki krok.

REKLAMA

Autopromocja

- Występowanie nadużyć nie jest domeną wyłącznie dużych organizacji. Różne badania, np. „Raport to the Nations 2022” opracowany przez ACFE wskazuje, że także mniejsze firmy czy instytucje mogą stać się ofiarami lub inicjatorami przestępstw związanych z prowadzoną działalnością. Prawie ¼ wszystkich zgłoszonych i zbadanych przypadków na świecie dotyczyła firm zatrudniających mniej niż 100 pracowników, z medianą oszustw na poziomie 150k USD. Raport dotyczy przede wszystkim oszustw finansowych, ale do tego należy dodać łamanie także innych przepisów prawa Unii związanych np. z ochroną środowiska, RODO, cyberbezpieczeństwem, zdrowiem publicznym, ochroną żywności czy zamówieniami publicznymi. Do tego dochodzą jeszcze sytuacje nie ujęte w dyrektywie czy projekcie krajowej ustawy, ale również stanowiące pole do nadużyć i niosące ryzyko dla firm – np. łamanie prawa pracy czy przepisów bhp.

Prawne, finansowe i wizerunkowe konsekwencje

Przepisy wymienione w dyrektywie i polskiej ustawie, których złamanie może być przedmiotem zgłoszeń sygnalistów, ale też wskazane przez eksperta kwestie pracownicze, dotyczą niemal wszystkich obszarów działalności gospodarczej. Krajowa ustawa nie nakłada obowiązku stosowania procedur whistleblowingowych przez mniejsze podmioty w niej nie ujęte, ale ich nie zabrania. Co więcej, jeśli zgłoszenie o nadużyciach trafi do Rzecznika Praw Obywatelskich, czyli podmiotu wskazanego w polskiej ustawie do przekierowywania zgłoszeń zewnętrznych do innych organów państwowych, lub zostanie skierowana bezpośrednio do konkretnej instytucji, to taka sprawa będzie procedowana. Z tego względu, wdrożenie własnych procedur jest jak najbardziej na miejscu, bowiem pozwala organizacji na podjęcie wewnętrznych działań wyjaśniających, ograniczając ryzyko poważniejszych konsekwencji prawnych oraz ekonomicznych, np. kary finansowe nakładane przez instytucje państwowe czy utrata koncesji i licencji. Ujawnione przestępstwa czy nadużycia mają również negatywny wpływ reputację przedsiębiorstwa, co może skutkować spadkiem zaufania, a nawet utratą klientów czy partnerów biznesowych. Trzeba także wspomnieć o kwestii oddziaływania na osoby zatrudnione czy wykonujące pracę na rzecz danej organizacji – spadek morale, frustracja i odejścia pracowników.

Whistleblowing w MŚP – jak do tego podejść

Poza przedsiębiorstwami finansowymi, czyli prowadzącymi działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych i podlegających pod ustawę AML, firmy MSP nie są ustawowo zobligowane do implementacji procedur whistleblowingowych. Jednak decydując się na taki krok z własnej woli, powinny wykonać to zgodnie z obowiązującymi przepisami.

REKLAMA

Bezdyskusyjną kwestią będzie przyjmowanie, przetwarzanie i przechowywanie zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z RODO oraz ustawą o ochronie sygnalistów. Oznacza to m.in. ograniczenie dostępu do danych osobowych tylko do osób upoważnionych odpowiedzialnych za obsługę i weryfikację zgłoszeń a także prowadzenia działań następczych, oraz przechowywanie ich zgodnie z opisanymi w ustawie terminami. Kolejna kwestia to wyznaczenie osoby lub osób zajmujących się przyjmowaniem zgłoszeń. W większości przypadków ta odpowiedzialność przypada prawnikom zatrudnionym w firmie lub kancelarii obsługującej MŚP albo działowi HR/kadr. Dostępne analizy prawne dowodzą, że może nią być także Inspektor Ochrony Danych Osobowych (IOD) wyznaczony w ramach przepisów RODO w przedsiębiorstwie. Warunkiem będzie możliwość łączenia obu funkcji i wykonywanie nowych obowiązków z należytą starannością oraz posiadanie odpowiednich kwalifikacji. Również istotne będzie wybór odpowiedniego kanału dla sygnalistów, który umożliwi zachowanie poufności zgłoszeń, czyli dostęp będzie do niego ściśle ograniczony dla wyznaczonych osób. Kanał komunikacji powinien umożliwić także dwustronną komunikację, czyli przekazanie informacji zwrotnej o przyjęciu zgłoszenia, statusie sprawy czy potrzebie przekazania dodatkowych materiałów dowodowych. Zdaniem eksperta braf.tech, najlepszymi rozwiązaniami do tego celu mogą być specjalnie zaprojektowane systemy informatyczne, gwarantujące wysoki poziom bezpieczeństwa ochrony danych oraz usprawnią cały proces przyjmowania i przetwarzania zgłoszeń.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

