Jak prawidłowo rozliczać składki ZUS za pracownika na urlopie wychowawczym

W przypadku pracowników przebywających na urlopach wychowawczych, pracodawca ma obowiązek comiesięcznego rozliczania w ZUS składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne. Nie jest natomiast ich płatnikiem. Bowiem za osobę korzystającą z urlopu wychowawczego i nieposiadającą innego tytułu do ubezpieczeń powyższe składki finansowane są przez budżet państwa. Warunkiem jest nieposiadanie innego tytułu do ubezpieczeń w trakcie korzystania z tego urlopu.

Osoby przebywające na urlopach wychowawczych podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym - emerytalnemu i rentowym. Warunkiem objęcia tymi ubezpieczeniami jest:

• nieposiadanie ustalonego prawa do renty bądź emerytury oraz
• nieposiadanie innego tytułu skutkującego obowiązkiem ubezpieczeń społecznych.

Obowiązkowe będzie dla nich także ubezpieczenie zdrowotne - pod warunkiem nieposiadania innego, obowiązkowego tytułu do tego ubezpieczenia.

Ustalanie zakresu ubezpieczeń z tytułu urlopu wychowawczego

Osoba rozpoczynająca urlop wychowawczy ma obowiązek poinformować płatnika składek o okolicznościach mających wpływ na zakres ubezpieczeń z tytułu urlopu wychowawczego - takich jak ustalone prawo do emerytury lub renty albo posiadanie innego tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. ZUS wskazuje, że dopóki płatnik składek nie uzyska we wskazanym zakresie oświadczenia pracownika, nie powinien sporządzać imiennych raportów miesięcznych za tę osobę.

Kamila B. od 1 września 2018 r. korzysta z urlopu wychowawczego w spółce z o.o., w której jest zatrudniona od 6 lat. Płatnik zgłasza ją z tego tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych i zdrowotnego, ponieważ zgodnie z oświadczeniem pracownicy nie posiada ona innego tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Od 1 grudnia 2018 r. Kamila B. rozpoczęła prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej, ale nie zgłosiła tego faktu swojemu pracodawcy. Płatnik udzielający jej urlopu wychowawczego dowiedział się o tym dopiero w marcu 2019 r., otrzymując z ZUS zawiadomienie o błędzie dotyczącym rozliczenia składek za Kamilę B. z tytułu przebywania przez nią na urlopie wychowawczym. W tej sytuacji spółka z o.o., zatrudniająca tę ubezpieczoną, będzie zobowiązana skorygować przesłaną do ZUS dokumentację rozliczeniową za grudzień 2018 r., oraz styczeń i luty 2019 r. Korekta polega na wyzerowaniu raportów składkowych ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 xx. Posiadając inny tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (własną działalność), pracownica nie może być bowiem objęta obowiązkowymi ubezpieczeniami z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym.

Maria B. jest zatrudniona w firmie swojej krewnej na 1/2 etatu. Od 10 lat pobiera rentę socjalną. Rozpoczęła korzystanie z urlopu wychowawczego od 1 października 2018 r. Z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym podlega ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym oraz zdrowotnemu i powinna zostać z tego tytułu zgłoszona do ZUS (poprzez złożenie przez płatnika odpowiednich dokumentów rozliczeniowych). Przez pojęcie "renta", która wyłącza obowiązek ubezpieczeń z tytułu urlopu wychowawczego, nie należy bowiem rozumieć m.in. renty socjalnej. Renta, która wyłącza obowiązek ubezpieczeń z tytułu urlopu wychowawczego, to świadczenie pieniężne z systemu ubezpieczenia społecznego (z ZUS lub KRUS) albo zaopatrzenia emerytalnego (np. żołnierzy zawodowych czy funkcjonariuszy policji).

Polecamy: Kodeks pracy 2019 – Nowe Wydanie. Praktyczny komentarz z przykładami

Podstawa wymiaru składek ZUS z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych stanowi kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, z zastrzeżeniem, że podstawa ta:

• nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy oraz

• nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia (w 2019 r. - 2250 zł). Natomiast dla pracownika zatrudnionego na część etatu podstawa ta nie może być niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia ustalona proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy i nie może być niższa niż 75% aktualnego minimalnego wynagrodzenia.

