Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie i czy może odwołać z urlopu na żądanie?
REKLAMA
REKLAMA
Okazuje się, że sprawa urlopu na żądanie nie jest taka oczywista jak by się wydawało. Nie wiele osób ma świadomość co do tego, że pracodawca ma specjalne uprawnienia w tym zakresie. Odpowiadamy na wiele pytań i wątpliwości, a w szczególności na podstawowe: czy pracodawca odmówić urlopu na żądanie i czy może odwołać z urlopu na żądanie?
- Jak działa urlop na żądanie?
- Czy biorąc urlop na żądanie trzeba podać powód?
- Czy urlop na żądanie jest płatny w 100%?
- Urlop na żądnie 2025 r. Czy urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego?
- Czy może pracodawca odmówić urlopu na żądanie?
- Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie?
- Kiedy powiadomić pracodawcę o urlopie na żądanie?
- Jak powiadomić pracodawcę o urlopie na żądanie?
- Czy prawo do urlopu na żądnie mają pracownicy zatrudnieni na ½ czy ¼ etatu?
- Czy urlop na żądanie powinien być wykorzystany jednorazowo czy w częściach?
- Czy pracownik sam udziela sobie urlopu na żądanie?
- Zaczekaj na decyzję pracodawcy – zanim pójdziesz na urlop na żądanie!
- Czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu na żądanie?
W II kwartale 2025 r. nie są planowane zmiany w zakresie urlopu na żądanie. Na ten moment nie zmienią się zasady udzielania urlopu na żądanie i wydaje się w 2026 r. Kodeks pracy też nie zmieni brzmienia przepisów co do urlopu na żądanie.
REKLAMA
Jak działa urlop na żądanie?
Urlop na żądanie działa tak, że służy zapewnieniu zwolnienia od pracy mi.in. w nagłych sytuacjach osobistych pracownika. Jest to też potocznie zwane: "kacowe". Łączny wymiar urlopu wykorzystanego przez pracownika nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy. Uprawnienie do urlopu na żądanie przysługuje w każdym roku kalendarzowym, powstaje wraz z nabyciem prawa do kolejnego urlopu wypoczynkowego i powstaje również w odniesieniu do pracownika podejmującego pracę po raz pierwszy.
Urlopu na żądanie działa w ten sposób, iż tryb jego udzielania jest nieco odmienny od ogólnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego. Urlop na żądanie nie jest objęty planem urlopów ani uzgodnieniami, o których mowa w art. 163 k.p. To pracownik decyduje kiedy zamierza skorzystać z urlopu na żądanie, jak również o tym czy zamierza skorzystać jednorazowo z całego urlopu na żądanie, czy też może tylko z jego części. Dodatkowo urlopu na żądanie nie dotyczy również zasada, że urlopu niewykorzystanego należy udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.).
Czy biorąc urlop na żądanie trzeba podać powód?
Nie, biorąc urlop na żądanie, nie trzeba podawać powodu.
Czy urlop na żądanie jest płatny w 100%?
Tak, urlop na żądanie jest 100% płatny.
Urlop na żądnie 2025 r. Czy urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego?
Tak, gdyż urlop na żądanie nie jest dodatkowym urlopem pracownika, zwiększającym wymiar urlopu wypoczynkowego. Urlop ten stanowi część urlopu wypoczynkowego. Wymiar urlopu na żądnie nie został uzależniony od wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Tak więc zarówno pracownik, który ma prawo do urlopu w wymiarze 20 dni, jak i pracownik, który ma prawo do 26 dni urlopu, ma takie samo prawo do urlopu na żądanie, w wymiarze 4 dni rocznie.
Czy może pracodawca odmówić urlopu na żądanie?
Tak, pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie w 2025 r. Generalnie, pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym urlopu na żądanie, w każdym roku kalendarzowym. Jednak pamiętaj, że obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny! Pracodawca, pomimo wydawałoby się jednoznacznego brzmienia przepisów może odmówić udzielenia urlopu na żądanie, jeśli nieobecność pracownika zaszkodziłaby interesom zakładu pracy (wyr. SN z 2.10.2009 r., II PK 123/09). Odmowę udzielenia urlopu na żądanie pracownika mogą uzasadniać szczególne też okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę interes pracodawcy wymaga obecności pracownika w miejscu pracy.
Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie?
