| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Urlopy > Wychowawczy > Jak prawidłowo rozliczać składki ZUS za pracownika na urlopie wychowawczym

Jak prawidłowo rozliczać składki ZUS za pracownika na urlopie wychowawczym

Aby prawidłowo ustalić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę przebywającą na urlopie wychowawczym, płatnik musi ustalić wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczoną/ego w okresie 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy.

W przypadku pracowników przebywających na urlopach wychowawczych, pracodawca ma obowiązek comiesięcznego rozliczania w ZUS składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne. Nie jest natomiast ich płatnikiem. Bowiem za osobę korzystającą z urlopu wychowawczego i nieposiadającą innego tytułu do ubezpieczeń powyższe składki finansowane są przez budżet państwa. Warunkiem jest nieposiadanie innego tytułu do ubezpieczeń w trakcie korzystania z tego urlopu.

Osoby przebywające na urlopach wychowawczych podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym - emerytalnemu i rentowym. Warunkiem objęcia tymi ubezpieczeniami jest:

  • nieposiadanie ustalonego prawa do renty bądź emerytury oraz
  • nieposiadanie innego tytułu skutkującego obowiązkiem ubezpieczeń społecznych.

Obowiązkowe będzie dla nich także ubezpieczenie zdrowotne - pod warunkiem nieposiadania innego, obowiązkowego tytułu do tego ubezpieczenia.

Ustalanie zakresu ubezpieczeń z tytułu urlopu wychowawczego

Osoba rozpoczynająca urlop wychowawczy ma obowiązek poinformować płatnika składek o okolicznościach mających wpływ na zakres ubezpieczeń z tytułu urlopu wychowawczego - takich jak ustalone prawo do emerytury lub renty albo posiadanie innego tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. ZUS wskazuje, że dopóki płatnik składek nie uzyska we wskazanym zakresie oświadczenia pracownika, nie powinien sporządzać imiennych raportów miesięcznych za tę osobę.

Kamila B. od 1 września 2018 r. korzysta z urlopu wychowawczego w spółce z o.o., w której jest zatrudniona od 6 lat. Płatnik zgłasza ją z tego tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych i zdrowotnego, ponieważ zgodnie z oświadczeniem pracownicy nie posiada ona innego tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Od 1 grudnia 2018 r. Kamila B. rozpoczęła prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej, ale nie zgłosiła tego faktu swojemu pracodawcy. Płatnik udzielający jej urlopu wychowawczego dowiedział się o tym dopiero w marcu 2019 r., otrzymując z ZUS zawiadomienie o błędzie dotyczącym rozliczenia składek za Kamilę B. z tytułu przebywania przez nią na urlopie wychowawczym. W tej sytuacji spółka z o.o., zatrudniająca tę ubezpieczoną, będzie zobowiązana skorygować przesłaną do ZUS dokumentację rozliczeniową za grudzień 2018 r., oraz styczeń i luty 2019 r. Korekta polega na wyzerowaniu raportów składkowych ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 xx. Posiadając inny tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (własną działalność), pracownica nie może być bowiem objęta obowiązkowymi ubezpieczeniami z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym.

Maria B. jest zatrudniona w firmie swojej krewnej na 1/2 etatu. Od 10 lat pobiera rentę socjalną. Rozpoczęła korzystanie z urlopu wychowawczego od 1 października 2018 r. Z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym podlega ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym oraz zdrowotnemu i powinna zostać z tego tytułu zgłoszona do ZUS (poprzez złożenie przez płatnika odpowiednich dokumentów rozliczeniowych). Przez pojęcie "renta", która wyłącza obowiązek ubezpieczeń z tytułu urlopu wychowawczego, nie należy bowiem rozumieć m.in. renty socjalnej. Renta, która wyłącza obowiązek ubezpieczeń z tytułu urlopu wychowawczego, to świadczenie pieniężne z systemu ubezpieczenia społecznego (z ZUS lub KRUS) albo zaopatrzenia emerytalnego (np. żołnierzy zawodowych czy funkcjonariuszy policji).

Polecamy: Kodeks pracy 2019 – Nowe Wydanie. Praktyczny komentarz z przykładami

Podstawa wymiaru składek ZUS z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych stanowi kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, z zastrzeżeniem, że podstawa ta:

  • nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy oraz

  • nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia (w 2019 r. - 2250 zł). Natomiast dla pracownika zatrudnionego na część etatu podstawa ta nie może być niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia ustalona proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy i nie może być niższa niż 75% aktualnego minimalnego wynagrodzenia.

