Jak udzielić zaległego urlopu wypoczynkowego

Najpóźniej 30 września 2015 r. pracownik musi rozpocząć wykorzystywanie całego zaległego urlopu wypoczynkowego za zeszły rok. Do tego dnia wystarczy udzielić pracownikowi urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w planie urlopów albo po porozumieniu z pracownikiem (jeżeli pracodawca nie ustala planu urlopów).

Koniec września oznacza, że pracodawcy będą mieli dodatkowe obowiązki związane z przeglądem dokumentacji pracowniczej i udzielaniem zaległych urlopów. Aby nie narazić się na konsekwencje w czasie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy i ukaranie grzywną za niewykonanie obowiązku, powinni zadbać, żeby pracownicy rozpoczęli korzystanie z zaległych urlopów najpóźniej 30 września 2015 r. (art. 168 ustawy – Kodeks pracy, dalej: k.p.).

Zobacz: Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego a urlop wypoczynkowy

Przegląd dokumentacji urlopowej

Pracodawca już wcześniej powinien przejrzeć dokumentację urlopową pracowników za poprzedni rok kalendarzowy, tak aby racjonalnie zaplanować pracownikom terminy wykorzystania takich urlopów za rok ubiegły, najlepiej rozłożonych w czasie roku.

Przegląd tej dokumentacji zrealizowany w 2015 r. powinien wykazać stan wykorzystania przez pracowników urlopów wypoczynkowych za 2014 r. Przy takiej czynności należy pamiętać, że nie dotyczy to urlopu na żądanie. Niewykorzystanego w ubiegłym roku urlopu na żądanie nie trzeba koniecznie udzielać pracownikowi do końca września następnego roku – wystarczy udzielenie tej części urlopu do upływu okresu przedawnienia.

Obowiązek wykorzystania do 30 września następnego roku zaległego urlopu nie dotyczy urlopu na żądanie.

Rekomendowany produkt: 100 pytań o urlopy wypoczynkowe (książka + CD)

W 2014 r. pracownik – z 26 dni przysługującego mu urlopu wypoczynkowego – wykorzystał 19 dni, z czego 2 dni na żądanie. A zatem wymiar urlopu zaległego za 2014 r. wynosi 7 dni, ale obowiązek udzielenia urlopu do końca września 2015 r. obejmuje tylko 5 dni tego urlopu. Pozostałe 2 dni to niewykorzystany przez pracownika urlop na żądanie – w 2015 r. uzyskuje on już status „zwykłego” urlopu, ale jednak nie dotyczy go art. 168 k.p. Ta część urlopu może zostać przez pracownika wykorzystana aż do upływu 3-letniego okresu przedawnienia.

Uzgodnienie z pracownikiem terminu wykorzystania zaległego urlopu

Po dokonaniu przeglądu dokumentacji urlopowej pracodawca powinien przekazać pracownikom informacje, w jakim wymiarze muszą oni wykorzystać zaległe urlopy do końca września 2015 r. oraz zwrócić się do nich o wskazanie preferowanego terminu wykorzystania tych urlopów. Warto, aby pracodawca wyznaczył termin, do którego pracownicy powinni wskazać takie terminy urlopów – w przeciwnym razie nie będzie wiadomo, kiedy pracodawca może już przestać oczekiwać na wnioski pracowników w tej sprawie.

Rekomendowany produkt: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Udzielając pracownikom urlopów wypoczynkowych, pracodawca ma jednak prawo brać pod uwagę nie tylko wnioski pracowników, ale i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie pracy (art. 163 § 1 i § 1¹ k.p.). Jest to generalna zasada dotycząca udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych. Oznacza to, że nie zawsze możliwe jest uwzględnienie wniosków pracowników co do terminu urlopu; dotyczy to także urlopu zaległego.

W praktyce może jednak nie dojść do uzgodnienia z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu albo pracownik nie jest zainteresowany wykorzystaniem urlopu do końca września. Wówczas pracodawca ma prawo narzucić pracownikowi termin wykorzystania zaległego urlopu. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05), w którym stwierdził, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody.

Pracownik ma 15 dni zaległego urlopu za 2014 r. Pracodawca zwrócił się do niego w czerwcu 2015 r. o określenie, kiedy chciałby wykorzystać ten urlop, czego pracownik dotychczas nie zrobił (mimo że minął już termin określony przez pracodawcę na podjęcie przez pracownika decyzji w tej sprawie). W tej sytuacji pracodawca ma prawo samodzielnie wyznaczyć pracownikowi termin wykorzystania tego urlopu i nie dopuszczać go do świadczenia pracy w tym terminie.

Istnieją również odmienne poglądy niektórych specjalistów prawa pracy oraz stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy (pismo nr GNP-110-4560-46/07/PE), według nich pracodawca nie może zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego. PIP w tym stanowisku stwierdził, że pracodawca – wbrew woli pracownika – może udzielić mu urlopu (bieżącego oraz zaległego) wyłącznie w okresie wypowiedzenia umowy o pracę.