W wyroku z dnia 15 listopada 2006 r., I PK 128/06, Sąd Najwyższy stanął na stanowisku, iż pracodawca w zasadzie powinien udzielić pracownikowi urlopu na żądanie oraz że brak jest podstaw dla zastosowania do tego urlopu przepisów dotyczących przesunięcia terminu urlopu na żądanie oraz odwołania z urlopu (art. 164 § 2 k.p. i 167 § 1 k.p.), gdyż sprzeciwia się temu charakter takiego urlopu. Jest to szczególny przywilej pracownika przyznany przez przepisy rangi ustawowej. W sytuacjach wyjątkowych należy jednak dopuścić możliwość nieuwzględnienia przez pracodawcę wniosku o udzielenie urlopu na żądanie z powołaniem się na nadużycie przez pracownika prawa podmiotowego (art. 8 k.p.). W wyroku tym Sąd Najwyższy zauważył też, że pracodawca wyjątkowo może odmówić udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie, jeżeli zachodziłaby sytuacja, której nie można byłoby pogodzić z zasadą dbałości o dobro i mienie pracodawcy (art. 100 § 2 pkt 4 k.p.).
- Awaria lub sytuacja kryzysowa: Kiedy nagła awaria lub kryzys wymaga specjalistycznej wiedzy lub umiejętności konkretnego pracownika.
- Prace terminowe: Kiedy pracodawca ma do wykonania zadanie o krytycznym terminie, którego wykonanie bez udziału danego pracownika jest niemożliwe.
- Braki kadrowe: W przypadkach, gdy nagłe braki personelu (np. spowodowane chorobą innych pracowników) uniemożliwiają normalne funkcjonowanie firmy. Wszyscy pracownicy określonego zakładu pracy lub jego wyodrębnionej części albo znacząca ich część, wystąpili o udzielenie im urlopu na żądanie tego samego dnia.
- Sytuacje nieprzewidziane: Kiedy dochodzi do nieprzewidzianych sytuacji wymagających natychmiastowej reakcji i obecności pracownika, np. klęska żywiołowa, powódź, grad czy inne zdarzenia zw. z siłą wyższą.
W ramach regulacji z kodeksu mimo wszystko pracodawcy pozostawiono niewielką przestrzeń decyzyjną, może on odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego tylko w wyjątkowych przypadkach i mogą to uzasadniać jedynie szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę interes pracodawcy wymaga obecności pracownika w miejscu pracy. Za takie okoliczności można uznać te, które uzasadniają w myśl art. 167 § 1 KP odwołanie pracownika z urlopu (wyr. SN z 16.9.2008 r., II PK 26/08).
Kiedy powiadomić pracodawcę o urlopie na żądanie?
Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie może nastąpić w okresie poprzedzającym termin rozpoczęcia tego urlopu, a także w dniu rozpoczęcia korzystania z urlopu. Z przepisów nie wynika czy żądanie takie powinno być zgłoszone na początku dnia, czy też pracownik może wyrazić chęć skorzystania z urlopu na żądanie pod koniec dnia pracy. Zdaniem SN pracownik, który składa wniosek o udzielenie urlopu na żądanie, powinien dokonać tej czynności najpóźniej pierwszego dnia wypoczynku, przed rozpoczęciem swojego dnia pracy (wyr. SN z 15.11.2006 r.). Nie może być tak, że pracownik nie stawia się do pracy i nie informuje o tym przełożonego przez cały dzień. Takie niespodziewane absencje pracowników uniemożliwiałyby prawidłową organizację pracy. Pracownik powinien więc zgłosić zamiar wykorzystania urlopu na żądanie niezwłocznie, najlepiej przed swoją roboczą dniówką, a ostatecznie w pierwszej godzinie od rozpoczęcia się jego pracy.
Kiedy powiadomić pracodawcę o urlopie na żądanie?
Pracownik standardowo rozpoczyna pracę o godzinie 7.00 rano każdego dnia, od poniedziałku do piątku. Najpóźniej przed godziną 7:00 powinien zgłosić wniosek o udzielenie urlopu na żądanie. Oczywiście ze względu na proces organizacji pracy i dobro zakładu pracy, jak i innych współpracowników, pracownik powinien zgłosić urlop na żądanie tak szybko, jak to możliwe. Problem powstanie wówczas, jeżeli przed godziną 7.00 rano, np. o 6:30 nie będzie jeszcze nikogo w zakładzie pracy, komu pracownik mógłby taki wniosek zgłosić. W takiej sytuacji wyłączona będzie wina pracownika za spóźnione zgłoszenie wniosku o urlop na żądanie. Skoro pracownik powinien zgłosić wniosek o urlop na żądanie w najkrótszym możliwym terminie, a nie zawsze jest to możliwe, to jak to rozwiązać? Rozwiązaniem może być określenie terminu w regulaminie pracy w inny (bardziej korzystny dla pracownika) sposób, do którego powinien być najpóźniej zgłoszony wniosek urlopowy, pod warunkiem, że regulacja regulaminowa nie będzie mniej korzystna niż uprawnienie wykreowane przepisami kodeksu pracy.
Jak powiadomić pracodawcę o urlopie na żądanie?