Podstawę wymiaru składki zdrowotnej za osoby przebywające na urlopach wychowawczych stanowi kwota specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych (w 2019 r. - 620 zł). Podstawa wymiaru składki zdrowotnej jest niepodzielna i nie ulega obniżeniu w przypadku korzystania z urlopu wychowawczego przez niepełny miesiąc.

Podstawa wymiaru składek ZUS za osoby przebywające na urlopach wychowawczych

Ubezpieczenia emerytalne i rentowe			Ubezpieczenie zdrowotne
Przeciętne miesięczne wynagrodzenie z ostatnich 12 miesięcy, z zachowaniem ustawowych limitów	60% kwoty prognozowanego wynagrodzenia miesięcznego - dla osób, których ustalone przeciętne wynagrodzenie przekracza tę kwotę	75% kwoty minimalnego wynagrodzenia - dla osób, których ustalone przeciętne wynagrodzenie jest niższe od tej kwoty	Kwota specjalnego zasiłku opiekuńczego
Kwota obowiązująca w od 1 stycznia do 31 grudnia 2019 r.	2859 zł	1687,50 zł	620 zł

Zasady obliczania składek za osobę korzystającą z urlopu wychowawczego

Aby prawidłowo ustalić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę przebywającą na urlopie wychowawczym, płatnik musi ustalić wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczoną/ego w okresie 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy. Jeżeli ustalona kwota będzie mieściła się w przedziale między "górnym" a "dolnym" ograniczeniem podstawy wymiaru składek, wówczas składki należy rozliczać od kwoty ustalonego przeciętnego wynagrodzenia osoby ubezpieczonej. Jeżeli wynagrodzenie pracownika będzie wyższe niż maksymalna podstawa wymiaru składek, to w czasie urlopu wychowawczego składki należy ograniczyć do kwoty "górnego" limitu podstawy wymiaru. Analogicznie, jeśli przeciętne wynagrodzenie będzie niższe niż minimalna podstawa wymiaru składek określona w ustawie, to składki należne za okres urlopu wychowawczego należy podwyższyć do "dolnego" ograniczenia podstawy wymiaru składek.

Spółka z o.o. zatrudnia w 2019 r. 3 osoby, które obecnie korzystają z urlopu wychowawczego. Żadna z nich nie posiada ustalonego prawa do renty bądź emerytury ani innego tytułu do ubezpieczeń. Dla każdej z zatrudnionych osób pracodawca ustalił przeciętne miesięczne wynagrodzenie z ostatnich 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Dla pierwszej pracownicy wynagrodzenie to wyniosło 3896,58 zł, dla drugiej - 2558,90 zł, natomiast dla trzeciej, zatrudnionej na 1/2 etatu - 1500 zł.

W tej sytuacji podstawa wymiaru składek emerytalnej i rentowej pierwszej pracownicy zostanie ustalona po ograniczeniu jej do górnego limitu, czyli na poziomie 2859 zł, dla drugiej pracownicy podstawa wymiaru składek będzie równa ustalonemu przeciętnemu wynagrodzeniu (2558,90 zł), bowiem mieści się w przedziale między dolnym a górnym ograniczeniem podstawy wymiaru składek. Natomiast dla trzeciej pracownicy podstawa zostanie ustalona na poziomie dolnego limitu, czyli 1687,50 zł, ponieważ jej przeciętne wynagrodzenie było niższe niż dopuszczalna podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika służące do ustalenia podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym płatnik oblicza przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. Jeżeli długość okresu zatrudnienia u danego pracodawcy na to pozwala, do średniej należy przyjąć wynagrodzenie z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego. Jeżeli natomiast ubezpieczony korzysta z prawa do urlopu wychowawczego przed upływem 12-miesięcznego okresu zatrudnienia u danego płatnika, przy ustalaniu podstawy wymiaru składek należy uwzględniać przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia, uzyskane u danego płatnika. Jeśli urlop wychowawczy rozpoczął się przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego zatrudnienia, do ustalenia podstawy wymiaru składek należy przyjąć wynagrodzenie, które pracownik uzyskałby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy. Do ustalenia przeciętnego wynagrodzenia przyjmuje się wyłącznie kwoty stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Należy pamiętać, że w sytuacji gdy pracownik nie podlega ubezpieczeniom z tytułu urlopu wychowawczego przez pełny miesiąc (rozpoczął lub zakończył urlop w trakcie miesiąca), płatnik ma obowiązek proporcjonalnie zmniejszyć podstawę wymiaru składek w tym miesiącu. Dotyczy to wszystkich przypadków - nie ma znaczenia, czy podstawa ta została ustalona na poziomie faktycznego przeciętnego wynagrodzenia czy na podstawie dolnego lub górnego limitu.