­- Aplikacje informatyczne mają wiele zalet, które wyróżniają je spośród dotychczas stosowanych w firmach kanałów zbierania zgłoszeń wewnętrznych o nieprawidłowościach. Przede wszystkim jest to ochrona poufności sygnalisty, ponieważ zgłoszenie może być dokonane z dowolnego miejsca dającego największy komfort. Skrzynka na listy umiejscowiona w hali produkcyjnej czy biurze już tego nie gwarantuje. Poza tym dostęp do takiego systemu będą miały tylko osoby wyznaczone w ramach organizacji, a logowanie osób trzecich można uniemożliwić stosując mechanizm dwuskładnikowego uwierzytelnienia. Druga zaleta to znaczne ułatwienie późniejszych prac osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń. Te w formie rozmowy telefonicznej trzeba dokumentować pisemnie, a zgłoszenia papierowe digitalizować. W przypadku aplikacji wszystko mamy w jednym miejscu, a część procesów jest zautomatyzowana – przekazywanie dokumentacji do osób zajmujących się wyjaśnieniem sprawy, archiwizowanie, przypomnienia o terminach i najważniejsze – ciągłość komunikacji z sygnalistą. Do tego dochodzi również kwestia anonimowości zgłoszeń, bo choć nie jest to cecha uwzględniona w polskiej ustawie, to badanie ARC Rynek i Opinia z 2021 r. pokazało, iż 70 prac. pracowników oczekuje takiej funkcjonalności. Wybierając aplikację dla firmy MŚP warto też zwrócić uwagę na dwa elementy – łatwość instalacji i intuicyjność narzędzia. Najlepszym rozwiązaniem będą więc systemy oparte na chmurze obliczeniowej, dostępne w modelu subskrypcyjnym, bo wdrożenie takiego narzędzia nie wymaga praktycznie zaangażowanie po stronie IT firmy, a ich cena ze względu na model sprzedaży będzie bardziej atrakcyjna – powiedział Rafał Barański, ceo braf.tech i współtwórca aplikacji whiblo.

Tworząc procedury wewnętrzne nie można zapomnieć również o komunikacji i edukacji pracowników – muszą oni zrozumieć jaki jest cel wdrażania systemu whistleblowingowego i zaufać w dobre intencje firmy. Bez tego system jest skazany na porażkę, bo ewentualne zgłoszenia nie będą wpływać lub pracownik skieruje je do zewnętrznego podmiotu, zamiast skorzystać z kanału wyznaczonego przez firmę.

Whistleblowing, nawet w małych organizacjach ma podstawy do stosowania już teraz, bowiem nie jesteśmy w stanie przewidzieć jakie problemy w firmie wystąpią, a konsekwencje wynikające z poinformowania organów państwowych mogą być znacznie poważniejsze. Warto też wziąć pod uwagę fakt, że z czasem organizacja rośnie, także pod względem zatrudnienia, a wtedy prowadzenie procesów zbierania informacji o nadużyciach i rozwiązywania spraw staje się nie dobrą praktyką biznesową, a prawnym obowiązkiem. Bądźmy na to przygotowani!

Źródło: braf.tech:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od 1 lipca 2025 r. farmaceuci zarobią nawet 10 554 zł brutto. Nowa siatka płac w ochronie zdrowia

Od 1 lipca 2025 r. obowiązywać będą nowe minimalne wynagrodzenia dla farmaceutów zatrudnionych w placówkach ochrony zdrowia. Wzrost płac wyniesie nawet 1 300 zł brutto miesięcznie. To efekt corocznej waloryzacji stawek wynikającej z ustawy o minimalnych wynagrodzeniach w ochronie zdrowia, powiązanej ze wzrostem przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

4 dni pracy i 35 dni urlopu? Tak może wyglądać 2026 rok!

Rząd zapowiada gruntowną reformę Kodeksu pracy. W centrum zmian są: skrócenie tygodnia pracy do czterech dni lub 35 godzin oraz wydłużenie urlopu wypoczynkowego do 35 dni. Nowe przepisy mogą wejść w życie już od 2026 roku. Choć projekt budzi entuzjazm wielu pracowników, jego wdrożenie wymaga kompromisów z pracodawcami i szczegółowych analiz kosztów.

Jaki stopień niepełnosprawności uprawnia do... ? [Przykłady 2025]

To pytanie często zadają osoby z niepełnosprawnościami. Z jakim stopniem można ubiegać się o określone ulgi i świadczenia? Co przysługuje ze stopniem lekkim, umiarkowanym, a co ze znacznym? Prezentujemy kilka ważnych przykładów.

Zatrudniasz Ukraińców w 2025? Sprawdź nowe obowiązki, kary do 30 tys. zł i możliwe dofinansowania

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce to temat, który nie traci na aktualności. W 2025 roku, po wejściu w życie nowych przepisów z 1 czerwca, pracodawcy muszą szczególnie uważać na formalności, terminy i obowiązki. Jednocześnie mogą skorzystać z atrakcyjnych form wsparcia finansowego. Sprawdź, jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy i jakie dokumenty są potrzebne.

REKLAMA

Autyzm lub ADHD przemilczany w rekrutacji. Dlaczego kandydaci o tym nie mówią

Osoby z autyzmem, ADHD czy inną formą neuroatypową nie mówią o tym fakcie podczas procesu rekrutacyjnego. Dlaczego? Okazuje się, że większy odsetek osób neuroatypowych częściej szuka pracy niż osób neuronormatywnych.

Working and living in Poland: nowa platforma dla cudzoziemców i pracodawców

„Working and living in Poland” to miejsce, w którym cudzoziemcy z całego świata będą mogli znaleźć sprawdzone i kompleksowe informacje na temat życia i pracy w Polsce. Ponadto możliwe będzie zadawanie pytań konsultantom w trakcie rozmowy telefonicznej lub rozmowy na czacie. Można będzie również napisać mail z pytaniem.

Dodatkowy urlop pracownika z niepełnosprawnością do zmiany

Czy pracownicy ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności będą mogli korzystać z dodatkowego urlopu już w pierwszym roku, w którym wydano orzeczenie? Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wyklucza wprowadzenia zmian. Chce jednak, by taki dodatkowy urlop był przyznawany proporcjonalnie, na podobnych zasadach jak „zwykły” urlop wypoczynkowy.

Czerwiec 2025: dni wolne, godziny pracy

Czerwiec w 2025 roku – dni wolne i godziny pracy w szóstym miesiącu roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w czerwcu? Kalendarz czerwca w 2024 roku nie zawiera ani jednego święta ustawowo wolnego od pracy. Sprawdź, kiedy wypada najbliższe święto.

REKLAMA

Controlling personalny a prawo – gdzie kończy się analiza, a zaczyna odpowiedzialność

W epoce cyfrowej, gdzie dane pracownicze są coraz bardziej dostępne i kuszące do analizy, controlling personalny staje przed zadaniem nie tylko liczenia, ale także… rozumienia granic, których nie wolno przekroczyć. Odpowiednie systemy controllingowe (BI i EPM/CPM) mogą tu być nie tylko narzędziem, ale też gwarantem zgodności z prawem – o ile są mądrze skonfigurowane i używane.

Wyrok NSA: e-mail pracodawcy o zakończeniu pracy przez pracownika - czy to dozwolone?

Czy pracodawca może powiadomić o zakończeniu współpracy przez pracownika, czy nie narusza to jego danych osobowych? Czy jest to zgodne z RODO, z Kodeksem Pracy oraz z ustawą o ochronie danych osobowych? Sprawa trafiła na tle niniejszego zagadnienia aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

REKLAMA