O urlopie na żądanie pracodawcę można powiadomić dowolnie. Ustawodawca nie sprecyzował formy składania wniosku urlopu na żądanie. Przepisy KP nie wymagają szczególnej formy dla złożenia "żądania" udzielenia urlopu na żądanie. Może więc być ono złożone:
- pisemnie (z wykorzystaniem wzoru przygotowanego przez pracodawcę lub sformułowane samodzielnie przez pracownika);
- ustnie;
- faksem;
- telefonicznie;
- pocztą internetową;
- listem poleconym lub kurierem.
Czy prawo do urlopu na żądnie mają pracownicy zatrudnieni na ½ czy ¼ etatu?
Prawo do urlopu na żądnie mają pracownicy, którzy nabyli prawo do urlopu w wymiarze ułamkowym lub proporcjonalnie ograniczonym.
Czy urlop na żądanie powinien być wykorzystany jednorazowo czy w częściach?
Przepisy nie określają, w jakich częściach ma być wykorzystywany urlop na żądanie pracownika. Pracownik może zatem żądać udzielenia go w pojedynczych dniach, jak i w dłuższym wymiarze, nawet czterodniowym.
Czy pracownik sam udziela sobie urlopu na żądanie?
W orzecznictwie SN utrwaliło się stanowisko uwzględniające funkcję organizatorską prawa pracy, polegającą na zapewnieniu poprzez normy prawne prawidłowego procesu organizacji pracy, zgodnie z którą pracownik nie może udzielić "sobie samemu" urlopu na żądanie (zob. wyr. SN z 26.1.2005 r., II PK 197/04; wyr. SN z 7.2.2008 r., II PK 162/07).
Zaczekaj na decyzję pracodawcy – zanim pójdziesz na urlop na żądanie!
Pracownik nie może rozpocząć korzystania z urlopu na żądanie bez decyzji pracodawcy o udzielenia mu urlopu. Rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych. Samo zawiadomienie pracodawcy o zamiarze wykorzystania urlopu nie jest podstawą do zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy, a zatem rozpoczęcie korzystania z urlopu bez oczekiwania na decyzję pracodawcy nie usprawiedliwia nieobecności w pracy, wobec czego jest naruszeniem obowiązków pracowniczych, w szczególności obowiązku przestrzegania czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy.
Czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu na żądanie?
Tak, pracodawca może odwołać pracownika z urlopu na żądanie. Zgodnie z treścią art. 167 k.p. pracownik może zostać odwołany z urlopu tylko wtedy, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Oznacza to tym samym, iż odwołanie z urlopu na żądanie może nastąpić jedynie w sytuacji, gdy wystąpią szczególne potrzeby pracodawcy, które pojawiły się już po udzieleniu pracownikowi urlopu. Powyższe stanowisko potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 26 stycznia 2005 r., II PK 197/04, wskazując, iż może zaistnieć sytuacja, gdy we wskazanym przez pracownika terminie wystąpi spowodowana ważnymi przyczynami potrzeba jego obecności w zakładzie pracy. Skoro bowiem pracodawca może odwołać pracownika z urlopu z powodu wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności, może także w razie zaistnienia takich okoliczności sprzeciwić się wykorzystaniu urlopu na żądanie i zażądać obecności pracownika w pracy.
Ustawa z dnia 16 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.)
Potwierdź zapis
Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.
Coś poszło nie tak
REKLAMA
© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.
- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat
REKLAMA
PODSUMOWANIE: Wiele osób nie ma świadomości, ale można odmówić udzielenia urlopu na żądanie. W wyroku z dnia 16 września 2008 r., II PK 26/08, Sąd Najwyższy potwierdził, iż mogą zdarzyć się sytuacje, w których pracodawca może odmówić uwzględnienia żądania pracownika, bowiem wymóg ustawowy udzielenia urlopu przez pracodawcę byłby zbędny, gdyby czynność pracodawcy w każdym przypadku miała sprowadzać się wyłącznie do akceptacji wniosku pracownika. Obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest więc bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy. Za takie okoliczności można uznać te, które uzasadniają w myśl art. 167 § 1 k.p. odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego. Podobne stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 28 października 2009 r., II PK 123/09, z którego wynika, iż pracodawca może odmówić udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie, jeśli nieobecność pracownika zaszkodziłaby interesom firmy. Pracodawca może odmówić takiemu żądaniu, ze względu na szczególne okoliczności występujące po jego stronie. Sąd Najwyższy podkreślił również, że z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w kodeksie pracy urlop na żądanie ma identyczny charakter co urlop wypoczynkowy, a tym samym pracodawca może nie wyrazić zgody na urlop na żądanie, tak jak może to uczynić w odniesieniu do urlopu wypoczynkowego.