Grzegorz M., zatrudniony od 2018 r., wystąpił do swojego pracodawcy o udzielenie mu urlopu wychowawczego od 8 kwietnia 2019 r. Pracownik ten otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 3800 zł i w takiej wysokości ustalono mu przeciętne miesięczne wynagrodzenie jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne - rentowe z tytułu urlopu wychowawczego. Gdyby Grzegorz M. przebywał na urlopie wychowawczym przez cały kwiecień, podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tego tytułu wynosiłaby 2859 zł. Podstawę tę trzeba jednak w kwietniu 2019 r. zmniejszyć proporcjonalnie do liczby dni podlegania ubezpieczeniom z tytułu urlopu wychowawczego. Będzie ją stanowiła kwota 2191,90 zł, co wynika z wyliczenia: (2859 zł : 30 dni miesiąca) x 23 dni podlegania ubezpieczeniom.

Zasady ustalania przeciętnego wynagrodzenia za osobę korzystającą z urlopu wychowawczego

Przy ustalaniu kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia pracownika, który rozpoczyna urlop wychowawczy, należy analogicznie stosować zasady ustalania przeciętnego wynagrodzenia dla celów zasiłkowych. Trzeba jednak przy tym pamiętać o pewnych istotnych wyjątkach.

Po pierwsze, przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia z 12 ostatnich miesięcy osoby rozpoczynającej urlop wychowawczy nie należy wyłączać niektórych składników wynagrodzenia, które przy ustalaniu podstawy zasiłku nie mogłyby zostać uwzględnione. Ustalając podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, należy wliczyć do przeciętnego wynagrodzenia następujące, oskładkowane przychody:

• nagrody uznaniowe,
• dodatki stażowe, służbowe i funkcyjne,
• nagrody okolicznościowe, np. za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów), z okazji ślubu pracownika lub urodzenia się dziecka pracownika itp.,
• dopłaty do dodatkowego ubezpieczenia pracownika,
• bony lub wypłaty w gotówce, przyznawane w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźnikiem procentowym, z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.,
• składniki wynagrodzenia, które nie są bezpośrednio zależne od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy.

Po drugie, ustalonego przeciętnego wynagrodzenia osoby korzystającej z urlopu wychowawczego nie pomniejsza się o kwoty odpowiadające wartości składek finansowanych przez ubezpieczonego (co jest ustawowym wymogiem w przypadku ustalania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego).

Ponadto podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym płatnik nie ustala ponownie w sytuacji, gdy:

• w trakcie urlopu wychowawczego wygaśnie prawo do określonego składnika wynagrodzenia, który był uwzględniony w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu lub
• pracodawca zaprzestanie wypłaty określonego składnika wynagrodzenia.

Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy taki składnik wynagrodzenia został włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia.

Jeżeli w okresie, z którego wynagrodzenie jest uwzględniane przy ustalaniu podstawy wymiaru składek, pracownik nie otrzymał pełnego wynagrodzenia, ponieważ nie przepracował części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:

• wyłącza się miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
• przyjmuje się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy - po jego uzupełnieniu,

- przy czym dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, traktuje się na równi z dniami pracy.

Jeżeli natomiast w okresie przyjętym do ustalenia podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego pracownik w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, wówczas należy uwzględnić wynagrodzenie za wszystkie miesiące, po odpowiednim uzupełnieniu. Uzupełnienia wynagrodzenia zasadniczo dokonuje się w analogiczny sposób, jak ma to miejsce w przypadku ustalania przeciętnego wynagrodzenia dla celów zasiłkowych.

