Ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2026 r. - nie zawsze razem z pensją. Czasem nawet do 10 dni na wypłatę. Co zmienił Kodeks pracy?

• Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – nowe przepisy Kodeksu pracy od 27 stycznia 2026 r.
• Ekwiwalent za urlop wypłacany w 10 dni – nowe zasady z art. 171 § 5 k.p.
• Czy pracodawca może uniknąć wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?
• Przeniesienie urlopu na kolejną umowę o pracę – kiedy nie trzeba wypłacać ekwiwalentu?
• Sprawy kadrowe online od 27 stycznia 2026 r. - zmiany w Kodeksie pracy
• Postać elektroniczna dokumentów pracowniczych – co oznacza
• Forma pisemna w Kodeksie pracy – kiedy nadal jest obowiązkowa mimo cyfryzacji?

Od 27 stycznia 2026 r. obowiązują zmienione przepisy Kodeksu pracy, które określają termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop oraz umożliwiają załatwianie wielu spraw kadrowych w formie elektronicznej, obok tradycyjnej papierowej.  

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – nowe przepisy Kodeksu pracy od 27 stycznia 2026 r.

Pracownik, który nie zdążył wykorzystać przysługujących mu dni wolnych przed zakończeniem współpracy, ma prawo do rekompensaty finansowej. Ekwiwalent ten przysługuje zarówno w momencie rozwiązania, jak i wygaśnięcia umowy o pracę.

Od 27 stycznia 2026 r. obowiązują przepisy określające, kiedy należy wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Przed zmianami Kodeks pracy nie wskazywał wprost terminu wypłaty takiego świadczenia.

Zgodnie z art. 171 § 4 k.p. ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym w zakładzie pracy (ustalonym na podstawie art. 85 k.p.). Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek rozliczyć go razem z ostatnią pensją, zamiast wypłacać go w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.

Ekwiwalent za urlop wypłacany w 10 dni – nowe zasady z art. 171 § 5 k.p.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy termin wypłaty wynagrodzenia - ustalony zgodnie z art. 85 k.p. - przypada jeszcze przed zakończeniem stosunku pracy. W takim przypadku zastosowanie ma art. 171 § 5 k.p., który wprowadza odrębne zasady.

Zgodnie z tym przepisem, pracodawca ma obowiązek przekazać ekwiwalent za niewykorzystany urlop w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Jeżeli jednak tak wyznaczony termin przypadnie na dzień wolny od pracy, wypłata powinna nastąpić najpóźniej w dniu roboczym poprzedzającym ten termin.

Czy pracodawca może uniknąć wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?

Pracownik, który kończy zatrudnienie bez wykorzystania całego należnego urlopu, zachowuje prawo do ekwiwalentu pieniężnego. Obowiązek jego wypłaty powstaje zawsze wtedy, gdy wraz z rozwiązaniem umowy urlop nie został faktycznie wykorzystany. Kodeks pracy przewiduje jednak mechanizm, który ma ograniczyć takie sytuacje. Zgodnie z art. 167¹ k.p. w okresie wypowiedzenia pracownik musi skorzystać z przysługującego mu urlopu, jeżeli pracodawca zdecyduje się go udzielić. Oznacza to, że to pracodawca ma prawo jednostronnie skierować pracownika na urlop w czasie wypowiedzenia, nawet bez jego zgody.

W praktyce nie zawsze da się rozliczyć urlop w naturze. Zdarza się, że okres wypowiedzenia jest zbyt krótki, aby pracownik mógł wykorzystać całą przysługującą pulę dni wolnych. Często przeszkodą bywa także zwolnienie lekarskie obejmujące czas wypowiedzenia, które uniemożliwia skorzystanie z urlopu.

Urlop nie może być również udzielony w sytuacji, gdy umowa o pracę zostaje rozwiązana bez zachowania okresu wypowiedzenia, czyli w trybie natychmiastowym.

W takich przypadkach jedyną dopuszczalną formą rozliczenia niewykorzystanego urlopu pozostaje wypłata ekwiwalentu pieniężnego, do której pracodawca ma obowiązek z mocy prawa.

Przeniesienie urlopu na kolejną umowę o pracę – kiedy nie trzeba wypłacać ekwiwalentu?

Obowiązek wypłaty ekwiwalentu nie zawsze jest konieczny. Kodeks pracy dopuszcza wyjątek - jeśli pracownik i pracodawca uzgodnią, że niewykorzystany urlop zostanie wykorzystany przy kolejnym zatrudnieniu u tego samego pracodawcy, wypłata nie jest potrzebna.

Warunkiem jest zawarcie nowej umowy o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej. W takiej sytuacji urlop przechodzi na nowy stosunek pracy, a pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu pieniężnego.

Sprawy kadrowe online od 27 stycznia 2026 r. - zmiany w Kodeksie pracy

Od 27 stycznia 2026 r. wiele spraw z zakresu prawa pracy można załatwiać elektronicznie. Pracownik i pracodawca mogą wybrać, czy dokumenty będą składane w formie papierowej, czy elektronicznej. W formie elektronicznej możliwe jest m.in.:

• przekazywanie informacji o monitoringu w miejscu pracy,
• informowanie o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
• konsultowanie zamiaru wypowiedzenia umowy z organizacją związkową,
• ustalanie harmonogramów czasu pracy,
• składanie wniosków o indywidualny rozkład czasu pracy,
• wnioskowanie o skrócony tydzień pracy, system weekendowy lub ruchomy czas pracy,
• składanie wniosków o czas wolny na sprawy osobiste,
• wnioskowanie o czas wolny za nadgodziny,
• informowanie PIP o zatrudnianiu pracowników nocnych,
• składanie wniosków o urlop bezpłatny, także na czas pracy u innego pracodawcy,
• przekazywanie instrukcji i wytycznych BHP.

Postać elektroniczna dokumentów pracowniczych – co oznacza

Postać elektroniczna to np. oświadczenie złożone w e-mailu podpisanym imieniem i nazwiskiem lub innymi danymi pozwalającymi ustalić nadawcę. Obejmuje też dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Forma pisemna w Kodeksie pracy – kiedy nadal jest obowiązkowa mimo cyfryzacji?

Warto podkreślić, że Kodeks pracy w wielu przypadkach nadal wymaga zachowania formy pisemnej. Dotyczy to m.in. wypowiedzenia umowy o pracę. Oznacza to konieczność złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie.

Jednocześnie przepisy uznają, że oświadczenie woli złożone elektronicznie z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest równoważne z formą pisemną. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2024 r. (II PSKP 86/22), wskazując, że wypowiedzenie umowy przesłane elektronicznie z bezpiecznym podpisem kwalifikowanym spełnia wymogi prawa pracy, zwłaszcza w środowisku, w którym strony na co dzień posługują się komunikacją elektroniczną. Zwykły e-mail lub skan dokumentu w przypadku zwalniania pracownika może zostać uznany za naruszenie procedur.