Podstawę wymiaru składki zdrowotnej za osoby przebywające na urlopach wychowawczych stanowi kwota specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych (w 2019 r. - 620 zł). Podstawa wymiaru składki zdrowotnej jest niepodzielna i nie ulega obniżeniu w przypadku korzystania z urlopu wychowawczego przez niepełny miesiąc.

Podstawa wymiaru składek ZUS za osoby przebywające na urlopach wychowawczych

Ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Ubezpieczenie zdrowotne

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie z ostatnich 12 miesięcy, z zachowaniem ustawowych limitów

60% kwoty prognozowanego wynagrodzenia
miesięcznego - dla osób, których ustalone przeciętne wynagrodzenie przekracza tę kwotę

75% kwoty
minimalnego wynagrodzenia - dla osób, których ustalone przeciętne wynagrodzenie jest niższe od tej kwoty

Kwota specjalnego zasiłku opiekuńczego

Kwota obowiązująca w od 1 stycznia do 31 grudnia 2019 r.

2859 zł

1687,50 zł

620 zł

Zasady obliczania składek za osobę korzystającą z urlopu wychowawczego

Aby prawidłowo ustalić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę przebywającą na urlopie wychowawczym, płatnik musi ustalić wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczoną/ego w okresie 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy. Jeżeli ustalona kwota będzie mieściła się w przedziale między "górnym" a "dolnym" ograniczeniem podstawy wymiaru składek, wówczas składki należy rozliczać od kwoty ustalonego przeciętnego wynagrodzenia osoby ubezpieczonej. Jeżeli wynagrodzenie pracownika będzie wyższe niż maksymalna podstawa wymiaru składek, to w czasie urlopu wychowawczego składki należy ograniczyć do kwoty "górnego" limitu podstawy wymiaru. Analogicznie, jeśli przeciętne wynagrodzenie będzie niższe niż minimalna podstawa wymiaru składek określona w ustawie, to składki należne za okres urlopu wychowawczego należy podwyższyć do "dolnego" ograniczenia podstawy wymiaru składek.

Spółka z o.o. zatrudnia w 2019 r. 3 osoby, które obecnie korzystają z urlopu wychowawczego. Żadna z nich nie posiada ustalonego prawa do renty bądź emerytury ani innego tytułu do ubezpieczeń. Dla każdej z zatrudnionych osób pracodawca ustalił przeciętne miesięczne wynagrodzenie z ostatnich 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Dla pierwszej pracownicy wynagrodzenie to wyniosło 3896,58 zł, dla drugiej - 2558,90 zł, natomiast dla trzeciej, zatrudnionej na 1/2 etatu - 1500 zł.

W tej sytuacji podstawa wymiaru składek emerytalnej i rentowej pierwszej pracownicy zostanie ustalona po ograniczeniu jej do górnego limitu, czyli na poziomie 2859 zł, dla drugiej pracownicy podstawa wymiaru składek będzie równa ustalonemu przeciętnemu wynagrodzeniu (2558,90 zł), bowiem mieści się w przedziale między dolnym a górnym ograniczeniem podstawy wymiaru składek. Natomiast dla trzeciej pracownicy podstawa zostanie ustalona na poziomie dolnego limitu, czyli 1687,50 zł, ponieważ jej przeciętne wynagrodzenie było niższe niż dopuszczalna podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika służące do ustalenia podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym płatnik oblicza przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. Jeżeli długość okresu zatrudnienia u danego pracodawcy na to pozwala, do średniej należy przyjąć wynagrodzenie z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego. Jeżeli natomiast ubezpieczony korzysta z prawa do urlopu wychowawczego przed upływem 12-miesięcznego okresu zatrudnienia u danego płatnika, przy ustalaniu podstawy wymiaru składek należy uwzględniać przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia, uzyskane u danego płatnika. Jeśli urlop wychowawczy rozpoczął się przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego zatrudnienia, do ustalenia podstawy wymiaru składek należy przyjąć wynagrodzenie, które pracownik uzyskałby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy. Do ustalenia przeciętnego wynagrodzenia przyjmuje się wyłącznie kwoty stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Należy pamiętać, że w sytuacji gdy pracownik nie podlega ubezpieczeniom z tytułu urlopu wychowawczego przez pełny miesiąc (rozpoczął lub zakończył urlop w trakcie miesiąca), płatnik ma obowiązek proporcjonalnie zmniejszyć podstawę wymiaru składek w tym miesiącu. Dotyczy to wszystkich przypadków - nie ma znaczenia, czy podstawa ta została ustalona na poziomie faktycznego przeciętnego wynagrodzenia czy na podstawie dolnego lub górnego limitu.