---

Zasady uzupełniania wynagrodzenia i uwzględniania jego składników w przeciętnym wynagrodzeniu osoby przebywającej na urlopie wychowawczym

Rodzaj wynagrodzenia/składnika wynagrodzenia	Zasady uzupełniania/uwzględniania w przeciętnym wynagrodzeniu
Wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w stałej miesięcznej wysokości*	Wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy
Wynagrodzenie zmienne	Wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy
Wynagrodzenie zmienne - pracownik przepracował w danym miesiącu co najmniej 1 dzień	Kwota obliczona przez: podzielenie wynagrodzenia, które pracownik osiągnął za przepracowane dni robocze, przez liczbę tych dni oraz pomnożenie wyniku przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu
Wynagrodzenie zmienne - pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia	Kwota zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłacona za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku
Pracownik nie uzyskał wynagrodzenia za część miesiąca z przyczyn nieusprawiedliwionych	Kwota uzyskanego w tym miesiącu wynagrodzenia, bez uzupełniania za dni nieusprawiedliwionej nieobecności
Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe	Kwota faktycznie wypłacona, bez uzupełniania
Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia lub umowy o dzieło zawartej z własnym pracodawcą lub wykonywanej na jego rzecz	Kwota faktycznie wypłacona, bez uzupełniania
Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia za okresy miesięczne**	Kwoty wypłacone pracownikowi za te miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjęte jest do ustalenia przeciętnego wynagrodzenia
Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia za okresy kwartalne**	1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął urlop wychowawczy
Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia za okresy roczne**	1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym rozpoczął urlop wychowawczy
Składniki wynagrodzenia, które pracodawca powinien uwzględnić w podstawie wymiaru składek, ale ich nie wypłacił	Kwota, w jakiej składniki te były wpłacone za poprzednie okresy***
Zasiłek wyrównawczy	Kwota wypłaconego w danym miesiącu zasiłku wyrównawczego - należy ją uwzględnić w przeciętnym wynagrodzeniu, mimo że nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne

* Wynagrodzenie określone w stawce godzinowej uznaje się za wynagrodzenie stałe.

** Zasady te należy stosować odpowiednio do składników wynagrodzenia, które są wypłacane u pracodawcy za okresy innej długości.

*** Jeżeli wypłata zaległych składników nastąpi po ustaleniu podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego, podstawy tej nie należy ustalać na nowo.

Zasady rozliczania składek za osobę na urlopie wychowawczym

Zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym jest obowiązkiem płatnika składek - pracodawcy udzielającego urlopu. Zgłoszenia tego dokonuje się poprzez wykazanie ubezpieczonego w dokumentacji rozliczeniowej - w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA lub ZUS RZA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 xx. Przekazanie tego raportu jest traktowane na równi ze zgłoszeniem do ubezpieczeń - nie należy składać za ubezpieczonego dokumentu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Dodatkowo płatnicy składek są zobowiązani do comiesięcznego przekazywania za osoby przebywające na urlopie wychowawczym raportów ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 121, 122 (urlop wychowawczy udzielony na podstawie odpowiednich przepisów Kodeksu pracy).

Zgłoszenia do ubezpieczeń osoby przebywającej na urlopie wychowawczym płatnik dokonuje poprzez złożenie za nią imiennych raportów miesięcznych z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia (12 11 xx) oraz właściwym kodem świadczenia/przerwy (121/122).

Zasady rozliczania składek za osoby zatrudnione u więcej niż jednego pracodawcy i korzystające u każdego z nich z urlopu wychowawczego

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe	Składka na ubezpieczenie zdrowotne
Składki powinny być rozliczane niezależnie przez każdego z pracodawców, na opisanych zasadach. ZUS rozliczy je jednak od podstawy wymiaru nie wyższej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek i nie niższej niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia.	Składka powinna być rozliczana przez pracodawcę, który pierwszy udzielił urlopu wychowawczego. Jeżeli pracodawcy udzielili urlopu jednocześnie, składka powinna być rozliczana przez płatnika wskazanego przez ubezpieczonego.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 18 ust. 5b, ust. 9 i ust. 14, art. 19, art. 41, art. 47 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 300; ost. zm. Dz.U. z 2019 poz. 303)

• art. 66 ust. 1 pkt 32, art. 81 ust. 8 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 303)

• § 1 pkt 13 rozporządzenia Rady Ministrów z 31 lipca 2018 r. w sprawie wysokości dochodu rodziny albo dochodu osoby uczącej się stanowiących podstawę ubiegania się o zasiłek rodzinny i specjalny zasiłek opiekuńczy, wysokości świadczeń rodzinnych oraz wysokości zasiłku dla opiekuna (Dz.U. z 2018 r. poz. 1497)

• § 1 pkt 12, pkt 15 i 17 oraz załączniki nr 12, 15, 17 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2018 r. poz. 2495)