Zagadnienia kontrolne w zakresie czasu pracy

Pracodawca powinien zatem udostępnić takie dokumenty, jak:

• zbiory przepisów zakładowych:
  – regulamin pracy lub układ zbiorowy (jeżeli obowiązuje danego pracodawcę),
  – obwieszczenie – w przypadku pracodawcy, u którego nie obowiązuje układ zbiorowy pracy i nie ma też obowiązku tworzenia regulaminu pracy,

Kontrola ZUS >>

• listy obecności i inne dokumenty, które służą do rejestracji czasu pracy (np. wydruki wejść i wyjść pracowników rejestrowanych w czytnikach kart elektronicznych – jeśli ten sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy jest przyjęty u danego pracodawcy; powinno to wynikać z zapisów regulaminu pracy lub u pracodawców, którzy nie mają obowiązku tworzenia regulaminu – z informacji o warunkach zatrudnienia),
• ewidencja czasu pracy łącznie z wnioskami o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych,
• akta osobowe, w których przechowywane są oświadczenia o korzystaniu lub nieskorzystaniu przez pracownika będącego rodzicem lub opiekunem z uprawnień, np.:
  – zgoda (lub jej brak) na wykonywanie pracy ponad 8 godzin, pracy w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych lub w systemie przerywanego czasu pracy przez pracownika opiekującego się dzieckiem w wieku do 4 lat,
  – wnioski o wprowadzenie skróconego i weekendowego systemu czasu pracy,
  – wnioski o zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• harmonogramy czasu pracy, które pracodawca powinien tworzyć dla pracowników zatrudnianych w różnych dniach i godzinach (tj. dla pracujących w systemie równoważnego czasu pracy czy na zmiany); są one źródłem informacji dla inspektora o tym, czy pracodawca planuje czas pracy pracowników w sposób zgodny z przepisami prawa pracy,
• umowy o pracę, w których inspektor może sprawdzić wymiary etatów pracowników, a w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy może zweryfikować, czy w umowach określono dodatkowo limit godzin ponadwymiarowych, natomiast w razie stosowania w firmie systemu skróconego tygodnia pracy lub weekendowego systemu czasu pracy – czy wprowadzono je w umowach o pracę,
• druki delegacji służbowych, które pozwalają na weryfikację czasu podróży służbowych odbywanych przez pracowników,

Wzory umów i formularzy >>

• regulamin organizacyjny – w celu ustalenia, których pracowników należy zakwalifikować jako kierowników
• wyodrębnionych komórek organizacyjnych,
• regulamin wynagradzania, listy płac oraz umowy o pracę – aby zweryfikować prawidłowość ustalania wynagrodzenia za godziny nadliczbowe i za pracę w porze nocnej,
• wykaz prac szczególnie niebezpiecznych lub związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym – jeśli w firmie są pracownicy „nocni”.