Szczepienie przeciw COVID-19 a nieobecność w pracy

Szczepienie na COVID usprawiedliwia nieobecność w pracy?

W związku ze zintensyfikowaniem możliwości szczepień przeciw COVID-19 kolejnych roczników, coraz więcej pracowników chcących skorzystać z takiej możliwości zgłasza pracodawcom nieobecność w ciągu całego lub części dnia roboczego. Pracodawcy z jednej strony powinni dążyć do zapewnienia pracownikom możliwości wykonania szczepienia, z drugiej mając na uwadze konieczność zapewnienia ciągłości pracy, mają możliwość wprowadzenia zasad udzielenia zwolnień czy urlopów w związku z planowanym szczepieniem.

Nieobecności i zwolnienia z pracy - rozporządzenie

Sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz zakres przysługujących pracownikom zwolnień od pracy, a także przypadki, w których za czas nieobecności lub zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Zwolnienie tylko na obowiązkowe badania i szczepienia

Przepis § 9 Rozporządzania nakłada na pracodawców obowiązek zwolnienia od pracy pracownika na czas niezbędny do przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych.

Szczepienia przeciw COVID-19 nie mają charakteru obowiązkowego – zgodnie z wydanym na podstawie ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczeniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, Rozporządzeniem Ministra Zdrowia w sprawie obowiązkowych szczepień ochronnych, COVID-19 nie został wpisany na listę szczepień obowiązkowych. Również Rozporządzenie w sprawie metody zapobiegania COVID-19, wprowadzające szczepienia nie określa, że są one obowiązkowe.

Oznacza to, że na firmach nie ciąży obecnie obowiązek zwolnienia pracownika od pracy oparty o przepisy regulujące zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Pracodawca może, ale nie ma obowiązku, uznać udział w szczepieniach za usprawiedliwioną nieobecność płatną.

Usprawiedliwienie nieobecności

Należy przy tym pamiętać, że obowiązkiem pracownika jest przedstawienie pracodawcy dowodu usprawiedliwiającego nieobecność. Nie wystarczy samo uprzedzenie lub zawiadomienie o terminie szczepienia. Zgodnie z art. 104 (1) §1 pkt 9) Kodeksu pracy (kp), przyjęty u danego pracodawcy sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy określany jest w regulaminie pracy. W praktyce niejednokrotnie firmy dopuszczają w regulaminach inne niż wskazane w Rozporządzeniu zasady zgłaszania nieobecności, w tym dowody taką nieobecność usprawiedliwiające.

Zwolnienie od pracy na załatwienie spraw osobistych – zwolnienie za szczepienie

Innym rozwiązaniem może być skorzystanie przez pracownika z instytucji uregulowanej w art. 151 § 2(1) kp czyli zwolnienia od pracy udzielonego w celu załatwienia spraw osobistych. Należy pamiętać, że zwolnienie udzielane jest na pisemny wniosek pracownika, który odpracowując wyjście osobiste nie świadczy pracy w nadgodzinach. Pracodawcy w tym przypadku powinni tak określić czas odpracowania, aby nie naruszyć pracowniczego prawa do odpoczynku. Pomimo, że forma pisemna ma charakter jedynie dowodowy warto, aby obie strony wyraziły swoją wolę na piśmie – pracownik składając wniosek, pracodawca akceptując lub odmawiając jego przyjęcia.

Zgoda pracodawcy

Pracownik nie może skorzystać ze zwolnienia od pracy bez zgody pracodawcy. Pracodawca może odmówić wyrażenia zgody w szczególności, jeżeli uzna wyjście pracownika za zagrożenie własnych interesów wynikające z nieświadczenia przez pracownika pracy w konkretnym terminie. Przyjmuje się, że firma może w tej sytuacji żądać od pracownika przedstawienia uzasadnienia wniosku o zwolnienie od pracy. W każdym przypadku jednak, odmowa udzielenia zwolnienia od pracy w celu szczepienia nie może mieć charakteru dyskryminacyjnego, co może mieć miejsce choćby w przypadku wybiórczego udzielania zgód lub uznania przez firmę szczepień za niedostateczny powód do zwolnienia od pracy.

Urlop wypoczynkowy na szczepienie

Wreszcie pracownicy mogą wnioskować o udzielnie im urlopów wypoczynkowych w związku z terminem szczepienia. Należy przy tym pamiętać, że urlop wypoczynkowy udzielany jest co do zasady w dniach roboczych, przez co firmy nie mają możliwości udzielenie urlopu w wymiarze godzinowym. Możliwość udzielenia urlopu w godzinach (czy minutach) występuje wyłącznie w sytuacji, gdy taka część urlopu pracownikowi przysługuje zgodnie z art. 154(2) § 4 kp.

Pracodawca może wprowadzić terminy szczepień do planu urlopów, tak aby zapewnić normalny tok pracy. Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika o udzielenie mu urlopu wypoczynkowego w określonym terminie. Może odmówić, jeżeli wymagają tego potrzeby związane z organizacją pracy, niemniej niewątpliwie w przypadku szczepień, w interesie pracodawców może być zapewnienie jak najsprawniejszego i szybkiego zaszczepienia załogi, właśnie po to, aby minimalizować ryzyko przestojów związanych z chorobą pracowników. W tym przypadku również firmy z należytą ostrożnością uzasadniać powinny odmowy udzielenia urlopów wypoczynkowych w związku ze szczepieniem.

Pracownicy mogą skorzystać również z 4 dni urlopu na żądanie pracownika w terminie przez siebie wskazanym zgodnie z art. 167 (2) kp. Należy pamiętać, że pracownik może udać się na taki urlop dopiero po akceptacji pracodawcy. W innym wypadku naraża się na konsekwencje porządkowe czy dyscyplinarne związane z samowolnym udaniem się na urlop.

Magdalena Sudoł, adwokat, Lubasz i Wspólnicy – Kancelaria Radców Prawnych sp. k.

Podstawa prawna:

• art. 11 (2); art. 11 (3); art. 18 (3a) –18 (3c); art. 104 (1) §1 pkt 9); 151 § 2(1) kp; art. 154(2) §4; art. 167²; art. 298² Kodeksu pracy;
• § 2 ust. 1; § 9 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy;
• art. 3 ust. 4; art. 17 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczeniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi;
• § 2 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 18 sierpnia 2011 r. w sprawie obowiązkowych szczepień ochronnych;
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie metody zapobiegania COVID-19.