Grzegorz M., zatrudniony od 2018 r., wystąpił do swojego pracodawcy o udzielenie mu urlopu wychowawczego od 8 kwietnia 2019 r. Pracownik ten otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 3800 zł i w takiej wysokości ustalono mu przeciętne miesięczne wynagrodzenie jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne - rentowe z tytułu urlopu wychowawczego. Gdyby Grzegorz M. przebywał na urlopie wychowawczym przez cały kwiecień, podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tego tytułu wynosiłaby 2859 zł. Podstawę tę trzeba jednak w kwietniu 2019 r. zmniejszyć proporcjonalnie do liczby dni podlegania ubezpieczeniom z tytułu urlopu wychowawczego. Będzie ją stanowiła kwota 2191,90 zł, co wynika z wyliczenia: (2859 zł : 30 dni miesiąca) x 23 dni podlegania ubezpieczeniom.

Zasady ustalania przeciętnego wynagrodzenia za osobę korzystającą z urlopu wychowawczego

Przy ustalaniu kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia pracownika, który rozpoczyna urlop wychowawczy, należy analogicznie stosować zasady ustalania przeciętnego wynagrodzenia dla celów zasiłkowych. Trzeba jednak przy tym pamiętać o pewnych istotnych wyjątkach.

Po pierwsze, przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia z 12 ostatnich miesięcy osoby rozpoczynającej urlop wychowawczy nie należy wyłączać niektórych składników wynagrodzenia, które przy ustalaniu podstawy zasiłku nie mogłyby zostać uwzględnione. Ustalając podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, należy wliczyć do przeciętnego wynagrodzenia następujące, oskładkowane przychody:

  • nagrody uznaniowe,
  • dodatki stażowe, służbowe i funkcyjne,
  • nagrody okolicznościowe, np. za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów), z okazji ślubu pracownika lub urodzenia się dziecka pracownika itp.,
  • dopłaty do dodatkowego ubezpieczenia pracownika,
  • bony lub wypłaty w gotówce, przyznawane w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźnikiem procentowym, z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.,
  • składniki wynagrodzenia, które nie są bezpośrednio zależne od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy.

Po drugie, ustalonego przeciętnego wynagrodzenia osoby korzystającej z urlopu wychowawczego nie pomniejsza się o kwoty odpowiadające wartości składek finansowanych przez ubezpieczonego (co jest ustawowym wymogiem w przypadku ustalania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego).

Ponadto podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym płatnik nie ustala ponownie w sytuacji, gdy:

  • w trakcie urlopu wychowawczego wygaśnie prawo do określonego składnika wynagrodzenia, który był uwzględniony w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu lub
  • pracodawca zaprzestanie wypłaty określonego składnika wynagrodzenia.

Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy taki składnik wynagrodzenia został włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia.

Jeżeli w okresie, z którego wynagrodzenie jest uwzględniane przy ustalaniu podstawy wymiaru składek, pracownik nie otrzymał pełnego wynagrodzenia, ponieważ nie przepracował części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:

  • wyłącza się miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
  • przyjmuje się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy - po jego uzupełnieniu,

- przy czym dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, traktuje się na równi z dniami pracy.

Jeżeli natomiast w okresie przyjętym do ustalenia podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego pracownik w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, wówczas należy uwzględnić wynagrodzenie za wszystkie miesiące, po odpowiednim uzupełnieniu. Uzupełnienia wynagrodzenia zasadniczo dokonuje się w analogiczny sposób, jak ma to miejsce w przypadku ustalania przeciętnego wynagrodzenia dla celów zasiłkowych.

Czytaj także

Data publikacji:

Autor:

ekspert prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji i opracowań z zakresu składkowego, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były wieloletni pracownik ZUS

Źródło:

Serwis Prawno-Pracowniczy

Zdjęcia

Jak prawidłowo rozliczać składki ZUS za pracownika na urlopie wychowawczym
Jak prawidłowo rozliczać składki ZUS za pracownika na urlopie wychowawczym

Potrącenia komornicze i administracyjne z wynagrodzeń99.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

REWOLUCJA W DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ 2019

reklama

Eksperci portalu infor.pl

Tomasz Stasiewski

Doradca podatkowy, biegły rewident

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »