Pracownik w podróży służbowej

Rozmowa z Agnieszką Czyżowicz, adwokatem z Kancelarii Prawniczej Andrzej Gotfryd w Jaśle.

• Co do zasady to pracodawca decyduje o tym, jakim środkiem transportu pracownik uda się w podróż służbową. Jak daleko sięga dowolność pozostawiona pracownikowi w zakresie wyboru środka transportu?

Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Przy wyznaczaniu środka transportu powinien brać pod uwagę specyfikę danego wyjazdu, a także uprawnienia posiadane przez pracownika w tym przypadku odpowiednie prawo jazdy. W razie braku uprawnień do kierowania przez pracownika danym typem pojazdu pracodawca nie może wydać polecenia do odbycia nim podróży służbowej. Należy pamiętać również o tym, że pracodawca nie może polecić pracownikowi zdobycia określonego środka transportu, np. użyczenia od znajomych.

W przypadku korzystania z transportu kolejowego pracodawca powinien precyzyjnie określić, jaką klasą i jakiego rodzaju pociągiem ma podróżować pracownik. Pracodawca nie ma możliwości narzucenia pracownikowi wykorzystania jego prywatnego samochodu, może jedynie wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem nienależącym do niego.

W przypadku użycia własnego środka transportu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.

• Czy czas podróży służbowej jest czasem pracy?

W zależności od okoliczności faktycznych czas podróży służbowej może być zaliczony do czasu pracy lub nie. W przypadku odbywania podróży służbowej w trakcie określonych dla pracownika jego godzin pracy czas podróży służbowej zalicza się do czasu pracy. W przypadku gdy podróż służbowa kontynuowana jest poza ustalonymi dla pracownika godzinami pracy, wówczas co do zasady nie zalicza się jej do czasu pracy. W tym ostatnim przypadku jest jednak wyjątek, tj. w sytuacji gdy po zakończeniu harmonogramowego czasu pracy pracownik nadal świadczy pracę, wówczas ma zaliczone godziny nadliczbowe pracy. Po tych godzinach świadczenia pracy sama podróż, np. droga powrotna do miejsca zamieszkania, nie jest wliczana do czasu pracy, gdyż jest poza harmonogramowymi godzinami pracy pracownika.

Krajowe podróże służbowe >>

• Czy prezesom spółek oraz członkom zarządu przysługują świadczenia z tytułu podróży służbowej? Jeśli tak, to na jakiej podstawie?

Członkowie zarządu spółek prawa handlowego mogą świadczyć usługi na rzecz spółki zarówno na podstawie umowy o pracę, umów cywilnoprawnych, jak i na podstawie powołania w rozumieniu stosownych przepisów Kodeksu spółek handlowych. Z tytułu wykonywanych zadań członkowie zarządu, będący zarówno pracownikami, jak i nimi niebędący, mają prawo do otrzymywania należności z tytułu podróży służbowej. Podstawą ku temu dla członków zarządu, będących pracownikami spółki, są przepisy Kodeksu pracy i aktów wykonawczych. Z kolei dla członków zarządu wykonujących swoje czynności na podstawie umowy cywilnoprawnej podstawa do wypłacania należności za podróże służbowe powinna wynikać z umowy. W przypadku gdy członkowie zarządu wykonują czynności jedynie na podstawie powołania, podstawa do wypłacania należności za podróże służbowe powinna istnieć bądź w umowie spółki, bądź w statucie, w stosownym regulaminie lub w uchwale powołującej danego członka zarządu.