Zobacz również: Wymiar urlopu wypoczynkowego na niepełnym etacie

Jeżeli zatem pracownik odmawiałby wykorzystania w terminie do 30 września zaległego urlopu, dobrze jest przedstawić mu na piśmie propozycje dotyczące terminów wykorzystania tego urlopu i sporządzić notatkę służbową, wskazując, że pracownik nie wyraził zgody na proponowane terminy wykorzystania urlopu. W ten sposób w razie kontroli PIP pracodawca będzie miał dowód na to, że chciał udzielić pracownikowi zaległego urlopu, lecz pracownik odmówił jego wykorzystania.

Wybór sposobu postępowania w tej kwestii należy do pracodawcy, jednak pierwszy pogląd jest dominujący w praktyce.

Udzielenie pracownikowi zaległego urlopu

Zaległy urlop wypoczynkowy powinien być udzielony pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Może budzić wątpliwości, jak należy rozumieć termin „udzielony” – czy do końca września pracodawca ma podpisać wniosek pracownika o urlop (który jednak może być wypisany na urlop w terminie późniejszym, np. w październiku lub grudniu), czy też do końca września cały zaległy urlop ma już być przez pracownika wykorzystany.

W czasie obowiązywania art. 168 k.p. w brzmieniu, z którego wynikało, że zaległy urlop ma być pracownikowi udzielony do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego – zarówno PIP, jak i MPiPS prezentowały pogląd – że wystarczy, jeżeli 31 marca pracownik rozpocznie wykorzystywanie zaległego urlopu. Obecnie należy przyjąć, że wystarczy, jeżeli 30 września pracownik rozpocznie wykorzystywanie tego urlopu.

Zobacz: Urlop wypoczynkowy - poradnik

Tak więc pracownik powinien rozpocząć wykorzystywanie zaległego urlopu wypoczynkowego najpóźniej 30 września 2015 r. Natomiast nie jest konieczne, aby do tego dnia cały zaległy urlop został już przez pracownika wykorzystany.

Pracownik ma 14 dni zaległego urlopu za 2014 r., który musi mu być udzielony do końca września 2015 r. Wystarczy, jeżeli pracownik rozpocznie wykorzystywanie tego urlopu od środy – 30 września br. Najpóźniej w tym dniu pracownik musi jednak rozpocząć wykorzystywanie całego tego urlopu (czyli w wymiarze 14 dni).

Może się jednak zdarzyć, że mimo iż pracodawca udzielił pracownikowi zaległego urlopu i będzie on rozpoczęty przez pracownika już od końca września, to nie zostanie przez pracownika wykorzystany w całości, tj. jednorazowo, począwszy od końca września. Może to mieć miejsce np. w razie choroby pracownika, która przerwie urlop wypoczynkowy. Jest to obiektywna przyczyna, a zatem nie ma w tym winy pracodawcy. Nie zostanie więc on ukarany przez PIP za nieudzielenie pracownikowi zaległego urlopu w terminie. W takiej jednak sytuacji pozostała do wykorzystania część urlopu powinna być pracownikowi udzielona w jak najszybszym terminie, gdy pracownik powróci już do pracy po chorobie.

PIP nie ukarze pracodawcy, jeżeli pracownik nie wykorzystał zaległego urlopu z przyczyn obiektywnych, np. choroby.

Także w przypadku, gdy pracownik jest długotrwale nieobecny w pracy, np. z powodu zwolnienia lekarskiego albo urlopu macierzyńskiego, nie zawsze jest możliwe udzielenie mu zaległego urlopu do końca września. Również w takich przypadkach przyczyna niewypełnienia przez pracodawcę obowiązku (udzielenia urlopu wypoczynkowego) jest obiektywna. Jednak pracodawca powinien udzielić pracownikowi tego urlopu jak najszybciej po jego powrocie do pracy.

Zobacz: Urlopy wypoczynkowe o szczególnym charakterze

Konsekwencje nieudzielenia zaległego urlopu

Nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.).

Nie ma przy tym prawnej możliwości, aby pracodawca za zaległy urlop wypoczynkowy wypłacił pracownikowi ekwiwalent pieniężny. Ze względu na to, że urlop wypoczynkowy jest zwolnieniem od pracy, które ma służyć regeneracji sił psychofizycznych pracownika, konieczne jest wykorzystanie go w naturze.

Obecnie dopuszczalne jest wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego tylko wtedy, gdy urlop nie może być wykorzystany z powodu ustania stosunku pracy (art. 171 k.p.).

Pracodawca nie może wypłacić pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy zamiast udzielenia zaległego urlopu, gdy ten ma możliwość go wykorzystać.

Niewykorzystanie przez pracownika zaległego urlopu do końca września nie oznacza, że urlop ten pracownikowi przepada. Prawo do urlopu przedawnia się dopiero z upływem 3 lat (art. 291 k.p.).

Porozmawiaj o tym na FORUM

Podstawa prawna:

- art. 152 § 2, art. 163 § 1 i 1¹, art. 168, 171, art. 282 § 1 pkt 2, art. 291 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1220).